Microsoft Purview の優先度クリーンアップを使用してファイルを完全に削除する

Microsoft Purview サービスの説明

Microsoft Purview 優先度クリーンアップを使用して、必要なレビューと承認後に、対象ファイルを SharePoint と OneDrive から完全に削除します。 このオプションは、SharePoint と OneDrive のごみ箱をバイパスします。削除後、コンテンツは SharePoint 検索、Microsoft 365 Copilot、または電子情報開示で検出できなくなります。

完全な削除は、優先度クリーンアップ ポリシーの追加オプションです。 識別されたアイテムを第 2 段階のごみ箱に移動する場合は、標準の優先度クリーンアップ ワークフローを使用します。

開始する前に、必要なロール、承認者、監査、およびシミュレーションの要件を確認します。

前提条件

完全な削除を構成する前に、次の手順を実行します。

  • Copilot 用にファイルをクリーンアップし、ストレージを再利用するための保留をオーバーライドする前提条件、アクセス許可、承認者の要件、シミュレーション プロセスをレビューします。
  • ポリシーを作成および管理する管理者に優先度クリーンアップ管理ロールを割り当てます。
  • ポリシーを作成する前に、必要なロールを各承認者に割り当てます。
  • 最初の優先度クリーンアップ ポリシーを作成して実行する少なくとも 1 日前に監査を有効にします。
  • テナントで完全な削除オプションが利用可能であることを確認します。 パブリック プレビュー ロールアウトは、2026 年 8 月 24 日に開始されます。

重要

完全な削除は、保持設定または電子情報開示ホールドを上書きできます。 電子情報開示レビュー セットに既にコピーされているアイテムは、優先度クリーンアップによって削除されません。

完全な削除を構成する

優先度クリーンアップ ポリシーを作成し、完全に削除するオプションを明示的に選択します。

  1. Microsoft Purview ポータルにサインインし、[ソリューション>データ ライフサイクル管理]> [優先度クリーンアップ] に移動します。

  2. [ + 優先クリーンアップの作成] を選択します。

  3. ポリシー名と説明を入力し、適応型または静的スコープを選択し、SharePoint または OneDrive の場所を選択して、対象ファイルに対するクエリを定義します。

  4. [ コンテンツの処理方法を選択する ] ページで、[ データを完全に削除] を選択します。

    [データを完全に削除] が選択された Microsoft Purview の優先度クリーンアップ ポリシー設定のスクリーンショット。

  5. 一致したアイテムをできるだけ早く削除するか、設定した時間まで削除しないようにするかを選択します。

  6. 必要な承認者を割り当てます。

  7. シミュレーション モードでポリシーを実行し、返されたサンプルを確認します。

  8. シミュレーションの結果が満足のいくものになったら、2 人目の優先度クリーンアップ管理者に結果を確認してもらい、ポリシーを有効にします。

重要

ポリシーを最後に編集したユーザーは、ポリシーを有効にすることもできません。

完全な削除を確認して承認する

必須の承認者は、完全に削除される前に識別されたアイテムを確認します。

  1. Microsoft Purview ポータルで、[データ ライフサイクル管理]>優先度クリーンアップ>保留中のクリーンアップの順に移動します。
  2. クリーンアップを選択し、識別されたアイテム、その場所、および履歴を確認します。
  3. 削除するアイテムを選択し、[ 破棄の承認] を選択します。
  4. アクションを確認し、必要に応じてコメントを追加して、[ 適用] を選択します。

必要なすべての承認が完了すると、選択したアイテムはごみ箱をバイパスし、完全に削除されます。 削除されたコンテンツは、SharePoint 検索、Microsoft 365 Copilot、または電子情報開示で検出できなくなります。

アイテムを削除すべきでない場合は、[ ラベルの再表示] を選択し、既存の保持ラベルを割り当てます。

完全な削除を監視する

クリーンアップ ID と監査を使用して、ポリシーと削除アクティビティを監視します。

  1. [ データ ライフサイクル管理>優先度クリーンアップ ] に移動し、ポリシーの詳細を開きます。
  2. クリーンアップ ID をコピーします。
  3. 監査ソリューションでは、クリーンアップ ID をキーワード (keyword)検索文字列として使用します。
  4. 優先度クリーンアップによりアイテムが完全に削除されたことを示す PriorityCleanupFileDeleted 操作がないか確認します。

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