フォームとフィールドのカスタマイズ

管理者は、Copilot for Sales セールスに表示される CRM 情報をカスタマイズすることで、より適切な表示を営業担当者に提供することができます。

CRM のフォームやフィールドのカスタマイズは環境に依存し、各環境ごとに設定が異なります。 デフォルトでは、取引先関係者、営業案件、取引先担当者レコードの種類を使用できます。 他のすぐに使えるカスタム レコード タイプを追加できます。また、不要な場合は削除します。

Copilot for Sales フォームとリストは CRM ビューに基づいています。 ビューは、表示される列のリスト、デフォルトでのレコードのリストの並べ替え方法、リストに表示されるレコードを制限するために適用されるデフォルトのフィルターを定義します。 取引先および営業案件のレコード タイプの場合、ビューの選択は必須ではありません。 ビューを選択しない場合は、デフォルトのビューが使用されます。 他のレコード タイプの場合は、ビューを選択する必要があります。

注意

取引先担当者レコードの種類のビューは選択できません。

レコード タイプに加えた変更は、Outlook の Copilot for Sales ペイン、Microsoft Teams の Copilot for Sales パネル、Teams チャットで共有されるアダプティブ カードに反映されます。 Outlook の活動 (メールと会議) を Copilot for Sales から CRM システムに保存する場合、追加されたレコード タイプのレコードを検索し、活動をレコードに接続できます。 メッセージング拡張機能を介して Teams 用 Copilot for Sales アプリを使用する場合、追加されたレコード タイプのレコードを検索できます。

レコード名、フィールド名、必須項目は CRM で定義されているものがそのまま表示されます。

重要

この記事で使用するレコードタイプという用語は、Copilot for Sales の Salesforce オブジェクトを指します。 ユーザー インターフェイスに表示される用語は、接続している CRM システムによって異なります。 Dynamics 365 に接続している場合は、レコードの種類 が表示されています。 Salesforce に接続している場合は、オブジェクト が表示されています。

注釈	Description
1	選択してフォームとフィールドのカスタマイズします。
2	新しいカスタムまたはすぐに使える レコードの種類を追加します。 詳細: 新規レコードの種類を追加する
3	CRM からデータを更新します。 詳細: CRM からデータを最新の状態に更新する
4	Copilot for Sales に追加されたレコードの種類。
5	レコードの種類 のフォームを制御するために使用される CRM ビュー。 詳細: レコードの種類 のビューを変更する

レコードの種類を選択して、その設定を表示および編集できます。

前提条件

CRM 管理者は、Teams の Copilot for Sales セールスアプリから管理者設定にアクセスする必要があります。 詳細: Copilot for Sales の管理者設定

新しい レコードの種類 (または Salesforce オブジェクト) を追加します

新しいカスタムまたはすぐに使えるレコードの種類を Copilot for Sales に追加できます。 たとえば、"Project" という名前のカスタム レコードの種類 を追加して、プロジェクトを追跡できます。 最大 10 個のレコード タイプを追加できます。

重要

レコードタイプという用語は、Copilot for Sales の Salesforce オブジェクトを指します。

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. レコードの種類 を追加 また オブジェクトを追加する を選択します。

3. レコードの種類を追加する または オブジェクトを追加する ウィンドウで、追加する レコードの種類を選択し、次へ を選択します。

   注意

   • 現在利用可能なレコードの種類に関連するレコード タイプのみが表示されます。 たとえば、取引先担当者、取引先企業、営業案件のレコード タイプはデフォルトで使用できるため、これらのレコード タイプに関連する他のすぐに使えるレコード タイプやカスタム レコード タイプを追加できます。
   • 一度に選択できるレコードの種類はひとつだけです。
   • パフォーマンスを最適化するために、レコード タイプとフィールドの論理名が表示されます。
   • Dynamics 365 の場合、ActivityParty および ActivityPointer のレコードの種類は現在サポートされていないため、追加できません。

   

4. (レコードの種類) の関係を選択 ウィンドウで、 Copilot for Sales の既存のレコード タイプまたはフィールドとの関係を選択し、次 を選択します。

