バージョン管理、コンテンツ承認、およびチェックアウトの計画 (SharePoint Foundation 2010)
適用先: SharePoint Foundation 2010
ここでは、ドキュメントのライフ サイクル全体でドキュメントのバージョンを管理するために、Microsoft SharePoint Foundation 2010 でのバージョン管理、コンテンツの承認、およびチェックアウトを計画する方法について説明します。
この記事の内容
バージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウトについて
バージョン管理を計画する
コンテンツの承認を計画する
チェックアウトとチェックインを計画する
バージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウトについて
SharePoint Foundation 2010 には、ドキュメント ライブラリ内のドキュメントの管理に役立つ以下の機能があります。
バージョン管理は、1 つのドキュメントの連続する反復に番号を付けて保存するための方法です。
コンテンツの承認は、承認者権限を持つサイト メンバーがコンテンツの公開を制御する方法です。
チェックアウトとチェックインは、ドキュメントの新しいバージョンを作成するときに厳密に制御したり、ドキュメントのチェックイン時に変更内容についてコメントを残したりするための方法です。
この記事で説明するコンテンツ制御機能に対する設定は、ドキュメント ライブラリで構成します。これらの設定をソリューション内のライブラリ間で共有するには、コンテンツ制御の設定を含むドキュメント ライブラリ テンプレートを作成します。これにより、新しいライブラリには、コンテンツ制御の決定事項が確実に反映されます。
バージョン管理を計画する
ドキュメント ライブラリの既定のバージョン管理は、サイト コレクション テンプレートに基づいて行われます。ただし、特定の要件に基づくようにドキュメント ライブラリのバージョン管理を構成できます。ライブラリ内のドキュメントの種類に最適なように、ドキュメント ライブラリごとにバージョン管理方法を変えることができます。SharePoint Foundation 2010 には 3 つのバージョン管理オプションがあります。
バージョンを管理しない ドキュメントの以前のバージョンを保存しないことを指定します。バージョン管理を使用しないと、以前のバージョンのドキュメントを取得することはできず、ドキュメントの各反復に付随するコメントが保存されないので、ドキュメントの履歴も保持されません。このオプションは、重要ではないコンテンツまたは変化しないコンテンツを含むドキュメント ライブラリに対して使用します。
メジャー バージョンを作成する 単純なバージョン管理方法 (1、2、3 など) を使用して、ドキュメントの番号付きのバージョンを維持することを指定します。記憶域に対する影響を制御するため、保持する以前のバージョンの数を、現在のバージョンから遡って数えて指定できます。
メジャー バージョン管理の場合は、ドキュメントの新しいバージョンが保存されるたびに、そのドキュメント ライブラリに対する権限を持っているすべてのユーザーが、そのコンテンツを見ることができます。このオプションは、ドキュメントの下書きバージョンと公開バージョンを区別する必要がない場合に使用します。たとえば、組織内のワークグループが使用するドキュメント ライブラリでは、各ドキュメントのすべての反復をチームの全員が見ることができる必要がある場合は、メジャー バージョン管理が適しています。
メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する メジャーとマイナーのバージョン管理方法 (1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 など) を使用して、ドキュメントの番号付きのバージョンを維持することを指定します。最後が .0 のバージョンはメジャー バージョンで、最後が 0 以外のバージョンはマイナー バージョンです。現在のバージョンと共に、ドキュメントの以前のメジャー バージョンとマイナー バージョンが保存されます。記憶域に対する影響を制御するため、保持する以前のメジャー バージョンの数を、現在のバージョンから遡って数えて指定できます。また、いくつのメジャー バージョンでそれぞれのマイナー バージョンを保持する必要があるかを指定することもできます。たとえば、2 つのメジャー バージョンに対してマイナー バージョンを保持する必要があると指定した場合、現在のメジャー バージョンが 4.0 であるとすると、3.1 以降のすべてのマイナー バージョンが保持されます。
メジャーとマイナーのバージョン管理では、読み取り権限を持つすべてのユーザーが、ドキュメントのメジャー バージョンを見ることができます。マイナー バージョンを見ることができるユーザーも指定できます。通常は、要素を編集できるユーザーにはマイナー バージョンを表示および操作するための権限を許可し、読み取り権限を持つユーザーはメジャー バージョンだけの表示に制限します。
メジャーとマイナーのバージョン管理は、対象ユーザーが見ることのできる公開コンテンツと、まだ公開できる状態ではない下書きコンテンツを区別したい場合に使用します。たとえば、組織の利益について説明する人事 Web サイトでは、説明を改訂している間は、メジャーとマイナーのバージョン管理を使用して、利益の説明に対する従業員のアクセスを制限します。
注意
どのバージョン管理を選択するかに関係なく、同じドキュメントの複数のバージョンを保持することが記憶域に与える影響を考慮する必要があります。
コンテンツの承認を計画する
対象ユーザーがコンテンツを利用できるようにするプロセスを形式化して制御するには、コンテンツの承認を使用します。たとえば、製品またはサービスの 1 つとしてコンテンツを公開する企業は、コンテンツを公開する前に、法律に関するレビューと承認が必要になる場合があります。また、コンテンツの発行をドキュメントの状態に従ってスケジュールすることもできます。
