Outlook の共有可能なリンク

• 適用対象:

  Outlook for Microsoft 365

Microsoft Outlook の電子メール メッセージの本文に、OneDrive または Microsoft SharePoint に保存されているファイルを指すリンクを追加すると、Outlook はそのリンクを共有可能と認識し、リンクに関する追加情報が表示されます。 これには、共有可能なリンクの視覚的なインジケーター、リンクを介して共有されるファイルの種類のアイコン、リンクにアクセスできる受信者、リンクへのアクセスを管理するためのオプションが含まれます。 Outlook の共有可能なリンク機能は、他の Microsoft 365 アプリへのリンクが Outlook 内から適切に共有されるようにするのに役立ちます。これらのアプリケーションを開いてファイルを共有する必要はありません。

Outlook では、次のいずれかの操作を実行すると、メール メッセージ内の共有可能なリンクが認識されます。

• OneDrive または SharePoint ファイルへのリンクをコピーし、電子メール メッセージの本文に貼り付けます。

• [ メッセージ ] タブに移動し、[ リンク>の挿入] リンクを選択し、OneDrive または SharePoint でファイルを選択します。

  メモ：[リンク] に表示されている一覧から最近使用したファイルを挿入した場合、Outlook は、テナント管理者がorganization用に設定した既定の設定を使用してリンクを共有します。

• メール メッセージの本文を右クリックし、[リンク>の挿入] リンクを選択し、OneDrive または SharePoint でファイルを選択します。

• 既存のリンクを含む電子メール メッセージに返信または転送します。

• 既存のリンクを含む下書きの作業を再開します。 たとえば、以前のバージョンの Outlook で下書きを開始し、新しいバージョンで作業を再開します。

Outlook が共有可能なリンクを検出すると、灰色の背景、リンクの青い色、共有ドキュメントの適切なアイコンを含む特別な形式がリンクに適用されます。 これらの視覚的なインジケーターにより、リンクが受信者に目立ちます。 共有ドキュメントの URL をメール メッセージの本文に貼り付けると、Outlook によって自動的に短縮され、ファイルの名前が表示されます。

Outlook には、リンクへのアクセスに必要なアクセス許可に関する情報も表示されます。

ヒント：Windows ナレーターなどのスクリーン読み取りアプリを使用する場合、リンクにカーソルを移動すると、アクセス許可に関する情報が読み上げられます。

リンクの短縮を元に戻す

Outlook が自動的に挿入する短縮 URL の代わりに完全な URL を使用する場合は、次のいずれかの方法を使用します。

• リンクを右クリックし、[ 完全な URL の表示] を選択します。

  メモ： また、カーソルがリンク内にあるときに Menu キーを押すと、このメニューにアクセスすることもできます。

• [ 元に戻す ] ボタンを選択するか、自動的に短縮されたリンクが表示された後で Ctrl キーを押しながら Z キーを押してから、入力を続行します。

• 短縮 URL が表示された後、入力を続行する前に Backspace キーを押します。

共有可能なリンクへのアクセスを管理する

リンクに表示されているアクセス許可情報を選択して、アクセスできるユーザーとアクセスのレベル (リンクの表示が許可されているが編集できないなど) を管理します。

オプションを選択して [ 適用] を選択すると、Outlook はメッセージの受信者が共有可能なリンクにアクセスできるかどうかを確認します。 チェックの進行中にメッセージを送信しようとすると、Outlook に次の警告が表示されます。

受信者がこのメッセージのリンクにアクセスできるかどうかを確認しています。

残りのチェックをスキップし、電子メール メッセージを送信するか、送信しないことを選択できます。 続行するには、いずれかのオプションを選択します。

メッセージを送信しないことを選択し、チェックが完了するまで待つと、Outlook にチェックの結果が表示されます。

結果: すべての受信者がリンクにアクセスできます

すべての受信者がリンクにアクセスできることを Outlook が確認すると、次の確認メッセージが表示されます。

受信者はメッセージ内のリンクにアクセスできます。

結果: 1 人以上の受信者がリンクにアクセスできない

Outlook は、1 人以上の受信者が共有可能なリンクにアクセスできないと判断した場合、共有可能なリンクの色を赤に変更し、リンク テキストの右上隅に赤い感嘆符を表示します。 リンクを左クリックすると、アクセスの問題の原因に関する情報が表示されます。

このスクリーンショットでは、受信者はorganizationの外部にあると判断され、リンクにアクセスできません。 そのため、Outlook には続行するための次のオプションが用意されています。

• アクセスの管理: リンクにアクセスできる可能性があるユーザーに受信者を変更します。
• コピーとしてアタッチする: ファイルの場所にアクセスするために必要なアクセス許可がある場合は、ファイルをコピーとしてアタッチします。
• 無視: メッセージの送信時にリンクが機能し、警告が表示されないよう、エラーを無視します。

これらのオプションには、次の方法を使用してアクセスすることもできます。

• リンクを右クリックします。
• カーソルがリンク上にある間は、キーボードを使用してコンテキスト メニューにアクセスします。

アクセスの問題を解決する手順を実行しない場合、メッセージを送信しようとすると、Outlook に次の警告が表示されます。

一部の受信者は、メッセージ内のリンクにアクセスできません。

これにより、全員がリンクにアクセスできるように、メッセージを送信する前に受信者リストを修正する別の機会が提供されます。

ヒント: メール メッセージにアクセスの問題があるリンクが複数ある場合は、Ctrl キーを押しながら Alt キーを押しながら F1 キーを押してリンク間を移動します。

