Microsoft Teams でデータを使用して会議の生産性を向上する

適用対象:ビジネス ユーザー向けの Power BI サービス デザイナーおよび開発者向けの Power BI サービス Power BI Desktop Pro または Premium ライセンスが必要

会議では、全員が共有する目標を常に意識することが重要です。 この記事では、データ、傾向、メトリックを使用して、自分とチームが行っている作業の影響を示す方法について説明します。

会議で Power BI を使用すると簡単に、重要なデータに常に留意することができます。 これは、どのデータが最も重要であるかを誰もが認識するのに役立ちます。また、目標に向けた進捗状況に基づいてチームが俊敏な意思決定を行うのに役立つスキルも構築されます。 測定可能な結果に向けて推進することに集中し続けることで、チームはその作業がプラスの影響をもたらしていることを実感できます。

会議前、会議中、会議後にデータを使用する方法を次に示します。

• 会議前。 レポートとスコアカードを会議出席依頼に直接追加して、全員がアクセスできるようにします。
• 会議中。 予定表からこれらのレポートを開いて表示します。 チャットを使用して、より多くのレポートやスコアカードを共有したり、会議で提起された質問への答えを見つけたりすることもできます。
• 会議後。 主なディスカッションの結果や、目的の結果を達成するのに役立つようにチームが実行を決定したアクションを含むサマリを送信します。

データ主導の質問

会議の議題に追加してディスカッションを開始し、目的の結果を達成するために最適なアクションを決定するための質問をいくつか次に示します。

• 目標に向けて、想定どおりの速さで進んでいるか?
• メトリックを改善する可能性が最も高く、次の週または月に実行できるアクションは何か?
• どのようなメトリックを追跡し始めて、目的の結果に向けた進行状況をより良く理解できますか?

データを毎週、または少なくとも毎月確認して、質問をしたり、次の 1 から 2 週間に実行する最善のアクションについて話し合ったりする習慣を身に付けます。 チームが作業を計画する間にデータを活用することを学ぶのに役立ちます。

会議前

会議の準備をするために、Power BI レポートまたはスコアカードを会議の招待に追加します。 レポートまたはスコアカードのデータを確認し、他の参加者にも同じことを行うように促します。 この後、全員の会議の準備が整います。

Power BI を追加する

Power BI レポートまたはスコアカードを会議に追加する方法を次に示します。

1. Teams で会議をスケジュールします。

2. 会議の招待を送信します。

3. [編集] を選択して、予定表で会議を開きます。 編集オプションは、会議の主催者である場合のみ表示されます。

   

4. [+ タブ 追加] ボタンを選択します。

   

5. [Power BI] を選択します。 開いた画面で、[を追加] を選択します。

6. 確認のダイアログで、[保存] を選択します。

   

7. 作成した新しい Power BI タブで、[ワークスペースの参照] を選択して、追加したいレポートまたはスコアカードに移動するか、[Power BI リンクを貼り付ける] フィールドにリンクを入力します。

8. を選択し、を追加します。 Teams のタブに表示される名前は、選択したレポートまたはスコアカードの名前に変わります。

9. 同僚と共有する方法については、「チーム メンバーにアクセス許可 を付与する」を参照してください。

10. データを確認したり、データについて討議したりするための議題項目を会議に追加します。

データを確認する

会議の前に、Power BI でデータを確認することをお勧めします。

1. 予定表から会議を開きます。

2. レポートまたはスコアカードがある Power BI タブを開きます。

3. レポートまたはスコアカードを確認します。

出席者が会議の前にデータをあらかじめ読むことができるように、会議のリマインダーを設定することを検討します。 これは誰もが最新のデータを認識するのに役立ち、これにより会議中のディスカッションの質が向上します。

会議中

会議中、データは、ディスカッションを誘導したり、出席者によって提起された質問に回答したりするのに役立ちます。 会議中に Power BI でデータを提示したり、データへのリンクを会議出席者と共有したり、質問に回答できるデータを見つけたりするのは簡単です。

1. 会議参加後、Teams ウィンドウに移動します。

2. Teams で予定表を開きます。

3. 予定表で会議を開きます。

4. 会議に参加した人は誰でも Power BI タブを選択して、会議に追加されたレポートを表示できます。

   

5. 会議ウィンドウを使用して画面を表示します。

全員が確認する重要なビジュアルをキャプチャする

1. Teams の Power BI アプリでレポートを表示します。

2. ビジュアルを選択します。

3. [キャプション付きの画像としてコピー] を選択して、視覚化をコピーします。

   

4. キャプション付きイメージ ダイアログで、コピー を選択してビジュアルをクリップボードにコピーします。

5. ビジュアルを会議チャットに貼り付けます。

会議チャットでレポートからメッセージを送信する

1. Teams の Power BI アプリまたは Power BI サービスでレポートを表示します。

2. レポートまたは特定のビジュアルを選択します。

3. 共有 ボタンを選択します。

   

4. [送信リンク] ダイアログで、名前または電子メール アドレスを入力して、[送信] ボタンと共有用のアイコンをアクティブにします。

   

5. Teams アイコンを選択します。 開いた [共有] ダイアログで、レポートを共有する Teams チャネルまたは会話を検索して選択できます。 次に、[共有]を選択します。

6. 提示されたリンクの上にメッセージを入力します。

7. [Send] を選択します。

メッセージは、会議チャットの一部として表示されます。 出席者はそれを開き、フィルターやスライサーが適用されたデータを表示できます。

チャットでデータを使用して質問に回答する

1. 会議チャットを開きます。

2. プラス記号が付いた[アクションとアプリ]アイコンを選択します。

   

3. [Power BI] を選択します。

4. コンテンツを検索するか、最近使用した項目の一覧から選択します。

5. Power BI 項目を選択します。

6. [Send] を選択します。

7. 送信されたメッセージで、レポートまたはスコアカードの [開く] ボタンを選択します。

会議後

話し合った最も重要なデータ ポイントの概要と、結果の達成に役立つチームが実行する予定のアクションを共有すると便利です。 チャットで会議中にビジュアルをキャプチャした場合は、チャットまたはフォローアップ メッセージの会議の概要投稿にビジュアルを取り込むことができます。

重要なデータ ポイントを使用してメトリックを作成し、スコアカードで追跡することを検討してください。 一連の会議を通じてメトリックに対する進捗状況を一貫して追跡することは、チームまたはプロジェクトを軌道に乗せるための最適な方法です。

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