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Office スクリプトのサンプル シナリオ: 自動タスクアラーム

このシナリオでは、プロジェクトを管理しています。 Excel ワークシートを使用して、毎月従業員の状態を追跡します。 多くの場合、状態を入力するようにユーザーに通知する必要があるため、そのリマインダー プロセスを自動化することにしました。

ステータス フィールドが見つからないユーザーにメッセージを送信し、その応答をスプレッドシートに適用する Power Automate フローを作成します。 これを行うには、ブックの操作を処理するスクリプトのペアを開発します。 最初のスクリプトは空の状態のユーザーの一覧を取得し、2 番目のスクリプトは右側の行に状態文字列を追加します。 また、 Teams アダプティブ カード を使用して、従業員に通知から直接状態を入力してもらいます。

対象となるスクリプティング スキル

  • Power Automate でフローを作成する
  • スクリプトにデータを渡す
  • スクリプトからデータを返す
  • Teams アダプティブ カード
  • テーブル

前提条件

このシナリオでは 、Power AutomateMicrosoft Teams を使用します

セットアップ手順

ブックをダウンロードする

  1. サンプル ブックを OneDrive にダウンロードします。

  2. Excel でブックを開きます。

スクリプトを作成する

  1. まず、スプレッドシートに不足している状態レポートを持つすべての従業員を取得するためのスクリプトが必要です。 [ 自動化 ] タブの [ 新しいスクリプト ] を選択し、次のスクリプトをエディターに貼り付けます。

    /**
     * This script looks for missing status reports in a project management table.
     *
     * @returns An array of Employee objects (containing their names and emails).
     */
    function main(workbook: ExcelScript.Workbook): Employee[] {
      // Get the first worksheet and the first table on that worksheet.
      let sheet = workbook.getFirstWorksheet()
      let table = sheet.getTables()[0];
    
      // Give the column indices names matching their expected content.
      const NAME_INDEX = 0;
      const EMAIL_INDEX = 1;
      const STATUS_REPORT_INDEX = 2;
    
      // Get the data for the whole table.
      let bodyRangeValues = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal().getValues();
    
      // Create the array of Employee objects to return.
      let people: Employee[] = [];
    
      // Loop through the table and check each row for completion.
      for (let i = 0; i < bodyRangeValues.length; i++) {
        let row = bodyRangeValues[i];
        if (row[STATUS_REPORT_INDEX] === "") {
          // Save the email to return.
          people.push({ name: row[NAME_INDEX].toString(), email: row[EMAIL_INDEX].toString() });
        }
      }
    
      // Log the array to verify we're getting the right rows.
      console.log(people);
    
      // Return the array of Employees.
      return people;
    }
    
    /**
     * An interface representing an employee.
     * An array of Employees will be returned from the script
     * for the Power Automate flow.
     */
    interface Employee {
      name: string;
      email: string;
    }
    
  2. Get People という名前でスクリプトを保存します。

  3. 次に、ステータス レポート カードを処理し、新しい情報をスプレッドシートに配置する 2 つ目のスクリプトが必要です。 [コード エディター] 作業ウィンドウで、[ 新しいスクリプト ] を選択し、次のスクリプトをエディターに貼り付けます。

    /**
     * This script applies the results of a Teams Adaptive Card about
     * a status update to a project management table.
     *
     * @param senderEmail - The email address of the employee updating their status.
     * @param statusReportResponse - The employee's status report.
     */
    function main(workbook: ExcelScript.Workbook,
      senderEmail: string,
      statusReportResponse: string) {
    
      // Get the first worksheet and the first table in that worksheet.
      let sheet = workbook.getFirstWorksheet();
      let table = sheet.getTables()[0];
    
      // Give the column indices names matching their expected content.
      const NAME_INDEX = 0;
      const EMAIL_INDEX = 1;
      const STATUS_REPORT_INDEX = 2;
    
      // Get the range and data for the whole table.
      let bodyRange = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal();
      let tableRowCount = bodyRange.getRowCount();
      let bodyRangeValues = bodyRange.getValues();
    
      // Create a flag to denote success.
      let statusAdded = false;
    
      // Loop through the table and check each row for a matching email address.
      for (let i = 0; i < tableRowCount && !statusAdded; i++) {
        let row = bodyRangeValues[i];
    
        // Check if the row's email address matches.
        if (row[EMAIL_INDEX] === senderEmail) {
          // Add the Teams Adaptive Card response to the table.
          bodyRange.getCell(i, STATUS_REPORT_INDEX).setValues([
            [statusReportResponse]
          ]);
          statusAdded = true;
        }
      }
    
      // If successful, log the status update.
      if (statusAdded) {
        console.log(
          `Successfully added status report for ${senderEmail} containing: ${statusReportResponse}`
        );
      }
    }
    
