Microsoft Copilot を使用してコンテンツを下書きする

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レポート、電子メール、プレゼンテーションなど、効果的なコンテンツを下書きするには、多くの場合、明確さ、構造、創造性のバランスが必要です。 Copilot を Microsoft 365 に統合することで、下書きプロセスを合理化し、作業の品質を向上させることができます。

Copilot は、コンテンツ作成のあらゆる段階で支援します。 アイデアを整理し、言葉を洗練し、メッセージが明確でインパクトのあるものになるようにするのに役立ちます。 Copilot はインテリジェントな提案を提供することで、アウトラインをすばやく生成し、コンテンツを下書きし、プロフェッショナルな言い回しと書式設定で下書きを洗練させることができます。

Copilot を使用すると、次のことができます:

  • プロンプトまたはいくつかの重要なポイントから始めて、構造化された下書きを Copilot に作成させます。
  • トーン、明瞭さ、一貫性を向上させるためのリアルタイムのフィードバックと提案を受け取ります。
  • 関連データ、参考資料、または組織の知識をコンテンツに組み込みます。
  • ドキュメントが目標を達成するまで、Copilot の推奨事項に基づいて調整を迅速に繰り返します。

最初から下書きを作成する場合でも、既存の資料を修正する場合でも、Copilot を使用すると、より効率的かつ自信を持って作業できます。 その結果、アイデアを効果的に伝え、organizationの基準を満たす、よく練られたコンテンツが得られます。

Word で新しいコンテンツを下書きする

新しいドキュメントを開始するのは、特にどのように始めればよいかわからない場合には、しばしば気が遠くなるように感じるものです。 Copilot in Word を使用すると、コンテンツの方向性を設定する最初の下書きを生成できます。

Copilot を使用してコンテンツの下書きを作成する方法

Word を開き、[ホーム] リボンの Copilot アイコンを選択して Copilot を開きます。 Copilot を操作するときに、仕事に基づくリソースまたは Web に基づくリソースを選択できることに注意してください。

  • 業務用データは、Microsoft 365 環境からアクセスできる、メール、ドキュメント、会議、チャットなどの組織内のコンテンツを指します。
  • Web ベースのデータは、Bing 検索を介して公開されているインターネット ソースから取得されます。 外部調査、傾向の発見、organizationの内部リポジトリ以外の最新情報に基づくコンテンツ生成に最適です。

作業根拠データのチャット インターフェイスには、開いているドキュメントのコンテキストに基づいて質問できる推奨プロンプトが表示されます。 または、次のようなプロンプトを入力することもできます。

  • 第 3 四半期のパフォーマンス レポートのためにプロフェッショナルな紹介書を作成します。
  • より楽観的で将来を見据えたトーンにします。
  • 私たちのチームの成果を強調する文を追加します。

Copilot から最適な応答を得るための鍵は、プロンプトを反復することであることを忘れないでください。 フォローアップ プロンプトを使用して、トーン、長さ、フォーカスを調整できます。

Copilot in Word では、下書きコンテンツに自動的に引用を含めることもできます。 Copilot が作業ファイルまたは Web ソースからテキストを生成するときに、参照をインラインで追加できるため、手動でソースを追跡することなく、より信頼性の高いドキュメントを作成できます。

Copilot は、既に作成したコンテンツを絞り込むこともできます。 文書内の任意のテキストを選択し、必要な変更を説明します。

  • これを、リーダーシップの対象者向けに、よりフォーマルなトーンで書き直してください。
  • この段落をより簡潔にします (2 文目安)。
  • 技術者以外の読者のためにこれを簡略化します。

レポートの下書きをしているときに、現在の業界トレンドに関する段落を含める価値があることに気づきます。 この情報が organization のファイルに既に存在するかどうか、または Web から取得する必要があるかどうかがわかりません。 Copilot in Word は、両方に役立ちます。

  • 仕事用プロンプトを使用する

    プロンプトの例: ウェアラブル テクノロジのトレンドに関する最近の内部分析情報を、ドキュメントやメールから要約します。Copilot は、organization のコンテンツを検索し、利用可能なものに基づいて概要を生成します。

  • Web ベースのプロンプトを使用する

    プロンプトの例: 最新の Web ソースを使用して、ウェアラブル技術業界の現在のトレンドを要約します。 Copilot は、より広い視野を得るために、信頼できる Web ソースから公開されている情報を取得します。

両方のタイプのプロンプトを試して、応答の違いと、これらを組み合わせてより豊富なコンテンツにする方法を確認してください。

Work IQ を使用して分析情報を導き出す

Work IQ は、自分の役割、人間関係、および organization の知識がどのようにつながっているかについての理由を判断するため、単純なファイル検索では見逃すような洞察を明らかにすることができます。 キーワード (keyword)単にドキュメントを検索する代わりに、Copilot に仕事の背後にある人々やパターンを推論するように依頼できます。

