Microsoft 365 の SharePoint 管理者は、サイト、ライブラリ、またはファイルのバージョンのインベントリを要求できます。これは、さまざまなシナリオで使用できます。
既存のバージョンで使用されている現在のバージョン ストレージを確認します。
制限を構成する前に、既存のバージョンに必要な制限を適用することで、バージョン制限が新しいバージョンにどのように影響するかを理解します。
トリミング ジョブをスケジュールする前に、既存のバージョンのトリミングの影響を分析します。
注:
Microsoft Graph Data Connect では、その他のレポート オプションを使用できます。
レポートを実行すると、バックグラウンド タイマー ジョブがキューに入り、特定の SharePoint サイト上のすべてのファイル バージョンの CSV ファイルが生成されます。 CSV ファイルは、サイト上の任意の場所に保存されます。 サイト メンバーにレポートを表示させたくない場合は、サイト所有者のみがレポートにアクセスできる異なるアクセス許可を持つフォルダーを作成することを検討してください。
重要
ファイル バージョン レポート生成ジョブは、今後数日間にわたって非同期的に完了します。 レポートが完了するまでにかかる時間は、ライブラリまたはサイトのサイズによって異なります。 小規模なサイトまたはライブラリの場合、完了までに 24 時間以上かかります。 大きい方の場合は、完了するまでに数日かかります。
ジョブの処理中に、レポート ファイルが徐々に設定されているのを確認できます。 この期間中はファイルを更新しないでください。 これにより、ジョブが失敗します。 レポートの生成の進行状況を確認して、レポートが完全に設定され、処理する準備ができていることを確認します。
進行中のレポート生成を取り消したい場合は、レポート ファイルを削除するだけです。
レポート形式
ファイル バージョンの有効期限レポートは、Comma-Separated 値 (CSV) 形式です。 各行はファイル バージョンに対応し、次の列が含まれています。
| ファイル バージョン識別子: | 説明 |
|---|---|
WebId |
Web の一意識別子であり、コンパクトな列 1 です。 |
DocId |
ドキュメントの一意識別子であり、コンパクトな列です。 |
MajorVersion |
ファイル バージョンのメジャー バージョン番号。 |
MinorVersion |
ファイル バージョンのマイナー バージョン番号。 |
| ファイル バージョン情報: | 説明 |
|---|---|
WebUrl |
Web への SharePoint URL と は、コンパクトな列です。 |
FileUrl |
ファイルに対する Web 相対 URL であり、コンパクトな列です。 |
Size |
バージョンのサイズ (バイト単位)。 |
ModifiedBy_UserId |
このバージョンを作成し、コンパクトな列であるユーザーの識別子。 |
ModifiedBy_UserDisplayName |
このバージョンを作成し、コンパクトな列であるユーザーの表示名。 |
LastModifiedDate |
バージョンが最後に変更された時刻。 |
SnapshotDate |
バージョンが履歴バージョンになった時刻。 |
IsSnapshotDateEstimated |
この識別子が true に設定されている場合、 SnapshotDate はベスト エフォート推定です。 バージョンが 2023 年 1 月 1 日より前にスナップショットされた場合、SnapshotDateが見積もられる可能性があります。 |
| 有効期限スケジュール情報: | 説明 |
|---|---|
CurrentExpirationDate |
現在の状態でバージョンの有効期限が切れる時刻。 |
AutomaticPolicyExpirationDate |
自動有効期限ポリシーをさかのぼって適用し、ベスト エフォートベースで見積もった場合にバージョンが期限切れになる時間。 |
TargetExpirationDate |
CurrentExpirationDateと同じ値に設定されます。 この列は、What-If 分析や有効期限のバッチ更新に役立ちます。 |
1 コンパクト列は、2 つの連続する行の値が同じ場合に値を繰り返さない列です。 繰り返しのレコードの空の文字列を格納します。 これらの列のヘッダーには、"Compact" 後置があります。
サイト、OneDrive、またはライブラリのサイト バージョンストレージ使用状況レポートを生成する方法
PowerShell を使用してサイトのバージョン履歴の制限を管理するには、次の手順に従います。
最新の SharePoint Online 管理シェルをダウンロードします。
注:
以前のバージョンのSharePoint Online 管理シェルをインストールした場合は、[プログラムの追加と削除] に移動し、SharePoint Online 管理シェルをアンインストールします。
Microsoft 365 で SharePoint 管理者として SharePoint に接続します。 方法の詳細については、「SharePoint Online 管理シェルの使用を開始する」を参照してください。
次のいずれかのコマンドを実行して、バージョン ストレージ使用状況レポートを生成します。
| 操作 | PowerShell コマンド |
|---|---|
| サイトまたは OneDrive アカウントのバージョン ストレージ使用状況レポートを生成する | New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl |
| サイトまたは OneDrive アカウントのレポートを生成するためのジョブの進行状況を追跡する | Get-SPOSiteFileVersionExpirationReportJobProgress -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl |
| ライブラリのバージョン ストレージ使用状況レポートを生成する | New-SPOListFileVersionExpirationReportJob -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl |
| ライブラリのレポートを生成するジョブの進行状況を追跡する | Get-SPOListFileVersionExpirationReportJobProgress -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl |