プロジェクト管理 Office アクセラレータ ソリューション を使用してプロジェクトを強化する

Web 用のプロジェクトは便利で使いやすいです。 Microsoft Power Platform に基づいているため、ソリューションを使用して簡単にカスタマイズできます。 プロジェクト管理 Office アクセラレータ (PMO アクセラレータ) という 6 つのプロジェクト管理シナリオを追加するソリューションを作成しました。 この記事では、それを使用して Project for the web のプロジェクトを強化する方法について説明します。

注:

この記事は、Web 用 Project を使用しているユーザーがプロジェクトで作業することを目的としています。

前提条件

• お使いの環境では、PMO アクセラレータ ソリューションが展開され、管理者によって有効になっている必要があります。
• Project for the web でプロジェクトを作成または編集するために必要なセキュリティ ロールを持つグループに属している必要があります。

プロジェクト管理全体を拡張するためのアクセラレータ シナリオ

💡 プロジェクト要求 アイデア インキュベーターを追加する: 潜在的な新しいプロジェクトのアイデアをキャプチャし、プロジェクトに変換するためのビジネス ケースの開発に時間を費やすことができます。 State を変更して要求を進めます。 [状態] が [アクティブ] に設定されている場合、フローによって、ステージが [作成] に設定された新しいプロジェクトが自動的に作成されます。

💼 プログラム 階層の一番上にレベルを追加する: プロジェクトをプログラムに追加して、リソースと作業の調整を改善し、組織のイニシアチブの全体像を作成できます。

シナリオ: プロジェクト要求

アクセラレータは、チームが新しいプロジェクトを提案するために使用できる プロジェクト要求 テーブルと、プロジェクト要求が承認されたときにプロジェクトを作成するための Power Automate クラウド フローを使用します。

注:

要求の承認によって新しいプロジェクトが作成されるように、管理者はクラウド フローをオンにする必要があります。 ただし、プロジェクトのアイデアは引き続き Project Request テーブルに追加できます。 クラウド フローを有効にすると、アイデアを承認してプロジェクトにすることができます。

プロジェクト要求を追加する

1. ナビゲーション ウィンドウで、[ プロジェクト要求] を選択します。

2. コマンド バーで、[新規] を選択 します。

   

3. 提案の [要求の状態] は [新規] です。

   

4. [名前] に値を入力し、要求に関する追加情報をできるだけ多く指定します。 提案を承認できるユーザーは、それを使用して、この提案を承認するかどうかを決定します。

5. データの追加が完了したら、コマンド バーで [ 保存して閉じる] を選択します。

   

プロジェクト要求を確認する

1. ナビゲーション ウィンドウで、[ プロジェクト要求] を選択します。

2. [新しいプロジェクト要求] ビューに切り替えます。

   

3. 要求を選択し、コマンド バーで [編集] を選択 します。

   

4. [要求の状態] を [レビュー中] に設定し、コマンド バーで [保存] を選択します。 要求が [新しいプロジェクト要求] ビューに表示されなくなります。そのため、他のユーザーは、まだレビューが必要だとは思いません。

   

5. プロジェクト要求の詳細を確認し、それに応じて次の操作を行います。

   • 要求元に詳細を求める場合は、[ 要求の状態] を [新規] に戻し、[詳細] を編集して不足している詳細を指定 します。 次に、コマンド バーで [ 割り当て] を選択し、[ 要求者] に一覧表示されているユーザーに割り当て、[ 保存して閉じる] を選択します。

     

   • 他のユーザーに決定してもらうには、コマンド バーで [割り当て] を選択し、新しい校閲者を選択し、[保存して閉じる] を選択します。

   • 十分な詳細があり、決定できる場合は、 決定ごとに [要求の状態] を [承認済み] または [ 拒否 済み] に設定し、[ 保存して閉じる] を選択します。

6. 要求を承認した場合、しばらくすると、プロジェクト要求が Project に新しいレコードとして表示され、 ステージ が [作成] に設定されます。 ステージの値でプロジェクトを並べ替えたり、その値でフィルター処理するビューを作成したりできます。

