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ユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析する (SharePoint Foundation 2010)

  • [アーティクル]

 

適用先: SharePoint Foundation 2010

ドキュメント管理ソリューションを計画する際の最初の手順は、ユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析することです。ここでは、Microsoft SharePoint Foundation 2010 に基づくソリューションに関するユーザーの特定およびドキュメントの使用状況の分析について説明します。

この記事の内容

  • ユーザーを特定する

  • ドキュメントの使用状況を分析する

  • ワークシート

この記事を読む前に、「ドキュメント管理の概要 (SharePoint Foundation 2010)」で説明されているドキュメント管理計画プロセスについて理解しておく必要があります。

ユーザーを特定する

ドキュメント管理ソリューションの関係者と参加者を特定する場合、この情報を収集するためにアンケートを使用できます。たとえば、アンケートに以下のような設問を含めることができます。

  • 組織内でのドキュメントの作成者

  • 作成するドキュメントの種類

  • ドキュメントのユーザーのロール

    • ドキュメントの校閲者

    • ドキュメントの編集者

    • ドキュメントの使用者

    • ドキュメントの発行承認者

    • ドキュメントのホストに使用する Web サイトのデザイン担当者

    • ドキュメントを保存するサーバーの展開および保守の担当者

コンテンツの関係者を特定することで、ドキュメント管理ソリューションが包括的なものになり、企業のコンテンツのニーズとプロセスに合わせてサイトおよびドキュメント ライブラリをデザインできるようになります。

ドキュメントの使用状況を分析する

コンテンツの関係者を特定したら、その関係者から、ドキュメントが組織内でどのように使用されているのかを分析する際に役立つ情報を収集します。分析によって以下の情報を確認できるので、この作業は計画プロセスにおいて重要な部分を占めます。

  • ドキュメント ライブラリをどのように構造化するか。

  • 使用するサイト テンプレート。

  • 必要なサイトの数。

  • ソリューションを実装するために必要となる、物理的なサーバー トポロジ。

収集する情報は以下のとおりです。

  • ドキュメントの種類 (株式リサーチ メモ、従業員の業績評価、内部メモ、製品仕様など)。

  • 各種ドキュメントの目的 ("裏付けとなるデータと共にエクイティに関する推奨事項を顧客に提供する" など)。

  • 各種ドキュメントの作成者 (個人名ではなく、"財務アナリスト"、"プロダクト マネージャー" など、作成者のロールのリストを作成すると有益です)。

  • 各種ドキュメントのユーザー ("顧客" または "チーム メンバー")。

  • ドキュメントの形式。ライフ サイクル中の任意の時点でドキュメントの形式を変換する必要がある場合は、その情報を記録します。

  • ドキュメントのライフ サイクルに適用される別のロール ("技術校閲者" または "コピー編集者")。

  • ドキュメントの場所 ("クライアント コンピューター"、"Web サーバー"、"ファイル サーバー" など)。この設問には複数の回答がある場合があります。たとえば、ドキュメントがクライアント コンピューターで作成されてから、Web サーバーに発行される場合などです。

以下は、企業内の 2 つの異なる組織から収集され、ワークシートに記録される情報の例を示したものです。

型 用途 作成者 ユーザー ロール 形式 その他のロール 場所

株式リサーチ メモ

主要な顧客に、株式の売買に関する財務サービス ガイダンスを提供する

財務アナリスト

顧客

DOCX (作成者用)、PDF (発行用)

校閲者 (技術)、校閲者 (法務)、承認者、コピー編集者、サイト管理者

  • 作成サイト

  • テスト サイト

分析   作成形式と発行形式が異なるので、形式変換が必要です。校閲者の数が多い場合は、1 つ以上のワークフロー (サーバーに実装されているビジネス プロセス) が必要です。2 つのサイト (作成およびテスト) には、コンテンツをあるサイトから別のサイトに移動するためのメカニズムが必要です。

型 用途 作成者 ユーザー ロール 形式 その他のロール 場所

従業員の業績評価

従業員の業績を評価する (自己評価とマネージャーの評価を含む)

インフォメーション ワーカー、マネージャー

マネージャー、人事担当者

.DOC

校閲者 (人事)、校閲者 (法務)、承認者 (上級マネージャー)

  • クライアント コンピューター

  • 電子メール サーバー (添付ファイルとして)

  • 企業 Web サーバー

分析   2 人の作成者と複数の校閲者がいるので、1 つ以上のワークフローが必要です。

ワークシート

この記事で説明した情報を記録するには、以下のワークシートを使用します。