   注意

   • 1:N および N:1 の関連付けがサポートされています。
   • パフォーマンスを最適化するために、レコード タイプとフィールドの論理名が表示されます。
   • このステップは、前のステップで選択した レコードの種類 が複数の レコードの種類 またはフィールドに関連している場合に表示されます。 それ以外の場合、リレーションシップは自動的に設定されます。

   

5. (レコードの種類) のビューを選択 ウィンドウで、ビューを選択して特定の レコードの種類 のレコードのリストを表示する方法を定義し、追加 を選択します。

   注意

   • すべてのパブリック ビューと個人ビューがリストに表示されます。
   • Dynamics 365 Copilot for Sales の場合、レコードの種類 に属するフィールドのみが含まれ、関連するレコード タイプには含まれません。

   

6. レコードの種類設定ページで、公開 を選択して変更を保存します。

   レコードの種類 はレコード タイプのリストの最後に追加されます。

既存のレコードの種類を変更する

レコードの種類を追加した後、ビューの変更、フィールドの追加/削除、フィールドの並べ替えなどのアクションを実行してレコードの種類を変更できます。 アクションは、レコードの種類が CRM ビューに基づいているかどうかによって異なります。

レコードの種類 を変更すると、Copilot for Sales で CRM レコードの詳細ビューをカスタマイズできるようになります。 詳細ビューに加えた変更は、Outlook の Copilot for Sales ペイン、Microsoft Teams の Copilot for Sales パネル、Teams チャットで共有されるアダプティブ カードに反映されます。

注意

CRM でレコードタイプの名前を変更しても、Adaptive Card や Teams のメッセージング拡張機能では更新されません。 たとえば、Account を Customer に改名した場合、Adaptive Card やメッセージング拡張機能での名前は Account と表示されます。

CRM ビューに基づいてレコードの種類を変更する

レコードの種類が CRM ビューに基づいている場合は、CRM ビューを変更してフィールドとその表示順序を変更する必要があります。 次に データを更新する を選択して、CRM から最新の変更を取得し、Copilot for Sales に適用します。

レコードの種類のビューを変更する

別のビューを選択することで、レコードの種類のベースとなるビューを変更できます。 たとえば、すべてのアカウントではなくアクティブなアカウントのみを表示するビューを選択できます。

ビューを変更すると、レコードの種類 の次の既存の設定がクリアされ、デフォルトに設定されます。

• デフォルトのキー フィールドが削除され、新しいデフォルトが設定されます。
• レコードの種類の編集動作は変更されません。
• フィールドの編集動作がリセットされます。 レコードの種類が編集可能に設定されており、新しいビューが選択されている場合、フィールドは編集可能になります。

新しいビューを選択するには

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. ビューを変更したいレコードの種類を選択します。

3. ビュー フィールドの横で 変更 を選択します。

   

4. 必要なプロジェクト テンプレートを選択し、次へを選択します。

5. 使用するビューを選択してから、完了 を選択します。

6. レコードの種類設定ページで、公開 を選択して変更を保存します。

ビューで使用されるビューフィルター

ビュー内のレコードをフィルタリングするために使用されるソース クエリを表示できます。 たとえば、アクティブなアカウントのみを表示するビューのソース クエリを表示できます。

レコードの種類 の構成方法を明確に理解するのに役立ちます。 たとえば、フィールドのフィルタリングおよび並べ替え基準、フィールドの順序などです。 クエリは表示専用モードで表示され、クエリを変更することはできません。

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. 選択したビューで使用されているクエリを表示する レコードの種類 を選択します。

3. フィールドの管理 セクションで フィルターを表示する を選択します。

   

   フィルター条件ウィンドウが表示されます。

4. クエリ XML をコピーするには、XML をコピー を選択します。

CRM ビューに基づいていないレコードの種類を変更する

注意

このセクションは、CRM ビューに基づいていない取引先責任者、商談、取引先レコード タイプにのみ関係します。 レコードの種類 に対してビューが選択されている場合、フィールドの追加、フィールドの削除、フィールドを並べ替える はできません。

レコードの種類が CRM ビューに基づいていない場合は、フィールドを選択して、表示すべきビューと順番を含めます。 最大 40 個のすぐに使えるカスタム フィールドをレコード フォームに追加できます。

フィールドの追加

フィールドの追加方法

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. フィールドを追加するレコードの種類を選択します。

3. フィールドの管理 セクションで、フィールドの追加 を選択します。

   