   

シナリオ: プログラム

アクセラレータは、関連プロジェクトの概要追跡を可能にする Program テーブルを使用します。 これにより、各プロジェクトを開いて詳細を確認することなく、進行中の関連プロジェクトを確認するための組織の階層を作成できます。 その後、予想される財務収益や現在の状態などに基づいて、プロジェクト全体の取り組みに優先順位を付けることができます。

1. チェックマークを設定してプログラムを選択します。
2. 矢印を選択して、選択したプログラムを開きます。
3. または、コマンド バーを使用して、選択したプログラムのアクションを選択します。

注:

ブラウザーのサイズを変更すると、コマンド バーが変更されます。表示されるコマンドは、読み取り可能な数だけ表示されます。 その他のコマンドを表示するには、コマンド バーの右端にある垂直ドットを選択してメニューを開きます。

プログラムを作成する

1. Web 用の Project を開きます。

2. ナビゲーション ウィンドウで、[ プログラム] を選択します。

3. 既定のメイン フォーム (情報) が開き、プログラム (アクティブ なプログラム) の既定のビューが表示されます。 目的のプログラムが見つからない場合は、別のビューに切り替えることができます。

   注:

   管理者は既定のフォームと既定のビューの両方を変更できるため、エクスペリエンスが多少異なる場合があります。 ほとんどの場合、[情報] フォームが開き、既定のビューが変更された場合は、目的のビューを選択できます。 重複または実質的に類似したプログラムを作成しないように、できるだけ多くのプログラムを表示することをお勧めします。

4. コマンド バーで、[ + 新規] を選択します。

   

5. できるだけ多くのデータを指定し、コマンド バーで [ 保存して閉じる] を選択します。

   

6. プロジェクトを作成したら、プロジェクトに含まれるプロジェクトの監視を開始する前にアクティブ化する必要があります。 ビジネス プロセスでは、アクティブ化する前に他のユーザーが各プログラムをレビューすることが必要になる場合があります。 どちらの方法でも、プロセスは単純です。状態を [アクティブ] に設定します。 データは直接編集できますが、コマンド バーにはボタンもあります。

   

プログラムにプロジェクトを追加する

1. 新しいプロジェクトを追加するプログラムを開き、[ プロジェクト ] タブを選択します。

2. [ プロジェクト ] タブの一覧のコマンド バーで、次のいずれかの操作を行います。

   • プログラムの新しいプロジェクトを作成するには、[ + 新しいプロジェクト] を選択します。
   • 既に存在するプロジェクトを追加するには、[ 既存のプロジェクトの追加] を選択します。 目的のコマンドが表示されない場合は、コマンド バーの右端にある垂直ドットを選択して、使用可能なコマンドのメニューを開きます。

   

プログラムのプロジェクト データを更新する

プログラムを確認すると、最新のプロジェクト情報がすべて表示されない場合があります。 最新のデータを取得するために更新します。

1. プログラムを開き、[ プロジェクト ] タブを選択します。

2. 一覧のコマンド バーで、[最新の 情報に更新] を選択します。

   

プログラム レポート

作成する各プログラムには、プログラムの状態と価値のさまざまな側面を示すグラフがあります。

1. プログラムを開き、コマンド バーで [グラフの 表示] を選択します。

2. グラフは、メイン フォームの左側のウィンドウに表示されます。 複数のグラフを使用できます。別のグラフを選択するには、グラフの名前のドロップダウンを選択します。

   

3. グラフ名のすぐ右にある垂直ドットを選択して、使用可能なアクションのメニューを開きます。

   

ホーム ダッシュボードには、プログラムをまとめた 2 つのグラフもあります。

1. ナビゲーション ウィンドウの [ マイ ワークプレース] で、[ ホーム] を選択します。
2. [Program Health]\(プログラムの正常性\) というラベルが付いたタイル を確認します。

