外部連絡先をExchange Onlineに一括インポートする

この記事は管理者向けです。 自分のメールボックスに連絡先をインポートしようとしていますか? 「 Outlook に連絡先をインポートする」を参照してください。

会社には、Exchange Onlineの共有アドレス帳 (グローバル アドレス一覧とも呼ばれます) に含める既存のビジネス連絡先がたくさんありますか? 社内のユーザーと同じように、外部連絡先を配布グループのメンバーとして追加しますか? その場合は、Exchange Online PowerShell と CSV (コンマ区切り値) ファイルを使用して、外部連絡先をExchange Onlineに一括インポートできます。 これは、次の 3 つの手順のプロセスです。

手順 1: 外部連絡先に関する情報を含む CSV ファイルを作成する

手順 2: PowerShell を使用して外部連絡先を作成する

手順 3: 外部連絡先のプロパティに情報を追加する

これらの手順を完了して連絡先をインポートしたら、次の追加タスクを実行できます。

手順 1: 外部連絡先に関する情報を含む CSV ファイルを作成する

まず、Exchange Onlineにインポートする各外部連絡先に関する情報を含む CSV ファイルを作成します。

  1. 次のテキストをメモ帳のテキスト ファイルにコピーし、ExternalContacts.csv などの .csv のファイル名サフィックスを使用して、デスクトップに CSV ファイルとして保存します。

    ヒント

    言語に特殊文字 (スウェーデン語の å、 ä、 ö など) が含まれている場合は、メモ帳でファイルを保存するときに、UTF-8 またはその他の Unicode エンコードで CSV ファイルを保存します。

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    CSV ファイルの最初の行 (ヘッダー行) には、連絡先をExchange Onlineにインポートするときに使用できる連絡先のプロパティが一覧表示されます。 各プロパティ名はコンマで区切られます。 ヘッダー行の下の各行は、1 つの外部連絡先をインポートするためのプロパティ値を表します。

    注:

    このテキストには、削除できるサンプル データが含まれています。 ただし、最初の (ヘッダー) 行を削除または変更しないでください。 外部連絡先のすべてのプロパティが含まれています。

  2. Excel で CSV ファイルを開いて CSV ファイルを編集します。これは、Excel を使用して CSV ファイルを編集する方がはるかに簡単であるためです。

  3. Exchange Onlineにインポートする連絡先ごとに行を作成します。 できるだけ多くのセルを設定します。 この情報は、連絡先ごとに共有アドレス帳に表示されます。

    重要

    外部連絡先を作成するには、次のプロパティ (ヘッダー行の最初の 4 つの項目) が必要であり、CSV ファイルに入力する必要があります: ExternalEmailAddress、 Name、 FirstName、 LastName。 手順 2 で実行する PowerShell コマンドでは、これらのプロパティの値を使用して連絡先を作成します。

手順 2: PowerShell を使用して外部連絡先を作成する

この手順では、手順 1 で作成した CSV ファイルと PowerShell を使用して、CSV ファイルに一覧表示されている外部連絡先を一括インポートしてExchange Onlineします。

  1. PowerShell をExchange Online organizationに接続します。 詳しい手順については、「Exchange Online PowerShell に接続する」を参照してください。 PowerShell に接続するときは、グローバル管理者アカウントのユーザー名とパスワードExchange Online使用してください。

    重要

    Microsoft では、アクセス許可が可能な限りで少ないロールを使用することをお勧めします。 グローバル管理者ロールを持つユーザーの数を最小限に抑えることで、組織のセキュリティを向上させることができます。 Microsoft Purview のロールとアクセス許可の詳細をご覧ください。

  2. PowerShell を Exchange Online に接続した後、手順 1 で CSV ファイルを保存したデスクトップ フォルダーに移動します (例: C:\Users\Administrator\desktop)。

  3. 次のコマンドを実行して、外部連絡先を作成します。

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    インポートする連絡先の数によっては、新しい連絡先の作成に時間がかかる場合があります。 コマンドの実行が完了すると、PowerShell によって作成された新しい連絡先の一覧が表示されます。

  4. 新しい外部連絡先を表示するには、Exchange 管理センター (EAC) に移動し、[ Recipients>Contacts] を選択します。

    ヒント

    EAC に接続する手順については、Exchange Onlineの Exchange 管理センターに関するページを参照してください。

  5. 必要に応じて、[ 更新 ] を選択して一覧を更新し、インポートした外部連絡先を表示します。

    インポートされた連絡先は、Outlook とOutlook on the webの共有アドレス帳に表示されます。

    注:

    [ユーザー]、[連絡先] の順に移動して、Microsoft 365 管理センターの連絡先>表示することもできます。

手順 3: 外部連絡先のプロパティに情報を追加する

手順 2 でコマンドを実行すると、外部連絡先を作成しますが、連絡先やorganization情報は追加しません。 この情報のほとんどは、CSV ファイル内のセルから取得されます。 この情報は、新しい外部連絡先を作成するときにのみ必要なプロパティを設定するため、欠落しています。 CSV ファイルに情報がすべて含まれていない場合は、心配しないでください。 見つからない場合、情報は追加されません。

  1. PowerShell をExchange Online organizationに接続します。 詳しい手順については、「Exchange Online PowerShell に接続する」を参照してください。

  2. 手順 1 で CSV ファイルを保存したデスクトップ フォルダー ( C:\Users\Administrator\desktopなど) に移動します。

  3. 次のコマンドを実行して、CSV ファイルから手順 2 で作成した外部連絡先に他のプロパティを追加します。

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    注:

    Manager パラメーターに問題がある可能性があります。 CSV ファイル内のセルが空白の場合は、エラーが発生し、プロパティ情報は連絡先に追加されません。 マネージャーを指定する必要がない場合は、前の PowerShell コマンドから -Manager $_.Manager を削除します。

    手順 1 でインポートした数によっては、連絡先の更新に時間がかかる場合があります。

  4. プロパティを連絡先に追加したことを確認するには:

  5. Exchange 管理センターで、[受信者>連絡先] に移動します。

  6. 連絡先を選択し、[ 編集]アイコン を選択します。連絡先のプロパティを表示します。

手順は以上です。 ユーザーは、Outlook とOutlook on the webのアドレス帳に連絡先と追加情報を表示できます。

外部連絡先をさらに追加する

Exchange Onlineに新しい外部連絡先を追加するには、手順 1 ~ 3 を繰り返します。 会社のユーザーは、新しい連絡先の CSV ファイルに新しい行を追加できます。 次に、手順 2 と手順 3 の PowerShell コマンドを実行して、新しい連絡先に情報を作成して追加します。

注:

コマンドを実行して新しい連絡先を作成すると、先ほど作成した連絡先が既に存在するというエラーが表示されることがあります。 ただし、CSV ファイルに追加した新しい連絡先が作成されます。

共有アドレス帳から外部連絡先を非表示にする

一部の企業では、外部連絡先のみを使用して、配布グループのメンバーとして追加できます。 このシナリオでは、共有アドレス帳から外部連絡先を非表示にしたい場合があります。 次の手順を実行します。

  1. PowerShell をExchange Online organizationに接続します。 詳しい手順については、「Exchange Online PowerShell に接続する」を参照してください。

  2. 1 つの外部連絡先を非表示にするには、次のコマンドを実行します。

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    たとえば、共有アドレス帳から Pilar Pinilla を非表示にするには、次のコマンドを実行します。

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. 共有アドレス帳からすべての外部連絡先を非表示にするには、次のコマンドを実行します。

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

非表示にした外部連絡先は共有アドレス帳には表示されませんが、配布グループのメンバーとして追加することはできます。

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