コンテンツの計画

[アーティクル]
03/30/2023

Microsoft Search は 、ユーザーが関連するコンテンツを見つけるのに役立ちます。 Microsoft Search を使用すると、イントラネットと Web の両方のコンテンツを安全に検索できます。このような Web と組織の統合は、Microsoft だけが提供しています。

検索管理者は、組織とそのユーザーに関する知識を使用して、ユーザーが関連コンテンツを簡単に見つけられるようにします。

手順 1: ユーザーが必要な情報を特定する

ユーザーが何を検索しているのかを調べ、検索内容を簡単に検出できるようにします。以下に、ユーザーが必要とする情報を調べるためのアイデアをいくつか紹介します。

イントラネットの検索ログを使用して、トラフィックが最も多いサイトやページを判別する。
毎日または毎週の頻度で使用されるアプリ、サイト、およびツールを判別する。
従業員の福利厚生の直接リンクを確認する。
ユーザーが把握する必要があるポリシーとプロセスを確認する。
ユーザーがサポートに問い合わせる際の「連絡先担当者」と「連絡方法」を決める。
季節やビジネスサイクルに合わせて定期的に必要になる情報を入手する。たとえば、従業員が休暇申請のツールや四半期財務諸表などを求めている場合。
地方勤務やモバイル社員のユーザーのために、事業所により異なる福利厚生規定を集める。
代表的な Web 検索のために内部サイトと情報を確認する。たとえば、交通情報、公共交通機関情報、地域の天気、取引先企業での割引、健康やフィットネスプログラム。
会社がスポンサーになっているイベント、会議、社員旅行などに関する情報を見つける。
代表的な IT、人事、サポート関連の問題やよく寄せられる質問 (FAQ) と回答について調べる。

手順 2: 領域の専門家 (SME) とユーザーを活用する

組織では、ユーザーは、勤務先住所、従業員の福利厚生などの単純なトピックから、新しい作業プロセス、技術情報、操作方法コンテンツなどの複雑なトピックまで、幅広いトピックを検索します。このような幅広いコンテンツを作成または検索するには、さまざまな分野、テーマ、テクノロジなどに関する理解と専門知識が必要ですが、検索管理者に必要な専門知識がなかったり、理解度が十分でなかったりする場合があります。管理者は、リソースを追加せずに利用可能なコンテンツを増やすために、組織内の他の人が持つ専門知識と知見を活用する必要があります。

SME を活用する

人事、サポート、営業、テクノロジ、その他の主要な分野の専門家など、組織内の SME を活用します。 SME が直接コンテンツを投稿できるようにするには、SME を検索編集者として追加します。

ユーザーの参加をはかる

ユーザーにブックマークするリソースを提案してもらうようにします。コンテンツの提案に加え、リンク切れや無効なリンクなどのエラーに関する報告もしてもらうようにします。

手順 3: 回答を使用してコンテンツの見つけやすさを向上させる

Microsoft Search では、検索管理者は、コンテンツの見つけやすさを向上させるために、ブックマーク、Q&A、場所、フロアプランを作成します。これらの各検索コンポーネントには、その検索コンポーネントをトリガーするタイトル、URL、キーワードのセットが含まれます。

タイトルと説明

ユーザーは、タイトルと説明を見ることで、検索結果が検索クエリに合ったものなのか、別の検索を行う必要があるかを判断します。タイトルと説明は、検索結果の主要な目的を反映するものを使用します。「育児手当」というタイトルと、「育児費用の負担軽減のための福利厚生についての説明」という説明は良い例と言えます。ユーザーが「育児」と検索すると、金銭的支援の福利が提供されていることをユーザーに知らせ、詳細情報へのリンクが提供されます。

キーワード

キーワードは、組織内のユーザーが関連コンテンツを検索するために使用する用語です。適切なキーワードを検索結果に関連付けると、関連するコンテンツを見つけやすくなります。 Microsoft Search では、コンテンツのタイトルと URL に基づいてキーワードを提案しています。追加のキーワードを決めるには、次の質問に答えることから始めます。

見つけた情報を検索したときに、どのような検索用語を使いましたか?
組織で使用されている既存の用語集や関連する用語のバリエーション、頭字語、件名、トピックなどを活用します。
他のユーザーがこの情報について話すとき、どのようなバリエーションや単語が使われていますか?
サポートチームを活用してキーワードを決めます。

たとえば、休暇申請提出のツールへのリンクの結果を作成しようとしている場合、キーワードに「休暇」や「休暇申請を提出」などを含めると効果的です。また、組織内のユーザーが「休日」または「休暇」を使用して休暇関連の情報を表現したり検索したりする可能性があります。「休日」、「休暇」、「休日申請を提出」、「休暇申請」などのキーワードを追加すると、より多くのユーザーが関連コンテンツを簡単に見つけることができるようになります。

予約済みキーワード

予約済みキーワードは、結果をトリガーする一意の用語またはフレーズです。他のキーワードとは異なり、予約済みキーワードを関連付けることができるのは 1 つの結果のみです。 Microsoft Search が使用度に基づいて学習できるように、予約済みキーワードはあまり多用しないようにしてください。

