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アイテム保持ポリシーを使用する場合の電子メールのアーカイブと削除の問題を解決する

  • [アーティクル]
  • 適用対象:
    Exchange Online, Microsoft Purview

この記事では、メッセージング レコード管理 (MRM) がExchange Online内の電子メール メッセージを正しく削除またはアーカイブできない一般的な問題について説明します。 また、根本原因を特定し、問題を解決する手順も提供します。

注:

  • これらのトラブルシューティング手順は、プライマリ メールボックスがオンプレミスでホストされ、アーカイブ メールボックスがExchange Onlineされている Exchange ハイブリッド展開にも適用されます。 このような展開では、オンプレミスの Exchange Management Shell を使用して次の手順を実行します。
  • Exchange Onlineでは、マネージド フォルダー アシスタント (MFA) は、メールボックスを少なくとも 7 日ごとに 1 回処理するように設定されます。 MFA は通常、メールボックスを毎日処理しますが、処理が完了するまでに最大 7 日かかることがあります。 プロセスの実行を待機する代わりに、コマンドレットを実行して強制的に Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> 実行できます。
  • MRM では、10 MB 未満のメールボックスは処理されません。
  • アカウントが無効になっており、メールボックスの種類が通常の場合、MRM はメールボックスを処理しません。 そのため、後続の保留が適用された場合、保留追跡メールボックス診断ログには表示されません。

一般的な原因

MRM がメールボックスを想定どおりに処理しない理由はいくつかあります。 例:

  • メールボックスは保持ホールドに配置されます。 つまり、メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティは True に設定 されます。 たとえば、メールボックスは PST インポート サービスを使用して移行されます。
  • メールボックスの ElcProcessingDisabled プロパティが True に設定されています。 この設定により、MFA がメールボックスを処理できなくなります。
  • メールボックスには保持タグが適用されていますが、タグは現在無効になっています。 そのため、メールボックス内のメッセージはアーカイブまたは削除されません。
  • 処理するメールボックスは大きく、多数のアイテムが含まれています。 これにより、MFA がコンテンツをアーカイブまたは削除する速度が遅くなる可能性があります。
  • メールボックスに適用されるアイテム保持ポリシーには、個人用タグのみが含まれます。 ユーザーがこれらのタグを手動で適用しない場合、MRM はメールボックスを処理しない可能性があります。

トラブルシューティング

メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティを確認する

Get-Mailbox コマンドレットを使用して、メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティを取得します。 プロパティが True に設定されている場合は、False に設定 します。

メールボックスの ElcProcessingDisabled プロパティを確認する

Get-Mailbox コマンドレットを使用して、メールボックスの ElcProcessingDisabled プロパティを取得します。 プロパティが True に設定されている場合は、False に設定 します。 このプロパティの詳細については、「 ElcProcessingDisabled と RetentionHoldEnabled の違い」を参照してください。

メールボックスに適用されるアイテム保持ポリシーとタグを確認する

Get-RetentionPolicyTag、Get-RetentionPolicy、Get-Mailbox コマンドレットを使用して、影響を受けるメールボックスに割り当てられているアイテム保持ポリシーとタグをチェックします。

次に、いくつかの例を示します:

  • Exchange Online テナントのすべてのアイテム保持ポリシーを取得するには、次のコマンドレットを実行します。

    Get-RetentionPolicy

  • メールボックスに割り当てられている MRM ポリシーに追加されるポリシー タグをチェックするには、次のコマンドレットを実行します。

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティと割り当てられたアイテム保持ポリシーを取得するには、次のコマンドレットを実行します。

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • 割り当てられたアイテム保持ポリシーに既に含まれているアイテム保持タグに加えて、ユーザーがオプトインした個人用保持タグをチェックするには、次のコマンドレットを実行します。

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • 特定のアイテム保持ポリシー タグの詳細を確認するには、次のコマンドレットを実行します。

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

無効になっている保持タグ、またはアクションが アーカイブに移動しない か 、削除されないように設定されている保持タグに注意してください。 タグに割り当てられる期間は、その優先度を決定する上で重要な要素です。 そのため、これらのタグは適用されている他のタグよりも優先されるため、アーカイブに移動しない、削除しないなど、最も時間の長いタグのチェック。

注:

メールボックス全体に適用される既定のアーカイブ ポリシー タグは、予定表、タスク、メモにも適用されます。 アーカイブ アクションに 移動しない 個人用アーカイブ タグをこれらのフォルダーに適用することはできません。 例外: Outlook on the webを使用してノートにタグを適用できます。 詳細については、「 アイテム保持ポリシー タグをサポートする既定のフォルダー」を参照してください。

