電子情報開示で保留中のメールボックスの回復可能なアイテムクォータを増やす

2024-12-24

Exchange Onlineの新しいメールボックスに自動的に適用される既定の Exchange アイテム保持ポリシー (既定の MRM ポリシー) には、[回復可能なアイテム] という名前のアイテム保持タグが 14 日間アーカイブに移動します。このアイテム保持タグは、アイテムの 14 日間の保存期間が経過すると、ユーザーのプライマリメールボックスの回復可能なアイテムフォルダーから、ユーザーのアーカイブメールボックスの回復可能なアイテムフォルダーへ、アイテムを移動します。

ヒント

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削除フォルダー内のメールは RetainDeletedItemsFor パラメーターに基づいて保持され、回復可能な削除済みアイテム内の他のフォルダーに移動してから、メールボックスをアーカイブします。この処理を実行するためには、ユーザーのアーカイブメールボックスを有効にする必要があります。アーカイブメールボックスを有効にしていない場合は、処理が実行されないため、保持中のメールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダー内のアイテムは、14 日間の保存期間が経過しても、アーカイブメールボックスに移動されません。特に、ユーザーのアーカイブメールボックスを有効にしないと、保持中のメールボックスから何も削除されないため、[回復可能なアイテム] フォルダーの記憶域クォータを超える可能性があります。

この制限を超える可能性を減らすために、回復可能なアイテムフォルダーのストレージクォータは、Exchange Onlineのメールボックスに保留が設定されると、自動的に 30 GB から 100 GB に増やされます。アーカイブメールボックスを有効にした場合は、アーカイブメールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーの記憶域クォータも、30 GB から 100 GB へ拡大されます。アーカイブの自動展開が無効になっているメールボックスでアーカイブが有効になっている場合、回復可能なアイテムフォルダークォータのストレージクォータが 100 GB から 105 GB に増加します。 Exchange Onlineの自動拡張アーカイブ機能が有効になっている場合、回復可能なアイテムフォルダーを含むユーザーのアーカイブメールボックスの合計ストレージクォータは 1.5 TB です。

[回復可能なアイテム] フォルダーの記憶域クォータを次の表にまとめます。

[回復可能なアイテム] フォルダーの場所	保持中でないメールボックス	保持中のメールボックス
プライマリメールボックス	30 GB	100 GB
アーカイブメールボックス (回復可能なアイテムフォルダーを含む)^*	1.5 TB	1.5 TB

注:

^*アーカイブメールボックスの初期ストレージクォータは、Exchange Online (プラン 2) ライセンスを持つユーザーに対して 100 GB です。ただし、保留中のメールボックスに対してアーカイブの自動拡張が有効になっている場合、アーカイブメールボックスと回復可能なアイテムフォルダーの両方のストレージクォータは 110 GB に増加します。必要に応じて、最大 1.5 TB までのアーカイブストレージ領域 (回復可能なアイテムフォルダーを含む) がプロビジョニングされます。自動拡張アーカイブの詳細については、「自動拡張アーカイブについて」を参照してください。

注:

メールボックスが保留またはアイテム保持ポリシーに割り当てられている特定のユーザーに対してアーカイブが有効になっている場合、ユーザーのプライマリメールボックスの回復可能なアイテムフォルダーのストレージクォータが 100 GB から 105 GB に引き上げられ、回復可能なアイテムの警告クォータが 90 GB から 95 GB に引き上げられます。この追加の領域では、アーカイブの自動展開が有効になっていない場合でも、ユーザーにとって効率的なアーカイブエクスペリエンスがサポートされます。

保持中のメールボックスのプライマリメールボックスに含まれる [回復可能なアイテム] フォルダーの記憶域クォータが上限に近づいたら、次の対策を講じることができます。

アーカイブメールボックスを有効にし、自動拡張アーカイブを有効にします。 アーカイブメールボックスを有効にしてから、Exchange Onlineの自動拡張アーカイブ機能を有効にするだけで、回復可能なアイテムフォルダーの追加のストレージ容量を有効にすることができます。これにより、プライマリメールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーに 110 GB、アーカイブフォルダーと回復可能なアイテムフォルダーの最大 1.5 TB の合計ストレージ容量が得られます。詳細については、「アーカイブメールボックスを有効にする」と「自動拡張アーカイブを有効にする」を参照してください。

注:

