メールヒントについて
適用先: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
トピックの最終更新日: 2015-03-09
メール ヒントは、メッセージの作成中にユーザーに表示される情報メッセージです。Microsoft Exchange Server 2010 は、メッセージを受け取る受信者の一覧を含めて、メッセージを分析します。潜在的な問題を検出すると、ユーザーがメッセージを送信する前にユーザーにメール ヒントで通知します。送信者はメール ヒントが提供する情報を利用して、望ましくない状況や配信不能レポート (NDR) を回避するために作成しているメッセージを調整することができます。
あらゆるメッセージング環境で、次のような一般によくある非生産的メッセージ シナリオがあります。
メッセージ サイズ制限やメッセージあたりの最大受信者数など、組織で構成した制限に違反するメッセージによって NDR が生成される。
存在しない受信者、制限されている受信者、またはメールボックスが一杯になっているユーザーに送信されたメッセージによって NDR が生成される。
自動応答が構成されているユーザーにメッセージを送信しようとしている。
これらのすべてのシナリオで、ユーザーはメッセージを送信し、メッセージが配信されることを期待するものの、メッセージが配信されないことを通知する応答を受け取ることになります。自動応答など、最もうまくいったシナリオでもこれらのイベントによって生産性が失われます。NDR が生成されるというこのシナリオに至っては、ヘルプ デスクへの問い合わせというコストのかかる結果になります。
メッセージの送信によってエラーが発生することはなくても、望ましくない、やっかいな事態に陥る可能性がある次のようなシナリオもあります。
メッセージが非常に大きな配布グループに送信された。
メッセージが不適切な配布グループに送信された。
メッセージが組織外部の受信者に誤って送信された。
BCC 受信者として受け取ったメッセージに対して [全員へ返信] を選択する
メッセージの作成中に、メッセージを送信した場合に起こりうる事態をユーザーに通知することで、問題を含むこれらすべてのシナリオに陥ることを防止することができます。たとえば、送信しようとしているメッセージのサイズが企業ポリシーを超えていることを送信者が認識すれば、送信者はそのメッセージを送信しないはずです。同様に、送信しようとしているメッセージが組織外部の人間に配信されることが送信者に通知されれば、送信者は、おそらくメッセージの内容や文章の調子を適切なものにするはずです。
上記のシナリオに対処することにより、メール ヒントは以下を実現することに役立ちます。
NDR の生成を防止することで、メッセージの処理と保存にかかるコストを削減します。
NDR によって発生するヘルプ デスクへの問い合わせ件数を削減します。
電子メール メッセージの送信、自動応答の受信、そのメッセージのリダイレクト、といった循環をなくし、成功しない通信を回避することで生産性を向上させます。
送信されるメッセージに制限を設定するような、組織内で構成されたさまざまなポリシーについて、電子メール メッセージの作成時にユーザーに通知します。
適切な配布グループをユーザーに指示します。
組織外部の人間に不用意に情報を開示することのリスクを削減します。
重要
メール ヒントは、特定のポリシーを適用するためのものではありません。メール ヒントは作成中のメッセージの性質を送信者に通知して、送信者が必要な調整を行えるようにします。
メール ヒントに関連する管理タスクについては、「メール ヒントの管理」を参照してください。
Exchange 2010 のメール ヒント
次の表は、Exchange 2010 のメール ヒントの一覧です。
Exchange 2010 メール ヒント
| メール ヒント | シナリオ |
|---|---|
無効な内部受信者 |
"無効な内部受信者" メール ヒントは、組織の内部にいるとして表示されるが Active Directory には存在しない受信者を送信者が追加する場合に表示されます。 送信者がメッセージの送信先として、会社を既に退職しているが、名前解決キャッシュに存在していたり、送信者の連絡先フォルダーのエントリに存在していたりするために、アドレス解決されたユーザーを指定している場合に、このメール ヒントが発生する可能性があります。また、Exchange が権限を持ち、既存の受信者にアドレス解決されるドメインを持つ SMTP アドレスを送信者が入力した場合も、このメール ヒントが発生する可能性があります。 このメール ヒントは無効な受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 |
