Copilot for Microsoft 365 のデータ保持の詳細情報

  • [アーティクル]

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンス。

注:

Microsoft Copilot for Microsoft 365メッセージは、同じメカニズムを使用して保持および削除されるため、Teams チャットと Copilot 操作という名前のアイテム保持ポリシーの場所に自動的に含まれます。 ユーザーは、Copilot for Microsoft 365に適用するアイテム保持ポリシーに Teams を使用する必要はありません。

この記事の情報は、Microsoft Teams のメッセージやMicrosoft Copilot for Microsoft 365との対話に固有の情報があるため、保持について説明します。

その他のワークロードについては、以下を参照してください。

Microsoft Purview と Copilot の統合の詳細については、 生成型 AI アプリの Microsoft Purview データ セキュリティとコンプライアンス保護に関するページを参照してください。

ヒント

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保持と削除の対象となる機能

場所 Teams チャットと Copilot 操作の保持ポリシーには、ユーザーに対するMicrosoft Copilot for Microsoft 365のプロンプトと、ユーザーに対する Copilot 応答が含まれます。 これらのメッセージは、コンプライアンス上の理由から保持および削除できます。

ユーザー プロンプトには、ユーザーが入力したテキストと、事前入力されたメッセージとしてキャプチャされたMicrosoft Copilot for Microsoft 365 プロンプトの選択が含まれます。 Copilot 応答には、テキスト、リンク、および参照が含まれます。 応答が進行中であることを示すメッセージにはビジネス価値がないため、これらのメッセージはキャプチャされません。

Microsoft Copilot for Microsoft 365でのリテンション期間のしくみ

このセクションでは、コンプライアンス要件がバックエンドのストレージとプロセスによってどのように満たされているかを理解し、Copilot で現在表示されているメッセージではなく、電子情報開示ツールによって検証する必要があります。

アイテム保持ポリシーを使用して、メッセージのデータをMicrosoft Copilot for Microsoft 365に保持し、それらのメッセージを削除できます。 バックグラウンドでは、Exchange メールボックスを使用してこれらのメッセージからコピーされたデータを保存します。 Copilot メッセージからのデータは、Copilot を実行するユーザーのメールボックス内の非表示フォルダーに格納されます。 この非表示フォルダーは、ユーザーまたは管理者が直接アクセスできるように設計されているのではなく、コンプライアンス管理者が電子情報開示ツールで検索できるデータを格納します。

Microsoft Copilot for Microsoft 365メッセージを保持するための Exchange メールボックスには、UserMailbox の RecipientTypeDetails 属性があり、Teams プライベート チャネルとクラウドベースの Teams ユーザーのメッセージ データも格納されます。

保持ポリシーがMicrosoft Copilot for Microsoft 365操作用に構成された後、Exchange サービスのタイマー ジョブは、これらのメッセージが格納されている非表示のメールボックス フォルダー内のアイテムを定期的に評価します。 タイマー ジョブの実行には、通常 1 - 7 日かかります。 これらのアイテムの保持期間が切れると、完全に削除される前に "論理的に削除された" アイテムを格納するために、すべてのユーザー メールボックスにある別の非表示フォルダーである SubstrateHolds フォルダーに移動されます。

メッセージは SubstrateHolds フォルダーに少なくとも 1 日間残り、削除の対象となる場合、タイマー ジョブは次回の実行時にメッセージを完全に削除します。

重要

保持の最初の原則のため、Copilot メッセージはメールボックスExchange Onlineに格納されるため、メールボックスが同じ場所、訴訟ホールド、遅延ホールド、または法的または調査上の理由でメールボックスに電子情報開示ホールドが適用されている場合、メールボックスが別の Copilot または Teams アイテム保持ポリシーの影響を受ける場合、SubstrateHolds フォルダーからの完全な削除は常に中断されます。

アイテム保持ポリシーがMicrosoft Copilot for Microsoft 365用に構成された後、コンテンツが受け取るパスは、アイテム保持ポリシーを保持してから削除するか、保持のみするか、削除するかによって異なります。

アイテム保持ポリシーが保持されてから削除される場合

Microsoft Copilot for Microsoft 365 メッセージの保持フローの図。

ほとんどのシナリオでは、Copilot メッセージは削除されません。 たとえば、ユーザーがチャット ウィンドウを閉じるか、アプリを閉じると非表示になります。 ただし、Copilot メッセージは次のシナリオで削除されます。

図内の 2 つのパスの場合:

  1. メッセージが Copilot から削除された場合、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動され、1 日以上残ります。 保持期間が終了すると、次回タイマー ジョブが実行されたときにメッセージが完全に削除されます (通常は 1 - 7日)。

  2. 保持期間の期限が切れた後もメッセージが Copilot に残っている場合、メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされます。 このアクションは通常、期間満了から 1 - 7 日かかります。 メッセージが SubstrateHolds フォルダーにある場合、メッセージは少なくとも 1 日間そこに保存され、次回タイマー ジョブが実行されたとき (通常は 1 - 7 日) にメッセージは完全に削除されます。