結果: 受信者のアクセスを確認できない

Outlook で受信者がリンクにアクセスできるかどうかを確認できない場合は、次の警告が表示されます。

オフラインになっているため、受信者がこのリンクにアクセスできることを確認できませんでした。

リンク テキストの右上隅に灰色の感嘆符が表示され、Outlook が受信者アクセスにチェックできない理由も表示されます。 [ 無視 ] を選択するとエラーが無視され、メッセージの送信時に警告が表示されなくなります。

一般的な問題を解決する

共有可能なリンクを使用するときに発生する可能性がある一般的な問題の解決策を次に示します。

Q1： リンクには灰色の背景が表示されますが、リンクのアクセス許可チェックは機能していないようです。 また、リンクへのアクセスを管理するオプションは使用できません。

A1: リンクの背景が灰色で、Outlook では OneDrive または SharePoint ファイルへのリンクとして認識されない可能性があります。 この問題は通常、リンクが他のユーザーから受信したメッセージ内にあり、メッセージに返信したり転送したりするときに発生します。 この場合、この問題が発生する理由はいくつかあります。

• リンクの元の送信者は、手動で灰色の背景を適用しました。
• Outlook クライアントは、リンクが指すサービスを認識しません。 たとえば、送信者が Sharepoint.com ではなくカスタム ドメインで SharePoint サイトをホストしている場合、Office アカウント接続済みサービスの>ドメインに関連付けられているアカウントにサインインしていない限り、Outlookはサイトを>認識できません。
• リンクは、Microsoft 標準 URL プレフィックスを使用してラップされる安全なリンクです。 https://nam01.safelinks.protection.outlook.com メール メッセージからラップされたリンクをコピーして新しいメール メッセージに貼り付けた場合、リンクをラップ解除して OneDrive または SharePoint に保存されているファイルを認識することはできません。

Outlook がこのようなメッセージのラップを解除できる唯一の状況は、メッセージを表示またはプレビューしてから返信または転送する場合です。

Q2: リンクは OneDrive または SharePoint 上のファイルを指しますが、背景は灰色ではなく、リンク アクセスを管理するオプションは使用できません。

A2: リンクが指している場所を Outlook が認識できない理由はいくつかあります。

• リンクは共有できません。 最初にリンクを挿入すると、Outlook は、リンクが指す内容についてサーバーに確認します。 リンクが指す場所に対するアクセス許可またはチェックアクセス許可を Outlook が管理できない場合、リンクは通常のハイパーリンクとして表示されます。

  メモ：リンクを挿入するときに Outlook がサーバーに接続できない場合 (オフラインで作業する場合など)、後でチェックが実行され、それに応じて表示される内容が更新される可能性があります。

• リンクでは、"contoso.com" などの架空のドメイン名が使用されます。リンクは、ファイル>Office アカウント接続済みサービスを通じてそのドメイン名を使用して OneDrive または SharePoint アカウント>にもサインインしている場合にのみ認識できます。

• リンクはセーフリンクであり、リンクが OneDrive または SharePoint を指しているかどうかは Outlook でチェックできません。

• このリンクは OneDrive のコンシューマー バージョン用ですが、現在サポートされているのは One Drive の Business バージョンのみです。

Q3:受信者がメッセージ内のリンクにアクセスして警告を表示できるかどうかを Outlook でチェックできない状況はどれですか?

A3: 一般的な状況を次に示します。

• オフラインで作業している

  オフラインで作業している場合、Outlook はサーバーと通信できません。 オフライン作業中にリンクまたは受信者を追加すると、オンラインになると、Outlook は自動的にサーバーと通信します。

• リンクに関連付けられているアカウントを使用してサインインしていない

  サイト (など sharepoint.com) へのリンクを追加しても、リンクをホストするテナント上のアカウントにサインインしていない場合、Outlook はサーバーと通信しません。 たとえば、リンクが を指していても contoso.sharepoint.com、Contoso アカウントにサインインしていない可能性があります。 Outlook は、サインインしているテナントにのみ要求を送信します。

• 送信アカウントがリンクに関連付けられていない

  リンクに関連付けられているアカウントにサインインしている。 ただし、そのアカウントからリンクを送信するのではなく、別のメール アカウントからリンクを送信します。 この場合、Outlook は URL を短縮し、正しいファイル アイコンと現在のリンク情報を提供します。 ただし、受信者がリンクにアクセスできるかどうか、またはアクセスを管理できるかどうかはチェックされません。

• メッセージの受信者が多すぎます

  Outlook では、メール メッセージごとにチェックできるアクセス権を持つ受信者の数を 100 に制限します。 メッセージ内の受信者の数がその制限を超えた場合、Outlook は受信者がメッセージ内のリンクにアクセスできるかどうかをチェックできません。

  メモ： 配布リスト内の各受信者も制限にカウントされます。

Q4: メール メッセージに応答するときに、元のメッセージのリンクのいずれかが赤色の場合、メッセージが送信されたときに Outlook に警告が表示されないのはなぜですか?

A4: 元の送信者がリンクにアクセスできない可能性があるため、リンクを赤で表示できます。 開いていないリンクを含むメッセージが転送された可能性があります。 たとえば、以前のバージョンの Outlook または別のメール クライアントを使用した場合、メッセージを送信する前に警告されない可能性があります。

元の送信者に返信した場合、返信を送信する前にリンクに関する警告は表示されません。 ただし、リンクを追加したり、既存のリンクを変更したり、新しい受信者を追加したりすると、Outlook はすべてのリンクをチェックし、受信者に対して機能しないリンクがある場合はメッセージを送信する前に警告します。

Q5: 会議出席依頼に追加されたリンクの [ このメッセージの受信者 ] オプションが表示されないのはなぜですか?

A5: オプションは現在使用できません。

Q6: 共有可能なリンク機能をオフにすることはできますか?

A6: いいえ。