4. フィールドの追加 ウィンドウで、フォームに表示するフィールドを選択し、追加 を選択します。

   新しいフィールドは既存のフィールドの後に追加されますが、順序を変更することができます。

   注意

   Copilot for Sales を Copilot for Sales に接続している場合は、Viva Sales の全ユーザーがアクセスできるフィールドのみを追加します。 ユーザーが追加されたフィールドの一部にアクセスできない場合、CRM レコードを表示することができません。

5. 公開 を選択して、変更を保存します。

フィールドの削除

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. フィールドを削除するレコードの種類を選択します。

3. フィールドの管理 セクションで、フォームから削除したいフィールドにカーソルを合わせ、フィールドの削除 () を選択します。

4. 公開 を選択して、変更を保存します。

フィールドの順序を変更する

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. フィールドの順序を変更するレコードの種類を選択します。

3. フィールドの管理 セクションで、並び順を変更したいフィールドにカーソルを合わせ、上に移動 または 下に移動 矢印 () を選択します。

   また、フィールドをドラッグして順序を変更することもできます。

4. 公開 を選択して、変更を保存します。

Copilot for Sales で必要に応じてフィールドをマークする

CRM のフィールドが必須としてマークされていない場合は、Copilot for Sales に対してのみ必須としてマークを付けることができます。 営業担当者は、Copilot for Sales にレコードを保存する前に、これらのフィールドに値を入力する必要があります。

注意

• CRM でフィールドが必須としてマークされている場合、Copilot for Sales でも同様に必須としてマークされており、オプションにすることはできません。
• Salesforce を使用しており、ページ レイアウト オプションを使用してフィールドを必須としてマークした場合、そのフィールドは Copilot for Sales では自動的に必須としてマークされません。 Copilot for Sales では必須として手動でフィールドをマークする必要があります。

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. フィールドを必須としてマークする必要がある レコードの種類を選択します。

3. フィールドの管理 セクションで、必須としてマークするフィールドに対して 必須 を選択します。

   

4. 公開 を選択して変更を保存します。

レコードやフィールドの編集を構成する

販売者は、Copilot for Sales のリンクから CRM でレコードを開いて編集できます。 Copilot for Sales でレコードを直接編集できるようにすることで、生産性の向上を支援します。 販売者が Copilot for Sales のどのフィールドを直接編集できるかを制御することもできます。

既定では、連絡先は編集可能です。 その他のレコードについては、編集を許可するオプションをオンにする必要があります。

レコードの編集を許可する方法

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. 編集を許可する レコードの種類 を選択します。

3. レコードの編集 セクションで、Copilot for Sales 内部のレコードを編集 を選択して、販売者がその レコードの種類 内のすべての関連フィールドを編集できるようにします。

4. 特定のフィールドの編集を制限するには、フィールドの管理 セクションに移動し、適切なフィールドの 編集を許可 をオフにします。

   

5. 公開 を選択して、変更を保存します。

新規レコード作成の構成

販売者が Copilot for Sales から新しいレコードを作成できる方法、場所、作成できるかどうかを選択します。 販売者が Copilot for Sales から直接新しいレコードを作成できるようにすることで時間を節約し、クリックで簡単にブラウザーで CRM に移動できるようにします。

新しい取引先担当者作成を構成する方法

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. 新しいレコードの作成を構成する必要があるレコードの種類 を選択します。

3. レコードの作成 セクションで、次のオプションのいずれかまたは両方を選択します。

   • Copilot for Sales内に新しいレコードを作成: 販売者が Copilot for Sales に直接、インラインで新しいレコードを作成できるようにします。
   • リンクから開いて新しいレコードを作成 (CRM): 販売者がブラウザでリンクを開いて CRM に新しいレコードを作成できるようにします。

   

4. 公開 を選択して、変更を保存します。

潜在顧客のサポートの構成 (プレビュー)

[このセクションはプレリリース ドキュメントであり、変更されることがあります。]

Copilot for Sales で潜在顧客のサポートを有効にすると、潜在顧客関連の取引先企業およびその他の関連レコードが営業担当者に表示されます。 営業担当者は以下のことが可能です。

