メール コンテンツを SharePoint に保存する

完了

Microsoft Power Automate には、受信メールを監視し、そのメタデータと添付ファイルをそれぞれ Microsoft Lists リストとドキュメント ライブラリに保存するフローを構築するのに役立つツールが用意されています。

SharePoint ドキュメント ライブラリへのメール添付ファイルの保存

Microsoft Outlook コネクタには、新しいメールが届いたとき というトリガーがあります。このユニットの例ではこのトリガーを使用して、受信メールを監視します。 新しいメールが届くと、フローがトリガーされ、添付ファイルを SharePoint ドキュメント ライブラリに保存します。 トリガーは、メールに添付ファイルがあり、かつ、特定の送信者からのメールで、このメールの 件名 フィールドに "月次レポート" という単語が含まれるメールかどうかを監視します。

前提条件

  • SharePoint ドキュメント ライブラリの作成へのアクセス
  • Power Automate へのアクセス

SharePoint ドキュメント ライブラリの作成

  1. SharePoint から、設定歯車アイコンを選択し、サイトの内容 を選択します。

  2. + 新規 を選択して、ドキュメント ライブラリ を選択します。

  3. 空白のライブラリを選択します。

  4. "名前" フィールドに受信メールと入力し、項目をサイト ナビゲーションに表示するかどうかを決定します (既定では "はい")。 次に、作成を選択します。

  5. 列の追加を選択し、テキストを選択してから、次へを選択します。 名前には、送信者のメール アドレスを入力し、保存を選択します。

    ドキュメント ライブラリに列を追加しているスクリーンショット。

これで、必要な列を含むドキュメント ライブラリが作成されました。

自動化フローの作成

  1. Power Automate ホーム ページの左側のナビゲーション メニューにある + 作成 を選択してから、自動化したクラウド フローを選択します。

  2. フローに受信メールと名前を付けます。

  3. フローのトリガーを選択してください フィールドで、新しいメールが届いたとき (V3) を検索して選択します。

  4. 作成 を選択します。

  5. トリガーを選択し、"詳細パラメーター" フィールドから すべて表示 を選択します。

  6. 受信したメールを監視して、基準に一致する送信者からの添付ファイルを取得するオプションを追加します。 この例では、宛先送信者添付ファイルを含める、および件名フィルター フィールドを監視します。

  7. 新しいメールが届いたとき トリガーの下で、+ アイコンを選択し、アクションの追加 を選択します。

  8. Sharepoint を検索します。必要に応じて、もっと見る を選択してから ファイルの作成 を選択します。 サインインを求められたら、必ず サインイン を選択します。

  9. サイト アドレス受信メール ライブラリに対する フォルダー パス を選択します。

  10. ファイル名 フィールドを選択します。 稲妻アイコンを選択して 動的コンテンツ パネルを開きます。

  11. 添付ファイル名 を検索して選択します。

    Power Automate によって、[ファイルの作成] の外側に [個々に適用] アクションが自動的に追加されます。 これにより、メールのすべての添付ファイルが SharePoint ライブラリで確実に作成されます。

  12. ファイル コンテンツ フィールドを選択します。 稲妻アイコンを選択して 動的コンテンツ パネルを開きます。

  13. 動的コンテンツで Attachments Content を検索し、それを選択します。

  14. ファイルの作成 アクションの下で、+ アイコンを選択し、続いて アクションの追加 ボタンを選択します。

  15. SharePoint を探して、ファイル プロパティの更新 アクションを選択します。

  16. ファイル プロパティの更新 プロパティ パネルで、サイト アドレス受信メール ライブラリを選択します。

  17. ID フィールドを選択し、稲妻アイコンを選択して動的コンテンツ パネルを開きます。

  18. ファイルの作成 アクション から body/ItemId を選択します。

  19. "詳細パラメーター" フィールドの隣にある すべて表示 ボタンを選択します。

  20. タイトル フィールドを選択し、稲妻アイコンを選択して 動的コンテンツ パネルを開きます。

  21. [動的コンテンツ] パネルから body/Name を探して選択します。

  22. 送信者のメール アドレス フィールドを選択し、稲妻アイコンを選択して 動的コンテンツ パネルを開きます。

  23. 動的コンテンツ パネルから From を探して選択します。

  24. フロー チェッカー を選択してエラーがないか確認した後、右上隅の 保存 を選択します。 フロー全体は次のスクリーンショットのようになります。

フローを実行する

これでタスクは完了です。 Miriam Graham が Adele Vance からメールを受信すると、メールは次のようになります。

  • 少なくとも 1 件の添付ファイルが含まれている

  • 件名 フィールドに "月次レポート" という語が含まれている

その後、フローにより添付ファイルが受信メール ライブラリに保存されます。

次のスクリーンショットは、メールの受信後、SharePoint ライブラリがどのように表示されるかを示しています。

ヒント

ファイルを SharePoint にアップロードすると、そのファイル サイズが自動的に識別され、使用可能になります。 列名はファイル サイズと呼ばれ、既定では非表示です。 表示するには、ビューに追加する必要があります。