ワークフローをリストまたはドキュメント ライブラリに追加する
サイトまたはサイト コレクションのワークフローをアクティブにした後、ワークフローとリストまたはライブラリと関連付けて (つまり追加して)、ワークフローを構成します。たとえば、定義済みの送信ワークフローに基づいて、2 つの承認ワークフローを 1 つのドキュメント ライブラリと関連付ける場合があります。1 つの承認ワークフローでは提案を校閲者に送信し、もう 1 つのワークフローでは提案を関係役員に送信します。
この手順を実行する前に、以下を参照してください。
リストまたはライブラリにワークフローを追加する
リストまたはドキュメント ライブラリにワークフローを追加するときは、ワークフローの名前の指定、ワークフロー タスクの選択、参加者の指定、通知メールの作成、開始パラメータの指定、および完了アクティビティの選択を行います。
重要
この手順を実行するには、Farm Administrators SharePoint グループのメンバである必要があります。
リストまたはライブラリにワークフローを追加する
ワークフローを追加するドキュメント ライブラリまたはリストに移動します。
[設定] メニューで、[リストの設定] をクリックします。
[カスタマイズ] ページで、[権限と管理] 列の [ワークフロー設定] をクリックします。
ワークフローがリストまたはライブラリと関連付けられていない場合は、ワークフローの追加ウィザードが開始します。現在、他のワークフローがリストまたはライブラリと関連付けられている場合は、[ワークフローの追加] をクリックします。
[ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションにある [ワークフロー テンプレートの選択] リストから、使用するワークフロー名を選択します。
[名前] セクションに、ワークフローの固有の名前を入力します。この名前は、サイト ユーザーがワークフローを識別するために使用されます。
[タスク リスト] セクションで、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。
注意
既定のタスク リストを使用するか、新しいタスク リストを作成します。既定のタスク リストを使用する場合、ワークフロー使用者は、[タスク] リストの [自分のタスク] ビューを使用して、簡単にワークフロー タスクを検索して表示できます。このワークフローのタスクで、既定のタスク リストとは区別する必要があるデータ (取り扱いに注意を要する情報や機密データ) が表示される場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。
[履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローのインスタンス化が個々に実行されている間に発生するすべてのイベントが表示されます。
注意
既定の履歴リストを使用するか、または新しい履歴リストを作成できます。SharePoint リストが 2000 アイテムを超えると、サイトのパフォーマンスが損なわれることがあります。多くのワークフローを必要とする組織の場合、パフォーマンス問題が発生しないようにするには、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成することを検討してください。
[開始オプション] セクションで、ワークフローを開始する方法 (自動または手動)、時期 (アイテムの更新、作成、または両方)、担当者を指定します。使用できる開始オプションは、ワークフロー テンプレートに基づいて決まるので、ワークフローごとに異なります。
注意
既定では、アイテムの編集権限を持つユーザーは、ワークフローを開始できます。[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] を指定した場合は、リスト管理者 (すなわち、リストの管理権限または Web デザイナ権限を持つユーザー) だけがワークフローのインスタンスを開始できます。ほとんどのワークフローでは、この制限は必要ありません。ただし、ドキュメントの削除など、特定のユーザーだけが実行できるタスクを含んだワークフローについては、この設定を使用できます。
[次へ] をクリックして、必要に応じてワークフロー固有の設定を構成します。
ワークフロー固有の設定を構成した後、[OK] をクリックして、リストまたはライブラリへのワークフローの追加を完了します。