• Copilot for Sales で既存の潜在顧客を表示します。
• Copilot for Sales でインラインで潜在顧客レコードを作成および編集します。
• メールと会議を潜在顧客レコードに関連付けます。
• 複数の潜在顧客の一致間の曖昧さを解消します。

潜在顧客のサポートを有効にした後、潜在顧客を操作するユーザー エクスペリエンスは、連絡先を操作する場合と似ています。 新しい連絡先または潜在顧客を作成するフローに小さな違いがあることに気づくでしょう。 外部のメール アドレスを連絡先として追加するか潜在顧客として追加するかを選択できます。

前提条件

• 潜在顧客のサポートをオンにする

  • プレビュー リクエスト フォーム に記入すると、自分の環境内で潜在顧客のサポートが有効になります。

• Copilot for Sales で潜在顧客を認識する

  • 潜在顧客レコード (または Salesforce オブジェクト) Copilot for Sales 管理者設定に追加する必要があります。
  • 潜在顧客レコード フォームには、名、姓、および電子メール アドレス1 フィールドが追加され、必須に設定されている必要があります。
  • 選択した潜在顧客ビューには、上記のフィールドが列として含まれている必要があります。

• Salesforce での関連エンティティ カードのサポート (連絡先と同様)

  • 潜在顧客と取引先企業の間のカスタム関係を CRM システムで確立する必要があります。
  • Copilot for Sales 設定での取引先企業オブジェクトのビューをデフォルトのなし以外のビューに変更する必要があります。
  • 「取引先企業」フィールドは、潜在顧客レコードまたはオブジェクトに対して選択されたビューの列として追加する必要があります。

• Salesforce で潜在顧客に保存する

  • Salesforce クエリの制限により、接続先 検索エクスペリエンスに潜在顧客を表示することはできません。 メールをスレッド上の潜在顧客および連絡先に関連付けるには、営業担当者はレコードに接続せずにメールを保存する必要があります。 メールまたは会議は、潜在顧客と To、Cc、および Bcc フィールドの連絡先に引き続き関連付けられます。

ミニビューのキーフィールドを選択してください

各レコード タイプには、折りたたんだりリストで表示したときに限られた情報を表示するミニ ビューがあります。 ミニ ビューは、CRM タブのクイック ビューなど、Copilot for Sales ペインのさまざまな場所で利用することができます。

ミニ ビューには、固定タイトルと設定可能な 2 つのサブタイトル フィールドがあります。 ミニ ビューで利用できるフィールドは、詳細表示で利用できるフィールドです。 Outlook 用の Copilot for Sales アドインで検索動作に影響するキー フィールドの設定。 詳細: Outlook 用 Copilot for Sales アドインでの検索動作

主なフィールドを選択するには

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. ミニ ビューに必要なフィールドを選択するレコードの種類を選択します。

3. 主要フィールド セクションで、一覧からフィールドを選択します。

   

4. 公開 を選択して、変更を保存します。

Outlook 用 Copilot for Sales の検索動作

キー フィールドの設定は、販売者が Dynamics 365 で接続されているレコードを検索するときの結果に影響します。 Dynamics 365 では、接続されたレコードの検索動作は、クイック検索ビューに依存します。 ミニ ビュー用に選択したキー フィールドが 簡易検索 ビュー に存在することを確認してください。存在しないと、検索リストにキー フィールドが表示されません。 Salesforce では、名前とミニ ビューで選択された追加フィールドで検索が実行されます。

レコードの種類に対して選択されたキー フィールドは、これらのレコードに対して表示される検索結果に影響します。 キー フィールドが空でない場合は、検索結果のレコードの名前と一緒に表示されます。

CRM からデータを更新する

CRM から Copilot for Sales への最近の変更を取得するには、データを更新する必要があります 。 たとえば、CRM のレコードの種類 ビューに新しいフィールドを追加する場合は、データを更新して Copilot for Sales で新しいフィールドを反映する必要があります。 すべての レコードの種類 のデータを一度に更新することも、特定の レコードの種類 のデータを更新することもできます。

すべてのレコードの種類に対してデータを更新する

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. データの更新 を選択します。

特定のレコードの種類に対してデータを更新する

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. データを更新する レコードの種類 にカーソルを合わせて、その他のオプション (...) を選択します。