回復可能なアイテムフォルダーのストレージクォータを超える近いメールボックスのアーカイブを有効にした後、管理フォルダーアシスタントを実行して、メールボックスを処理するアシスタントを手動でトリガーして、期限切れのアイテムがアーカイブメールボックスの回復可能なアイテムフォルダーに移動されるようにすることができます。この手順については、手順 4 を参照してください。ユーザーのメールボックス内の他のアイテムは、新しいアーカイブメールボックスに移動される可能性があります。この移動はアーカイブメールボックスを有効にした後で行われる可能性がある旨、ユーザーに通知することを検討してください。
保留中のメールボックスのカスタム Exchange アイテム保持ポリシーを作成します。 訴訟ホールド時にメールボックスのアーカイブメールボックスを有効にしたり、メールボックスのアーカイブを自動拡張したりするだけでなく、保留中のメールボックスのカスタム Exchange アイテム保持ポリシーを作成することもできます。これにより、保留されていないメールボックスに適用される既定の MRM ポリシーとは異なる保留メールボックスにアイテム保持ポリシーを適用でき、保留メールボックス用に設計されたアイテム保持タグを適用できます。これには、回復可能なアイテムフォルダーの新しい保持タグの作成が含まれます。

この記事の残りの部分では、保留中のメールボックスのカスタム Exchange アイテム保持ポリシーを作成する手順について説明します。

手順 1:[回復可能なアイテム] フォルダーのカスタム保持タグを作成する
手順 2: 保留中のメールボックスの新しい Exchange アイテム保持ポリシーを作成する
手順 3: 保留中のメールボックスに新しい Exchange アイテム保持ポリシーを適用する
(省略可能) 手順 4:管理フォルダーアシスタントを実行して、新しい保持設定を適用する

手順 1:[回復可能なアイテム] フォルダーのカスタム保持タグを作成する

最初の手順では、[回復可能なアイテム] フォルダーのカスタム保持タグ (アイテム保持ポリシータグまたは RPT と呼ばれる) を作成します。この RPT は、ユーザーのプライマリメールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーから、ユーザーのアーカイブメールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーにアイテムを移動します。 PowerShell を使用して、回復可能なアイテムフォルダーの RPT を作成する必要があります。 Exchange 管理センター (EAC) を使用することはできません。

Exchange Online PowerShell への接続
[回復可能なアイテム] フォルダーの新しい RPT を作成するには、次のコマンドを実行します。
```
New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive
```
たとえば、次のコマンドでは、"保留中のメールボックスの回復可能なアイテム 30 日" という名前の回復可能なアイテムフォルダーの RPT を作成し、保持期間は 30 日間です。つまり、アイテムが 30 日間回復可能なアイテムフォルダーに入った後、ユーザーのアーカイブメールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーに移動されます。
```
New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive
```
ヒント

回復可能なアイテム RPT の保持期間 ( AgeLimitForRetention パラメーターによって定義) は、RPT が適用されるメールボックスの削除済みアイテムの保持期間と同じにすることをお勧めします。これにより、ユーザーは、削除済みアイテムの保持期間全体をアーカイブメールボックスに移動する前に削除済みアイテムを回復できます。前の例では、保持期間は、メールボックスの削除済みアイテムの保持期間も 30 日であるという前提を基に、30 日に設定されていました。 Exchange Online メールボックスは、既定で削除済みアイテムを 14 日間保持するように構成されています。ただしこの設定は、最大 30 日にまで変更できます。詳細については、「Exchange Onlineでメールボックスの削除済みアイテムの保持期間を変更する」を参照してください。

手順 2: 保留中のメールボックスの新しい Exchange アイテム保持ポリシーを作成する

次の手順では、新しいアイテム保持ポリシーを作成し、そのポリシーに保持タグ (手順 1 で作成した回復可能なアイテムの RPT を含む) を追加します。この新しいポリシーは、次の手順で保留中のメールボックスに適用されます。

新しいアイテム保持ポリシーを作成する前に、追加する保持タグを決定します。 Default MRM Policy に追加されている保持タグの一覧、および新しい保持タグを作成する方法については、以下を参照してください。

EAC または PowerShell Exchange Onlineを使用して、アイテム保持ポリシーを作成できます。

EAC を使用してアイテム保持ポリシーを作成する

EAC で、[コンプライアンス管理>保持ポリシー] に移動し、[アイコンの追加] を選択。
[新しい保持ポリシー] ページの [名前] に、アイテム保持ポリシーの目的を説明する名前 (例: MRM Policy for Mailboxes on Hold) を入力します。
[保持タグ] で、[] を選択します。
保持タグの一覧で、手順 1 で作成した回復可能なアイテム RPT を選択し、[ 追加] を選択します。
アイテム保持ポリシーに追加する保持タグを選択します。たとえば、Default MRM Policy に含まれているのと同じタグを追加します。
保持タグの追加が完了したら、[ OK] を選択します。
[ 保存] を 選択して、新しいアイテム保持ポリシーを作成します。アイテム保持ポリシーにリンクされている保持タグが詳細ウィンドウに表示されることに注目してください。

