まとめ
SharePoint との同期機能を使用すると、プロジェクト マネージャーは.mppプロジェクト ファイルを Microsoft SharePoint ユーザーと共有できます。 この機能は、Project Professional 2013、Project Professional 2016、Project Professional 2019、Project for Microsoft 365 を通じて、SharePoint Server 2013、SharePoint Server 2016、SharePoint Server 2019、SharePoint Online で使用できます。 この機能により、SharePoint プロジェクト サイトが作成されます。 このサイトには、プロジェクトの概要とタイムライン、タスク リスト、予定表が含まれています。 また、同期すると、.mpp ファイルがサイト資産に保存され、今後の編集が可能になります。
Note
プロジェクト マネージャーは、新規または既存のサイトが存在する親サイト コレクションの SharePoint 所有者グループの一部である必要があります (または、少なくともデザイナーのアクセス許可を持っている)。
同期も逆になります。 SharePoint タスク リストがある場合は、Project Professional でプランを開く [プロジェクトで開く ] ボタンがあります。 この機能を使用すると、Project Professional 2013、Project Professional 2016、Project Professional 2019、Project for Microsoft 365 でプロジェクト スケジュール エンジンを使用してスケジュールの更新を行い、SharePoint プロジェクト サイトのタスク リストに静的リストを同期できます。
この方法でプロジェクト サイトのタスク リストを管理することは、軽量プロジェクト管理とも呼ばれます。 Project Server は、この機能には必要ありません。 SharePoint Foundation 2013、SharePoint Foundation 2016、または SharePoint Foundation 2019 は、 Sync to SharePoint feature を使用するための最小要件です。
SharePoint Server を使用する場合は、"All My Work in One Place" 機能を使用して、自分に割り当てられているすべてのタスクを表示できます。 [個人用サイト] の個人用タスク リストから、この 1 つの場所からすべての作業を表示、整理、更新できます。 SharePoint 個人用タスク リストの URL は次のとおりです。
https://TenantName-my.sharepoint.com/personal/Name_TenantName_onmicrosoft_com/AllTasks.aspN
SharePoint Server または SharePoint Online で Project Professional を使用するシナリオ
- Project でプランを作成し、新しい SharePoint サイトを使用して同期します。 サイトとタスクの一覧が作成されます。
- Project でプランを作成し、既存の SharePoint サイトを使用して同期します。 これにより、選択内容に応じて、既存のリストが更新されるか、新しいリストが作成されます。
- タスク リストにタスクがある場合、SharePoint では、[プロジェクトで開く] を使用して Project Professional でプランを編集用に開き、既存の SharePoint サイトに同期することができます。 .mpp ファイルは、後で編集できるようにサイト資産に保存されます。
次の Office 記事では、Project プランを SharePoint と同期する方法と、同期して新しいプロジェクト サイトと既存のプロジェクト サイトを作成する方法について説明します。
その他の情報
考慮事項
MPP
.mpp ファイルはプロジェクト サイトのサイト アセットに保存されるため、編集用にプランのローカル コピーを保存しないでください。 プロジェクトで開くを使用して SharePoint タスク リストまたは .mpp ファイルを更新する場合は、常に使用します。 これら 2 つのエンティティがリンクされ、SharePoint タスク リストは "マスター" と見なされます。サイトアセット以外の場所から.mppファイルを開くと、リンクが破損し、SharePoint タスク リストの重複タスクなどの問題が発生します。 この記事の後半で説明するエラー メッセージが表示される場合もあります。
および
プランを SharePoint タスク リストに同期した後、次にタスク リストを更新する場合は、[プロジェクトに保存] を選択します。
手動タスクと自動スケジュール タスク
Project Professional で SharePoint タスク リストを初めて開くと、Project クライアントで作成された新しいタスク設定に応じて、タスクは Manual または Auto scheduled に設定されます。 この設定は、 File メニューで Options を選択し、 Schedule タブを選択することで確認できます。
前任 者
現時点では、1 つのタスクに 89 個を超えるリンクを含めることはできません。 先行タスクの数が多い場合、Project Professional がクラッシュする可能性があります。