3. コンテキスト メニューから更新を選択します。

または、レコードの種類を選択し、フィールドの管理 で データを更新 を選択することもできます。

レコードの種類を削除する

1. Copilot for Sales 管理設定で、フォーム を選択します。

2. 削除する レコードの種類 の上にカーソルを置き、削除 (レコードの種類) ( ) を選択します。

注意

• Copilot for Salesに関連するレコード タイプを持つ レコードの種類 を削除すると、関連するレコード タイプもすべて削除されます。
• 取引先担当者レコードの種類 は削除できません。

サイドペインでレコードの種類の順序を制御する

Outlook で Copilot for Sales に表示されるレコードの種類の順番を制御できます。 この順序は、レコード タイプが Copilot for Sales に追加される順序に基づいています。 希望の順序でレコード タイプを削除したり追加したりすることで、順序を変更できます。 新しい環境のデフォルトの順序は、取引先担当者、営業案件、取引先企業です。 新しく追加した質問がリストの最後に表示されます。

CRM のカスタマイズがコラボレーション スペースに与える影響

コラボレーション スペース は、Copilot for Sales 管理設定で使用可能な取引先企業および営業案件のレコード タイプ (または Salesforce オブジェクト) に基づいて Microsoft Teams に作成できます。

次の表に、管理設定の変更と、それに対応するコラボレーション スペースの動作を示します。

使用可能なレコードタイプ (または Salesforce オブジェクト)	コラボレーション スペースの動作
取引先企業と営業案件が利用可能です	取引先企業と営業案件用にコラボレーション スペースを作成できます。
取引先企業は利用可能ですが、営業案件は利用できません	取引先企業のみにコラボレーション スペースを作成できます。
営業案件は利用可能ですが、取引先企業は利用できません	営業案件のみにコラボレーション スペースを作成できます。
取引先企業と営業案件は利用できません	コラボレーション スペースを作ることはできません。 Teams での共同作業 カードは、Outlook の Copilot for Sales ペインに表示されません。

よくあるご質問

CRM の変更は自動的に Copilot for Sales に反映されるのでしょうか？

CRM で行った変更は、Copilot for Sales には自動的に反映されません。 CRM から最新の更新を取得するには、フォームとフィールドのカスタマイズ ページで データの更新 を選択する必要があります。 詳細: データを差真の状態に更新

取引先担当者レコードの一部のフィールドで削除オプションが無効になっているのはなぜですか?

Copilot for Sales 内から新規コンタクト作成を有効にした場合、CRM で必須とされているフィールドを取引先担当者フォームから削除することはできません。

カスタマイズできない項目はありますか？

以下の項目は、Copilot for Sales 管理者設定 ページからは追加できません。

Dynamics 365

• ファイル、イメージ、リッチテキスト、マルチ セレクト オプションセットの各タイプのフィールド。

• エンティティ ID

• IsValidODataAttribute が false に設定されている全てのフィールド。

Salesforce

• タイプ Geolocation、Text area (rich)、Text area (encrypted)、External Lookup Relationship、または Picklist (Multi-Select) のフィールド。

• エンティティ ID

レコードに追加できるフィールドはいくつですか？

1 つのレコードに追加できるフィールドは最大 40 個です。

編集可能なレコードに設定されているにもかかわらず、一部のフィールドが編集できないのはなぜですか？

次の場合、フィールドは編集できない場合があります。

• フィールドが計算されます
• このフィールドは CRM で必須です

Salesforce CRM からのハイパーリンクの数式フィールドは Copilot for Sales にどのように表示されますか?

Salesforce CRM では、ハイパーリンクの数式フィールドが Salesforce Lightning でリッチテキストとして表示され、ユーザがリンクをクリックできるようになります。 Copilot for Sales では、URL を含む (画像は含まない) ハイパーリンクの数式フィールドがクリック可能なリンクとして表示されます。

ユーザーが CRM レコードを表示すると、エラー コード 4100 のエラーが発生するのはなぜですか?

Copilot for Sales を Salesforce に接続し、CRM レコードを表示する際に 4100 エラーが表示された場合、表示するために追加した一部のフィールドにアクセスすることができません。 アプリのすべてのユーザーが、CRM レコードに追加されたフィールドにアクセスできることを確認してください。