エージェントを他のユーザーと共有する

完了

日常のビジネス ユーザーが SharePoint でエージェントを作成し、Microsoft 365 Copilot Chatすると、エージェントを他のユーザーと共有できます。 エージェントの共有は、いくつかの理由で重要です。

• エージェントを共有すると、必要なアクセス許可を持つ関連するすべてのチーム メンバーが、エージェントの機能にアクセスできるようになります。 これにより、ユーザーはエージェントが提供する自動アシスタンスと情報から恩恵を受けることができます。 これらの利点により、生産性が大幅に向上し、ワークフローが合理化されます。 これにより、ユーザーはエージェントのそれぞれの SharePoint またはCopilot Chat環境から離れることなく、回答をすばやく見つけてタスクを実行できます。
• エージェントを共有すると、チーム全体で一貫性と正確性を維持できます。 これは、共有ユーザーが同じナレッジ ソースにアクセスできる場合に、情報と支援の一元化されたソースを提供することで行われます。 エージェントを共有すると、すべてのユーザーが同じガイダンスとサポートを受け取り、エラーや不一致のリスクが軽減されます。

エージェントを共有するためのメインの目的は、ユーザーのorganization内のより広い対象ユーザーにその利点を拡張することです。 エージェントを共有すると、その機能を他のユーザーが利用できるようになり、エージェントの機能を使用して作業プロセスを改善できるようになります。 これらの機能には、情報へのアクセス、反復的なタスクの自動化、さまざまなトピックに関するタイムリーな支援の受け取りなどがあります。

注:

エージェントを共有するユーザーは、エージェントにアクセスするために必要な Microsoft 365 ライセンスも必要です。

エージェントを他のユーザーと共有すると、SharePoint ファイルやフォルダーなど、エージェントの基になるナレッジ ソースにそれらのユーザーがアクセスできるようになります。 エージェントを共有すると、そのナレッジ ソースは、それらのソースにアクセスするために必要なアクセス許可を持っているユーザーと自動的に共有されます。 エージェントのナレッジ ソースを他のユーザーが利用できるようにするのは、エージェントがそれらのユーザーに対して正確で関連性の高い応答を生成するために不可欠です。 これにより、ユーザーがエージェントの機能を最大限に活用するために必要なアクセス権を持つことが保証されます。

Copilot Chatでエージェントを共有する場合は、エージェントに適した共有オプションを選択する必要があります。 以下の表に、使用可能な共有オプションを示します。

共有オプション	説明
組織内のすべてのユーザー	organizationのすべてのユーザーが、共有リンクを使用してエージェントを使用できます。
organization内の特定のユーザー	特定のユーザー グループは、共有リンクを使用してエージェントを使用できます。 これらのユーザー グループは、テナントの Microsoft ディレクトリ内の個人、セキュリティ グループ、または Microsoft 365 グループの名前またはメールで指定する必要があります。
あなただけです	エージェントを使用できるのは、エージェントの作成者だけです。 他のユーザーは共有リンクを使用できません。 既定では、この共有オプションが選択されています。

これらの共有オプションは、SharePoint エージェントには適用されません。 代わりに、SharePoint はサイト所有者またはサイト管理者による承認プロセスに依存して、サイト メンバーとサイト訪問者がエージェントを使用できるようにします。 この承認プロセスは、SharePoint でのエージェントの共有に関する後のセクションで確認します。

Copilot Chatおよび SharePoint のエージェントの共有と承認プロセスは、各プラットフォームの特定のニーズとワークフローに合わせて設計されています。

• Copilot Chatでは、共有オプションを使用すると、エージェントの配布方法に柔軟性が提供されます。
• SharePoint では、承認プロセスによって、エージェントがサイトとそのユーザーに適していることを確認します。

