組織は、健全な目標プログラムを構築するために、主要な会議やアクティビティ全体のダッシュボードを使用して、ビジネスリズム (ROB) に目標を組み込むことができます。
値ドライバー: 部門間の連携を推進する
この会議の目的: このアクティビティの目的は、部門、部門、またはチームのクロス セクションを収集して進捗状況を共有し、依存関係の調整と認識を確保して、それぞれの作業の成功を促進することです。
組織は複雑になる可能性があり、クロス機能グループを定期的に組み合わせて目標を共有することで、明確性を高め、依存関係を明らかにし、リアルタイムの調整を可能にします。
実際には、類似したプロジェクトに取り組む 2 つのグループ (組み合わせ可能)、マーケティングで主要な機能を発表する準備が整っている (ただし、製品をリリースする準備ができていない)、公開される主要なプロジェクトの遅延 (他のユーザーが支援に飛び込む)、またはチーム メンバーが単に 「うわー、それはその新しい機能/トピック/勝利の最初の話だ」と言うだけです (クール!)。
目標を含む部門間会議でこれらの問題を表示すると、時間、エネルギー、コストが節約され、チームがサイロ内で計画を立てないようにし、結果をまったく共有しないか、最後に共有するだけでは、適切なコースを進めるのに遅すぎる場合にのみ発生します。
チーム間のコミュニケーションは常に重要ですが、これは多くの場合、organizationで目標をより広く展開し、追加のチームが追加され、Viva Goalsの採用を開始するにつれてカスケード/多層プログラムを推進する際に最も重要です。
関与するユーザー
- 会議の所有者: 最高経営責任者(CEO)
- 聴衆： 各部門、部門、またはチームの主要な利害関係者
会議/コミュニケーション カテゴリ
これらは、既存のビジネス リズムに既に存在する可能性のあるコミュニケーションの種類です。 ホイールを再発明するのではなく、既存のワークフローに目標を組み込むことを忘れないでください。
- 毎月の部署会議
- 四半期ごとのビジネス レビュー (QPR)
目標がどのように役立つか
- 計画プロセス中にコミットに対する進行状況を促進する
- 共有された目標/依存関係/優先順位に対する明確さを維持します
- 目標に対する継続的で一貫した説明責任を保証します
- 透明性を提供し、すべてのグループが誰もが何に取り組んでいるかを知る
- 進行状況の継続的およびリアルタイムの調整を提供します
重要なマイルストーン
リーダーが、この期間に達成された内容、学習した内容、必要なヘルプ、次に何が必要かを伝える部門レベルのダッシュボード レポート。
部署配置ダッシュボード
部門間会議のダッシュボードには、Viva Goals内に次の要素 (ウィジェット) が含まれる場合があります。
| ウィジェットの種類 | ウィジェット名 | 使用 | メリット |
|---|---|---|---|
| テキスト ブロック | Agenda | 会議の議題を伝えます。 | 会議のすべてのユーザーのコンテキストを設定するのに役立ちます。 |
| テキスト ブロック | 前回の期間からのUpdates | 勝利、主要な学習、現在の障害、必要なヘルプ、および今後の手順を伝えるために使用されます。 | すべてのチーム メンバーが最近の進行状況の包括的なスナップショットを取得できるようにします。 |
| OKR リスト | 現在の目標を表示する | トップ レベルの OKR を一覧表示して、目標に対する進行状況を示します。 | すべてのチーム メンバーが、メトリックに対するorganizationの追跡方法を透明性を持つことができます。 |
部署配置会議を実行する方法
一連の部署別チェック会議を実行するには、一部の物流が必要になる場合がありますが、組織のコミュニケーションの成果が上がると、努力する価値は十分にあります。
小規模企業では、部署のリーダーが "部屋を回る" 1 時間の会議を 1 回開催し、目標を迅速に更新できる場合があります。
しかし、大企業は、各部門に焦点を当てた一連のバックツーバック会議を開催し、質問と回答に十分な時間を取る場合があります。 これは、このアクティビティを調整するために、非常に組織化され、尊敬されるポイントの人を持っているのに役立ちます。 これは、首席補佐官、またはシニア プログラム マネージャーです。