次のようなプロンプトを試してください:

  • 私のチームで他にウェアラブル テクノロジのトレンドについて最近書いた人はいますか?
  • このプロジェクトで共同作業したユーザーからの関連ドキュメントまたは会話は何ですか?
  • 私の部門が今四半期に注力したことを要約します。

organization が Copilot コネクタを介して外部システムに接続している場合、Work IQ はこれらの分析情報をさらに拡張できます。 たとえば、Salesforce が接続されている場合、 Contoso アカウントのオープンな営業案件の要約を依頼すると、Copilot はその Salesforce データに基づいた概要を Microsoft 365 コンテンツとともに返します。

Copilot の応答を確認するのと同じ方法で Work IQ 主導の分析情報をレビューします。レポートで使用する前に、参照されている人、ドキュメント、レコードが関連性があり、最新であることを確認してください。

Word でテキストを表に変換する

概要の下書きを作成し、業界のトレンドを含めたら、チームのパフォーマンス指標を明確で視覚的な方法で提示する必要があります。 Copilot を使用して、テキスト ブロックをテーブルに変換できます。

Copilot を使用してテーブルを作成する方法

  1. 変換する段落を選択します。
  2. [テーブルとして視覚化] を選択するか、[Chat] ウィンドウ プロンプトで次の手順を実行します: この段落を、チーム名、KPI、結果の列を含むテーブルに変換します。
  3. フォローアップ プロンプトで書式を調整する: ヘッダー行を追加し、列タイトルを太字にします。
  4. 下書きに問題がなければ、文書を保存します。

締め切りに間に合うように順調に進んでいます。 次に、リーダーシップにレポートを提示する方法を検討する必要があります。

Word ドキュメントから PowerPoint プレゼンテーションを作成する

Word ドキュメントを PowerPoint プレゼンテーションに変換することは、レポートの分析情報をリーダーに伝えるための戦略的な方法です。 コンテンツの下書きが完了したら、次回のリーダー会議に備えましょう。 Word コンテンツを魅力的なプレゼンテーションに変換する必要があります。これも Copilot が効率化するのに役立ちます。

Copilot を使用して PowerPoint でコンテンツの下書きを作成する方法

  1. PowerPoint を開き、[ ホーム ] リボンの Copilot アイコンを選択して Copilot にアクセスします。
  2. 最大 5 つのファイルを参照してプレゼンテーションに情報を提供します。 ファイルを参照するには、スラッシュ (/) の後にファイル名 (/Word_Document_Example.docx) を続けてプロンプトを始めます。 Word ドキュメント、PDF、Excel ファイル、またはテキスト ファイルを参照して、一度に複数のソースから描画できます。
  3. プロンプト: このコンテンツを 5 つの箇条書きにまとめて、リーダーシップ プレゼンテーションを行います。 箇条書きでは内容が際立っていない場合は、より良い結果を得るためにプロンプトを絞り込むことができます。
  4. 絞り込み: 箇条書きを簡潔でアクション指向にします。
  5. スライドを選択し、Copilot にオリジナル画像を生成するように指示します。たとえば、 モダンなオフィスで共同作業している多様なチームの画像を作成 したり、 顧客の成長を表すアイコンを生成したりします。 Copilot では、いくつかのオプションから選択できます。また、「 背景を明るくする 」や「 代わりにフラットなアイコン スタイルを使用する」などのフォローアップ プロンプトを使用して結果を絞り込むことができます。
  6. スライド デッキが完成したら、ファイルを保存します。

同じ画像生成を Word でも使用できるため、文書を離れることなく、一致するビジュアルをレポートに追加できます。 バナーやソーシャル投稿など、より洗練された独立したビジュアルを作成するには、代わりに Create を使用してください。

詳細については、「 AI を使用して効果的なプレゼンテーションを作成する」を参照してください。

既存のプレゼンテーションのレビューと改良

PowerPoint の Copilot は、既に構築したデッキを操作するのにも役立ちます。 プレゼンテーションを開き、[Copilot] ウィンドウを使用して、質問したり、重要なポイントの概要を取得したり、変更を要求したりします。

  • デッキを要約する — プレゼンテーションのメイン テーマの概要を説明するように Copilot に指示する
  • ターゲットを絞った質問をします 。たとえば、 より多くのサポート データが必要なスライドはどれですか? または、 このデッキの重要なポイントは何ですか?
  • コンテンツの追加または展開 — 一貫性のあるスタイルの新しいトピックを追加するか、より詳細なスライドを展開するよう Copilot に依頼します

Create を使用して洗練されたビジュアルと動画をデザインする

プロジェクト バナー、ソーシャル投稿、プロモーション グラフィックなど、Copilot Create には、簡単なインライン画像の代わりに、洗練されたコンテンツをデザインするための専用スペースが用意されています。 Microsoft Copilot アプリで [作成] を選択し、テキストの説明またはテンプレートから始めて、構築するもの (画像、バナー、ポスター、ビデオなど) を選択します。