ヒント

管理者がアクセラレータ用の Power BI テンプレートをデプロイしている場合は、ナビゲーション ウィンドウで [ レポート ] を選択して、使用可能な機能を確認します。

各プロジェクトの詳細を追跡するためのアクセラレータ シナリオ

4 つのアクセラレータ シナリオによって奥行きが増し、プロジェクト内のより深い機能が提供されます。

🔥 リスク 財務上の影響を伴う重大な潜在的な脅威の追跡を追加します。 これらのリスクを適切な利害関係者と定期的に確認して、軽減策とコンティンジェンシー 計画を策定し、いつ実装するかを決定します。

🐛 問題 ポップアップする予期しない問題の管理を追加します。 それらを作成して割り当てて、プロジェクト スケジュールへの影響をすばやく最小限に抑えます。

🚧 変更 変更追跡プロセスを追加して、プロジェクトに対する潜在的な変更を管理し、時間の経過に伴うプロジェクトの変更履歴を保持します。

📝 ステータス 詳細な状態情報を追加し、プロジェクトに関するレポートを作成して関係者を最新の状態に保つことができます。

リスト ビューを含むプロジェクト タブ: リスク、問題、変更、および状態

これらのシナリオごとに、アクセラレータはタブを [プロジェクト情報] フォームに追加し、タブにリスト ビューを表示します。そこで、プロジェクトの進行状況に焦点を当てた視点を提供する項目を追加できます。 [リスク]、[問題]、[変更] タブの場合、これらのタブは基本的に同じように機能します。

• ビュー セレクターを使用すると、 マイ アクティブ リスクなど、さまざまな項目を一覧表示する別のビューを選択できます。
• リストには各項目のキー フィールドが表示され、リストされた項目をフィールド値で並べ替えることができます。
• 文字の行を使用すると、名前の最初の文字を使用して項目をフィルター処理できます。
• リスト コマンド バーには、リストされた項目を作成および操作するためのコマンドが用意されています。

[ 状態] タブには、リスト ビューの上に追加のフィールドが表示されます。

タブのリスト ビューに項目を追加する

注:

読み取り時間を節約するために、この手順では [ 変更 ] タブを例として使用しますが、[ リスク と 問題] タブと [状態] タブでも機能します。コマンド テキストには、追加した項目の種類が反映されます。

1. 関連するプロジェクトを開きます。

2. [ 変更 ] タブを選択します。

3. ビュー セレクターで、[ すべての変更] を選択します。

   リストのコマンド バーには、使用可能なコマンドが表示されます。 目的のコマンドが表示されない場合は、コマンド バーの右端にある垂直ドットを選択してメニューを開きます。

   

   • 新しい項目を作成するには、[ + 新しい変更] を選択します。
   • 別のプロジェクトに既に存在する変更を追加するには、[ 既存の変更の追加] を選択します。

リスト ビューでアイテムを編集する

注:

読み取り時間を節約するために、この手順では [ 変更 ] タブを例として使用しますが、[ リスク]、[ 問題]、[ 状態] タブでも機能します。コマンド テキストには、編集するアイテムの種類が反映されます。

1. プロジェクトを開き、[ 変更 ] タブを選択します。

2. 必要に応じてビューを切り替え、一覧で項目の行を選択します。

3. リストのコマンド バーで、[編集] を選択 します。

4. アイテムがアクティブ化されていない場合、レコードは読み取り専用になります。 編集するには、コマンド バーの [アクティブ化 ] を選択します。

   

シナリオ: リスク

リスクは、プロジェクトの予算やスケジュールに大混乱を引き起こす可能性があります。 そのため、重要なリスクを早期に特定し、それらを追跡し、軽減策とコンティンジェンシー 計画を策定することが重要です。 リスクの情報フォームは、それを行うのに役立ちます。

