SharePoint サイトでのファイルとフォルダーの共有に関するレポート

  • [アーティクル]

特定の SharePoint サイトまたは OneDrive 上のすべての一意のファイル、ユーザー、アクセス許可、リンクの CSV ファイルを作成できます。 これにより、使用されている共有方法や、ファイルやフォルダーがゲストと共有されているかどうかを確認することができます。 レポートを実行するには、サイト管理者である必要があります。 Microsoft Graph Data Connect では、その他のレポート オプションを使用できます。

レポートを実行すると、CSV ファイルがサイト上で選択した場所に保存されます。 サイト メンバーにレポートを表示させたくない場合は、サイト所有者のみがレポートにアクセスできる異なるアクセス許可を持つフォルダーを作成することを検討してください。

レポートを実行するには (SharePoint)

  1. レポートを実行するサイトを開く
  2. [ 設定] メニューの [ サイトの使用状況] をクリックします。
  3. [ 外部ユーザーと共有 ] セクションで、[ レポートの実行] をクリックします。
  4. レポートを保存する場所を選択し、[ 保存] をクリックします。

レポートを実行するには (OneDrive)

  1. Microsoft 365 アプリ起動ツールから、OneDrive タイルを選択します。
  2. [ 設定] メニューの [ OneDrive の設定] をクリックします。
  3. [ その他の設定] をクリックし、[ 共有レポートの実行] をクリックします。
  4. レポートを保存する場所を選択し、[ 保存] をクリックします。

サイトのサイズによっては、レポートの実行に時間がかかる場合があります。

レポートの実行が完了すると、レポートへのリンクが記載されたメールが届きます。

CSV 形式

直接アクセスで共有されるアイテムの場合、レポートにはユーザー/項目の組み合わせごとに 1 行が含まれます。 SharePoint グループはレポートに表示されますが、その中の個々のユーザーは表示されません。

リンクと共有されているアイテムの場合、レポートには、リンクを使用した、または共有ダイアログからリンクが送信されたサインインしているユーザーごとに行が含まれます。 クリックされていない直接メールで送信されたリンクと、[ すべてのリンク] はレポートに含まれません。

レポートには、次の列が含まれています。

列 説明
リソース パス アイテムの相対 URL
アイテムの種類 アイテムの種類 (Web、フォルダー、ファイルなど)
アクセス許可 ユーザーがこのアイテムに対して持っているアクセス許可レベル
ユーザー名 このアイテムにアクセスできるユーザーまたはグループのフレンドリ名。 これが共有リンクの場合、ユーザー名は SharingLink です
ユーザー電子メール このアイテムにアクセスできるユーザーのメール アドレス。 これは、SharePoint グループの場合は空白です。
ユーザーまたはグループの種類 ユーザーまたはグループの種類: メンバー (内部)、ゲスト (外部)、SharePoint グループ、セキュリティ グループ、または Microsoft 365 グループ。 ( Member は、サイトのメンバーではなく、ディレクトリ内のメンバーを参照します。
リンク ID ユーザー名が共有リンクの場合の共有リンクの GUID
リンクの種類 ユーザー名が共有リンクの場合のリンクの種類 (匿名、組織、特定のPeople)
AccessViaLinkID アイテムに対するユーザーのアクセス許可がリンク経由の場合に、アイテムへのアクセスに使用されるリンク ID 。

Microsoft Graph データ接続の概要