会議のビジネス リズムの計画と実行は、次のようになります。
手順 1: 会議の発表と準備
送信された通信: 会議の 10 日前
目的： 会議の参加者にダッシュボードプレゼンテーションを準備するための高度な通知を与える
ヒント
こんにちは！
月末が近づき、次の部門間調整会議が3月2日に予定されています。
会議の準備として、2 月 27 日午後 5 時 PT までに部署のレビュー ダッシュボードへのリンクを送信してください。 その夜は事前に読み上げました。
リマインダーとして、ダッシュボードのコンテンツは、成果物 (結果) に深く掘り下げないように、目標と主要な結果に焦点を当てる必要があります。
次回の会議に延長する時間がないため、お客様が提示するコンテンツが、お客様の地域に関して以下に示す割り当てられた時間に収まるようにしてください。
| 部署 | Owner | 割り当てられた時間 |
|---|---|---|
| 顧客の成功 | ジェイコブ・ハンコック | 40 分 |
| ユーザー エクスペリエンス | Ana Bowman | 40 分 |
| Sales and Marketing | Kiana Anderson | 40 分 |
| 財務 | ウェスリー ブルックス | 40 分 |
| 運用 | プレストン・モラレス | 40 分 |
| 製品とエンジニアリング | マテオ・ゴメス | 40 分 |
ご不明な点がございましたら、お知らせください。
ありがとうございます
エレン・ベネット 首席補佐官
手順 2: 議題セットと読み取り前ダッシュボードの共有
送信された通信: 会議の 3 日前
目的： ダッシュボードのチュートリアルに厳密な時間制約を提供し、部門レベルのダッシュボードを事前読み取りとして送信して、会議時間を読み取りではなくディスカッションに使用できるようにします
ヒント
こんにちは！
3月2日(木)に毎月の部門間調整会議を予定しています。 以下の議題と、関連するダッシュボードへのリンクを見つけてください。
アクション: グループの個人を割り当てて、自分の領域のメモの作成とアクション アイテムの共有を担当してください。
| Start/End | 部署 | Owner | ダッシュボード リンク |
|---|---|---|---|
| 午前 8 時 15 分から午前 8 時 55 分 | 顧客の成功 | ジェイコブ・ハンコック | CS ダッシュボード |
| 午前 9:05 から午前 9:45 | ユーザー エクスペリエンス | Ana Bowman | UX チーム ダッシュボード |
| 午前 9:50 から午前 10:30 | Sales and Marketing | Kiana Anderson | 営業 & マーケティング |
| 午前 10:40 から午前 11:00 | 財務 | ウェスリー ブルックス | 財務ダッシュボード |
| 午前 11:05 から午前 11:45 | 運用 | プレストン・モラレス | Ops チーム ダッシュボード |
| 午前 11:50 から午後 1:00 | 製品とエンジニアリング | マテオ・ゴメス | 製品 & エンジニアリング チーム ダッシュボード |
予定表に Outlook の招待があることを確認し、適切な会議参加者に転送してください。
ありがとうございます
エレン・ベネット 首席補佐官
手順 3: 出席者に質問を求める
送信された通信: 会議の 2 日前
目的： ダッシュボードをすべてのユーザーが読めるようになったので、出席者は、探索または詳細情報を取得する領域に関するいくつかの高レベルの質問をシードできます。 これにより、発表者がダッシュボードに追加の要素を追加し、その場に配置されるのではなく、事前に質問の準備を行うことができます。
ヒント
こんにちは
発表者/部門に関する質問は、2 月 28 日午後 5 時 PT までにダッシュボードの事前読み取りに基づいて送信してください。 私はすべての質問を統合し、最終的なリストを発表者に送信して、会議中に話し合う準備を整えます。
ご不明な点がございましたらお知らせください。
ありがとうございます
エレン・ベネット 首席補佐官
手順 4: 発表者に質問を提供する
