Viva Insights の組織の分析情報

[アーティクル]
07/25/2024

重要

以下で説明する機能の一部は、プライベートプレビューのお客様専用です。プレビューの機能は完全でないため、より広範な公開リリースで利用可能になる前に変更される場合があります。

組織の分析情報は、リーダーとマネージャーがパフォーマンスの高いチームを構築するのに役立ちます。リーダーとマネージャーは、組織のウェルビーイング、生産性、チーム文化の主要な指標を確認でき、チームをサポートするのに役立つ機能やツールを見つけることができます。

サブスクリプション、ロール、アクセス

組織の分析情報を表示するには:

Viva Insights サブスクリプション (つまり、プレミアムライセンス) が必要です。
チームの組織の分析情報 (直接レポートと間接レポート) を表示するには、Insights 管理者が Viva Insights のグループマネージャーロールを割り当てる必要があります。また、Insights 管理者が設定した最小グループサイズを満たす、または超える多数の直接レポートと間接レポートが必要です。
会社全体の組織の分析情報を表示するには、Insights 管理者が Insights Business Leader ロールを割り当てる必要があります。
グループマネージャーから "代理人アクセス" が付与されている場合は、組織の分析情報を表示することもできます。デリゲートアクセスのしくみを参照してください。

組織内のユーザーは、組織の分析情報で測定できるように、Viva Insights サブスクリプションを持っている必要もあります。これらの従業員は、"測定された従業員" と呼ばれます。会社全体を反映した分析情報を表示する場合は、社内のすべてのユーザーが Viva Insights サブスクリプションを持っている必要があります。

役割別の分析情報

Insights Business Leader ロールが割り当てられているユーザーは、テナント内のすべての測定された従業員を含む組織の分析情報にアクセスできます。

グループマネージャーとして有効になっているユーザーは、直接または間接的に報告するユーザーを含む組織の分析情報にアクセスできます。 Insights 管理者は、このレポート階層を維持します。管理者が Insights Business Leader ロールを割り当て、グループマネージャーとしても有効にした場合は、2 つの組織の分析情報ビューを切り替えることができます。

データとプライバシー

Viva Insights は、他の特定された個人に関する情報を、まだ知ることができなかったユーザーが検出しないことをコミットします。この原則は、組織の分析情報を含む Viva Insights のすべての機能に適用されます。

プライバシーと組織の分析情報の詳細については、プライバシー情報を参照してください。

組織の分析情報の使用

注:

グループマネージャーから組織の分析情報を表示するための代理人アクセス権が付与された場合、マネージャーの個人的な分析情報は表示されません。

組織の分析情報は、組織とチームに焦点を当てた チーム分析情報という 2 つのセクションに分かれています。自分の個人的な作業習慣と生産性に焦点を当てた 分析情報。まず、 チームの分析情報を見てみましょう。

チームのインサイト

[ホーム] タブ

組織の分析情報は、単なるダッシュボードではなく、組織と分析情報やアクションを共有するのに役立つ機能も提供します。 Viva Insights アプリを開くと、[ホーム] タブに表示される内容を次に示します。

[ホーム] タブには、新入社員のオンボードや外部フォーカスなど、管理するグループ全体のさまざまな種類の傾向をカバーするレポートのカードが表示されます。これらの各カードは、より広範なレポートに対応しており、左側の一覧から選択することでさらに詳しく調べることができます。または、カード自体を選択して詳細を確認することもできます。

リーダー向けのこれらのレポートの詳細については、こちらをご覧ください。

[ライブラリ] タブ

一方、[ライブラリ] タブには、コラボレーション時間や中断されないフォーカス時間など、チームコラボレーションに関連する他のさまざまなメトリックのスナップショットビューが表示されます。 [ライブラリ] タブでは、特定のチームと期間に基づいてこれらの分析情報をフィルター処理することもできます。

次の機能の使用方法を見てみましょう。

スコープ情報

左上のインジケーターには、分析情報が測定されているユーザーの数が表示されます。

測定されたグループには、次のユーザーが含まれます:
- Insights 管理者が維持する組織構造に基づいて、レポート階層に属する。
- Viva Insights サブスクリプション (つまり、プレミアムライセンス) をアカウントに適用している。
- 従業員は、過去 12 週間に Outlook または Teams でアクティブでした。
ユーザーは、ここに反映される測定グループ (スコープ) に含まれる すべての 条件を満たす必要があります。