Copilot Chatエージェントと SharePoint エージェントの両方が、共有ユーザーがアクセスできるナレッジ ソースからの情報のみを返すことができます。 SharePoint ファイルとフォルダーのナレッジ ソースを含むCopilot Chatエージェントの場合、Microsoft では、必要なファイルやフォルダーにアクセスできるように、セキュリティ グループを通じてorganization内の特定のユーザーとエージェントを共有することをお勧めします。 これにより、エージェントがそれらのソースからの応答を返すことができるように、ファイルがユーザーと自動的に共有されます。

注:

Copilot Chatでエージェントを共有したり、SharePoint で共有するエージェントを承認したりすると、共有エージェントを使用できるユーザーは編集できません。 この制限により、エージェントの整合性と機能が維持され、所有者のみが設定または動作を変更できるようになります。

エージェントを共有してコラボレーションを改善する

エージェントの共有は、コラボレーションと効率に役立ちます。 ただし、エージェントを非公開にしたり、共有を制限したりすることが最適なシナリオもあります。 例:

• 機密情報。 エージェントが財務記録、従業員の個人情報、独自のビジネス戦略などの機密データや秘密情報を扱う場合、それを広く共有するとセキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。 このようなシナリオでは、許可された担当者だけがこの情報を表示または操作できるようにアクセスを制限することが重要です。 そうすることで、データのプライバシーを維持し、潜在的な侵害を防ぐことができます。
• 不完全または未確認のエージェント。 まだ開発段階またはテスト段階にあるエージェントは、完全に信頼できるとは限りません。 これらのエージェントを時期尚早に共有すると、ワークフローで誤った情報やエラーが発生し、ビジネス プロセスが中断される可能性があります。 エージェントをより広いユーザーと共有する前に、そのエージェントの正確性が徹底的にテストされ検証されるまで待つことをお勧めします。
• 特定のユース ケース。 一部のエージェントは、特定のタスクまたは部署向けに設計されています。 たとえば、財務部署用に作成されたエージェントには、財務専門家にのみ関連する機能とデータが含まれる場合があります。 このようなエージェントを他の部署と共有すると、混乱が生じ、無関係なツールでワークスペースが乱雑になる可能性があります。
• コンプライアンスとガバナンス。 多くの場合、組織には遵守しなければならない厳格なコンプライアンスおよびガバナンス ポリシーがあります。 これらのポリシーに準拠しない共有エージェントは、規制上の問題や罰則につながる可能性があります。 潜在的な問題を回避するために、共有エージェントがすべての組織的および法的基準を満たしていることを確認することが重要です。
• リソース制約。 エージェントが大量の計算リソースを必要とする場合や、使用コストが高くなる場合は、その共有を制限するのが賢明です。 リソースを大量に消費するエージェントでシステムを過負荷にすると、パフォーマンスに影響を及ぼし、費用の増加につながる可能性があります。 アクセスを制御することで、リソースの割り当てをより効果的に管理し、不必要なコストを回避できます。

Copilot Chatでエージェントを共有する

Microsoft 365 Copilot Chatでエージェントを共有すると、ビジネスの運営方法に革命を起こす可能性があり、コラボレーションと効率がかつてないほど合理化されます。 エージェントを共有すると、チーム メンバーは同じ情報とリソースにアクセスでき、全員が同じページに表示されます。 情報が自由かつ効率的に流れるコラボレーション環境を促進します。

SharePoint でのエージェントの共有とは異なり、エージェントを作成したユーザーがCopilot Chatで共有する前に、管理者からの承認は必要ありません。 エージェントは、作成時、またはエージェントの稼働後に共有できます。 エージェントを共有する場合、エージェントを共有するユーザーはエージェントを使用できますが、編集することはできません。

注:

エージェントを共有するユーザーには、Microsoft 365 ライセンスも必要です。

Copilot Chatでエージェントを作成するプロセスを進める際に、[作成] ボタンを選択すると、Microsoft 365 Copilotエージェントが作成され、エージェントを共有できる次の画面が返されます。