メールボックスがいっぱい |
"メールボックスがいっぱい" メール ヒントは、メールボックスがいっぱいになっている受信者を送信者が追加し、指定サイズを超えたメールボックスに対して組織が受信禁止制限を実装している場合に表示されます。 このメール ヒントはメールボックスがいっぱいになっている受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 |
自動応答 |
"自動応答" メール ヒントは、自動応答をオンにしている受信者を送信者が追加した場合に表示されます。 メール ヒントは受信者が自動応答をオンにしていることを示し、さらに受信者が構成している自動応答の最初の 250 文字も表示します。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 ユーザーのメールボックスの一部が Exchange Online 上にホストされていて Exchange Online シナリオと共存している場合、組織のリモート部分を表しているリモート ドメイン オブジェクトの設定は、このメール ヒントの処理方法に直接影響します。 Exchange 2010 では、ユーザーが内部および外部の送信者に対してさまざまな自動応答を構成できます。リモート ドメインが内部ドメインとして構成されると (リモート ドメイン オブジェクトの IsInternal パラメーターを |
カスタム |
カスタム メール ヒントは、カスタマイズしたメール ヒントを構成している受信者を送信者が追加した場合に表示されます。 カスタム メール ヒントは、受信者に関する特定の情報を提供するのに便利です。たとえば、配布グループ用のカスタム メール ヒントを作成して、誤用を防ぐためにそのカスタム メール ヒントの目的を説明できます。 既定で、カスタム メール ヒントは、送信者が該当する受信者への送信を許可されない場合には表示されません。その場合は、"制限された受信者" メール ヒントが表示されます。ただし、この構成を変更して、カスタム メール ヒントを表示することも可能です。カスタム メール ヒントの構成の詳細については、「受信者のカスタム メール ヒントを構成する」を参照してください。 |
制限を構成した受信者 |
"制限を構成した受信者" メール ヒントは、特定の送信者がメッセージを送信することを禁止するように配信の制限を構成している受信者を、これに該当する送信者が追加する場合に表示されます。 メール ヒントは、送信者がメッセージの送信を許可されていない受信者を示し、送信者がメッセージから該当する受信者を削除できるようにします。このメール ヒントは、送信者に対して、送信した場合でもメッセージは配信されないことも明確に通知します。 制限を構成した受信者が外部受信者である場合や、外部受信者が含まれている配布グループである場合、送信者にはこの情報も提供されます。ただし必要に応じて、次のメール ヒントは無効になります。
|
外部受信者 |
"外部受信者" メール ヒントは、送信者が外部の受信者を追加するか、外部受信者が含まれている配布グループを追加する場合に表示されます。 このメール ヒントは、送信者が作成しているメッセージが組織から外部に送信される場合に送信者に通知し、送信者がメッセージの表現の仕方、文章の調子、内容が適切であるかどうかを判断するのに役立ちします。 既定では、このメール ヒントは無効になっています。このメール ヒントは、Set-OrganizationConfig コマンドレットを使用して有効にできます。詳細については、「メール ヒントの組織設定を構成する」を参照してください。 ユーザーのメールボックスの一部が Exchange Online 上にホストされていて Exchange Online シナリオと共存している場合、組織のリモート部分を表しているリモート ドメイン オブジェクトの設定は、このメール ヒントの処理方法に直接影響します。 リモート ドメインが内部ドメインとして構成されると (リモート ドメイン オブジェクトの IsInternal パラメーターを 注意 リモート ドメインの配布グループ宛てのメッセージを作成する場合、このメール ヒントは評価されません。 |
多数の対象ユーザー |
"多数の対象ユーザー" メール ヒントは、送信者が、組織で構成している大きな対象サイズを超える配布グループを追加する場合に表示されます。既定で、Exchange は、メンバーが 25 人を超える配布グループへのメッセージに対してこのメール ヒントを表示します。組織の大きな対象サイズの構成の詳細については、「メール ヒントの組織設定を構成する」を参照してください。 配布グループのサイズはその都度計算されるのではなく、配布グループの情報をグループ測定値データから読み取ります。グループ測定値の詳細については、「グループ測定値について」を参照してください。 |
モデレート受信者 |
"モデレート受信者" メール ヒントは、モデレート対象の受信者を送信者が追加した場合に表示されます。 このメール ヒントは、モデレート対象の受信者を示し、このメッセージを送信すると、送信者に配信に遅延が生じる可能性があることを通知します。 送信者がモデレーターでもある場合、このメール ヒントは表示されません。受信者の [受信を許可する送信者] リストに送信者の名前を追加することで、送信者が受信者へのメッセージ送信を明示的に許可されている場合にも、このメール ヒントは表示されません。 |
BCC の全員に返信 |
"Bcc の全員に返信" メール ヒントは、送信者がメッセージの Bcc コピーを受信し、[全員に返信] をクリックした場合に表示されます。 このようなメッセージに対してユーザーが [全員に返信] をクリックすると、ユーザーがこのメッセージの Bcc を受信したことが、メッセージが送信された残りの対象ユーザーに明らかになります。ほとんどの場合でこのようなことは望ましくない事態であり、このメール ヒントがユーザーにこの状態を通知します。 注意 このメール ヒントは Microsoft Office Outlook Web App でのみサポートされています。 |
最大サイズを超えるメッセージ |
"最大サイズを超えるメッセージ" メール ヒントは、送信者が作成しているメッセージが、組織内で構成済みのメッセージ サイズ制限を超えた場合に表示されます。 メール ヒントは、メッセージ サイズが以下のいずれかのサイズ制限に違反した場合に表示されます。
注意 実装が複雑であるため、組織内のコネクタのメッセージ サイズ制限は考慮されていません。。 注意 このメール ヒントは Outlook Web App では表示されません。 |
メール ヒントのアーキテクチャ
メール ヒントは、Exchange 2010 では Web サービスとして実装されます。送信者がメッセージを作成している際に、クライアント ソフトウェアは、メール ヒント一覧を取得するために、Exchange Web サービスに、クライアント アクセス サーバーの役割をインストールしている Exchange 2010 を実行するサーバーを呼び出させます。Exchange 2010 サーバーは応答しそのメッセージに適用するメール ヒントのリストを返し、クライアント ソフトウェアはそのメール ヒントを送信者に表示します。
次のメッセージ クライアントがメール ヒントをサポートしています。
Outlook Web App
Microsoft Outlook 2010
送信者による次のアクションによって、評価または更新されるメール ヒントがトリガーされます。
受信者の追加
添付ファイルの追加
返信または全員に返信
既に受信者にアドレス指定されているメッセージを [下書き] フォルダーから開く
クライアントはメール ヒントをキャッシュし、同じ受信者を削除または追加することによってクライアントが再度クライアント アクセス サーバーを照会しないようにします。
クライアント アクセス サーバーが照会されると、サーバーは適用可能なメール ヒントのリストを作成し、すべてのメール ヒントを一度に返します。この結果、すべてのメール ヒントが一度に 1 つのメール ヒントが到着するのではなく、すべてのメール ヒントがユーザーに同時に表示されることになり、送信者を混乱させることになります。
クライアント アクセス サーバーは次のソースを使用して、特定のメーセージのメール ヒントを作成します。
Active Directory
受信者のメールボックス
ローカルのグループ測定値データ
次の図に示すように、送信者がメッセージに受信者を追加するたびに、メール ヒントを評価するイベントが次々に発生します。
メール ヒントの評価
.gif "メール ヒント評価ワークフロー")
