SharePoint Server でユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析する
適用対象:
2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
ドキュメント管理ソリューションを計画する最初のステップは、ユーザーを特定してドキュメントの使用方法を分析することです。 この記事では、SharePoint Server に基づくソリューションのユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析するためのガイダンスについて説明します。
ユーザーの識別
ドキュメント管理ソリューションの利害関係者と参加者を特定するために、アンケートを使って情報を収集することができます。 たとえば、アンケートに以下の質問を含めることができます。
組織内でドキュメントを作成するのは誰ですか。
彼らはどんな種類のドキュメントを作成しますか。
ドキュメントのユーザーに割り当てられる役割は何ですか。
ドキュメントを審査するのは誰ですか。
ドキュメントを編集するのは誰ですか。
ドキュメントを使用するのは誰ですか。
ドキュメントの発行を承認するのは誰ですか。
ドキュメントのホスティングに使用される Web サイトを設計するのは誰ですか。
ドキュメントを管理するためのガイドラインとポリシーを設定するのは誰ですか。
組織内でレコードを管理するのは誰ですか。
ドキュメントが保存されるサーバーを展開して維持するのは誰ですか。
コンテンツ利害関係者を特定することによって、ドキュメント管理ソリューションが包括的なものであり、会社のコンテンツ ニーズとプロセスに合ったサイトとドキュメント ライブラリが設計されていることを確認できます。
ドキュメントの使用状況を分析する
コンテンツ利害関係者を特定したら、彼らから情報を収集して組織内でのドキュメントの使用方法の分析に役立てます。 分析を通して以下の内容を決定できるため、この作業は計画プロセスの重要な部分です。
ドキュメント ライブラリをどのように構築するか。
どのサイト テンプレートを使用するか。
どのくらいの数のサイトが必要か。
どの物理サーバー トポロジにソリューションを実装する必要があるか。
どの情報管理ポリシーをサイトに適用するか。
注:
SharePoint Foundation 2013 では情報管理ポリシーを利用できません。
収集すべき情報には以下が含まれます。
資産調査報告書、従業員の人事考課、社内メモ、製品仕様書などのドキュメント タイプ
「データのサポートとともに資産に関する推奨事項を顧客に提供する」などの各ドキュメント タイプの目的
各ドキュメント タイプの作成者 (個人名の代わりに「金融アナリスト」や「製品マネージャー」などの作成者の役割を列挙するのに便利です)
「顧客」や「チーム メンバー」などの各ドキュメント タイプのユーザー
ドキュメントの形式。 ドキュメントのライフ サイクルの特定の時点で形式を変換しなければならない場合は、その情報を記録します。
「技術校閲者」や「コピー エディター」などのドキュメントのライフ サイクルに適用されるその他の役割
「クライアント コンピューター」、「Web サーバー」、「ファイル サーバー」などのドキュメントの保存場所。ドキュメントがクライアント コンピューター上で作成され、Web サーバーに発行されるような場合は、この質問に対する回答が複数になります。
社内の 2 つの組織から収集され、ワークシートに記録された情報の例を以下に示します。
表: 調査情報を伴う例
| 種類 | 目的 | 作成者 | ユーザーの役割 | 形式 | その他の役割 | 保存場所 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 資産調査報告書 |
株式の売買に関する金融サービス ガイダンスを優良顧客に提供します。 |
金融アナリスト |
顧客 |
DOCX (作成用)、PDF (発行用) |
校閲者 (技術)、校閲者 (法律)、承認者、コピー エディター、サイト管理者 |
作成サイト サイトのテスト |
分析 作成形式と発効形式が異なる場合は形式変換が必要です。 校閲者が多数いる場合は 1 つ以上のワークフロー (サーバー上に実装されたビジネス プロセス) が必要です。 サイトが 2 つ (作成用とテスト用) ある場合はサイト間でコンテンツを移動するためのメカニズムが必要です。
表: 従業員情報を伴う例
| 種類 | 目的 | 作成者 | ユーザーの役割 | 形式 | その他の役割 | 保存場所 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 従業員の人事考課 |
従業員の実績を評価します。これには、自己評価と上司の評価が含まれます。 |
インフォメーション ワーカー、マネージャー |
マネージャー、人事の専門家 |
.DOCX |
校閲者 (人事)、校閲者 (法律)、承認者 (上級マネージャー)、レコード マネージャー |
クライアント コンピューター 電子メール サーバー (附属品として) 会社の Web サーバー 会社のレコード センター |
分析 作成者が 2 人で校閲者が多数の場合は 1 つ以上のワークフローが必要です。 ドキュメントは複数の人によって処理されてから、会社の Web サーバー (恐らく、高度にセキュリティで保護されている) に配置され、所定の位置で管理されるか、レコード センターに移動されます。 このコンテンツの機密性により、従業員のプライバシーと会社の法的地位を保護する会社のポリシーとベスト プラクティス (監査など) に加えて、デスクトップとサーバー上に Information Rights Management (IRM) が必要です。
注:
SharePoint Foundation 2013 ではレコード センターを利用できません。
ワークシート
この記事で説明した情報を記録するには、以下のワークシートを使用します。