自動取り込み
営業スタッフは、多くの場合、複数のクライアントからのメールや、複数の案件に関連するメールを受信します。 このように大量のメールは、管理が難しくなる場合があります。 Sales Insights の自動取り込み機能を使用すると、Dynamics 365 で Microsoft Exchange のメールにアクセスし、営業担当者の業務に関連するメッセージを見つけて表示することができます。 この機能により営業スタッフは、Dynamics 365 で、関連するメール メッセージを、対象のレコードに関連するすべての活動とともに簡単に確認できます。
自動取り込み機能で見つかったメッセージは、他の関連する Dynamics 365 の活動と統合され、該当するレコードのレコード タイムラインに表示されます。 自動取り込みメッセージは、取引先担当者、営業案件、リード、取引先企業、サポート案件、カスタム テーブルで確認できます。 たとえば、Dynamics 365 で営業案件を確認している場合、タイムラインには、その営業案件で記録したすべての活動が表示されます。 また、対象の営業案件の取引先責任者または関係者との間で送受信された、Microsoft Exchange アカウントの最新のメール メッセージも最大 50 件分表示されます。
次の画像には、活動列の追跡対象のメッセージと自動取り込みの (追跡されていない) メッセージの両方が表示されており、次の詳細情報が強調表示されています。
自動取り込みのメッセージ - これらは、自動取り込み機能で見つかったメッセージです。 これらは、現在のレコードと関連する可能性があると特定されたものです。ただし、非公開のままとなっており、対象のユーザーにのみ表示されます。 追跡メッセージと比較すると、これらのメッセージではグレーの記号と縦に並んだドットが表示され、追跡のリンクと個人のメールのラベルが含まれます。
追跡メッセージ - このメッセージは既に追跡されているため、既に Dynamics 365 にインポートされており、チームで共有されています。 黒の記号が表示され、追跡のコントロールやメッセージは含まれません。
追跡リンク - リンクを選択して、自動取り込みで見つかった個人のメッセージを Dynamics 365 の追跡メッセージに変換します。
最初は、自動取り込みで見つかったメッセージは非公開と見なされ、対象ユーザーにのみ表示されます。他の Dynamics 365 ユーザーには表示されません。
追跡のアイコンを選択すると、メッセージは追跡対象のメール メッセージとなります。 メッセージが Dynamics 365 データベースに保存され、他の Dynamics 365 ユーザーにも表示されるようになります。
メールの追跡を開始する [追跡] アイコンを選択します。
自動取り込みのメッセージで追跡リンクのないものは、既に追跡されています。 メッセージが追跡対象でない状態から追跡対象に変更されるまでに数分かかる場合があります。その間は、追跡が保留中のメッセージとして表示されます。
活動の一覧に表示されるその他の種類のメール メッセージのタイルについては、そのタイルを選択して、メッセージの内容を展開または折りたたむことができます。
次の表は、自動取り込み機能での関連メッセージの特定方法をまとめたものです。
| テーブルの種類 | これらの列の値が各メール メッセージの宛先、Cc、送信元のアドレスと一致するかどうか |
|---|---|
| 取引先企業 | 一覧の取引先責任者のメール アドレス。 取引先企業の親会社である取引先企業を持つ、上位 50 件の取引先担当者のメール アドレス。 取引先企業レコードに対して定義されているすべてのメール アドレス。 |
| 営業案件 | 営業案件の取引先担当者について登録されているメール アドレス。 関係者の一覧に含まれている取引先担当者のメール アドレス。 営業案件レコードに対して定義されているすべてのメール アドレス。 |
| サポート案件 | 取引先責任者のメール アドレス。 サポート案件レコードに対して定義されているすべてのメール アドレス。 顧客が取引先担当者の場合は、その取引先担当者レコードのすべてのメール アドレスを使用します。 顧客が取引先企業の場合は、その取引先企業レコードのすべてのメール アドレスを使用します。 |
| リード | 取引先担当者セクションに登録されているメール アドレス。 リード レコードに対して定義されているすべてのメール アドレス。 |
| 取引先担当者 | 取引先担当者レコードに対して定義されているすべてのメール アドレス。 |
| カスタム テーブル | 取引先企業列の場合、取引先企業の取引先責任者のメール アドレスと、取引先企業レコードに対して定義されているすべてのメール アドレスを使用します。 取引先担当者列の場合、取引先担当者レコードに対して定義されているすべてのメール アドレスを使用します。 取引先担当者を参照する顧客列の場合、取引先担当者レコードに対して定義されているすべてのメール アドレスを使用します。 取引先企業を参照する顧客列の場合、一覧の取引先責任者のメール アドレスと、取引先企業レコードに対して定義されているすべてのメール アドレスを使用します。 |
詳細については、関連するメールの自動取り込みを参照してください。