前述の図に示すように、以下の処理が実行されます。
メール クライアントは、クライアント アクセス サーバー上の Web サービスを照会して、メッセージ内の受信者に適用するメール ヒントを収集します。
クライアント アクセス サーバーは、メール ヒント データを収集します。
クライアント アクセス サーバーは Active Directory を照会して、グループ測定値データを読み取ります。
受信者のメールボックスがローカル サイトのメールボックス サーバー上にある場合、クライアント アクセス サーバーはメールボックス サーバーを照会して、"自動応答" と "メールボックスがいっぱい" メール ヒントを収集します。受信者のメールボックスが別のサイトにある場合、クライアント アクセス サーバーは、リモート サイトのクライアント アクセス サーバーからのメール ヒント情報を要求します。
リモート サイトのクライアント アクセス サーバーはローカル メールボックス サーバーに照会して、メール ヒント データを収集します。
リモートのクライアント アクセス サーバーは、要求元のクライアント アクセス サーバーに結果をプロキシします。
クライアント アクセス サーバーはクライアントにメール ヒント データを返します。
メール ヒントの制限
メール ヒントは次の制限に従います。
メール ヒントは、Outlook でオフライン モードで動作している場合はサポートされません。
メッセージを配布グループにアドレス指定している場合、その配布グループのメンバーである各受信者のメール ヒントは評価されません。ただし、メンバーの誰かが外部受信者である場合は、"外部受信者" メール ヒントが表示されます。このとき送信者に対して、配布グループ内の外部受信者の数が示されます。
メッセージを 200 人を超える受信者にアドレス指定すると、パフォーマンス上の理由から、各メールボックスのメール ヒントは評価されません。
カスタム メール ヒントは 250 文字に制限されます。
送信者がメッセージの作成を開始して、そのメッセージを長時間開いたままにすると、"自動応答" と "メールボックスがいっぱい" メール ヒントが 2 時間おきに評価されます。
複雑なトポロジのメール ヒント
受信者のメールボックス データに依存するメール ヒントは、該当する受信者を保持するメールボックス サーバーに接続して、評価されます。"メールボックスがいっぱい" と "自動応答" メール ヒントはこのカテゴリに含まれます。このようなメール ヒントの場合、クライアント アクセス サーバーは、受信者が同じサイト内に存在する場合に限り、RPC を使用してメールボックス サーバーに直接照会します。他のサイトまたはフォレストに存在する受信者の場合、この情報はクライアント アクセス サーバー間のサーバー間 Web 要求を介して収集されます。
組織の関係にわたるメール ヒント
Microsoft Exchange Server 2010 Service Pack 1 (SP1) では、Exchange Online または他の組織と、組織の関係を構成できます。組織の関係を構築すると、2 つの組織間での空き時間情報データの共有、セキュリティ保護されたメッセージの流れの構成、および 2 つの組織にまたがったメッセージの追跡の有効化を含む機能で他の組織を扱うことにより、ユーザー エクスペリエンスを向上させることができます。組織の関係の詳細については、「フェデレーションについて」を参照してください。
組織の関係にわたってメール ヒントを有効化すると、ローカルのクライアント アクセス サーバーは、リモート組織のクライアント アクセス サーバーをプロキシします。動作は、リモート Active Directory サイトで、メールボックス固有のメール ヒントが処理される方法に似ています。1 つの違いは、クライアント アクセス サーバーは、メールボックス固有のメール ヒントに限らず、組織の関係にわたるすべてのメール ヒントの種類をプロキシするという点です。
返されるメール ヒントを単に許可または拒否することに加えて、組織の関係に渡ってどの種類のメール ヒントを返すかを詳細に制御できます。これらの設定の詳細については、次の 2 つのセクションで説明します。
メール ヒントのアクセス レベルを制御する