PowerShell Exchange Online使用してアイテム保持ポリシーを作成する

保持中のメールボックスの新しいアイテム保持ポリシーを作成するには、次のコマンドを実行します。

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

たとえば、次のコマンドは、前の図に表示されているアイテム保持ポリシーとリンクされた保持タグを作成します。

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

手順 3: 保留中のメールボックスに新しい Exchange アイテム保持ポリシーを適用する

最後のステップでは、手順 2 で作成した新しいアイテム保持ポリシーを、組織内の保持中のメールボックスに適用します。 EAC または Exchange Online PowerShell を使用して、アイテム保持ポリシーを 1 つのメールボックスまたは複数のメールボックスに適用できます。

EAC を使用して新しい保持ポリシーを適用する

[Recipients>Mailboxes] に移動します。
リストビューで、アイテム保持ポリシーを適用するメールボックスを選択し、[編集] を選択 します。
[ ユーザーメールボックス ] ページで、[ メールボックスの機能] を選択します。
[ アイテム保持ポリシー] で、手順 2 で作成したアイテム保持ポリシーを選択し、[ 保存] を選択します。

EAC を使用して、アイテム保持ポリシーを複数のメールボックスに適用することもできます。

[Recipients>Mailboxes] に移動します。
リストビューで、Shift キーまたは Ctrl キーを使用して複数のメールボックスを選択します。
詳細ウィンドウで、[ その他のオプション] を選択します。
[ アイテム保持ポリシー] で、[ 更新] を選択します。
[ 一括割り当てアイテム保持ポリシー ] ページで、手順 2 で作成したアイテム保持ポリシーを選択し、[保存] を選択 します。

PowerShell Exchange Online使用して新しいアイテム保持ポリシーを適用する

PowerShell Exchange Online使用して、新しいアイテム保持ポリシーを 1 つのメールボックスに適用できます。ただし、PowerShell の真の機能は、それを使用して、organization内のすべてのメールボックスをすばやく識別し、1 つのコマンドで保留中のすべてのメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを適用できることです。 Exchange PowerShell を使用してアイテム保持ポリシーを 1 つ以上のメールボックスに適用する例を次に示します。すべての例で、手順 2 で作成したアイテム保持ポリシーを適用します。

この例では、Pilar Pinilla のメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを適用します。

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

この例では、組織内の訴訟ホールド中のすべてのメールボックスに新しいアイテム保持ポリシーを適用します。

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}

$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

Get-Mailbox コマンドレットを使用すると、新しいアイテム保持ポリシーが適用されたことを確認できます。

前の例のコマンドが、訴訟ホールドのメールボックスに "保留メールボックスの MRM ポリシー" アイテム保持ポリシーを適用したことを確認する例をいくつか次に示します。

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

(省略可能) 手順 4:管理フォルダーアシスタントを実行して、新しい保持設定を適用する

保留中のメールボックスに新しい Exchange アイテム保持ポリシーを適用した後、マネージドフォルダーアシスタントが新しいアイテム保持ポリシーの設定を使用してこれらのメールボックスを処理するには、Exchange Onlineで最大 7 日間かかることがあります。管理フォルダーアシスタントが実行されるのを待つ代わりに、Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットを使用して、アシスタントを手動でトリガーし、新しいアイテム保持ポリシーを適用したメールボックスを処理することができます。

Pilar Pinilla のメールボックスに対して管理フォルダーアシスタントを開始するには、次のコマンドを実行します。

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

保持中のすべてのメールボックスに対して管理フォルダーアシスタントを開始するには、次のコマンドを実行します。

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}

$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

詳細

ユーザーのアーカイブメールボックスを有効にした後は、メールボックスの他のアイテムも ([回復可能なアイテム] フォルダー内のアイテムだけではなく) アーカイブメールボックスに移動される可能性があることをユーザーに通知することを検討してください。これは、Exchange Onlineメールボックスに割り当てられている既定の MRM ポリシーには、アイテムがメールボックスに配信された日付またはユーザーによって作成された 2 年後にアイテムをアーカイブメールボックスに移動するアイテム保持タグ (既定の 2 年間はアーカイブに移動) が含まれているためです。詳細については、「Exchange Onlineの既定のアイテム保持ポリシー」を参照してください。
ユーザーのアーカイブメールボックスを有効にした後は、アーカイブメールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーに含まれる削除済みアイテムを回復できることをユーザーに通知することもできます。 Outlook でこれを行うには、アーカイブメールボックスの [削除済みアイテム] フォルダーを選択し、[ホーム] タブの [サーバーから削除済みアイテムを回復する] を選択します。削除済みアイテムの回復の詳細については、「Outlook for Windows で削除済みアイテムを復元する」を参照してください。

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電子情報開示で保留中のメールボックスの回復可能なアイテム クォータを増やす