リンクをコピーしてユーザーに電子メールで送信することも、[ 共有設定の変更 ] オプションを選択して目的の共有設定を選択することもできます。 [ 共有設定の変更 ] オプションを選択すると、次の画面が表示されます。

注意

[共有] オプションを [organizationの特定のユーザー] に設定すると、検索結果に配布グループが含まれる場合があります。 エージェントを配布グループと共有すると、共有が失敗する可能性があります。

このウィンドウでは、このエージェントに適用する共有オプションを選択できます。 各オプションの説明については、前のセクションの表を参照してください。

エージェントは、稼働後も共有できます。 次のセクションでは、ライブ エージェントを共有する 2 つの方法について説明します。

エージェントをorganizationの個人と共有する

このオプションを使用すると、エージェントの作成時に使用できるのと同じ共有オプション (organizationの [すべてのユーザー]、[organizationの特定のユーザー]、[自分のみ] の順に選択できます。

1. 職場または学校アカウントを使用して、Microsoft 365 Copilot にサインインします。 [Microsoft Copilot チャット] ページが既定で表示されます。

2. 共有するエージェントがピン留めされたエージェントとピン留めされていないエージェントの一覧に表示される場合は、エージェントの上にマウス ポインターを合わせ、表示される省略記号 (その他) アイコンを選択します。 表示されるドロップダウン メニューで、[共有] を選択 します。

   

3. 共有するエージェントがピン留めされたエージェントとピン留めされていないエージェントの一覧に表示されない場合は、ナビゲーション ウィンドウで [ すべてのエージェント ] を選択します。 このオプションを選択すると、エージェント ストアが開き、エージェントと、使用した事前構築済みエージェントと、Microsoft によって作成された事前構築済みエージェントが表示されます。 [エージェント] の一覧で、そのエージェントに表示される省略記号アイコンを選択し、表示されるドロップダウン メニューで [共有] を選択します。

   

4. 使用した共有方法に関係なく、表示される [共有設定の変更 ] ウィンドウで、適用する共有オプションを選択します。

外部アプリケーションを介してエージェントを共有する

この共有オプションでは、エージェントを個人と直接共有するのではなく、Facebook、LinkedIn、WhatsApp、Outlook など、さまざまな外部アプリケーションを介してエージェントをシームレスに共有できます。 アプリを介してエージェントを共有する場合、エージェントが情報を操作したり、そのプラットフォームに転送したりできるようにすることで、さまざまな通信ツールやコラボレーション ツールにわたってそのユーティリティが強化されます。

1. Microsoft 365 ホーム ページのナビゲーション ウィンドウで、エージェント ウィンドウでエージェントを右クリックします。 表示されるメニューで、[共有] を選択 します。

2. 表示された [ 共有 ] ウィンドウで、エージェントの共有に使用するアプリケーションを選択します。

   

アプリを選択すると、アプリが開き、エージェントを共有するための対応するメソッドが表示されます。 たとえば、Facebookなどのソーシャル メディア プラットフォームを選択すると、エージェントへのリンクを含むFacebook アカウントに投稿を作成できるウィンドウが表示されます。 Outlook などのメール アプリを選択すると、[新しいEmail] ページが表示され、メッセージの本文にエージェントのリンクが表示されます。 メール フォームに入力し、エージェントを共有する相手に送信できます。

Copilot Chat エージェントで SharePoint ファイルとフォルダーを自動的に共有する

Copilot Chat エージェントを共有する場合、エージェントの共有先のユーザーは、その基になるナレッジ ソースにアクセスできない可能性があります。 エージェントは、エンド ユーザーの情報とアクセス権限を尊重します。 ユーザーがナレッジ ソースにアクセスできない場合、エージェントは応答を生成するときにそのナレッジ ソースのコンテンツを含めることができません。 [共有] オプションがorganizationの [特定のユーザー] に設定されている場合、基になるナレッジ ソースをセキュリティ グループと自動的に共有できます。

