Power Automate のフローに対する [アイテムの取得][ファイルの取得] SharePoint アクションの詳細な分析

Power Automate のフローに対する [アイテムの取得][ファイルの取得] アクションを使用すると、それぞれリストおよびライブラリからアイテムを取得できます。 これらは異なるアクションですが、両方のアクションの機能は同じです。 ここでは、これらの操作の実行方法について説明します。

リストまたはライブラリを操作する場合の決定

まず、主な考慮事項として、[アイテムの取得] アクションはリストでのみ機能しますが、[ファイルの取得] アクションはライブラリでのみ機能します。

アイテムの制限

既定のアイテムの制限は 100 で、アイテムも既定でページ分割されます。

既定のオプションを使用していて、サイト アドレスとリストまたはライブラリ名を指定するだけの場合、Power Automate はリストまたはライブラリから 100 個のアイテムを返します。

大規模なリストで作業している場合は、この制限をリスト ビューのしきい値制限である 5,000 まで増やすことができます。

返されるアイテムの数を指定するには、[詳細設定] オプションを展開し、[上位カウント] アクション プロパティで番号を指定します。

[アイテムの取得] アクションで返されるアイテムの数を変更する

アイテムの制限が 5,000 を超えた場合、Power Automate エラー ダイアログが生成されます。

アイテムを特定のフォルダーに制限する

既定では、このアクションは、リストまたはライブラリ内のすべてのアイテムまたはファイルを、利用可能な場合は、すべてのフォルダーから再帰的に返します。 設定を変更するには、次の手順を行います。

  • リストまたはライブラリ内の特定のフォルダを選択するには、[エントリの制限] からフォルダ プロパティを使用します。
  • エントリを特定のフォルダーまたはすべてのサブフォルダー内に制限するには、[入れ子になったアイテムを含める] プロパティを使用します。

[アイテムの取得] アクションでエントリをフォルダーに制限する

ビューによって返される列の制限

リスト ビューは、他の条件やリスト アイテムのグループ化と共に表示する列をカスタマイズできる便利な構成です。 これは、ユーザーだけでなく、そのビュー データを使用する他の計算にも役立ちます。

列と共にリスト アイテムを取得するには、[アイテムの取得] アクションと [ファイルの取得] アクションを選択 します。 ただし、列を取得すると、すべての列が取得されます。 これは便利ですが、特定のビューで構成された特定の列セットのみを使用する必要がある場合は、過剰になる可能性があります。

列の取得を制限するには、[アイテムの取得] アクションと [ファイルの取得] アクションで、[詳細オプション] を展開し、[表示で列を制限する] オプションを選択します。 リスト アイテムの取得中に、ビュー別に列を制限できます。

[アイテムの取得] アクションでビューによって返される列を制限する

このオプションは、前の例のように、特定のデータに対して一連の操作を実行する場合に役立ちます。この例では、さまざまなイベントのビューが必要です。 この場合、フード イベントを操作する場合は、Food イベント によって列を制限する方が最適です。

クエリのフィルター

このアクションでは、サーバー上のアイテムをフィルター処理できるフィルター クエリの指定もサポートされています。 フィルタ クエリの使用は、Power Automate のフローで返された結果をフィルタリングするのと同じくらい機能的です。

SharePoint で使用できる次の OData フィルター クエリをサポートしています。

  • 列名によるフィルター:
Location eq 'Midwest'

Location は、演算子 equals (eq) で使用される列名であり、Midwest は列の値です。

その他の例:

  • Location eq 'Midwest' と Status eq 'Approved'
  • startswith(Title, 'A')
  • startswith(Title, 'A') と Start_x0020_Date gt 'formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')'
    • formatDateTime(utcNow(),'yyyyy-MM-dd') は式です。
  • Country/Title eq 'ニュージーランド'
    • 国はリスト内の参照列で、Title は参照リスト内の列です。

[アイテムの取得] アクションの ODATA フィルター クエリ

次のクエリ メソッドと演算子をサポートしています。

数値比較

  • lt
    • 次の値より小さい
  • le
    • 次の値以下
  • gt
    • 次の値より大きい
  • ge
    • 次の値以上
  • eq
    • 等しい
  • ne
    • 次の値に等しくない

文字列比較

  • startsWith
  • substringOf
  • eq
  • ne

クエリによる順序

列に基づいてアイテムを昇順または降順に並べ替えるには、クエリで順序を指定することもできます。 次に例を示します。

  • Start_x0020_Date desc
  • Title asc

列名のスペースは _x0020_ に置き換えられます (0 は数字のゼロです)。

[アイテムの取得] アクションでの ODATA の順序

形式は列名の後に、昇順または降順に応じて asc または desc が続きます。

既知の制限

5000 件以上のリストでフィルタクエリを使用して項目を取得する場合、最初の 5000 件にフィルタクエリに一致する項目がない場合、レコードが返されないことがあります。 これを修正するには、5000 を超える項目を含むリストを操作するときに、[アクション設定] メニューの [項目の取得] で改ページ位置の自動修正を有効にします。