Outlook の分類項目を使って、予定と電子メールを追跡する
サーバー側同期では、特別なカテゴリである Dynamics 365 の追跡 を使って、Outlook で電子メール、予定およびタスクを追跡できます。 このカテゴリを Outlook 内の電子メール、予定、またはタスクに割り当てることによって、アイテムが Customer Engagement アプリ (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing、および Dynamics 365 Project Service Automation) に同期されます。 同様に、追跡対象の電子メール、予定またはタスクを削除することによって、Customer Engagement から追跡を解除します。
複数のアイテムを選択してから、Dynamics 365 の追跡 Outlook カテゴリに割り当てることによって、これらすべてを Customer Engagement に追跡できます。 受信トレイと他のフォルダーの既存カテゴリに従って、追跡されたアイテムをすばやく特定します。
OrgDBOrgSetting を通じて、カテゴリ ベースの追跡を構成する
バージョン 9.1.0.4039 またはそれ以降で、カテゴリの追跡は既定でオンになっています。
チップ
バージョンを確認するには、Customer Engagement アプリにサインインし、画面の右上にある 設定 ボタン 
>バージョン情報 を選択します。
カテゴリを使用して、Outlook アイテムを追跡する
Outlook で Dynamics 365 の追跡カテゴリが使用可能になると、次の Outlook アイテムを追跡することができるようになります。
電子メール
Dynamics 365 の追跡カテゴリを割り当てることによって、電子メールを追跡します。 カテゴリの割り当ては、Outlook ですばやく確認できます。 このとき、電子メールには追跡マークがつきます。 サーバー側同期では、電子メール同期の設定に基づいて、15 分以内に Customer Engagement アプリに対してその電子メールを同期します。
電子メールが追跡され、Dynamics の追跡として分類された場合、そのカテゴリを削除すると、その電子メールの追跡を停止します。 ただし、対応する電子メール活動レコードは削除されません。
チップ
Outlook でルールを設定して、カテゴリの割り当て、または削除をすることができます。 「ルールを使用して電子メール メッセージの管理」を参照してください。
Note
処理中のメールが同じメールの別のユーザーまたはキューの受信者によって既に自動的に Dynamics に追跡されている場合、サーバー側の同期で Dynamics 365 受信者メール ボックス内のメールが分類されます。
システム設定 Dynamics 365 ユーザー間で送信された電子メールを 2 つの活動として追跡 を有効にすると、Dynamics 365 通信方向コードに一致するメールのみが自動的に分類されます。
たとえば、追跡され、Outlook から他の Dynamics 365 ユーザーに送信されたメールは、メールの "受信" コピーを表しているため、Outlook 受信者メールボックスに分類されたものとして表示されません。 これは、Dynamics 365 の受信者が、上記のシステム設定に従ってメールの受信コピーを追跡できるようにするためです。
Appointment
Dynamics 365 の追跡カテゴリを割り当てることによって、予定を追跡することができます。 予定には、サーバー側同期ルールに基づいて Customer Engagement アプリに追跡および同期されます。
予定が追跡され、Dynamics の追跡として分類された場合、そのカテゴリを削除すると、その予定の追跡を停止します。 ただし、対応する Dynamics 365 アプリの予定活動レコードは削除されません。
Task
Note
Outlook で取得できるユーザーに対するタスクの割り当ては、Customer Engagement アプリに同期しません。
Outlook 用アプリでカテゴリ ベースの追跡を使用する
Dynamics 365 App for Outlook がある場合は、Outlook 用アプリでカテゴリ ベースの追跡を使用できます。
次の表に様々な追跡のシナリオを示します。
| 操作 | 結果 |
|---|---|
| Dynamics 365 の追跡カテゴリを電子メール/予定に割り当てる | サーバー側同期は、15 分以内に電子メール/予定を同期します。 そのアイテムの Outlook 用アプリの読み込みでは、追跡された状態を表示します。 |
| Outlook 用アプリを使用して、電子メール/予定を追跡する | 電子メール/予定は追跡されています。 Dynamics 365 の追跡カテゴリはすばやく割り当てられます。 |
| 電子メール/予定で Dynamics 365 の追跡カテゴリを削除する | サーバー側同期は、約 15 分後にそのアイテムの追跡を停止します。 その電子メールの Outlook 用アプリの読み込みでは、追跡された状態を表示します。 Customer Engagement アプリから活動レコードは削除されていません。 |
| Outlook 用アプリを使用して、電子メール/予定の追跡を停止する | 電子メール/予定は追跡を停止し、Dynamics 365 の追跡カテゴリを削除しました。 |
代理人の削除
代理人アクセスを許可することによって電子メールとカレンダーの管理を他のユーザーに許可する場合、その代理人がエディター アクセス許可を持っているならば、代理人は Outlook 内のカテゴリにアクセスできるようになります。
メールボックスに Dynamics 365 の追跡カテゴリがある場合、代理人は Dynamics 365 の追跡カテゴリを割り当てることによって、電子メールおよび予定を追跡することができます。
Dynamics 365 for Outlook でのカテゴリ ベースの追跡
Dynamics 365 for Outlook でのカテゴリ ベースの追跡はサポートされません。 組織のセットアップで OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItemsを有効にしないで、Dynamics 365 for Outlook を使用することをお勧めします。
カテゴリ ベースの追跡を無効にする
OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems を無効にすることによって、Dynamics 365 アプリ組織のカテゴリ ベースの追跡を無効にできます。
Note
OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems を無効にする場合、Dynamics 365 の追跡カテゴリは理論的に削除され、カテゴリの割り当ては Outlook 内で維持されます。 マスター リストからカテゴリを削除すると、完全に削除されます。
よくあるご質問
Dynamics 365 カテゴリ用の追跡を割り当てることによって、自分の Outlook の連絡先を追跡することができますか?
