ユーザーの設定
ワークフローを作成するには、ワークフローに参加するユーザーを設定する必要があります。 このステップは、たとえば、ワークフロー ステップを実行する通知を受け取るユーザーを指定する場合に必要です。
ワークフロー ユーザー グループ ページで、ワークフロー ユーザー グループの下にユーザーを設定してから、プロセスのシーケンスで承認者グループなどのユーザー番号を指定できます。
承認要求者と承認者を兼ねた承認ユーザーとして機能するワークフロー ユーザーも、承認ユーザーの設定ページで設定する必要があります。
ワークフロー ユーザーの設定
ワークフロー ユーザー グループには、ワークフローの一環となるユーザーが一覧表示されます。 承認ワークフローを設定し、複数の人物による承認を行う必要がある場合は、ワークフローの承認タイプとしてワークフロー ユーザー グループを選択できます。
ワークフロー ユーザー グループに入力された各ユーザーにはシーケンスがあります。
シーケンス番号フィールドで各承認者に増分番号を割り当てることで、グループ内のユーザーの階層を定義できます。 シーケンス番号フィールドで同じ番号を割り当てることで、階層に関係なく、複数の同等の承認者が承認するまで承認要求を承認できないと定義できます。
ワークフロー ユーザーを設定するには、次のステップに従います。
ページの右上にあるページの検索アイコンを選択し、ワークフロー ユーザー グループと入力して、関連するリンクを選択します。
新規を選択します。
コード フィールドに、ワークフローを特定するための最大 20 文字を入力します。
説明フィールドに、ワークフローの説明を入力します。
ワークフロー ユーザー グループ メンバー クイック タブで、最初の行のフィールドに次のように入力します。
ユーザー名 - ワークフローに参加するユーザーを指定します。 そのユーザーは、ユーザー設定ページに存在している必要があります。
シーケンス番号 - 他のユーザーに対するワークフローでのワークフロー ユーザーの関与の順序を指定します。 たとえば、このフィールドは、関連するワークフロー応答の承認者タイプ フィールドでのワークフロー ユーザー グループ オプションを使用する際に、他の承認者に対してユーザーが承認するタイミングを指定するために使用できます。 階層に関係なく、複数の同等の承認者が承認するまで、承認要求が承認されないと定義するには、同じシーケンス番号を関連する承認者に割り当てることで、単純なワークフロー ユーザー グループを設定する必要があります。
ワークフロー ユーザーをユーザー グループにさらに追加するには、ステップ 5 を繰り返します。
承認ユーザーの設定
承認ユーザーは承認ワークフローに関与します。 承認ユーザーの設定ページで、特定のタイプの要求に対する金額制限を設定し、元の承認者が不在の場合に承認要求が委任されている代理の承認者を定義することができます。
承認ユーザーを設定するには、次のステップを実行します。
ページの右上隅にあるページの検索アイコンを選択し、承認ユーザーの設定と入力して、関連するリンクを選択します。
承認ユーザーの設定ページで新しい行を作成してから、フィールドに次の情報を入力します。
ユーザー ID - 承認プロセスに関与する人物のユーザー ID を選択します。
営業担当者/購入者コード - 営業担当者/購入者コード フィールドのユーザーに適用される営業担当者または購入者コードを指定します。
通常、顧客または仕入先を担当する営業担当者または購入者が対象の販売または購買要求を承認する人物でもある場合、ユーザーが営業担当者/購入者コード フィールドを入力します。
承認者 ID - ユーザー ID フィールドに表示されるユーザーによる要求を承認する必要がある人物のユーザー ID を選択します。
販売金額の承認制限 - ユーザー ID フィールドのユーザーが承認できる最大の販売金額を現地通貨フィールドで指定します。 ユーザーがこの金額を超える販売ドキュメントを作成する場合は、ドキュメントの承認がさらに必要となります。
無制限の販売承認 - ユーザー ID フィールドのユーザーが金額にかかわらずすべての販売要求を承認できることを指定します。 基本的に、ユーザーの販売ドキュメントに対するさらなる承認は不要です。
購入金額の承認制限 - ユーザー ID フィールドのユーザーが承認できる、最大の購入金額を 現地通貨 で指定します。
無制限の購入承認 - ユーザー ID フィールドのユーザーが金額にかかわらずすべての購買要求を承認できることを指定します。
要求金額の承認制限 - ユーザー ID フィールドのユーザーが購買見積もりを承認できる、最大の購入金額を 現地通貨 で指定します。
無制限の要求承認 - ユーザー ID フィールドのユーザーが金額にかかわらずすべての購買見積もりを承認できることを指定します。
代理 - 承認者 ID フィールドが使用できない場合にユーザー ID フィールドのユーザーによる要求を承認する必要があるユーザーのユーザー ID を選択します。
メール - ユーザー ID フィールドのユーザーのメール アドレスを指定します。
電話番号 - ユーザーの電話番号を指定します。
承認管理者 - たとえば、承認要求を新しい代理承認者に委任し、期限を経過した承認要求を削除することで、承認ワークフローのブロックを解除する権限を持つユーザーを指定します。
ユーザーを承認ユーザー設定にさらに追加するには、ステップ 2 を繰り返します。
承認者階層は連続した順序で設定されます。つまり、場合によっては、ある承認者は別の承認者からの承認を必要とします。階層の整合性をテストして、循環階層が発生していないことを確認します。
承認ユーザー設定に基づいて作業を開始する前に、承認ユーザーの設定テスト レポートを実行することで、設定をテストできます。 ユーザー単位のアプローチで次のオプションについて設定をテストできます。
販売承認の設定
購入承認の設定
要求承認の設定
すべて
レポートを実行するには、承認ユーザー設定ページで承認ユーザー設定テスト アクションを選択します。 承認ユーザー レポートの一般的なエラーは、承認者の金額制限が、承認者よりも低い階層のユーザーの金額制限よりも低い場合に発生します。