次のようなプロンプトを試してください:

  • モダンなデザインとタイトル「Monthly Updates」で毎月のチーム ニュースレターのバナーを作成します。
  • プロフェッショナルなトーンで第 3 四半期の決算を発表する LinkedIn 投稿を作成し、ヘッダーに会社のロゴを添えて作成します。

既存のレポートをビデオに変換する場合は、[ビデオの作成] を選択して、Word 文書または PowerPoint ファイルをアップロードします。 Copilot はスクリプトを作成し、ナレーションを追加し、コンテンツをシーンに整理して、空白のタイムラインではなくすぐに編集できるプロジェクトを提供します。

Web 上でデザインを開始し、後でモバイルまたはデスクトップ アプリで完成させることができます。

ヒント

ドキュメントやスライドにインラインで追加される簡単なビジュアルではなく、バナー、ソーシャル投稿、ビデオなどの洗練されたスタンドアロン アセットに Create を使用します。 動画を作成するには、organization で Clipchamp を有効にする必要があります。

Outlook でリーダー陣と進行状況を伝える

ドキュメントとプレゼンテーションが完成したら、リーダーシップ チームに現在のステータスを通知する必要があります。 Outlook の Copilot は、新しいメッセージの下書きと既存のメール スレッドの操作の両方に役立ちます。

新しいメールを最初から下書きする

更新、お知らせ、会議出席依頼を送信する必要がある場合、Copilot は 1 つのプロンプトから完全な下書きを生成できます。 新しいメールを開き、メッセージ ツール バーの Copilot アイコンを選択して、必要な内容を説明します:

  • 第 3 四半期のパフォーマンス レポートの完了を通知する、マネージャーへのメールの下書きを作成します。
  • 30 分間の Q3 レビュー セッションのために、リーダーシップ チームに会議出席依頼を作成します。
  • 今四半期に達成された主要なマイルストーンを強調表示する、利害関係者向けのプロジェクトの更新情報Composeします。

Copilot は、送信前に確認して修正できる完全な下書きを生成します。

メール スレッドからの要約と下書き

チームはこのレポートについてメールで長時間の会話を行った場合、リーダーへのステータス メールにその会話の概要を盛り込みたいと考えています。 Outlook の Copilot は、最初にスレッドを要約するのに役立ちます。 次のビデオを見て、それがいかに簡単であるかを確認してください:

Copilot チュートリアル: メールを要約する

Copilot がスレッドを要約したら、 メール スレッドの概要に基づいてリーダーシップ チームへのメールを下書きするようにプロンプトします。プロフェッショナルかつ簡潔なトーンにしましょう。

送信前にメールを改善する

送信する前に、Copilot のメール コーチング機能を使用して、トーン、明確さ、読み手の気持ちに関する提案を取得します。 Copilot ウィンドウで [コーチングを受ける ] を選択すると、Copilot が下書きをレビューし、具体的な提案を提供します。 メッセージが意図したとおりに届くまで、1 つの文、語句、または全体的なトーンを調整して、個別に適用する候補を選択できます。

このワークフローに従うことで、Copilot がレポートの作成からデータの視覚化、プレゼンテーションの作成、そして進行状況の伝達にまで、すべて毎日使用するアプリ内でどのように移行するのにどのように役立つかがわかります。 続行する際は、効果的なプロンプトと適切な基礎 (作業または Web) が、日常のワークフローで Copilot を最大限に活用するのに役立つことを覚えておいてください。

ビジネス目標に照らし合わせてコンテンツを検証する

Copilot が作成に役立ったものを共有する前に、一時停止して、実際に必要な結果に対してチェックします。 洗練された下書きは、目的を果たさなければ役に立ちません。

次の点を確認してください。

  • オーディエンスの適合性: トーン、長さ、詳細のレベルが、これを読んでいるリーダー、クライアント、またはチームのどちらかと一致しているか?
  • 目標のアラインメント: コンテンツは、トピックを説明するだけでなく、対象ユーザーに求める決定やアクションをサポートしているか?
  • 書式に合わせる: ドキュメント、表、スライド、メールなど、対象ユーザーがどのように使うかに適した成果物か?
  • 精度: Copilot に含まれる事実、数値、引用を確認しましたか?

応答がこれらのいずれかに満たない場合は、そのまま送信するのではなく、プロンプトを改善するか、下書きを直接編集してください。 Copilot の出力は最終的な回答ではなく下書きとして扱うことで、ビジネス コンテンツの制作効率と共有の信頼性を保ちます。

プレゼンテーションに含めるために、より詳細なデータ セットが必要な場合はどうすればよいですか? 次の単元では、リサーチ ツール エージェントについて説明します。これは Microsoft が設計した事前構築済みのエージェントで、作業や Web から情報を収集して整理し、詳細なレポートを作成できます。