SharePoint Server での検索を目的としたコンテンツ整理のベスト プラクティス

適用対象:2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

ここでは、SharePoint Server のコンテンツを整理し、便利なメタデータを適用するためのベスト プラクティスを紹介します。これらのベスト プラクティスは、適切なコンテンツが検索インデックスに確実に挿入され、検索結果として返されるようにする際に役立ちます。

最重要コンテンツを SharePoint に保持する

可能な場合は、最重要コンテンツを SharePoint に保持し、プレミアム コンテンツと同様にできるだけクロールおよびインデックス付けを行います。 コンテンツをクロールしてインデックスを作成できない場合は、他のソースの結果をローカル検索結果にフェデレーションすることを検討してください。

類似の価値と重要度を持つコンテンツを近くのサイト構造に整理してみてください。 検索システムは相対的な重要度を自動的に推論しますが、権限のあるページを定義することで、サイトの重要性に直接影響を与えることもできます。 詳細については、「 権限のあるページを指定する」セクションを参照してください。

クロールするコンテンツを把握し、検索インデックスに含めるのは重要ですが、クロール しない コンテンツを把握することも重要です。 たとえば、バックアップ ファイル共有をクロールしてインデックスを作成する必要はありません。 また、古いコンテンツをアーカイブするルーチンを作成して優先度の低いコンテンツを削除し、通知に期限を追加するようにユーザーを促すこともお勧めします。

階層を使ってコンテンツを整理し、自然言語を使用する

SharePoint コンテンツを自然階層に整理することで、ユーザーがコンテンツを見つけてファイルできる場所を理解しやすくするだけでなく、検索システムがコンテンツをランク付けし、ユーザーの意図に合った検索結果を返すのも簡単になります。

フラットな構造	階層構造
http://Europe http://Asia	http://sales http://sales/Europe http://sales/Asia

URL およびファイルに関するその他のメタデータ (ファイル名など) は、検索システムによって言語的に分析されます。 URL とメタデータに自然言語を使用すれば、検索システムがサイトまたはファイルの情報を把握しやすくなり、結果を適切にランク付けできます。 検索システム (およびユーザー) が URL やファイル名 http://sales/Europe/presentations/phones.ppt を理解する方が、意味をなすよりもずっと簡単です http://slseur/p_phones.ppt.

サイトおよびコンテンツに対して豊富で一貫したメタデータを入力するようにユーザーを促す

メタデータとは、サイトおよびコンテンツの作成者、作成日、目的など、サイトおよびコンテンツに関するさまざまな情報を提供するデータです。 豊富で一貫したメタデータにより、コンテンツ自体の質が向上するほか、検索システムがコンテンツ間の関係を検出できるので、的を絞った関連性の高い検索結果が表示されるようになります。

ユーザーに入力を促す重要なメタデータの例をいくつか次に示します。

• ドキュメントのタイトル

• サイトの説明

• ドキュメントの作成者

• コンテンツが作成された日付

PowerPoint、Word など、一部のドキュメントの種類については、検索システムは、見出し、小見出しなどの追加のメタデータをコンテンツ内から抽出し、この情報を使用して適切な検索結果を返します。そして、充実したドキュメント概要とプレビューを提供します。

ユーザーに適切な検索結果を提供するには、検索システムでこの情報をメタデータとして使用できるように、個人用サイトとユーザー プロファイル データを入力することも重要です。

多言語コンテンツを管理する

検索システムは、ほとんどのコンテンツの言語を自動的に検出します。 次の推奨事項は、検索システムによって誤った言語が検出されるのを防ぐのに役立ちます。

• 可能な場合は、さまざまなサイトにさまざまな言語のコンテンツを保持します。 検索システムが特定のコンテンツ アイテムの言語を検出できない場合、検索システムは、それが保存されているサイトの言語であると想定します。

• コンテンツとそのコンテンツのメタデータで言語を混在させないでください。 メタデータの言語は、コンテンツ自体で使用されているものと同じにします。

• 1 つのメタデータ要素で言語を混在させないでください。 これは、ほとんどの場合、URL にも当てはまります。

優先するページを指定する

検索サービス アプリケーションの 優先するページ 機能を使用すると、最も関連性が高い情報が含まれる SharePoint サイトを指定できます。 優先するページからの検索結果は、その検索結果の中でも高い位置にランク付けされます。

権限のレベルを 3 つ指定できます。また、権限のないサイトを指定することもできます。 サイトを機関として識別すると、権限のあるページへの近接性に基づいて、ハイパーリンクを介して権限のあるページに接続されているサイトも結果にブーストされます。 最優先のページには、特に関連性の高い情報またはその情報へのリンクが含まれています。 優先しないと指定された URL は、他のサイトよりも低くランク付けされます。

優先するページの数は少なくすること (4 ～ 5 個) をお勧めします。 権限のあるページを多数指定すると、検索結果の順位付けに対する影響を予測することは困難です。

詳細については、「SharePoint Server で優先するページを設定する」を参照してください。