送信された通信: 会議の 1 日前
目的： 発表者に質問をする。
ヒント
こんにちは
発表者/部門の統合された質問/トピックは、事前読み取りに基づいて見つけてください。 会議中に話し合う準備をしてください。
[質問の一覧]
エレン
手順 5: 会議の実行
目的： 部門間で情報を共有し、組織の目標に合わせて調整します。
会議の日がついにここに来た! 「タイトな船を走らせる」と、人々が議題に固執することを確認するのは、参謀長/ポイントの人の役割です。
注:
完全にダイヤルインされるまでに数サイクルかかる場合があります。これで問題ありません。 たとえば、次に示す例では、おそらくすべての部門が最初に 30 分割り当てられていたとします。 しかし、時間の経過とともに、ほとんどの部門を 40 分に拡張し、財務チームを 20 分に短縮し、トピックの深さに基づいて製品とエンジニアリングの時間を 80 分に拡大することにしました。
サイクルごとに、遅れてダッシュボードを取得するチームが 1 つ、長すぎる人が 1 人、質問が多すぎる出席者が 1 人存在します。 しかし、時間が経つにつれ、人々は一般的に適切な「ビジネスリズム」に落ち着き、誰もが会議の恩恵を受けるでしょう。
議題：
- 部門リーダーは、月次概要を示します。 (5 分)
- うまくいったこと
- 主な学習と機会
- 必要なリスクとヘルプ
- 各部門は一般に 3 から 5 の目標を所有しているため、各目標に最も責任を持つチーム メンバーは、各目標に対して 5 分間の更新を行います。 これにより、説明責任の推進、チーム メンバーの関与、目標の文化の構築に役立ちます。 (15-25 分)
- 3-5 の主要な結果メトリックの進行状況の確認
- プロジェクトとイニシアティブに関するUpdates
- 何がうまくいったか/勝つ
- 主な学習と機会
- 必要なリスクとヘルプ
- 次の手順
- すべての質問に回答し、明確にしました。 (10-20 分)
会議中に、誰かがメモを取り、フォローアップアクションアイテムを記録するように指定されます。
手順 6: 会議のフォローアップ
送信された通信: 会議の翌日
目的： 出席者の会議の概要とアクション項目、および出席できなかった記録へのリンクを配布します。
ヒント
こんにちは
3月2日の月次部会にご出席いただき、ありがとうございます。 [月次レビューメモ March.docx] の会議ノートとアクション アイテムは、必ず [月次レビュー アクション アイテム March.xlsx] で確認してください。
会議を欠席した場合、またはメモやアクション アイテムの確認に戻りたい場合は、以下のダッシュボードと会議の記録リンクの一覧をご覧ください。
| 部署 | ダッシュボード リンク | 会議の記録 |
|---|---|---|
| 顧客の成功 | CS ダッシュボード | http://meet.recording/vnwbasdf |
| ユーザー エクスペリエンス | UX チーム ダッシュボード | http://meet.recording/sdgfsvee |
| Sales and Marketing | 営業 & マーケティング | http://meet.recording/sjjf345df |
| 財務 | 財務ダッシュボード | http://meet.recording/dsfg345f |
| 運用 | Ops チーム ダッシュボード | http://meet.recording/78icgh44 |
| 製品とエンジニアリング | 製品 & エンジニアリング チーム ダッシュボード | http://meet.recording/0iuydfght |
次回は4月6日(木)に開催されます。
ありがとうございます
エレン・ベネット 首席補佐官
Viva Goals内でダッシュボードを作成およびカスタマイズする方法
これで、ビジネス リズムでのダッシュボードの使用に関する "理由" を確認したので、ダッシュボードの作成、パネルの追加、ウィジェットのカスタマイズ、Microsoft Viva Goals ソフトウェア プラットフォームでのデータの表示の詳細なプロセス "方法" を参照してください:Viva Goals内でダッシュボードを作成およびカスタマイズする