メールボックスの既定のアーカイブと既定の保持を確認する

既定のアーカイブまたは既定のアイテム保持ポリシー タグがメールボックスに適用されているかどうかを確認します。 その場合は、次の点を確認してください。

  • アーカイブに移動したり削除したりしないアクションを持つフォルダーには、個人用のアーカイブタグや保持タグが以前に適用されていません。
  • メールボックス全体に無効または既定のアーカイブ タグまたは保持タグが適用されていません。
  • 既定のアーカイブ タグ (または適用されたその他のポリシー タグ) は、PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティに含まれるアイテム保持ポリシー タグの一覧に存在します。 タグがない場合は、IPM を削除します。PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティを含む Configuration.MRM メッセージ。 Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットと、影響を受けるメールボックスの -FullCrawl スイッチを使用します。 これを行うと、IPM が再生成されます。Configuration.MRM の非表示メッセージを表示し、PR_ROAMING_XMLSTREAMを更新して新しいポリシー タグを設定します。

MFCMAPI を使用して、次の手順に従って PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティをチェックできます。

  1. Outlook で影響を受けるメールボックスを設定します。
  2. MFCMAPI をダウンロードします。 64 ビット バージョンの Outlook を使用する場合は、64 ビット ビルドをダウンロードします。 それ以外の場合は、32 ビット ビルドをダウンロードします。
  3. MFCMAPI を開き、[ ツール>オプション] を選択し、[ MAPI_NO_CACHE と MDB_ONLINE] を選択します。
  4. [ セッション>ログオン] を選択し、影響を受けるメールボックスを含むプロファイルを選択し、[ OK] を選択します。
  5. 影響を受けるメールボックスをダブルクリックし、[ルート コンテナー>Top of Information Store] を展開します。
  6. [ 情報ストアの上部 ] (またはユーザー メールボックスが英語以外の言語に設定されている場合は同等) で、[ 受信トレイ] を右クリックし、[ 関連付けられたコンテンツ テーブルを開く] を選択します。
  7. [ メッセージ クラス ] 列で上部のウィンドウを並べ替え、[IPM] を選択します 。Configuration.MRM。
  8. 下部のウィンドウで、[ 名前] 列で並べ替え、 PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティを見つけます。
  9. PR_ROAMING_XMLSTREAMダブルクリックし、[テキスト] セクションで XML をコピーし、メモ帳に貼り付けて、内容を .xml ファイルとして保存します。
  10. Web ブラウザーで .xml ファイルを開き、メールボックスに適用されている実際のアイテム保持ポリシー タグを確認します。

フォルダーまたは個々のアイテムに適用される個人用タグを確認する

MFCMAPI を使用して、個人用アーカイブ タグまたは保持タグをフォルダーに正しく適用するかどうかをチェックすることもできます。 これを行うには、上記の同様の手順を使用して、影響を受けるフォルダーを選択し、アーカイブ タグまたは保持タグのプロパティをチェックします。 これは、個々のメール メッセージに対しても実行できます。

メールボックス全体に適用される既定のアーカイブ ポリシーを扱っている場合、次のようなアーカイブ ポリシー プロパティは表示されません。

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

これらのプロパティは、個人用アーカイブ タグ、既定のフォルダー保持タグ、または個人用保持タグが適用されている場合にのみ表示されます。

プライマリ メールボックスを収集し、メールボックス フォルダーの統計情報をアーカイブする

適用される最も古い項目とポリシーに関する情報を収集するには、次のコマンドを実行します。

  • プライマリ メールボックスの場合:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • アーカイブ メールボックスの場合:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

コマンド出力で、特定のフォルダーで受信した日付が最も早いアイテムを探します。 次のガイダンスを使用します:

  • 受信トレイ、送信済みアイテム、迷惑メール Email、ユーザーが作成したサブフォルダーなど、インフォメーション ストアの上部にあるすべてのフォルダーの OldestItemReceivedDate を確認します。 削除済みアイテム、連絡先、予定表 (定期的な会議のみ)、タスク (定期的なタスクのみ) を除外します。 次に、 OldestItemReceivedDate 値を、非動作ポリシーで指定されている 保持期間 の値と比較します。

    注:

    • 削除済みアイテム、定期的な予定表アイテム、タスクの詳細については、「 さまざまな種類のアイテムの年齢の決定」を参照してください。
    • 連絡先には開始日または有効期限のスタンプがないため、アイテム保持ポリシーによって処理されません。