プロジェクトにリスクを追加する

1. 手順に従って 、新しいリスト ビュー 項目を作成します。

2. すべての必須フィールドに値を入力します (アスタリスクでマークされています)。

   • 影響については、ある程度の分析を実行して、防御可能な値に到達する必要があります。 他のフィールドではこの値が計算に使用され、意思決定者はそれを使用して軽減策とコンティンジェンシー 計画を正当化するため、推測しないでください。
   • リスクを作成すると、 所有者として表示されますが、有効な代理人であるユーザーに変更できます。

   

3. データまたはドキュメントでサポートできる限り多くの追加情報を入力します。 [カテゴリ] に最も適切な値を選択するか、空のままにします。 ビューには、リスクのリストをフィルター処理または並べ替える手段として Category が含まれる場合があります。

   

   ヒント

   プロジェクトで特定の種類のリスクが発生しやすい場合は、リスク "テンプレート" の作成を検討してください。リスクの編集が完了したら、コマンド バーで [保存 ] を選択し、[ 新規] を選択します。 新しいリスクが開き、 Project の値はありません。 "テンプレート" に必要なフィールドとその他のフィールドの値を追加し、コマンド バーで [ 保存して閉じる] を選択します。 "テンプレート" リスクは、プロジェクトに追加できる既存のリスクとして利用できます。

シナリオ: 問題

状況が計画どおりに進まない場合があります。リソースが突然使用できなくなったり、1 つの変更が計画的に変更されたりすると、別の問題がポップアップ表示されます。 不愉快な驚きが届いたら、プロジェクトへの影響を最小限に抑えるために問題として追跡します。

注:

リスクと問題は同じように見えるかもしれませんが、いくつかの重要な違いがあります。

• 問題は既に発生しているのに対し、リスクは可能性があります。
• リスクにはある程度の財務上の脅威が伴うのに対し、問題に関連するコストは既に発生しているか、重要でもありません。
• リスクは通常、問題よりも範囲が広くなります。

プロジェクトに問題を追加する

1. 手順に従って 、新しいリスト ビュー 項目を作成します。

2. [名前] に値を入力します。

3. リスクを作成すると、 所有者として表示されますが、有効な代理人であるユーザーに変更できます。

4. 名前と所有者だけで問題を保存できますが、最終的な解決策を提案するのに十分な説明を入力する必要があります。

5. 適切なデリゲートがある場合は、 AssignedTo と Due Date の値を選択し、[ 状態] を [アクティブ] に設定し、コマンド バーで [保存して閉じる] を選択します。

   

シナリオ: 変更

プロジェクトの実行中に、コースを変更する必要がある場合があります。おそらくインスピレーションヒットの火花 (または厳しい実現) です。 変更シナリオでは、プロジェクト内のアイデアをインキュベーターとして提供します (プロジェクト要求シナリオと若干似ています)。

変更により、プロジェクトの実行履歴も提供されます。これは、プロジェクトの完了後に確認し、メソッドとプラクティスを調整する方法を学習する方法です。

プロジェクトへの変更を提案する

1. 手順に従って 、新しいリスト ビュー 項目を作成します。
2. すべての必須フィールドに値を入力します (アスタリスクでマークされています)。
3. できるだけ詳細を追加し、保存して閉じます。

シナリオ: 状態

アクセラレータでは、Status テーブルを使用して、プロジェクト テーブルの [情報] フォームに [状態] タブを追加します。 さまざまなインジケーターがタブの上部を占め、下部にはステータス レポートのリスト ビューが含まれています。

新しい状態レポートを作成する

1. 手順に従って 、新しいリスト ビュー 項目を作成します。
2. すべての必須フィールドに値を入力します (アスタリスクでマークされています)。
3. レポートの価値の多くは物語の質であるため、複数の編集セッションで完了したい場合があります。 その場合は、コマンド バーで [ 保存 ] を選択し、今すぐ作成を開始する予定の場合は [保存] を選択し、すぐにタスクがある場合は [保存して閉じる ] を選択します。
4. レポートが完了したら、[ 送信済み] の値を選択し、コマンド バーで [保存して 閉じる] を選択します。

次の手順

• ホーム ダッシュボードから全体像を取得する
• Power BI でプロジェクトを分析する