コラボレーション ガバナンス計画を作成する

  • [アーティクル]

Microsoft 365 への移行は、常に明確なビジョンで開始することをお勧めします。

  • 主なビジネス目標は何ですか?

  • ツールと機能は、organization全体と個々の従業員にどのように価値を提供しますか?

  • 成功をどのように測定しますか?

明確なビジョンステートメントは、ガバナンス計画について考える際に行う必要がある避けられない意思決定のトレードオフに対する重要なガイダンスを提供します。 ガバナンス 計画を文書化する必要がある形式の程度と深さは、達成したい結果と一致する必要があります。 したがって、ビジョンは、コンテキストとガバナンスへの投資の両方のフレームワークを提供します。

Microsoft 365 は、ビジネスをサポートするテクノロジの新しいパラダイムを作成します。 これらの新しいパラダイムは、これらのテクノロジの採用、管理、管理方法を変えます。

Microsoft 365 ガバナンスは、オンプレミス環境を管理する既存のポリシーを補完する必要があります。 ただし、クラウドによってビジネスをサポートする新しい機会が可能になるため、これらの機会を理解し、ユーザーの目標、ビジネス リスク、業界と規制要件の適切なバランスを取るガバナンス アプローチについて考える必要があります。

ガバナンスについて最初に考えることは、Microsoft 365 体験を開始し、全体的な成功に最適な位置を決定する重要な決定を行うということです。 これらの決定には、次のようなものがあります。

これらの質問に対する完璧な答えはありません。正解は、リスクとorganizationの利益のバランスを取るものです。

Microsoft 365 のガバナンスとは

Microsoft 365 のガバナンス計画は、リスクを最小限に抑えながら、重要な情報資産を確実に保護することです。 ガバナンスには、変化する組織のニーズとテクノロジの進化に合わせて、それぞれが計画、調整、適応する必要があるいくつかの重要な領域が含まれています。

  • 運用保証 – プラットフォームの運用を維持し、パフォーマンスを確保します。 これは主に、Microsoft が提供するほとんどの作業を含む IT タスクです。

  • 情報保証 – ライフサイクル全体を通じてコンテンツを管理し、レコード管理、コンプライアンス、セキュリティなど、情報を資産として扱います。 情報保証には、ビジネス目標と規制要件の両方を理解する必要があります。 理想的には、ユーザーが間違いを犯さないようにする自動ポリシーを使用するか、情報に基づいた意思決定を行う必要があるシナリオで警告する必要があります。 ポリシーによって強制できない場合は、教育とトレーニングを計画する必要があります。

  • 成果保証 – ビジネス成果を達成するために、適切な方向に権限を与えられたサイトまたはチームの所有者をステアリングします。 結果の保証は、主にコンテンツ作成者とサイト、グループ、チームの所有者にガイダンスを提供することです。組織の全体的な基準とプラクティス内で望ましい結果を得るための適切な選択を行う方法を確実に把握するために、適切なトレーニングを確実に利用できるようにします。

ガバナンス計画が最初に行われる必要がありますが、ガバナンスは反復的なプロセスで継続的に見直す必要があります。 データ資産が時間の経過とともに変化するにつれて、変化するビジネス ニーズと機能の可用性に適応するために、ガバナンスの決定を見直す必要があります。 準拠を確保するために、より大きな監視が必要な場合があります。 コア機能のより創造的なアプリケーションを奨励するために、より少ない見落としが必要な場合があります。 ソリューションの変更や、ユーザーがさまざまなアプリケーションを使用する方法の変更を反映するために、ロールと責任を更新する必要がある場合があります。

たとえば、Microsoft 365 の主要な強化機能の 1 つは、organization外のユーザーと簡単に共同作業できることです。 一部の業界の組織では、すべての外部共有をブロックすることを選択します。 他のユーザーは、特定のシナリオや特定の組織との外部共有を有効にします。 外部共有に関しては、適切または間違ったガバナンスの決定はありません。また、Microsoft 365 でさまざまな設定を有効にして、場合によっては共有を許可し、他のシナリオでブロックできるさまざまなシナリオがあります。 オンプレミス環境からクラウドへの移行を開始したばかりの場合は、外部共有の決定事項について考え、使用可能なさまざまなオプションに関連する利点とリスクを理解することが重要です。

ガバナンスについて最初に考える

Microsoft 365 への投資は、有効にするコンテンツとエクスペリエンスの価値と同じくらい優れているので、体験の開始時にガバナンスについて考えると、各決定の影響を理解して評価する機会を得る前に、ロックダウンまたは有効化しすぎないようにします。 Microsoft 365 で有効にできる複数の "ノブとダイヤル" があります。 ビジネス目標を達成するには効果的なガバナンス 計画が重要ですが、ガバナンスはリスクと利益のバランスを取る方法です。 すべてをロックダウンすると、作業を完了するために必要な場合にルールを回避する方法が見つかります。

