主要な電子メール情報と返信の下書きを取得する

顧客の電子メールから重要な情報をすばやく取得し、適切な 応答 を作成することは、忙しいエージェントにとって困難な場合があります。 Microsoft 365 Copilot for Serviceはわずか数秒でそれを実行しますか? Outlookで電子メールを開くと、Copilot for Serviceによって電子メール内の最も重要な情報の要約が表示されます。 サイド ペインに概要が表示されるので、簡単に返信を下書きできます。さらに簡単に、Copilot for Serviceに返信を下書きしてもらうこともできます。 AI を使用して、メールの内容と文脈に基づいた下書きの提案を生成します。 提案された下書きをそのまま使用するか、自分が作成する返信のベースとして使用します。

提案された内容は、返信メールの本文にすでに含まれている内容を置き換えません。 既存の内容に追加されます。

重要なメール情報の表示

Copilot for Serviceは、少なくとも1,000文字、つまり約180語の電子メールまたは電子メール スレッドの重要な情報の要約を生成します。 概要は最大 400 文字の箇条書きリストです。 重要なメール情報カードには次のものが含まれます。

• メールの概要で使用される引用番号を含むメール データ。 引用番号を選択すると、メールからの正確な引用文と引用者の名前が表示されます。
• AIの支援を受けてメールに返信するためのメール下書きボタン 。
• 概要をコピーするか概要に関するフィードバックを共有するかを選べます。

Copilot でメールの下書きを作成する

選択 ペインで 電子メールを下書き するときに、次の定義済みプロンプトのいずれかを選択 して返信を下書きできます。

• 電話を提案する: 当日または翌日に顧客に電話することを提案します。
• 詳細情報の要求: 問題の解決に役立つ詳細情報を顧客に要求します。
• フィードバックに共感を示す: 苦情を表明した顧客に対して共感的な 応答 を提供します。
• 製品/サービスの詳細を提供する: 特定の製品またはサービスに関する詳細を提供したり、顧客の質問に答えたりします。
• 顧客の問題を解決する: 顧客の問題に対する解決策（および該当する場合は解決手順）を提供します。
• カスタム: 返信用の独自のプロンプトを提供できます。

カスタム プロンプトを使用する

カスタム プロンプトを使用して、要点を含め、電子メールの目的を指定し、電子メールの長さと口調を決定します。 次に、応答の作成 矢印を選択して応答を生成します。 顧客と共有する前に、必ず 応答 を確認してください。 必要に応じて、返信の上にあるカスタム プロンプトを修正し、更新 を選択して応答を更新できます。

注意

• メール本文の既存の内容は置き換えられません。 提案された内容は、メール本文の既存の内容に追加されます。
• 内部メール アドレスを含むメールに対して提案された内容を生成できます。 すべてのメール アドレスが内部用の場合は、カスタム プロンプトを入力するオプションのみが表示されます。 外部メール アドレスを追加すると、事前定義された応答カテゴリが利用可能になります。

カスタム プロンプト ペインでは、次のアクションを実行できます。

• カスタム プロンプトを入力すると、電子メールのコンテキストに基づいて推奨プロンプトが表示されます。 提案されたプロンプトを選択して、カスタム プロンプトのテキスト ボックスに追加できます。
• 提案された内容の上にカーソルを置き、お気に入り アイコンを選択してプロンプトを保存できます。 保存したプロンプトを表示および使用するには、[お気に入り] タブを選択します。 [お気に入り] アイコンをクリアして、[お気に入り] タブからプロンプトを削除できます。
• 別の提案を生成するには、 他のオプションを選択します。

提案された返信を確認してコピーする

事前定義されたプロンプトのいずれかを選択すると、Copilot は提案された返信を生成します。 提案されたメールの下書きには次の内容が含まれます。

• メールの内容の生成に使用されるサポート案件を表示します。 下書きがニーズに合わない場合は、別のサポート案件を選択できます。
• 内容を改良することもできます。 前の提案を基にした新しいプロンプトを提供することで、提案されたメールの下書きをさらに改善することができます。 これにより、メールの返信を微調整できます。 下書きの調整を使用して、下書きの長さやトーンを調整したり、メールの下書きに詳細を追加したりできます。
• Copilot for Serviceによって生成された下書きメールは、メールと同じ言語です。 ただし、下書き調節 にある 下書きで使用する言語オプションを使用して、メールの下書きを別の言語に設定できます。
• さらに多くのオプションを使用すると、生成されたドラフトの以前のバージョンを最初からやり直したり復元したりできます。

必要な変更を加え、アプリケーションの メールに追加を選択して、メール本文に内容を貼り付けます。

注意

電子メール本文の既存の内容は置き換えられません。 提案された内容は、電子メール本文の既存の内容の先頭に追加されます。

メールにコピーする を選択して、返信全体を下書きにコピーすることもできます。 または、応答の一部を選択し、右クリック メニューを使用して選択内容をコピーして貼り付けます。