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最新 SharePoint の最新の情報アーキテクチャ

  • [アーティクル]

最も効果的な SharePoint サイトでは、閲覧者が必要な情報を素早く見つけ、情報を基に決定したり現在行われていることについて学んだり、頻繁に使用するツールにアクセスしたり、同僚と特定の問題を解決するために連携したりできます。

検索が利用可能であっても、ほとんどの閲覧者は Web を閲覧することから始めます。 そのパターンは社内の Web サイトにも存続します。 優れたナビゲーション エクスペリエンスは、閲覧者に使用できるものの全体像を提供し、ホームページと組み合わせて、包括的な「ストーリー」を提供します。

この記事の内容:

情報アーキテクチャの目標

ナビゲーションは常にユーザーの視点から計画する必要があります。 効果的なナビゲーションを計画するには、提示 したい情報だけでなく、閲覧者が読みたい、または 利用 する必要がある情報についても検討する必要があります。 そのため、ナビゲーション リンクの整理やラベル付けが、使いやすさや見つけやすさに重要です。

成功したイントラネットとサイト ナビゲーション エクスペリエンスにより、ユーザーは次のことが可能になります。

  • 情報を見つける - ユーザーは、コンテンツを探すのに時間を費やすことなく、自分が行う作業に最も関連のあるドキュメント、ファイル、リンクを見つける必要があります。 最も重要で優先度の高い情報のみを最初に提示するようにしてください。
  • 行動を起こす - ユーザーがサイトにアクセスするとき、通常、特定のタスクを念頭に置いています。 一般的なタスクがラベルとリンクとしてナビゲーション構造に組み込まれていることを確認して、簡単に識別してアクセスできるようにします。
  • 会社の構造を理解する - 一目でわかるように、ユーザーは組織化の方法を理解する必要があります。 階層と構造をサイトとイントラネットのナビゲーションに組み込んでください。

すっきり整理しましょう。

ナビゲーション リンクを整理するための正しい方法は 1 つではありません。 作成しているサイトの種類と閲覧者に基づいて異なる選択をするでしょう。 整理の概念には、次のようなものがあります:

  • サービス
  • 製品
  • アクティビティ
  • 対象ユーザー (閲覧者が自分が属する対象ユーザーを明確に特定できる場合。学生や教師など)
  • 重点分野や機能

ユーザーのニーズとビジネスのニーズを整理するときは、次の点を考慮してください。

  • 情報アーキテクチャは、閲覧者の認知負荷をどのように減らすことができますか? - 認知負荷は、人がいつでも処理できる情報の量です。 ユーザーの認知負荷を管理することで、情報の過負荷を防ぎ、リソースの検索に時間を浪費するのを防ぎます。 情報アーキテクチャを実装する前に、閲覧者のニーズを理解してください。
  • ユーザーの現在のメンタル モデルは何ですか? - メンタル モデルは、ユーザーが Web サイトやアプリケーションとやり取りするときに使用する既存のモデルです。 ユーザーのメンタル モデルと一致する場所にあると、情報を見つけやすくなります。
  • 情報アーキテクチャは、ユーザーがより適切で効率的な意思決定をどのように支援できるか? - 意思決定は信じられないほどの負担になる場合があります。 情報アーキテクトは、重要な瞬間に特定の情報を提供することで、意思決定を支援できます。

すべての SharePoint サイトの既定のナビゲーションには、主にコンテンツの種類が含まれています。 コミュニケーション サイトの場合、既定のナビゲーションには [ドキュメント]、[ページ]、および[サイト コンテンツ] があります。 これらのカテゴリは、サイトの構築に役立ちますが、サイトを起動する準備ができたら、通常は閲覧者に付加価値を与えません。 これは、通信サイトの消費者は通常、コンテンツの 種類 を気にしないためです – コンテンツの 目的 や 主題 を気にします。 コミュニケーション サイトの場合は、立ち上げ準備が完了したら「標準」ナビゲーションを削除し、このガイドのローカル ナビゲーション セクションのガイダンスに沿ったものに置き換えるように計画してください。

チーム サイト の既定のナビゲーションには、最新のチーム用に Microsoft 365 が提供する関連サービスへのリンクが含まれています。これには、共有チーム ノートブックおよび Outlook でのチームの会話へのリンクが含まれます。 これらは、チームが効果的に共同作業を行うために必要な、典型的な機能を表しており、ナビゲーションのエクスペリエンスがないユーザーには見つけることが難しいかもしれません。 チーム サイト用にこれらのリンクを補足または絞り込むことを選択できますが、既定のナビゲーション エクスペリエンスが良い出発点になるでしょう。 これらのリンクのほとんどは、通信サイトよりも維持する可能性が高くなります。

使いやすさと見つけやすさを優先する

ナビゲーションを計画する際の主な目的は、サイトを使いやすくし、コンテンツを見つけやすくすることです。 ナビゲーションがこれらの目標を確実に満たしていることを確認する最善の方法は、それをテストすることです。 ナビゲーション設計が効果的であることを確認するために使用できる費用対効果の高いアプローチがいくつかあります:

  • カードの並べ替え - 特にナビゲーションを計画する場合に役立ちます。
  • ツリーのテスト - 推奨のナビゲーション パスをテストする場合に役立ちます。
  • 使いやすさのテスト - サイトおよびページのナビゲーションの包括的なテストに役立つタスクベースのシナリオ。