注:

エージェントに追加されたファイルとフォルダーのみを自動的に共有できます。 サイト管理者は、サイト設定を通じてユーザーのアクセス許可を付与する必要があります。

ファイルまたはフォルダーをナレッジ ソースとして使用するエージェントを共有すると、それらのファイルとフォルダーは、エージェントが共有されているユーザーが自動的に使用できるようになります。 このプロセスにより、ユーザーはエージェント内の必要なコンテンツにアクセスできます。各ファイルまたはフォルダーを個別に手動で選択または共有する必要はありません。

ただし、共有プロセスは、それらのファイルまたはフォルダーに対して設定されたアクセス許可に依存することに注意することが重要です。 エージェントの作成者が、ファイルまたはフォルダーの共有アクセス許可を共有または更新するために必要なアクセス許可を持っていない場合、共有は失敗します。 さらに、SharePoint または OneDrive 内のファイルに適用されるすべてのファイル秘密度ラベルが尊重されるため、共有がさらに制限される可能性があります。

ファイルまたはフォルダーの共有が失敗した場合でも、エージェント自体はユーザーと共有されます。 ただし、Copilot は、ユーザーのクエリに対する回答を生成するときに、これらのファイルとフォルダーを使用できません。 この問題を解決するには、エージェントの作成者がファイル所有者または SharePoint サイト管理者に連絡し、ファイルまたはフォルダーに対して SharePoint から直接アクセス許可を手動で付与するように要求する必要があります。

エージェントへのユーザーのアクセス権が削除された場合、共有ファイルまたはフォルダーへのアクセスには影響しません。 SharePoint のファイル アクセス許可管理を使用して、ファイルとフォルダーへのユーザーのアクセスを管理します。

SharePoint でエージェントを共有する

SharePoint でエージェントを共有することとCopilot Chatの主な違いは、エージェントを共有できるユーザーです。

• Copilot Chatでは、ユーザーがエージェントを作成するときに、特定の従業員とエージェントを共有したり、organization全体に展開したりできます。 管理アクションは必要ありません。
• SharePoint では、ユーザーがサイトのエージェントを作成した後、サイトの所有者または管理者がエージェントを承認して、他のサイト メンバーやサイト訪問者が使用できるようにする必要があります。 サイトの所有者または管理者は、エージェントをサイトの既定のエージェントとして設定することもできます。これにより、サイト訪問者がチャット ウィンドウを起動したときに最初に読み込まれるエージェントになります。

SharePoint サイトのエージェントを承認する

サイト所有者または管理者にユーザーのエージェントの承認を要求する主な理由の 1 つは、エージェントがサイトの目的に合っていることを確認することです。 エージェントの承認が必要なその他の理由は次のとおりです:

• セキュリティとアクセス許可。 エージェントを承認するプロセスにより、エージェントが SharePoint 内の既存のセキュリティ設定とアクセス許可を尊重することが保証されます。 そのため、ユーザーにはアクセスが許可されているコンテンツのみが表示されます。
• 関連性と精度。 エージェントを承認することにより、サイト所有者または管理者は、エージェントが提供する情報がサイトの目的に関連し、正確であることを確認できます。 これは、共有される情報の品質と信頼性を維持するのに役立ちます。
• 制御と管理。 サイト所有者または管理者は、サイト訪問者が利用できるエージェントを管理できます。 サイトの既定としてエージェントを設定し、サイト訪問者がチャット ウィンドウを起動したときに最初に読み込まれるエージェントにすることができます。
• カスタマイズとパーソナル化。 承認されたエージェントは、対象ユーザーの特定のニーズに合わせてカスタマイズできるため、よりパーソナライズされたユーザー エクスペリエンスを提供できます。

SharePoint のエージェントの承認プロセスには、サイトの所有者または管理者がサイトの目的とセキュリティ設定に合わせてエージェントを調整するために実行する必要があるいくつかの手順が含まれます。 推奨される承認プロセスの概要は次のとおりです:

