SharePoint eSignature を設定する

  • [アーティクル]

注:

SharePoint eSignature は現在、米国市場に展開しています。 テナントの場所が米国の場合は、そのテナントで SharePoint eSignature を使用できます。 米国に位置するマルチ geo 対応テナントの場合、eSignature はホーム geo でのみ使用できます。 SharePoint eSignature は、今年後半に他のリージョンにロールアウトされます。

前提条件

SharePoint eSignature サービスは、Microsoft 365 管理センターで設定されます。 Microsoft 365 管理センターにアクセスして SharePoint eSignature を設定するには、グローバル管理者または SharePoint 管理者のアクセス許可が必要です。 開始する前に、「開始する前に」セクションを参照して、この機能がニーズに適しているかどうかを判断 します。

注:

外部受信者に署名を要求する場合は、SharePoint と OneDrive とゲスト共有Microsoft Entra B2B 統合を有効にする必要があります。 外部受信者は、organization外のユーザーであり、ゲストとしてテナントにオンボードされます。 Microsoft Entra B2B は、ゲストの認証と管理を提供します。 詳細については、この記事の後半の 「外部受信者 」を参照してください。

SharePoint eSignature を設定する

  1. Microsoft 365 管理センターで、[セットアップ] を選択し、[Microsoft Syntexでコンテンツ AI を使用する] を選択します。

  2. [Microsoft Syntexでコンテンツ AI を使用する] ページで、[Microsoft Syntexの管理] を選択します。

  3. [Microsoft Syntexの管理] ページで、[eSignature] を選択します。

  4. 既存のお客様の場合は、 サービス条件を読み、[ 有効にする ] を選択してサービスを有効にします。

  5. 新しい Syntex のお客様の場合、課金情報を入力し、 サービス条件に同意すると、SharePoint eSignature サービスが有効になります。 [ eSignature] ページで、次の手順を実行します。

    • サービスをオフにするには、[ オフにする] を選択します。
    • サービスが利用できるサイトを管理するには、「 サイトの管理」を参照してください。

サイトを管理する

既定では、すべての SharePoint サイトのライブラリに対して SharePoint eSignature が有効になっています。 次の手順に従って、ユーザーが eSignature を使用できるサイトを制限します。

  1. [Microsoft Syntexの管理] ページで、[eSignature] を選択します。

  2. [eSignature] パネルの [Syntex eSignature が有効になっている SharePoint ライブラリ] で、[サイトの選択] を選択します。

    a. このサービスを有効にするサイトを選択します。

    b. このサービスへのユーザー アクセスを制限するには、選択したサイトで[SharePoint ライブラリなし] または [ライブラリ] を選択し、指示に従ってサイトを選択するか、最大 100 個のサイトを一覧表示する CSV をアップロードします。 コンテンツ センター サイトを含める場合は、必ず追加してください。 その後、選択したサイトのサイト アクセス許可を管理できます。

    c. [保存] を選択します。

注:

Microsoft 365 テナントの最初の eSignature 要求の実行には、通常よりも少し時間がかかる場合があります。 数秒から数分かかることがあります。ただし、後続の要求は正常に実行されます。 管理者は、最後のセットアップ 手順として、SharePoint サイトで最初の eSignature 要求を作成することをお勧めします。

eSignature をオフにする

  1. [Microsoft Syntexの管理] ページで、[eSignature] を選択します。

  2. SharePoint eSignature がオンになっている場合は、[ オフにする ] ボタンが表示されます。 SharePoint eSignature をオフにするには、[ オフにする] を選択します。

外部受信者

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B は、ゲストの認証と管理を提供します。 外部署名者または受信者は、テナント内のゲストと見なされます。 organization外の署名者に要求を送信できるようにするには、SharePoint と OneDrive の B2B 統合Microsoft Entra有効にする必要があります。

認証

外部受信者は、署名のためにドキュメントにアクセスする前に認証が必要になる場合があります。 外部受信者が必要とする認証の種類は、SharePoint レベルまたはテナント レベルのゲスト ユーザーの構成によって異なります。 さらに、外部ユーザーが Microsoft 365 テナントを持つorganizationに属している場合は、organizationのセットアップがドキュメントに署名しようとしたときに認証エクスペリエンスに影響を与える可能性があります。 詳細については、「 サイト内のゲストとのコラボレーション」を参照してください。

条件付きアクセス

特定の条件付きアクセスによって、外部受信者 (organization外の署名者または Microsoft 365 テナントの署名者) がドキュメントに署名できるかどうかが決まる場合があります。 管理者のセットアップによっては、外部署名者が署名のためにドキュメントにアクセスして読み取ることができない場合があります。 場合によっては、署名のためにドキュメントにアクセスできる場合がありますが、署名操作は失敗します。 これを解決する一般的な方法の 1 つは、Microsoft Entra 管理センターを介して承認されたアプリの一覧に Microsoft eSignature Service を追加することです。

ドキュメントの保存と保持

ドキュメントの保存

SharePoint eSignature を使用すると、要求者は、eSignature が有効になっている SharePoint ライブラリに保存されている PDF ドキュメントから署名要求を開始できます。 必要なすべてのパーティが署名した後、SharePoint eSignature サービスは、署名されたドキュメントのコピーを元のドキュメント (元のフォルダー) のフォルダーに保存します。 送信者は、ドキュメントを表示するためのリンクと、署名されたドキュメントが保存された SharePoint フォルダーへの別のリンクを含む電子メールで通知されます。

署名要求が送信される前に、要求の完了時に、送信者がドキュメントと元のフォルダーに書き込むアクセス許可を持っていることを確認するために、特定のチェックが行われます。 署名要求の進行中にアクセス許可が変更された場合、サービスは署名されたドキュメントのコピーを元のフォルダーに保存できない可能性があります。 このイベントは、次の場合に発生する可能性があります。

  • 要求の送信者は、元のフォルダーにアクセスできなくなります。 たとえば、送信者のアクセス権は、元のフォルダーの所有者または SharePoint 管理者によって取り消されました。

  • 送信元フォルダーへの送信者の初期書き込みアクセス許可は、表示のみにダウングレードされました。

  • 元のフォルダーが削除されました。

ドキュメントの保持期間

SharePoint でドキュメントの署名要求が作成されると、SharePoint eSignature サービスによってドキュメントの作業コピーが作成されます。 この作業コピーは、署名のためにすべての受信者に送信され、送信者が要求の状態を追跡する方法です。 要求の作業コピーは、SharePoint の非表示ドキュメント ライブラリに格納されます。 署名は、すべての関係者が署名した後にのみ、要求ドキュメントの作業コピーに追加されます。それ以外の場合、いずれかのパーティが署名を追加した場合でも、署名なしとして表示されます。

要求の作業コピーは、5 年間、または SharePoint またはテナント管理者によって設定されたドキュメント保持ポリシーに従って保存および保持されます。 アイテム保持ポリシーの詳細については、こちらをご覧ください。

署名要求に関連して送信されるすべての電子メール通知には、受信者がドキュメントを表示、確認、署名できる URL リンクが含まれています。 要求がターミナル状態 (状態が [完了]、[ キャンセル済み]、または [拒否] の場合) に達すると、受信者は、ドキュメントを表示、ダウンロード、および優先する場所に保存するために 30 日間かかります。 リンクの有効期限が切れると、ドキュメントへのアクセスにリンクを使用できなくなります。

保護を強化するために、送信者が要求を取り消すと、受信者はすぐに要求ドキュメントへのアクセスを失います。 受信者が受信した電子メール通知には、要求を表示するための URL リンクは含まれません。