ガバナンスについて最初に考えると、次のことを行うことができます。

  • リスクと利点のバランスを取る。 デプロイの早い段階でガバナンスの決定を慎重に確認することで、組織は、ビジネス、規制、法律、コンプライアンスなどの完全な環境を理解し、リスクと利点のバランスを取り、リスクを受け入れるなど、リスクを受け入れないことを選択して、すべての結果を最適化するソリューションを計画できます。 情報に基づいた意思決定を前もって行うと、スプロールや管理されていないコンテンツなしでより良い結果が得られます。

  • さまざまな組織やさまざまな種類のコンテンツやシナリオに適応します。 ガバナンスの決定は、各organizationに固有の決定です。1 つのサイズがすべてに適合するわけではありません。 各organizationに異なるガバナンス ニーズがあるだけでなく、多くの場合、ガバナンスの決定は、Microsoft 365 のコンテンツの種類ごとに同じではありません。 たとえば、チーム コンテンツのガバナンスは、イントラネット コンテンツのガバナンスと OneDrive の個々のコンテンツとは異なる場合があります。

  • ビジネスの優先順位に合わせます。 ガバナンスについて考え始める時期は、Microsoft 365 で構築するソリューションの主要なビジネス上の優先順位を特定する場合です。 これらの重要なビジネス成果は、ガバナンス計画のコンテキストを定義します。 ビジネス目標は、ガバナンスに投資する必要がある時間とエネルギーを定義するのに役立つ可能性があるため、これは重要です。 たとえば、organization全体のコンテンツ検出可能性の向上があまり重要でない場合は、ファイルの名前付け規則の適用や計画に重点を置く必要があまりありません。 一方、企業全体のさまざまなリポジトリ内の同じドキュメントの複数のバージョンのインスタンスを減らすのに役立つ場合、ガバナンスの決定には、ファイルに名前を付ける方法をコンテンツ作成者が理解し、「ドキュメントの 1 つのコピー」ガイダンスに従ってコンテンツが 1 つの場所にのみ投稿されるようにするためのプロセスとポリシーとトレーニングが必要です。 また、同じ目的で複数のサイトまたはチームを不必要に作成しないようにするプロセスが必要であることを意味します。

ガバナンスについてどのように伝える必要がありますか?

多くのガバナンスの決定は、Microsoft 365 の機能をオンまたはオフにすることで実装できます。 これはガバナンス標準を適用するのに役立ちますが、organizationのユーザーが利用できる内容と、その理由 (またはそうでない理由) を理解するのに役立たない場合があります。

従来、ガバナンス チームは、すべてのガバナンスの決定を示す長いドキュメントを作成してきました。 残念ながら、これらの長いドキュメントはほとんど読み取れなくなっています。つまり、ユーザーに依存して強制するガバナンス要件はほとんど機能しません。 主要なガバナンスの決定を伝える方法を考える際に、複数の対象ユーザーを対象とする長いドキュメントを作成しないようにしてください。 代わりに、次の方法について考えてください。

  • ガバナンスに関する決定事項を、作成するソリューションに直接埋め込みます。 Microsoft 365 全体で機密情報が確実に保護されるようにするには、秘密度ラベルを実装して、ユーザーが誤って公開してはならない情報を公開しないようにします。 適切な保護を提供できないアプリケーションをブロックします。 秘密度ラベルの詳細については、こちらをご覧ください。

  • トレーニングを強化する。 Microsoft 365 ラーニング パスなどのソリューションを調整して、organization固有の期待が Microsoft 提供のトレーニングで強化されるようにします。

  • ドキュメントではなくサイトとして配信します。 SharePoint コミュニケーション サイトに独自の Microsoft 365 導入センターを作成して、コンテンツ作成者とサイトとチームの所有者が "方法" だけでなく"方法" も確実に理解できるようにします。さまざまなビジネス シナリオに対応するトピック固有のページを作成し、SharePoint や Teams やその他のアプリケーションでさまざまな機能を使用または有効にしてビジネス成果を達成するためのガイダンスとベスト プラクティスの両方を提供します。 これらのページを SharePoint イントラネットの一部にします。

主な成功要因は何ですか?