これら 2 つのリソースでは、ナビゲーション戦略の使いやすさと見つけさすさをテストするための技術とツールの概要を提供します:

明確で直感的なラベルを書く

ナビゲーションに使用する用語が重要な理由は、ナビゲーション用のスペースが限られているだけでなく、ラベルが閲覧者をコンテンツにガイドするからです。 このリンクを選択すれば必要な情報が得られることを、各ラベルは約束します。

ラベルが約束を守るようにするには、このようにしてください。

  • 明確 - リンクを選択したときに表示される内容を閲覧者に正確に伝えます。 リンクのターゲットにポリシーと手順が含まれている場合は、ラベルに両方の用語が含まれていることを確認します。
  • 包括的 - ラベルのコレクションでコンテンツを説明します。 ナビゲーション内のすべてのページまたはドキュメントにリンクすることを計画しないでください。ただし、ナビゲーションでサイト上のコンテンツの全体像を提供する必要があります。
  • 簡潔 - ラベルを短くして、要点を示すものにします。
  • おなじみ - ラベルに造語を使用しないでください。 閲覧者のことを考えてください。なじみのない用語を使用すると、閲覧者は混乱して、必要なものを見つけることができなくなります。
  • フロントロード - ラベルが "スキャン可能" であることを確認します。たとえば、会社情報は、当社に関する情報よりも優れています。
  • クリア - 可能な限り、少なくとも主要なカテゴリについては、ナビゲーション ラベルを相互排他的なものにすることをお勧めします。 特に閲覧者が複数の場所で見つけることが予想される場合は、サブリンクを複数のカテゴリで表示しても大丈夫です。ただし、主要なカテゴリを簡単に区別できるようにする必要があります。
  • ターゲット - アクセス権のない個人用サイトへのリンクを表示することはお勧めしません。 必要に応じて、SharePoint の 対象ユーザー の機能を使用して、リンクが機能する閲覧者を対象にナビゲーション リンクを絞ります。 このガイドラインには例外があることに注意してください。 たとえば、ナビゲーションを使用して、現在はアクセスできなくても、参加が承認されている可能性があるサイトを他のユーザーが見つけられるようにすることができます。 プライベート サイトへのナビゲーション リンクを提供する場合は、サイトの所有者が、多数のアクセス要求を受る可能性があることを認識していることを確認します。

多くの使いやすさのガイドラインでは、サイト閲覧者に対して自動的に開かれる新しいウィンドウの数を制限すること を推奨しています。 ほとんどの場合、同じウィンドウでリンクを開くと、サイト閲覧者は自分のサイトに戻りたいときに [戻る] ボタンを使用できます。 閲覧者がリンクを新しいウィンドウで開く場合、ガイドラインでは、閲覧者がこの結果をリンクの「右クリック」で 選択 できるようにすることをお勧めします。 このガイドラインの例外として、ユーザーがドキュメントを閉じるときに誤ってブラウザー ウィンドウを閉じることを防ぐためには、常に新しいウィンドウでドキュメントを開くことをお勧めします。

既定では、最新の SharePoint サイトのナビゲーション リンクは、以下を指すリンクに開きます。

  • 同じテナント内のページまたはサイト (同じサイトまたは別のサイト) - リンクは同じタブで開きます。
  • ドキュメント (同じサイトまたは別のサイト) - リンクは新しいタブで開きます。
  • 外部サイトまたはドキュメント (インターネット サイト) - リンクは新しいタブで開きます。

公開機能を備えた従来の SharePoint サイトでは、新しいウィンドウでナビゲーション リンクを開くことを選択できます。 これにより、サイト閲覧者のコンテキストを検討し、新しいウィンドウでリンクを開くことが役立つかどうかを判断できます。 先進の SharePoint サイトではナビゲーション リンクを開く方法を選択できません。 つまり、ナビゲーション リンクは既定のガイドラインに従いますが、リンクを選択したらサイトを終了することを閲覧者が認識できるように、ナビゲーション リンクの ラベル について引き続き特に注意する必要があります。

ナビゲーション ラベルが目的地 (完全に異なるサイトまたはアプリケーションの場所) を正確に説明していることを確認します。また、[戻る] ボタンが機能しない可能性があることがわかっている場合は、新しいウィンドウでリンクを開くことを選択できる、テキスト Web パーツなどの別の方法を検討してください。

現時点では、テキストの Web パーツ のみがハイパーリンクを作成し、リンクを開き方を選択できます。 テキストにハイパーリンクを追加すると、新しいタブでリンクを開くことを選択できます。

実際のユーザーで使いやすさと見つけやすさをテストする

グローバル、ハブ、またはローカル レベルのナビゲーション エクスペリエンスの基本的な作業構造を確立したら、実際のユーザーで設計をテストする必要があります。 タスクを作成し、ユーザーにタスクの完了を依頼します。 ユーザーが情報やリソースを探しているときに「大声で考える」ように依頼します。 どこに改善を加えることができるかを記録し、変更を再度実装してテストします。 ビジネスの変化と成長に応じて、基本的なグローバル、ハブ、ローカルのナビゲーション エクスペリエンスを確認することを計画します。

効果的なラベルの作成方法、検索可能性のテスト方法、メニュー スタイルの使用方法など、ナビゲーションの基本について詳しく説明します。

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