組織の関係を確立することには多くの理由があります。特定の状況では、ある種のメール ヒントを制限することもできます。特に、すべてのメール ヒントを返すか、または NDR を回避するために限られたセットだけを返すかを選択できます。この設定は、Set-OrganizationRelationship コマンドレットに MailTipsAccessLevel パラメーターを指定することで、構成できます。次の表では、組織の関係にわたってどのメール ヒントが返されるかを示します。
| メール ヒント | すべて | 制限付き |
|---|---|---|
多数の対象ユーザー |
可 |
不可 |
自動応答 |
可 受信者のドメインが内部として指定されている場合、内部の自動応答が表示されます。それ以外の場合、外部の自動応答が表示されます。 |
可 外部の自動応答が表示されます。 |
モデレート受信者 |
可 |
不可 |
最大サイズを超えるメッセージ |
可 |
可 |
制限を構成した受信者 |
可 |
可 |
メールボックスがいっぱい |
可 |
不可 |
カスタムのメール ヒント |
可 |
不可 |
外部受信者 |
可 受信者のリモート ドメインが内部として指定されている場合、メール ヒントは抑制されます。それ以外の場合、外部のメール ヒントが返されます。 |
可 受信者のリモート ドメインが内部として指定されている場合、メール ヒントは抑制されます。それ以外の場合、外部のメール ヒントが返されます。 |
メール ヒントのアクセス レベルを構成する方法については、「メール ヒントの組織設定を構成する」を参照してください。
メール ヒントのアクセス範囲を制御する
組織の関係にまたがるメール ヒントを有効にして、アクセス レベルを All に設定する場合、受信者に固有のメール ヒント、メールボックスがいっぱい、自動応答、およびカスタムのメール ヒントは、すべてのユーザーに返されます。ただし、それらのメール ヒントを特定のユーザーのセットに許可することもできます。例えば、パートナーと組織の関係を設定する場合、これらのメール ヒントを、そのパートナーと一緒に作業するユーザーだけに許可することができます。
これを達成するには、最初にグループを作成し、受信者に固有のメール ヒントを共有するすべてのユーザーをそのグループに追加します。組織の関係で、そのグループを指定できます。
この制限を実装した後、クライアント アクセス サーバーは最初に、メール ヒントのクエリの受信者が、このグループのメンバーであるかどうかを確認します。受信者がこのグループのメンバーの場合、クライアント アクセス サーバーは、受信者に固有のメール ヒントを含むすべてのメール ヒントをプロキシします。それ以外の場合、受信者に固有のメール ヒントは応答に含まれません。
メール ヒントのアクセス レベルを構成する方法については、「メール ヒントの組織設定を構成する」を参照してください。
パフォーマンスとスケーラビリティ
次の表は、メール ヒントに関するいくつかの一般的なパフォーマンス問題と、問題への対処方法を示しています。
メール ヒントに関する一般的なパフォーマンス問題
| パフォーマンス問題 | 問題の軽減 |
|---|---|
配布グループと動的配布グループのサイズを検出することや、これらの配布グループに外部受信者が含まれているかどうかを検出することは、やっかいな作業に思えます。 |
メッセージの作成中は配布グループと動的配布グループは評価されません。この情報はグループ測定値サービスによって毎日計算され、すべてのクライアント アクセス サーバーに配布されます。詳細については、「グループ測定値について」を参照してください。 |
多数の受信者を設定したメッセージ内のすべての受信者の配信制限を検出することは、非常に多くのリソースを消費する可能性があります。 |
1 つのメッセージの配信に 200 人を超える受信者を設定すると、配信制限は評価されません。また、配布グループと動的配布グループのメンバーの配信制限は評価されません。配信制限が評価されるのは、メッセージに明示的に追加される受信者のみです。 ユーザーが配布グループを展開すると、受信者の合計数が 200 人を超えない限りすべてのメンバーの配信制限が評価されます。 |
複雑なトポロジの各種サイトから情報を収集する場合、処理時間が長くなる可能性があります。 |
10 秒以内に要求した情報が返されないと操作はタイムアウトします。Exchange では、10 秒が経過すると、送信者に新しいメール ヒントは表示されません。 |
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