外部リンク
他のプランのタスクへの外部リンクを含むプランを同期しようとすると、間違った情報を含むエラー メッセージが表示されます。 エラー メッセージには、プランを外部リンクと同期できないことが示されます。 代わりに、次のエラー メッセージが表示されます。
Cannot access the site due to one of the following reasons:
- The Sharepoint site url is invalid
- The Sharepoint site is currently unavailable
- The user does not have full or design permissions in the Sharepoint site
プランはタスク リストに保存できますが、.mppはサイト資産に保存されません。 したがって、.mpp ファイルをタスク リストの更新に再度使用することはできません。 このような場合は、サブサイトを削除し、可能であれば、もう一度開始することをお勧めします。
多数のタスク
SharePoint のリスト内のアイテム数は 5,000 個に制限されています。 ただし、リストに 1,000 個のタスクがある場合は、重大なパフォーマンスの問題が発生します。 プロジェクトのベスト プラクティスでは、プロジェクト計画を含める必要があるタスクの最大数は 750 であることが示唆されています。 最適な機能と使いやすさを実現するために、SharePoint リストはさらに小さくする必要があります。 たとえば、SharePoint タスク リスト内の 100 個のタスクは、操作に適した数です。
リソース
プランに割り当てられているリソースが SharePoint 内のリソースではない場合は、これらのリソースが SharePoint タスク リストに追加されず、タスクがリストに同期されることを示す警告メッセージが表示されます。 このエラー メッセージは次のようになります。
リソース <リソース名> リソースが SharePoint サーバーに存在しないため、タスク リストに同期できません。 このリソースと SharePoint に存在しないその他のリソースは、プロジェクト計画のタスクに割り当てられたままになります。
これらのユーザーを SharePoint に追加するには、SharePoint 管理者に問い合わせてください。 ユーザーをタスクに割り当てるときは、ユーザー 選択ウィンドウを常に使用することをお勧めします。
SharePoint タスク リストから始める
プロジェクト マネージャーがタスク リストを用意して SharePoint で作業を開始する場合は、プロジェクトのスケジュール エンジンを使用してより正確なスケジュールを計算することをいつでも決定できます。 List リボンから [プロジェクトで開く] ボタンを選択すると、Project クライアントが現在ログオンしているユーザーとして起動し、編集を開始できます。
Project で開く
プランが開くと、タスクは File>Options>Schedule> New tasks Created の値に基づいて手動スケジュールまたは自動スケジュールされます。 タスクは、Project クライアントの任意またはすべての機能を使用して追加または編集でき、 Save を選択するだけで SharePoint タスク リストに同期されます。
マップ フィールド
2 つの製品間でマップされているフィールドのみが同期されます。 既定では、次のフィールドは SharePoint リストと Project の間で同期されます。
- タスク名
- 開始日
- 終了日 (期限)
- 完了率
- リソース名
- 前のタスク
Project と SharePoint の間で同期するフィールドをさらにマップする場合は、Project の [File] メニューの [Info] タブでマップできます。 具体的には、[フィールドの マップ ] ダイアログ ボックスを開き、同期する新しいフィールドを選択します。これにより、チーム メンバーに他のユーザー設定フィールドに関するレポートを作成したり、既定以外の SharePoint 列に基づいてレポートを生成したりできます。
既存のタスク リストへの同期
既に別のプランにリンクされている既存のタスク リストに同期する場合 (または元の同期で.mppがサイト資産にコピーされなかった場合)、次のエラー メッセージが表示されます。
タスクリストは、別のプロジェクト計画にリンクされています。 同期を続行すると、タスク リスト リンクが現在のプロジェクト 計画に変更されます。
同期を続行しますか?
競合の解決
ユーザーが SharePoint タスク リストのタスク情報を追加または編集すると同時に、.mpp ファイルが Project で開かれている場合、.mpp ファイルが次回保存されるときに競合ダイアログ ボックスが表示されます。 このダイアログ ボックスには、ユーザーに次のオプションが表示されます。
- すべてのフィールドに対して Microsoft Project のバージョンを保持する
- すべてのフィールドの SharePoint バージョンを保持する
- SharePoint と Microsoft プロジェクトのバージョンを選択する
Outlook Sync
タスクは Outlook で更新できますが、Outlook で作成して SharePoint タスク リストに挿入することはできません。