  • [回復可能なアイテム] フォルダーにあるアイテムの場合は、代わりに OldestItemLastModifiedDate をチェックし、影響を受けるメールボックスに設定されている RetainDeletedItemsFor プロパティと比較します。

出力では、フォルダーに適用されるポリシーもチェックし、無効になっている個人用タグ、アクティブな個人用タグ、または保持コンプライアンス ポリシーによって、期待されるポリシーがオーバーライドされるかどうかを判断します。 次の列を確認します。

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

これらの列は、既定のフォルダー保持タグ、個人用保持タグ、または個人用アーカイブ タグをフォルダーに適用するかどうかを示します。 RetentionFlags 列には、次の情報も表示されます。

  • 明示的な保持タグまたはアーカイブ タグが適用されているかどうか (明示的なタグは、ポリシーが手動で適用され、継承されていないことを示します)
  • フォルダーを MFA によって再スキャンする必要があるかどうか

注:

アーカイブ メールボックス内のフォルダーに適用されるポリシーは、通常、プライマリ メールボックス内のフォルダーから継承されます。 ただし、ユーザーはアーカイブ メールボックス内のフォルダーに別の個人用タグを適用できます。 詳細については、「 アーカイブ内のフォルダーに保持タグを適用する」を参照してください。

MRM 診断ログを確認する

MRM 診断ログを収集するには、次の PowerShell コマンドを実行します。

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

ログを確認して、MFA がメールボックスを処理したときにエラーが発生したかどうかを確認します。 最後のエラーの日付を確認して、現在の問題との関連性を判断します。

注:

ログに "リソース異常" エラー メッセージが含まれている場合は、メールボックスの処理が調整されることを意味します。 メールボックスのサイズと含まれているアイテムの数のため、MRM はメールボックスの処理速度が非常に遅くなっています。 残念ながら、大規模なメールボックスを使用する場合、調整は避けられません。

ログが表示されず、"ログが見つかりませんでした" というエラー メッセージが表示される場合は、MRM がエラーなしでメールボックスを処理したことを意味します。

また、MFA がメールボックスの内容を処理したかどうかを示す次の追加プロパティもチェックする必要があります。

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: 最後の実行で MFA によってタグ付けまたはタグ付けされていない個々のアイテムの数
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: MFA が最後の実行でアーカイブ タグで更新したアイテムの数
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: MFA が最後の実行で有効期限 (削除) タグで更新したアイテムの数
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: 期限切れになり、回復可能なアイテム フォルダーに自動的に移動された削除済みアイテム フォルダーのアイテムの数
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: MFA が前回の実行時に 回復可能なアイテム フォルダーから削除したアイテムの数
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: プライマリ メールボックスの 受信トレイ または インフォメーション ストアの上部 からアーカイブ メールボックスの 受信トレイ または インフォメーション ストアの上部 に移動されたアイテムの数
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: プライマリ メールボックスの 回復可能なアイテム フォルダーからアーカイブ メールボックスの 回復可能なアイテム フォルダーに移動されたアイテムの数
  • ElcLastSuccessTimestamp: MFA がエラーなしでメールボックスを最後に処理した時刻 (MRM 調整の場合、これらのエラーは一時的な可能性があります。つまり、アイテムは引き続き移動または削除されますが、通常よりも低速になります)。

これらのプロパティを取得するには、次の PowerShell コマンドを実行します。 これらのコマンドは XML を解析し、"Elc" で始まるEmailライフサイクル関連のプロパティを返します。

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

それでも問題を解決できない場合は、Microsoft サポートにお問い合わせください。

ベスト プラクティス

アカウントが訴訟ホールドに設定された直後に、アーカイブ メールボックスを有効にすることをお勧めします。 これは、ユーザーが大量の電子メール トラフィックを持っている場合に特に当てはまります。 これを行うと 、回復可能なアイテム フォルダーがいっぱいになるのを防ぐのに役立ち、ユーザーは引き続きプライマリ メールボックスからアイテムを削除できます。 さらに、ユーザーの Microsoft 365 ライセンスに応じて、自動拡張アーカイブを有効にすることをお勧めします。

プライマリ メールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーは、MRM がアーカイブにアイテムを移動できないようにする可能性があるため、最大クォータに収めないように注意してください。 メールボックス フォルダーの制限とメールボックスの記憶域の制限の詳細については、「Exchange Online制限」を参照してください。