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SharePoint ドキュメント ライブラリでビューを作成する

注:

この記事は、SharePoint のナレッジ エージェントのプレビュー バージョンに適用されます。

SharePoint のナレッジ エージェントは、ドキュメント ライブラリのカスタム ビューを作成して整理するのに役立ちます。 列の表示と非表示、並べ替え、フィルター処理により、エージェントはライブラリを設定して、最も重要なものを表示できます。

クイック アクションを起動する

  1. ドキュメント ライブラリの右下隅にある [ナレッジ エージェント ] アイコンを選択します。

  2. クイック アクション メニューから、[新しいビューの作成] を選択します。

  3. チャット パネルが開き、カスタム ビューに関連する推奨アクションの一覧が表示されます。

    注:

    ライブラリでエージェントを初めて使用する場合、ナレッジ エージェントは、使用可能なファイルに基づいて最大 3 つの列を自動的に提案します。 これらの列には、ファイルに関するメタデータが自動的に設定され、ビューを作成するときに便利です。

推奨されるアクションを使用する

  1. チャット パネルからアクションを選択します。 この例では、 先に [最近更新されたファイルを表示する] を使用します。

  2. チャット ボックスで、指定された指示を確認します。 必要に応じて、意図に合わせてテキストを変更できます。 準備ができたら、[ 送信 ] (チャット ボックスの [送信] アイコンのスクリーンショット)を選択してアクションを送信します。

  3. エージェントはプロンプトを使用してビューを生成します。 ビュー パラメーターは、チャット パネルにまとめられています。

    チャット パネルのビュー パラメーターの概要のスクリーンショット。

カスタム アクションを入力する

  1. チャット パネルのテキスト ボックスに、独自のカスタム ビュー命令を入力します。 ビューを記述する場合は、表示する内容 (フィルター) と、グループ化または並べ替え方法を検討します。 これは、ビューがニーズを満たしていることを確認するのに役立ちます。

    カスタム ビュー命令を示すチャット ボックスのスクリーンショット。

    ヒント

    エージェントは、列の表示と非表示、並べ替え、フィルター、およびグループを実行できます。 さまざまなドキュメントの種類を含むライブラリで使用できるサンプル プロンプトを次に示します。

    • 請求書: 支払期日の請求書を表示し、仕入先別にグループ化し、支払期日で並べ替えます。

    • 製品スペック:2020年にリリース日を持つ製品を表示し、市場のポジショニングで並べ替えます。

    • 人事ポリシードキュメント: 既に有効になっているもののみを表示するカテゴリ別に人事ポリシーを表示します。

    • プロジェクト計画:プロジェクト計画をフェーズ別にグループ化し、開始日で並べ替えたい。 所有者列を表示し、場所列を非表示にします。

  2. [ 送信 ] (チャット ボックスの [送信] アイコンのスクリーンショット)を選択して、アクションを送信します。

  3. エージェントはプロンプトを使用してビューを作成し、チャット パネルでビューを要約します。

    ビューの概要を示すチャット ボックスのスクリーンショット。

    ヒント

    チャット パネルでビューの概要カードでシェブロンを選択して展開し、作成されたビューの完全な説明を表示します。 ビューはドキュメント ライブラリにも反映されます。

    チャット ボックスのビューの概要を示すドキュメント ライブラリのスクリーンショット。

    ヒント

    エージェントは、既存の列を使用してビューを作成でき、必要に応じて新しい列を作成できます。 必要なビューの入力を求めるメッセージが表示され、エージェントは最初に必要な列を作成し、次にビューを構成します。

    チャット ボックスの次のビュー構成を示すドキュメント ライブラリのスクリーンショット。

Save your changes

  1. 作成したビューとその他の変更を保存する準備ができたら、[ 変更の保存] を選択します。

  2. [ 変更をライブラリに保存しますか? ] 確認画面で、 現在のライブラリ ビュー を更新するか、 新しいビューとして保存することを確認し、[ 変更の適用] を選択します。

    ヒント

    新しいビューを作成すると、数値が追加されたライブラリの名前になります。 今後の更新では名前付けエクスペリエンスが向上しますが、現時点ではライブラリ コマンド バーからビューの名前を変更できます。

  3. 更新されたライブラリと作成したビューに戻ります。 エージェントによって作成されたビューは、ドキュメント ライブラリを使用して表示するすべてのユーザーのパブリック ビューです。

要件と制限事項

  • サポートされているビュー アクション: 列の表示、列の非表示、並べ替え、フィルター、およびグループ化。

  • フィルター処理でサポートされている列の種類: 選択肢、数値、テキスト、DateTime、ブール値、通貨、MMD。

  • 列の作成でサポートされている列の種類: 選択、数値、テキスト、DateTime、ブール値、注、通貨、URL、MMD。

  • サポートされている言語: テキストベースのプロンプトと応答のために Microsoft 365 Copilot でサポートされているすべての言語が、英語のファイルのみを処理できます。

  • 制限事項:

    • 暗号化されたファイルを分析してビューのメタデータを生成することはできません。

    • 列の順序付け、列幅の変更、ビューの条件付き書式は、ナレッジ エージェントではまだサポートされていません。

    • ナレッジ エージェントはまだ個人用ビューの作成をサポートしていません (エージェントによって作成されたビューは、ドキュメント ライブラリを使用するすべてのユーザーが表示するパブリック ビューです)。

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