これらの重要な成功要因を組み込んで、Microsoft 365 のガバナンス計画を確実に成功させます。

ガバナンス コア チームを特定する

ガバナンスはチーム スポーツです。 コア ガバナンス計画チームに、ビジネスと IT の両方の担当者が含まれていることを確認します。 ロールアウトの開始時にチームがより頻繁に会い、新しい機能と新しいビジネスの期待を定期的に確認する必要があります。

主要なガバナンスに関する意思決定を行いますが、すべての決定を一度に行うわけではありません。 プロビジョニングと名前付け、外部アクセスに関する重要な決定を行い、残りの決定に取り組む。

前に説明した外部共有に加えて、すべてのorganizationのもう 1 つの重要な決定は、サイトとグループをプロビジョニングする方法です。 たとえば、次の内容を考慮します。

  • ユーザーは Microsoft 365 グループとチームを簡単に作成できるため、他のユーザーに代わって作成する要求が IT に殺到しないように、グループとチームの作成を開くことをお勧めします。 スプロールを回避するために、ガバナンス、トレーニング、その他の情報を含むメールをグループやチームの作成者に送信するカスタム ワークフローを作成できます。 (たとえば、"サイト/チーム、コミュニティなどを作成しました。-- 自分の責任とトレーニングへのリンクを次に示します。)一方、ビジネスによっては、グループを作成できるユーザーを制御できます。

  • SharePoint サイトの作成方法を制御する場合は、SharePoint のスタート ページで [サイトの作成 ] リンクを非表示にすることができます。 カスタム フォームを作成するか、カスタム サイト デザインとサイト スクリプトを作成して、ガバナンスとトレーニングのベスト プラクティスへのリンクを含めることができる定義済みのサイト構造を使用して、新しい最新の SharePoint サイトのプロビジョニングを自動化します。

意思決定をビジネス目標に合わせる

ビジネス成果の目標は、ガバナンスに関する意思決定の主要な要因である必要があります。

  • organizationに影響する規制要件について理解します。 主要な決定事項と実装要件の一部は、運用環境に合わせて調整する必要がある場合があります。

  • "常に行ってきたものです" に閉じ込められないようにしてください。クラウドと多くの組織のグローバリゼーションの増加は、新しい機会をもたらします。 ビジネス目標と一致しない場合は、想定に挑戦します。 一部のシナリオや一部のユーザーのルールを緩和できますか? アクティビティを完全にブロックするのではなく、Microsoft 365 の機能を使用して同じビジネス成果を得ることができますか?

  • すべてをロックダウンすると、回避策が見つかります。 ユーザーが有効にしたい主要なビジネス シナリオを理解し、必要に応じてガイドラインとトレーニングを提供してください。

  • サイトとチームの所有者がガバナンス ガイダンスに従っていることを確認するために、主要なサイトとアクティビティを確認するアクティビティを組み込むことを検討してください。

ロールと責任を定義する

ガバナンス チームに加えて、Microsoft 365 で成功するためにorganizationを配置するのに役立つ他のいくつかの重要な役割またはチームがあります。 一部のロールは、同じユーザーによって結合または入力される場合があり、他のロールは、すべての組織に適していない場合があります。 ほとんどの組織には、Microsoft 365 全体のエグゼクティブ スポンサーがあり、一部の組織には、Microsoft 365 全体またはイントラネット用の運営委員会またはチームもあります。 Microsoft 365 で使用できる包括的な管理者ロールとアクセス許可の詳細について説明します。

ビジネスとテクノロジの変化に応じて再検討する

Microsoft 365 のガバナンスは、"1 回で完了" ではありません。Microsoft 365 で変化している内容を把握し、必要に応じてガバナンス ガイドラインを調整する計画を立てます。 (これは、長いガバナンス ドキュメントを作成することが適切ではない重要な理由です。企業とテクノロジは変化します。Web ページの更新は簡単です。ドキュメントの更新と再配布ははるかに困難です)。

ガバナンス ポリシーとガイドラインを伝えるための戦略を用意する

最終的に、ガバナンス計画の取り組みの成功は、organizationのメンバーに期待を伝えているかによって異なります。 前に説明した提案に加えて、次の点を考慮してください。

  • "方法" トレーニングに "how should" を組み込むことができますか? つまり、ユーザーが Microsoft 365 を効果的に採用するのに役立つガイダンスとトレーニングを提供するのに役立つリソースとトレーニングを提供できる、Microsoft 365 用の "ユーザー リソース センター" を作成できますか? 最適なガバナンス コンテンツは、すべてのユーザーが Microsoft 365 を採用して最大限の価値を得るのに役立つガイダンスを提供します。

  • サイト所有者とチーム所有者の認定と再認定を作成する必要がありますか?

  • organization用の Microsoft 365 チャンピオン プログラムを作成できますか? 世界中の Microsoft 365 チャンピオン プログラム に参加して、独自のチャンピオン プログラムのアイデアやアプローチを得て、Microsoft の内外から同じ考えの人々や思想リーダーとつながることを検討してください。

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