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使用されていない Web サイトの管理 (Office SharePoint Server)

  • [アーティクル]

使用されていない Web サイトは、指定された期間アクティブでない状態が続くと削除されます。このシナリオでは、90 日後にサイトが使用中かどうかを確認する電子メール通知がサイト所有者に送信されます。削除するか、サイトに他の操作を実行するかは、所有者の応答によって決まります。未確認のサイト コレクションを自動的に削除することもできます。この機能は、SharePoint サーバーの全体管理 Web サイトで有効化および構成できます。

サイトの使用確認と削除を使用すると、必要なくなったサイトを識別でき、環境をきれいな状態にしておくのに役立ちます。この機能は、サイトの所有者に電子メール メッセージを自動的に送信して、サイトがアクティブかどうかを確認します。指定した期間中に指定した数のメッセージを送信しても所有者が電子メール メッセージに応答しなければ、そのサイトは削除できます。

この機能を使用するには、送信メールの設定を構成する必要があります。

送信メールの設定を構成する前に、次のことを決定してください。

  • サイトが非アクティブかどうかを確認するまでに待つ期間。チームまたはプロジェクト サイトに対する既定の期間はサイト作成後 90 日ですが、所有者に対しては期間を長くする必要があります。所有者に対しては、最短で 30 日、最長で 365 日の通知期間を設定できます。

  • サイトが非アクティブかどうかを確認するために、サイトの所有者に電子メール メッセージを送信する頻度。最初の電子メール メッセージの後、サイト所有者が応答しない場合は、毎日、毎週、または毎月、追加の通知を送り続けることができます。

  • 使用されていないサイトを自動的に削除するかどうか。サイト所有者が複数の電子メール メッセージに応答しない場合、サイトを自動的に削除するかどうかを指定します。自動的に削除する場合は、まずバックアップを作成することをお勧めします。そのためには、バックアップが定期的に実行されるようにします。これは既定では行われません。Office SharePoint Server 2007 のソフトウェア開発キットを使用してこの機能をカスタマイズすると、サイトの削除前に自動的にバックアップが実行されるようになります。

Microsoft Office SharePoint Server の詳細については、「SharePoint Server 2007 SDK: ソフトウェア開発キットおよびエンタープライズ コンテンツ管理スタータ キット」を参照してください。

  • 使用されていないサイトを自動的に削除する場合、実際に削除する前に、サイトの所有者に送信する電子メールの数。既定では、サイトを削除する前に毎日 1 回、計 28 通が送信されますが、この数は必要に応じて増減できます。毎日 1 回の場合、最低で 28 通、最高で 168 通の通知を送信できます。週に 1 回の場合は 4 ～ 24 通、月に 1 回の場合は 2 ～ 6 通の通知を、サイト所有者に送信できます。

この電子メール通知には、サイト コレクションがアクティブまたは非アクティブであることを確認するためのリンクが含まれています。サイト コレクション所有者に電子メール通知が送信された後は、次の 3 つの可能性があります。

  • サイトが使用中の場合、サイト コレクションがアクティブであることをサイト コレクション所有者が確認し、サイト コレクションは保持されます。所有者が確認のリンクをクリックすると、サイトの証明日付が更新されます。

  • サイト コレクションが使用されていない場合、所有者は、電子メール通知の指示に従ってサイト コレクションを削除するか、または、サイト所有者からの応答を受信するまで待機した後、必要なアクションを実行できます。所有者がサイト コレクションが使用中であると確認するかサイト コレクションを削除するまで、サーバー管理者によって指定された間隔に従って定期的な電子メール通知が所有者に送信され続けます。

  • サイト コレクションが使用されておらず、サーバーの管理者が自動削除機能を有効にしている場合、指定した回数の電子メール通知がサイト コレクション所有者に送信されます。サイト コレクション所有者がサイト コレクションの状態を確認しないと、サイト コレクションは自動的に削除されます。

サイトの自動削除に対する保護手段として、次のベスト プラクティスをお勧めします。

  • ユーザーによるサイト コレクションの作成時に、代理の連絡先を必須にします。

既定では、サイト コレクション作成者がサイト コレクション所有者として表示されます。構成によっては、サイト コレクションの代理の連絡先も指定する必要があります。確認通知は、サイト コレクション所有者および代理の連絡先 (指定されている場合) に自動的に送信されます。

  • 休暇や不在の予定を周知します。

たとえば、サイト コレクション所有者が 4 週間不在にする場合、週 1 回の確認に 4 回応答がない場合にサイト コレクションを削除するようにサーバー管理者が設定していると、所有者がサイト利用状況を確認する前にサイトが削除されてしまう可能性があります。

  • サイト コレクションが誤って削除された場合に最新のコピーを復元することができるように、サイト コレクションの定期バックアップがスケジュールされていることを確認します。

注意

自動削除では、サイト コレクションとサイト コレクション内のすべてのサイトから、すべてのコンテンツと情報が完全に削除されます。

この手順を完了するには、ファーム管理者のメンバシップが最低限必要です。

使用されていない Web サイトの管理

使用されていない Web サイトを管理するには、この手順を実行します。

ユーザー インターフェイスを使用した、使用されていない Web サイトの管理

  1. SharePoint サーバーの全体管理 Web サイトで、[アプリケーション構成の管理] をクリックします。

  2. [アプリケーション構成の管理] ページの [SharePoint サイトの管理] セクションで、[サイトの使用確認と削除] をクリックします。

  3. [サイトの使用確認と削除] ページの [Web アプリケーション] セクションで、[Web アプリケーション] の横にある下矢印をクリックし、[Web アプリケーションの変更] をクリックします。

  4. 確認と削除の設定を構成する Web アプリケーション名を選択します。

  5. [確認と自動削除の設定] セクションで次の設定を行います。

    • [使用されていないサイト コレクションの所有者に電子メール通知を送信する] チェック ボックスをオンまたはオフにします。

    • サイトの作成または使用確認後、通知の送信を開始するまでの日数を指定します (最短で 30 日、最長で 365 日)。

    • 電子メール確認通知を送信する頻度を指定します (毎日、毎週、または毎月。既定では毎日)。サイト利用状況のチェックを実行する時刻も指定できます (既定では午前 0 時)。

    • [使用が確認されない場合、自動的にサイト コレクションを削除する] チェック ボックスをオンにします。

    • サイト コレクションの削除前に送信する確認通知の数を指定します (既定では 28 通)。

  6. [OK] をクリックします。

関連項目

概念

クォータ テンプレートを作成する
クォータ テンプレートを変更する
クォータ テンプレートを削除する
サイトをロックおよびロック解除する
削除済みデータ バックアップのクォータの構成

その他のリソース

サイトのメンテナンスおよび管理を計画する (Windows SharePoint Services)
サイトの使用確認と自動削除 : Stsadm プロパティ (Office SharePoint Server)