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ドキュメント管理の概要 (SharePoint Foundation 2010)

  • [アーティクル]

 

適用先: SharePoint Foundation 2010

ここでは、Microsoft SharePoint Foundation 2010 に基づくドキュメント管理ソリューションのさまざまな要素の概要について説明します。

この記事の内容

  • ドキュメント管理システムの要素

  • 計画プロセス

ドキュメント管理は、組織内のドキュメントのライフ サイクル (ドキュメントを作成、レビュー、発行する方法、および最終的にドキュメントを廃棄または維持する方法) を制御します。"管理" という用語は、組織の上層部によって情報が制御されていることを意味しますが、効果的なドキュメント管理システムは、そのシステムを使用する組織の文化を反映している必要があります。ドキュメント管理に使用するツールは、ドキュメントのライフ サイクルを細かく管理できる方が企業の文化と目標に合っている場合はそのように管理でき、同時に、より緩やかに構造化されたシステムの方が企業に適している場合はそのようなシステムも実装できるように、柔軟である必要があります。

ドキュメント管理システムの要素

効果的なドキュメント管理ソリューションでは、以下の要素を指定します。

  • 組織内で作成できるドキュメントおよびその他のコンテンツの種類。

  • 各種ドキュメントで使用するテンプレート。

  • 各種ドキュメントに提供するメタデータ。

  • ドキュメントのライフ サイクルの各段階で、ドキュメントを保存する場所。

  • ドキュメントのライフ サイクルの各段階で、ドキュメントへのアクセスを制御する方法。

  • チーム メンバーがドキュメントの作成、レビュー、承認、発行、および廃棄を行う場合に、組織内でドキュメントを移動する方法。

SharePoint Foundation 2010 には、ドキュメント管理に関するこれらの要素すべてを実装する機能が含まれています。インフォメーション ワーカーが日常の操作および使い慣れたツールを使用してこれらの機能を簡単に有効活用できるように、Microsoft Office system の Microsoft Outlook、Microsoft Word などのアプリケーションには、ドキュメントのライフ サイクルの各段階をサポートする機能が含まれています。

計画プロセス

ドキュメント管理の計画プロセスは、以下の主要な手順で構成されています。

  1. ドキュメント管理の役割を特定する   組織の主要な関係者のフィードバックを計画に取り込んでいること、ソリューションを実装するために最適なチームを用意していること、ドキュメント管理プロセスに従事しているユーザーがわかっていることを確認します。

  2. ドキュメントの使用状況を分析する   ドキュメントで作業するユーザーを特定した後は、使用するドキュメントの種類とそのドキュメントの使用方法を決定します。詳細については、「ユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析する (SharePoint Foundation 2010)」を参照してください。

  3. ドキュメントの整理を計画する   ドキュメントは、サイト コレクション、サイト、およびライブラリに整理できます。SharePoint Foundation 2010 では、特殊なサイトから、迅速なドキュメント作成やグループ作業用の緩やかに構造化されたドキュメント ライブラリまで、ドキュメントの整理および保存に役立つ広範な機能を提供しています。ライブラリ内では、コンテンツをさらにフォルダーとサブフォルダーに分けて整理することもできます。詳細については、「ドキュメント ライブラリの計画 (SharePoint Foundation 2010)」を参照してください。

  4. 複数の場所の間でのコンテンツの移動方法を計画する   ドキュメントのライフ サイクルの各段階で、ドキュメントをあるサイトまたはライブラリから別の場所に移動、あるいはコピーする必要がある場合があります。たとえば、発行プロセスには、ドキュメントをステージング サイトからインターネットのパブリック サイトに移動する作業が含まれる場合があります。詳細については、「ドキュメント ライブラリの計画 (SharePoint Foundation 2010)」の「コンテンツのフローを計画する」を参照してください。

  5. コンテンツ タイプを計画する   コンテンツ タイプを使用して、メタデータ、ドキュメント テンプレート、ワークフロー プロセスなど、ドキュメントに関する情報を整理します。これは、ドキュメントを整理して、組織全体で一貫性が常に維持されるようにするための重要な手順です。詳細については、「コンテンツ タイプの計画 (SharePoint Foundation 2010)」を参照してください。

  6. ワークフローを計画する   組織のワークフローを計画すると、各参加者がドキュメントのライフ サイクル中にグループ作業を行うときに、ドキュメントがあるチーム メンバーから別のチーム メンバーにどのように移動するかを制御したり追跡したりできます。SharePoint Foundation 2010 には、ドキュメントのレビュー、承認など、共通のチーム タスクに使用できるワークフローが組み込まれています。また、SharePoint Foundation 2010 は、カスタム ワークフローの作成とインストールもサポートしています。詳細については、「コンテンツ タイプの計画 (SharePoint Foundation 2010)」を参照してください。

  7. コンテンツの制御を計画する   各コンテンツ タイプと保存場所に基づいて適度な制御を計画できます。たとえば、特定のライブラリのドキュメントを編集する前に、そのドキュメントをチェックアウトするように要求することができます。詳細については、「バージョン管理、コンテンツ承認、およびチェックアウトの計画 (SharePoint Foundation 2010)」を参照してください。