Syntex を使用してコンテンツを生成する方法
Syntex を使用すると、既存のドキュメントを理解して処理しようとしたときだけでなく、新しいドキュメントを生成するときにも時間とリソースを節約できます。 Syntex は、コンテンツ アセンブリを使用して後者を実行します。 コンテンツ アセンブリを使用すると、以前に作成したテンプレートを使用して新しいドキュメントを大規模に作成できます。
コンテンツ アセンブリでは、次のことができます。
- 同じ種類のドキュメントのコンテンツ構造を標準化する
- 人的エラーを減らす
- 大規模なドキュメントの生成
空白フィールドを使用して最新のテンプレートを設定できます。 これらの空白フィールドに同様の情報を入力して、手動または自動化された新しいビジネス ドキュメントを生成できます。 はじめに:
- テンプレートを生成するドキュメントを準備します。 これらのドキュメントには、契約、フォーム、サービス契約などの既存のドキュメントを指定できます。
- ライセンスを持つ Syntex ユーザーである必要があります。
- SharePoint リストを管理するためのアクセス許可が必要です。
- Wordドキュメントで変更履歴またはコメントが有効になっていないことを確認します。
- Wordドキュメントからコンテンツ コントロールを削除します。画像、テーブル、その他のオブジェクトはテキストラップしないでください。
- コンテンツ アセンブリの要件と制限事項は、機能が成熟するにつれて定期的に更新されるため確認してください。
作業を開始するには、まず ドキュメントをアップロードして最新のテンプレートを作成する必要があります。 その後、 モダン テンプレートを編集できます。 テンプレートから新しいドキュメントを作成するには、手動で情報を入力するか、 Power Automate を使用して情報をインポートできます (プレビュー段階で、2023 年に一般提供)。
Contoso Electronics は、コンテンツ アセンブリと Power Automate を使用して新しいドキュメントの生成を自動化します
Contoso Electronics が コンテンツ アセンブリと Power Automate (プレビュー段階、2023 年に一般公開) を組み合わせて新しいドキュメント生成を自動化する方法を見てみましょう。
Contoso Electronics では、チームがプロジェクト提案を承認すると、契約マネージャーは関連する一連のドキュメントを作成し、プロジェクト関係者に送信します。 ドキュメントには、契約、サービス契約、支払いフォームが含まれます。 これらのドキュメントには、会社名、契約額、地域、社内の連絡先など、多くの情報が共通しています。 以前は、契約マネージャーは、これらのプロジェクト関連のドキュメントをすべて手動で作成し、情報を入力する必要がありました。
コンテンツ アセンブリを使用すると、コントラクト マネージャーは、既存のドキュメントに基づいて、関連するプロジェクト ドキュメントごとに最新のテンプレートを作成します。 これらのテンプレートは、新しい契約、サービス契約、支払フォームに使用できます。 これらのテンプレートが作成されると、コントラクト マネージャーはテンプレートを使用して Power Automate ワークフローを設定します。 たとえば、新しいプロジェクト提案の承認によって、ドキュメント処理モデルがトリガーされ、提案から重要な情報が抽出されます。 次に、2 つ目の Power Automate フローがトリガーされ、抽出された属性を関連するプロジェクト ドキュメント テンプレートに入力します。
これらのテンプレートを使用すると、新しいプロジェクト ドキュメントを作成する時間とコストが削減されます。 また、ドキュメントの構造と形式を標準化するのにも役立ちます。 さらに、データを再利用すると、エラーや入力ミスが回避され、最初の提案に加えられた修正が正確に反映されます。
このモジュールでは、これまで、ドキュメント処理、ナレッジ検出、ワークフロー自動化、およびコンテンツ生成に Syntex を使用する方法を学習しました。 今後は、Syntex の導入に関与するチーム メンバーについて考えてください。 実装の有効性を評価するための実装後戦略を作成することが重要です。 次のユニットでは、Syntex 実装チームの一般的な役割と責任に加え、モデル使用状況分析を使用してドキュメント処理モデルの成功を評価します。