グループマネージャーとして有効になっている場合: 左側のドロップダウンメニューを選択して、組織の分析情報の表示と、チーム内の異なるサブグループの表示を切り替えます。最小チームサイズ未満のチームは灰色で表示され、分析情報は表示されません。

グループマネージャーの [組織の分析情報] ドリルダウンセクションのスクリーンショット。

Insights Business Leader ロールが割り当てられている場合: 会社全体の分析情報のみを表示できます。

Insights Business Leaders の [組織の分析情報] ドリルダウンセクションのスクリーンショット。

グループマネージャーとして有効になっていて、 Insights ビジネスリーダーである場合: トグルを使用して、チームとサブグループ、または会社全体の分析情報を表示できます。
時間フィルター

最新の週、4 週間、または 12 週間の利用可能なデータの分析情報を表示できます。

[組織の分析情報] 時間フィルターのスクリーンショット。
ベンチマーク

ベンチマークトグルを使用して、分析情報を以前の期間、ピアグループ、または会社の平均と比較します。ベンチマークオプションは、割り当てられたロールと選択した時間フィルターによって異なります。

グループマネージャーとして有効になっている場合: 1 週間または 4 週間のフィルターを選択した場合、分析情報を組織の前の週または 4 週間前と比較できます。

次のサンプルスクリーンショットは、チームの前の週のベンチマーク結果 (強調表示) を示しています。

週前ベンチマークの "組織の分析情報" のスクリーンショット。

または、同じフィルター処理された期間に対して、分析情報を会社または選択したピアのチームと比較することもできます。

12 週間の時間フィルターを選択した場合は、同じ期間の結果を同僚のチームまたは会社とのみ比較できます。

Insights Business Leader ロールが割り当てられている場合: ベンチマークとして設定できるのは、1 週間または 4 週間前の期間のみです。 12 週間の時間フィルターを選択した場合、12 週間のベンチマークを選択することはできません。

グループマネージャーとして有効になっていて、 Insights ビジネスリーダーである場合: 上記のいずれかのベンチマークオプションを選択できます。
詳細

カード自体を選択して、測定された結果をさらに詳しく調べます。カードを選択すると、Viva Insights によって分析情報のドリルダウンページが表示されます。このページには、傾向線、ピア比較、組織内のグループ間の比較、分布などの情報が含まれています。

注:

グループ間の比較について: 自分に報告するチームが Insights 管理者によって設定された最小グループサイズを満たしていない場合、そのチームの詳細なデータは使用できません。
共有用の 3 ドットメニュー

ほとんどの分析情報カードで共有が可能です。次の 2 つの方法のいずれかで分析情報を共有できます:
- イメージとして - 右上にある 3 つのドットを選択し、[ イメージとしてコピー] を選択します。分析情報のスクリーンショットのプレビューが表示されます。 [ イメージをクリップボードにコピー] を選択します。その後、メールメッセージや Teams など、任意の場所に画像を貼り付けて共有できます。
分析情報を画像として共有する方法を示すスクリーンショット。
- Teams チャットで - 右上にある 3 つのドットを選択し、[ Teams 経由で共有] を選択します。チャットを通じて共有する場合は、カスタムメッセージを追加するオプションがあります。分析情報をスクリーンショットとして共有します。
  
  Teams 経由で分析情報を共有することを示すスクリーンショット。

分析情報のドリルダウンページ

分析情報をさらに詳しく調べる場合は、分析情報カードを選択します。分析情報に基づくメトリックの詳細を示すレポートページが表示されます。

各レポートページで実行できる操作を次に示します。

週平均

組織または会社

メトリックに応じて、ここでは平均カウント、時間、レート、またはサイズを表示します。たとえば、中断のないフォーカス時間に関する情報を表示していた場合、組織内の平均ユーザーが毎週中断することなくフォーカス時間を維持した時間数が表示されます。

この数値には、スコープ切り替えの設定方法に応じて、レポート階層内または会社のすべてのユーザーが含まれます。

ピア組織

ピア組織 (つまり、会社のレポート階層内の独自のグループに近いグループ) のこのメトリックの平均を表示します。ピア組織の詳細については、「役立つ用語」を参照してください。