いいえ、カテゴリ ベースの追跡では Outlook の連絡先追跡はサポートされていません。
Dynamics 365 カテゴリの追跡済みのものの名前を変更した場合、どのようになりますか?
カテゴリの名前を変更した場合は、サーバー側同期が ID でカテゴリを特定し続け、Outlook アイテムを追跡したり追跡を停止したり使用できます。
Note
代理人シナリオの場合、代理人とプライマリ メールボックスの所有者間のカテゴリ名の違いはサポートされておらず、予期しない動作が発生する可能性があります。 代理人とプライマリ メールボックスの所有者のカテゴリ名を一致させることをお勧めします。
Dynamics 365 カテゴリの追跡済みのものを削除した場合、どのようになりますか?
カテゴリを削除すると、サーバー側同期は、約 15 分後に Exchange サーバーでカテゴリの再作成を試みます。
OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems を初めて有効にすると、以前追跡したアイテムは、Dynamics 365 カテゴリの追跡済みのものに割り当てられますか?
いいえ、サーバー側同期は、既に追跡したアイテムにカテゴリを割り当てた時点には戻りません。
Outlook の会話スレッドに Dynamics 365 カテゴリに追跡済みのものを割り当てた場合、どのようになりますか?
Dynamics 365 の追跡として会話スレッドを分類した場合、そのスレッドのすべての電子メールは、カテゴリに割り当てられてるため、追跡されます。
Dynamics 365 の追跡カテゴリを定期的な予定に割り当てることはできますか?
Dynamics 365 の追跡として定期的な予定を分類した場合、その予定の個々の環境は、カテゴリに割り当てられ、追跡されます。
追跡対象のメールが失敗したときにどうなりますか?
既定では、失敗した自動追跡対象の電子メールは、新しい同期サイクル (約 15 分ごと) で再試行されます。 再試行は、最大 5 回実行されます。 5 回の試行の後再試行に失敗した場合、電子メールにはカテゴリ Dynamics 365 への追跡 (配信不能) が割り当てられ、それ以上再試行は実行されません。 次のエラーで失敗した自動追跡対象の電子メールが再試行されます。
- メールのプロモーションが顧客環境で構成されたプラグインが原因で失敗します。
- メールのプロモーションが、顧客管理アプリまたは Microsoft Exchange からのタイムアウトのために失敗します。
- メールが InvalidSender または不明な決定のために拒否されます。
- キューの所有者に正しいセキュリティ ロールが割り当てられていない場合、メールは失敗し、配信できません。 正しいセキュリティ ロールがないと、所有者はキューによって追跡されたメール レコードを所有できません。
5 回の再試行の後、電子メールのプロモーションの失敗の原因がプラグイン エラーであった場合、プラグインを修正してください。 次に、Dynamics 365 に追跡カテゴリを割り当てて配信されなかった電子メールを手動で追跡し、Customer Engagement アプリで追跡されるようにします。
OrgDBOrgSetting を通じて、カテゴリ ベースの追跡を削除する方法
特別な Dynamics 365 の追跡 Outlook カテゴリを無効にするには、組織の OrgDBOrgSetting を有効にする必要があります。 Customer Engagement アプリは、OrgDBOrgSettings ツールを使用して、管理者が以前レジストリ実装に設定される特殊な更新プログラムを実装できるようにします。
- このツールを展開する手順として、この記事 の指示に従ってください。
- このツールを展開した後、OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems を無効にします。
- OrgDBOrgSetting を無効にすると、約 15 分後に、サーバー側同期を有効にしていた組織のすべての Exchange メールボックスで、Dynamics 365 の追跡カテゴリを削除します。
また このツール を使って、OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems を編集することもできます。