注:

隠しフォルダーを含むメールボックスに保存されているメッセージは、電子情報開示ツールで検索できます。 メッセージは SubstituteHolds フォルダー内から完全に削除されるまで、電子情報開示ツールで検索できます。

保持期間が期限切れになり、メッセージが SubstrateHolds フォルダーにコピーされると、削除操作が Copilot のバックエンド サービスに伝達され、同じ操作が Copilot でユーザー アプリに中継されます。 この通信またはキャッシュの遅延は、ユーザーが短期間、Copilot でこれらのメッセージを引き続き表示する理由を説明できます。

重要

Copilot に表示されるメッセージは、コンプライアンス要件のために保持されているか完全に削除されているかを正確に反映したものではありません。

アイテム保持ポリシーが保持のみ、または削除のみの場合、コンテンツ パスは保持か削除かで異なります。

アイテム保持ポリシーが保持のみのコンテンツ パス

  1. メッセージが Copilot から削除された場合 、メッセージは保持期間の有効期限が切れた後に SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 このアクションは通常、期間満了から 1 - 7 日かかります。 アイテム保持ポリシーが無期限に保持するように構成されている場合、アイテムはそこに残ります。 アイテム保持ポリシーに保持期間の終了日があり、有効期限が切れている場合、次回タイマー ジョブが実行されたときにメッセージが完全に削除されます (通常は 1 - 7日)。

  2. 保持期間の期限が切れた後にメッセージが Copilot に残っている場合、保持期間の前後に何も起こりません。メッセージは元の場所に残ります。

アイテム保持ポリシーが削除のみのコンテンツ パス

  1. 保持期間中にメッセージが Copilot から削除された場合、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 メッセージは少なくとも 1 日間 SubstrateHolds フォルダーに格納され、次回タイマー ジョブが実行されたとき (通常は 1 - 7 日) にメッセージは完全に削除されます。

  2. 保持期間の期限が切れた後もメッセージが Copilot に残っている場合、メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされます。 このアクションは通常、期間満了から 1 - 7 日かかります。 メッセージは少なくとも 1 日間そこに保持され、次回タイマー ジョブが実行されたときに完全に削除されます (通常は 1 - 7日)。

アイテム保持ポリシーのフローとタイミングの例

次の例を使用して、前のセクションで説明したプロセスとタイミングが、次の構成を持つアイテム保持ポリシーにどのように適用されるかを確認します。

完全な削除を参照するすべての例では、アイテム保持の原則により、メッセージがアイテムを保持するための別のアイテム保持ポリシーの対象であるか、電子情報開示の保持の対象である場合、このアクションは一時停止されます。

例 1: 30 日間保持してから削除する

1 日目に、ユーザーはプロンプトをMicrosoft Copilot for Microsoft 365に送信し、10 日後にプロンプトが削除されます。

リテンション期間の結果:

  • 10 日後、メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動され、電子情報開示ツールを使用して検索できます。
  • 保持期間の終了時 (1 日目から 30 日)、メッセージは通常、最低でも 1 日後 1 - 7 日以内に完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。
例 2: 1 日後の削除のみ

注:

1 - 7 日の期間内に動作するこの構成および保持プロセスの期間は 1 日と短いため、このセクションでは、一般的な時間範囲内のタイミングの例を示します。

1 日目、ユーザーはプロンプトをMicrosoft Copilot for Microsoft 365に送信し、このプロンプトは Copilot から削除されません。

ユーザーのプロンプトが削除されない場合の保持結果の例:

  • 5 日目 (通常、2 日目の保持期間の開始後 1 - 7 日):

    • メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされ、少なくとも 1 日間はそこに残ります。

  • 9 日目 (通常、SubstrateHolds フォルダー内の最低 1 日後 1 - 7 日):

    • メッセージは完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。

この例が示すように、アイテム保持ポリシーを構成して 1 日後にメッセージを削除することはできますが、サービスは複数のプロセスを経て、ポリシーに準拠した削除を行います。 その結果、1 日後の削除アクションは、メッセージが完全に削除されるまでに 16 日かかる可能性があり、メッセージは電子情報開示検索で返されなくなります。

ユーザーが組織を離れる場合

ユーザーがorganizationを離れ、Microsoft 365 アカウントが削除された場合、保持の対象となる Copilot メッセージは非アクティブなメールボックスに格納されます。 Copilot メッセージは、メールボックスが非アクティブになる前にユーザーに設定されたアイテム保持ポリシーの対象のままであり、その内容は電子情報開示検索で利用できます。 詳細については、「非アクティブ メールボックスの詳細」を参照してください。

構成ガイダンス

Microsoft 365 で初めてアイテム保持を構成する場合は、「情報ガバナンスを開始する」を参照してください。

Microsoft Copilot for Microsoft 365操作のアイテム保持ポリシーを構成する準備ができたら、「Createとアイテム保持ポリシーの構成」を参照してください。