外注プロセス
一般に、外注プロセスには複数の手順が関与します。
次の図は、プロジェクト マネージャーがプロセスを開始する一般的なプロセスを示しています。
まず、プロジェクト マネージャーは仕入先と外注を作成します。 既定では、システムの仕入先レコードに関連付けられている価格表が外注に対して使用され、各仕入先アカウントには 1 つのリレーションシップ タイプを設定できます。 外注プロセスが開始されると、プロジェクト マネージャーは外注のすべての購買を明細行品目として明細化できます。 マネージャーは、時間、経費、または製品に対してこれらの品目を使用できます。 また、外注に関連付けられている購買価格表の価格を調整することもできます。仕入先アカウント マネージャーとプロジェクト マネージャーはこれをドキュメント上で反復処理できます。
外注品目が時間の場合、仕入先アカウント マネージャーはこの時点または後の時点で仕入先連絡先を各品目に関連付けます。 この関連付けによって、同じ外注に関与しているプロジェクト マネージャーに情報が提供されます。 仕入先連絡先が外注品目に関連付けられた後、予約可能リソースがまだ存在しない場合は、リソースが契約から自動的に作成されます。 各品目の請求方式は、固定価格または時間/実費払いのどちらかになります。 あるいは、固定価格の外注の場合、マイルストーンベースの請求スケジュールが設定されます。 交渉が行われ、成立すると、外注が確認されます。 確認済の外注は編集できませんが、変更が必要な場合は、外注を再度オープンして編集することができます。 このアクションによって、状態は再び完了となるまで、確認済からドラフトに変更されます。
プロジェクトにはチーム メンバーも追加します。これは外注品目に関連付けることができます。 この追加により、外注業者のキャパシティを持つチーム メンバーに職位を割り当てる必要が生じます。 これらのチーム メンバーは、汎用または名前付きのどちらかになります。 名前付きチーム メンバーは、プロジェクトで直接作成することも、予約した後に、リソース スケジュール エクスペリエンスを使用して作成することもできます。 外注リソースは、プロジェクトおよびプロジェクト タスクに時間、経費、材料の使用を記録し、承認を受けるために送信できます。 このプロセスは、独自の組織の従業員に対するプロセスに似ています。
プロジェクトの承認時に、外注で承認されている時間が、作業者の契約価格またはプロジェクトに対して行われた役割に基づくプロジェクトの原価実績と共に記録されます。 システムには、仕入先請求書および請求書明細行品目を記録できます。 また、仕入先リソースが実行した作業、または仕入先が納品した製品も記録できます。 これらの請求書明細行は、プロジェクト、および時間、経費、製品/材料、マイルストーン、または手数料のトランザクション クラスに固有である必要があります。 必要に応じて、明細行では仕入先の作業に関連付けられている外注品目を参照することもできます。
その後、外注品目とプロジェクトに一致するすべての原価実績が自動的に仕入先請求書に関連付けられます。 この関連付けにより、スリーウェイ マッチングおよび検証プロセスが容易になります。 プロジェクト マネージャーは、自動的にマッチングされたプロジェクト実績の確認、削除、または他のプロジェクト原価実績の追加を行い、検証プロセス内のその他の手順を完了します。 すべての明細行の検証が完了すると、仕入先請求書は支払の準備完了としてマークされます。 このステージで、仕入先請求書と明細行を会計システムまたは買掛金システムに転送して、仕入先への支払いを処理できます。 最後に、記録されている他のプロジェクトが確認され、プロジェクトの仕入先請求書明細行の実際原価が記録されます。
高度な外注機能についての説明
買掛金勘定部門は、プロジェクト マネージャーが作成し、管理している外注を発注書として捉えることができます。 外注先が作業の完了を入力すると、それらの発注書の領収書が自動的に作成されます。 高度な外注機能を使用すると、仕入先請求書が報告済みの作業とスリーウェイ マッチングによって照合される際、不正な仕入先請求書が買掛金勘定係に受理されるのを防ぐことができます。