コンテンツの承認を待っているドキュメントの下書きは、承認待ちの状態になっています。承認者がドキュメントをレビューしてコンテンツを承認すると、読み取り権限を持つサイト ユーザーはそのドキュメントを見ることができるようになります。ドキュメント ライブラリの所有者は、ドキュメント ライブラリに対してコンテンツ承認を有効にすることができ、必要に応じて、承認プロセスを実行するためのワークフローを、ライブラリと関連付けることができます。
ドキュメントが承認のために提出される方法は、ドキュメント ライブラリでのバージョン管理の設定によって異なります。
バージョンを管理しない バージョン管理が使用されていない場合は、ドキュメントに対する変更が保存されると、ドキュメントの状態は承認待ちになります。SharePoint Foundation 2010 は前のバージョンのドキュメントを保持しているので、読み取り権限を持つユーザーはまだドキュメントを見ることができます。承認待ちの変更が承認されると、読み取り権限を持つユーザーは新しいバージョンのドキュメントを見ることができるようになり、前のバージョンは保持されません。
バージョン管理が使用されていない場合は、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされると、そのドキュメントは承認待ち状態のライブラリに追加されて、承認されるまで、読み取り権限を持つユーザーがそのドキュメントを見ることはできません。
メジャー バージョンを作成する メジャー バージョン管理が使用されている場合は、ドキュメントに対する変更が保存されると、ドキュメントの状態は承認待ちになり、読み取り権限を持つユーザーは、前のメジャー バージョンのドキュメントを見ることができます。ドキュメントに対する変更が承認されると、ドキュメントの新しいメジャー バージョンが作成され、読み取り権限を持つサイト ユーザーは新しいメジャー バージョンを見ることができるようになり、前のメジャー バージョンはドキュメントの履歴リストに保存されます。
メジャー バージョン管理が使用されている場合は、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされると、そのドキュメントは承認待ち状態のライブラリに追加され、バージョン 1 として承認されるまで、読み取り権限を持つユーザーがそのドキュメントを見ることはできません。
メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する メジャーとマイナーのバージョン管理が使用されている場合は、ドキュメントに対する変更を保存するときに、作成者は、下書きとしてドキュメントの新しいマイナー バージョンを保存するか、または新しいメジャー バージョンを作成するかを選択でき、後者を選択するとドキュメントの状態が承認待ちに変わります。ドキュメントに対する変更が承認されると、ドキュメントの新しいメジャー バージョンが作成され、読み取り権限を持つサイト ユーザーは新しいメジャー バージョンを見ることができるようになります。メジャーとマイナーのバージョン管理では、ドキュメントのメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方が、ドキュメントの履歴リストで保持されます。
メジャーとマイナーのバージョン管理が使用されている場合は、新しいドキュメントをドキュメント ライブラリにアップロードするときに、作成者は、ドキュメントをバージョン 0.1 として下書き状態でライブラリに追加することも、直ちに承認を要求することもできます。後者の場合は、ドキュメントの状態が承認待ちになります。
チェックアウトとチェックインを計画する
ドキュメントを編集する前にドキュメント ライブラリからドキュメントをチェックアウトするようにユーザーに要求できます。このようにすることは常に推奨されます。チェックインとチェックアウトを必要にすると、以下のような利点があります。
ドキュメントのバージョンが作成されるタイミングを、より適切に制御できます。ドキュメントがチェックアウトされているとき、作成者はチェックインしなくてもドキュメントを保存できます。ドキュメント ライブラリの他のユーザーはこの変更を見ることはできず、新しいバージョンは作成されません。新しいバージョン (他のユーザーも見ることができる) は、作成者がドキュメントをチェックインしたときにのみ作成されます。これにより、作成者は、いっそう柔軟に、適切な制御を行うことができます。
メタデータをいっそう取得しやすくなります。ドキュメントをチェックインするとき、作成者はドキュメントに対して行った変更を説明するコメントを書くことができます。これにより、ドキュメントに対して行われた変更の最新状態がわかる履歴レコードが作成されるようになります。
ドキュメントを編集するときにユーザーがチェックインとチェックアウトを行う必要があるソリューションの場合、Microsoft Office 2010 のクライアント アプリケーションには、そのアクションをサポートする機能が含まれます。ドキュメントのチェックアウト、チェックアウトの取り消し、ドキュメントのチェックインを、ユーザーは Office 2010 クライアント アプリケーションから行うことができます。
チェックアウトされたドキュメントは、ユーザーの [マイ ドキュメント] フォルダーの "SharePoint 上のファイルの下書き" という名前のサブフォルダーに保存されます。このフォルダーは Office 2010 に表示されます。ドキュメントをチェックアウトしている間、ユーザーが編集を保存できるのはこのローカル フォルダーだけです。ユーザーがドキュメントをチェックインすると、ドキュメントはサーバー上の元の場所に再び保存されます。
Office 2010 クライアント アプリケーションでは、ユーザーはコンテンツ編集オプションを変更することで、チェックアウトしたドキュメントをサーバー上に残しておくことができます。