1. 作成と提出。 ユーザーが SharePoint でエージェントを作成する場合は、承認のためにエージェントを送信する必要があります。 通常、この手順はエージェントを作成したユーザーが実行します。
2. サイト所有者または管理者によるレビュー。送信後、サイト所有者または管理者がエージェントをレビューします。 エージェントが SharePoint 内の既存のセキュリティ設定とアクセス許可を尊重しているかどうかを確認します。 この手順により、ユーザーはアクセスが許可されているコンテンツのみを表示できるようになります。
3. 関連性と精度のチェック。 また、サイト管理者または所有者は、エージェントによって提供された情報が正確で、サイトの目的に関連していることを確認します。 この手順は、共有情報の品質と信頼性を維持するのに役立ちます。
4. 承認または拒否。 レビュー後、サイト管理者または所有者はエージェントを承認または拒否できます。 承認された場合は、[サイト資産] > [Copilots] > [承認済み] に移動することで、すべてのサイト訪問者がエージェントを見つけることができます。 拒否された場合、サイト所有者または管理者は、エージェントの作成者にフィードバックを提供して、必要な調整を行う必要があります。

このプロセスにより、SharePoint 内のすべてのエージェントが、サイトのメンバーと訪問者にとって安全で関連性が高く、役に立ちます。

承認されたエージェントは、サイトのメンバーと訪問者がエージェント ピッカーからいつでも利用できます。 承認されたエージェントは、ユーザーに推奨されるエージェントと区別することもできます。 サイト所有者または管理者は、エージェントを承認するために次の手順を実行する必要があります:

1. エージェント ピッカーから、承認するエージェントを選択し、エージェントの横にある省略記号 (3 つのドット) を選択します。

2. 表示されるドロップダウンメニューから、[承認済みとして設定] を選択します。

   

3. 表示される [このサイトの承認済みエージェントとして設定] ダイアログ ボックスで、[OK] を選択します。

   

これでエージェントが承認され、すべてのサイト訪問者が [ サイト資産] > [Copilots] > [承認済み] に移動して見つけることができます。

注:

サイト管理者または所有者が SharePoint サイトのエージェントを作成すると、そのエージェントは自動的に承認されます。 どうしてでしょうか? サイト所有者または管理者には、通常の承認手順を必要とせずにエージェントを作成および承認するために必要なアクセス許可と権限があるためです。 そのため、サイト管理者または所有者がエージェントを作成すると、そのエージェントは他のサイト メンバーや訪問者がすぐに利用できるようになります。

注:

SharePoint サイトの既製エージェントは常に承認済みと見なされ、サイトの既定のエージェントとしてリセットできます。

共有エラーのトラブルシューティング

エージェントとそのナレッジ ソースを共有するときに、次の表に示すエラーが発生する可能性があります。

エラー コード	説明
問題が発生しました	内部サービス エラー メッセージ。 このエラーが引き続き発生する場合は、Microsoft サポートにお問い合わせください。
共有できませんでした	特定のファイルに対する共有アクセス許可を更新するための特権が不十分です。 このエラーは、共有できなかったファイルを識別します。 エージェントの所有者は SharePoint にアクセスして、これらのアクセス許可を手動で更新する必要があります。 詳細については、「 ドキュメントを共有 してファイルを共有する」および 「SharePoint と OneDrive でエラーを共有 する」でエラー コードリファレンスを参照してください。

共有が失敗した場合、フォルダーにアクセスできず、ファイルにアクセスできないユーザーは、それらのナレッジ ソースから生成された応答を受け取りません。 セキュリティ グループを介してorganization内の特定のユーザーと共有するオプションを選択すると、基になるナレッジ ソースが確実に共有されます。 ファイルは、ディレクトリ内の有効な個人またはセキュリティ グループとのみ共有できます。