たとえば、就業時間を送信するためのサイトのブックマークを作成し、予約キーワードとして「ログ時間」を追加すると、「ログ時間」を検索する組織内のユーザーには、Microsoft Search ボックスに唯一のブックマークとして就業時間を送信するサイトが表示されます。

ユーザーが用語を検索するときに関連コンテンツが検索結果に表示されるようにするには、すべての関連コンテンツで同じキーワードを使用してみてください。たとえば、ライフステージの変化に関連するプロセスやツールの結果を追加する場合、「結婚」などのキーワードを含めると、福利厚生の更新、税金情報、氏名や別名の変更などに関する結果をグループ化することができます。

検索の設定

検索の設定を使用して、コンテンツをカスタマイズし、特定のユーザーグループを対象にします。 Microsoft Search には、検索結果を表示するタイミングと表示するユーザーについてより詳細に制御できる次の設定があります。

日付: 開始日と終了日を設定すると、コンテンツを利用可能にする、または利用不可能にするタイミングを制御できます。たとえば、時間的制約のある資料は、関連性がある場合に検索結果に表示されます。
国/地域: 国または地域を選択すると、選択した場所にいるユーザーのみにコンテンツが表示されます。たとえば、国に固有の情報は、該当する国の検索結果のみに表示されます。
グループ: グループ設定を使用すると、指定されたグループのメンバーのみに結果が表示されます。たとえば、人事部のスタッフのみに関係するサイトを作成する場合、この設定でしかるべき人事部のセキュリティグループを指定することができます。
デバイスと OS: デバイスの種類やオペレーティングシステムを選択すると、ブックマークは選択したデバイスやオペレーティングシステムで検索するユーザーのみに表示されます。
バリエーションの対象指定: この設定を使用すると、ユーザーのデバイスと位置に応じて、ブックマークの内容にバリエーションを持たせることができます。

手順 4: コンテンツをテストする

ブックマークと Q&A を作成したら、次のことを確認することが重要です。

適切なブックマークまたは Q&A が表示されている。
キーワードを使用してグループ化されているすべてのコンテンツが、計画どおりにまとめて表示されている。
予期しない結果が検索結果に表示されていない。
ブックマークまたは Q&A に十分な情報があるかどうか。

コンテンツ作成に参加したユーザーと SME は、検索結果のテストと検証をサポートすることができます。

手順 5: 分析情報を使用して定期的に確認と更新を行う

ブックマークや Q&A のような権限のある情報は、最新の状態であることが重要です。

リンク切れまたは無効な URL を修正または削除する。
関連性がなくなったブックマークと Q&A を削除する。
ツール、サイト名、チーム名の変更を確認する。
ブックマークまたは Q&A に十分な権限があるかどうか、よりわかりやすい説明が必要かどうかを検討する。

Microsoft Search では、ブックマーク、Q&A、場所に関する使用状況の統計が提供されています。使用状況の統計には、ユーザーが検索結果にどのように関わっているか、ユーザーが探しているものを見つけているかどうか、または利用可能なコンテンツにギャップがあるかどうかが表示されます。これにより、管理者はパフォーマンスを監視し、検索結果を微調整するための適切なアクションを実行できます。

ブックマーク、Q&A、場所に関する詳細情報を取得する

何件のブックマーク、Q&A、場所が公開、スケジュール、おすすめされているかを確認します。ダッシュボードを使用して、ブックマーク、Q&A、場所の各合計を次のステータス別に確認します。

公開済み: ユーザーが利用可能な公開済みの結果の数。
スケジュール済み: 発行パイプラインのスケジュール済みの結果の数。
おすすめ: ユーザーからのおすすめの数。

おすすめのブックマーク、Q&A、場所は、コンテンツのギャップを示す良い指標です。ユーザーが何を探しているのか、何を見つけられないのかを理解するのに役立ちます。これは、より多くのブックマーク、Q&A、場所を作成する必要があること、またはコンテンツの見つけやすさを向上させるのに効果的なキーワード、予約キーワード、検索文字列を使用して、既存のコンテンツを更新する必要があることを示しています。

よく使用される検索クエリを確認する

過去 90 日間に最も多くのインプレッションを生成した検索を見つけます。インプレッションとは、検索結果にページが表示された回数のことです。 [よく使用されるクエリ] カードには、各結果の種類に関して上位 25 名のユーザーが検索の合計数およびクリック率 (CTR) と共に表示されます。このレポートを使用して、検索クエリの量を特定したり、検索活動の多いクエリと少ないクエリを確認したりします。

検索数が少ない場合は、ユーザーの満足度が低いことを示す可能性があります。これは、ユーザーがそれらの検索コンテンツを探していないか、そのコンテンツを見つけるために別のキーワードを使用しているかのいずれかであるためです。 CTR は、ユーザーが昇格された結果を選択する頻度、およびユーザーにとってのクエリのルールと結果の有用性を示します。 CTR が低い場合は、ユーザーがコンテンツを見つけているが、コンテンツが自分の検索に合わないと判断していることを示します。このような場合、管理者はコンテンツを確認したり、コンテンツがユーザーの検索と一致するようにしたり、タイトル、説明、キーワードをユーザーの検索クエリに合わせるように更新したりすることを決定できます。