  4. [状態の保存] という名前でスクリプト を保存します

Power Automate フローを作成する

  1. [Power Automate Create] タブ開きます

    ヒント

    以前にフローを作成したことがない場合は、チュートリアル「Power Automate でのスクリプトの使用を開始する」をチェックして、基本を学習してください。

  2. 新しい インスタント クラウド フローを作成します。

  3. オプションから [ 手動でフローをトリガー する] を選択し、[ 作成] を選択します。

  4. フローでは、Get People スクリプトを呼び出して、空の状態フィールドを持つすべての従業員を取得する必要があります。 フロー ビルダーで、[アクションの追加] + ボタンを選択 しますExcel Online (Business) コネクタの [スクリプトの実行] アクションを選択します。 フロー ステップに次のエントリを指定します。

    • 場所: OneDrive for Business
    • ドキュメント ライブラリ: OneDrive
    • ファイル: task-reminders.xlsx (ファイル ブラウザーから選択)
    • スクリプト: Peopleを取得する

    完了した [スクリプトの実行] アクション。

  5. 次に、フローでは、スクリプトによって返される配列内の各 Employee を処理する必要があります。 Microsoft Teams コネクタの Post adaptive カードを追加し、応答アクションを待ちます。

  6. アダプティブ カードを送信するには、カードの JSONメッセージとして指定する必要があります。 アダプティブ カード Designerを使用して、カスタム カードを作成できます。 このサンプルでは、次の JSON を使用します。

    {
      "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
      "type": "AdaptiveCard",
      "version": "1.0",
      "body": [
        {
          "type": "TextBlock",
          "size": "Medium",
          "weight": "Bolder",
          "text": "Update your Status Report"
        },
        {
          "type": "Image",
          "altText": "",
          "url": "https://i.imgur.com/f5RcuF3.png"
        },
        {
          "type": "TextBlock",
          "text": "This is a reminder to update your status report for this month's review. You can do so right here in this card, or by adding it directly to the spreadsheet.",
          "wrap": true
        },
        {
          "type": "Input.Text",
          "placeholder": "My status report for this month is...",
          "id": "response",
          "isMultiline": true
        }
      ],
      "actions": [
        {
          "type": "Action.Submit",
          "title": "Submit",
          "id": "submit"
        }
      ]
    }
    
  7. [ 受信者 ] フィールドに、動的コンテンツから メール を追加します (選択範囲には Excel ロゴが表示されます)。 電子メールを追加すると、フロー ステップが [For each] ブロックで囲まれます。 つまり、配列は Power Automate によって反復処理されます。

  8. 残りのフィールドに次のように入力します。

    • として投稿: フロー ボット
    • 投稿: Flow ボットとチャットする
    • 更新メッセージ: 状態レポートを送信していただきありがとうございます。 応答がスプレッドシートに正常に追加されました。

    完了したアダプティブ カード アクションを示す Power Automate フロー。

  9. [For each]\(各ブロック\) で、[アダプティブ カードを投稿し、応答アクションを待機します。新しいアクションを追加します。 Excel Online (Business) コネクタの [スクリプトの実行] アクションを選択します。 フロー ステップに次のエントリを指定します。

    • 場所: OneDrive for Business
    • ドキュメント ライブラリ: OneDrive
    • ファイル: task-reminders.xlsx (ファイル ブラウザーから選択)
    • スクリプト: 状態の保存
    • senderEmail: 電子メール (Excel からの動的コンテンツ)
    • statusReportResponse: 応答 (Teams からの動的コンテンツ)

    各ステップへの適用を示す Power Automate フロー。

  10. フローを保存します。 フロー デザイナーは次の図のようになります。

    [For each control]\(各コントロール\) に至る 2 つのステップと、For each コントロール内の 2 つのステップを示す、完了したフローの図。

フローの実行

フローをテストするには、空の状態のテーブル行で Teams アカウントに関連付けられているメール アドレスが使用されていることを確認します (テスト中は、おそらく独自のメール アドレスを使用する必要があります)。 フロー エディター ページの [テスト ] ボタンを使用するか、[ マイ フロー ] タブでフローを実行します。プロンプトが表示されたら、必ずアクセスを許可してください。

Teams を通じて Power Automate からアダプティブ カードを受け取る必要があります。 カードの状態フィールドに入力すると、フローが続行され、指定した状態でスプレッドシートが更新されます。

フローを実行する前に

1 つの不足している状態エントリを含む状態レポートを含むワークシート。

アダプティブ カードの受信

従業員に状態の更新を求める Teams のアダプティブ カード。

フローを実行した後

現在入力されている状態エントリを含む状態レポートを含むワークシート。