前の週より高いまたは低い

組織とピア組織の週平均を下回って、この平均が前の週より高いか低いかを調べます。

推奨されるアクション

レポートには、表示しているメトリックに関連するアクションが表示されます。 長くて大規模な会議時間の詳細を表示していたとします。レポートでは、チームとの会議なしの日を開始して、個々の作業の日数をブロックすることが推奨される場合があります。

開始するには、[プランの設定] のようにボタンを選択します。 Viva Insights は、Viva Insights アプリのセットアッププロセスをガイドします。

また、インサイトへのリンクをコピーしたり、Teams チャットを使用して共有したりすることもできます。

傾向グラフ

選択したメトリック平均が時間の経過とともにどのように変化したかについて説明します。次の平均の 4 か月の分布を表示します。

組織全体 (つまり、会社)。
ピア組織。
組織内のグループ (つまり、社内のさまざまなレポート階層)。

レポートページを初めて開くと、傾向グラフに読み込まれるのは、 組織全体、 ピア組織、所属しているレポート階層 ( Emily Braun の組織など) の 3 つの行だけです。

傾向グラフに組織を追加するには、[傾向の表示] の下にある目のアイコンを選択します。傾向グラフでは、20 の組織のみがサポートされます。個人のプライバシーを保護するために、組織が最小グループサイズよりも小さい場合、組織の分析情報は表示されません。

組織のテーブル 内の [グループ] 内の任意のヘッダーで並べ替えることができます。たとえば、その週の Teams または Outlook でアクティブだったユーザーの数で並べ替えるには、[ アクティブなカウント ] ヘッダーを選択します。

先週のスナップショット

このレポートのメトリックに関連する従業員に関する分析情報を表示します。長くて 大規模な会議時間 レポートページを表示しているとします。このスナップショットを通じて、従業員の 80% が会議時間の半分以上を高価な会議に費やすことが分かることがあります。

組織の割合

このレポートのメトリックに関連する従業員の分布を確認します。たとえば、 中断のないフォーカス時間 レポートページで、組織内の従業員のうち、週に 0 から 10、10-20、20-40、40 時間以上の中断のないフォーカス時間を取得する割合を確認します。

計算方法と重要な理由

Viva Insights がこのレポートで重点を置くメトリックを計算する方法と、このメトリックに注意を払う必要がある理由について説明します。組織の分析情報に関連するメトリックの一覧については、「メトリック定義」を参照してください。

このページで表示しているメトリックに関連するその他のメトリックに関する分析情報を参照します。 長くて大規模な会議時間を表示している場合は、ここに [参加時間単価]、[マルチタスク時間]、または [定期的な会議時間] が表示される場合があります。このセクションの右上にある矢印を使用して、関連するすべての分析情報をスクロールします。

分析情報

ここでは、生産性を向上させるために役立つ 3 つの重要な領域に関連する個人的な分析情報を見つけることができます。

仕事の習慣を理解し、時間を管理し、焦点を改善するのに役立つウェルビーイング
生産性、会議の習慣と効果的な会議のベストプラクティスの詳細を確認する
チームワーク、他のユーザーとの共同作業方法を理解し、上位のコラボレーターを特定し、チームとの関係を強化する

これらの種類の分析情報を利用し、作業方法を改善する方法の詳細については、サポートサイトで個人的な分析情報を確認してください。

役立つ用語

現在の期間 – 特に明記されていない限り、ほとんどの分析情報には最新の期間の結果が表示されます。これは通常、データの最新の完全な週を意味します。いくつかの分析情報では、代わりに 4 週間または 4 週間の期間を使用して、通常の変動をスムーズにし、分析情報を理解しやすくします。分析情報が現在の期間に最新の週以外のものを使用している場合は、分析情報カードに呼び出されます。
従業員 – 組織の分析情報は、従業員のグループに対する対策を提供し、それらの従業員に対する一般的な稼働日の活動がどのように見えるかを把握するためのものです。週の間に職場にいない人 (休日や病気など) を含めることによって平均が偏らないようにするために、組織の分析情報は、その週に Outlook または Teams で何らかのアクティビティを持つユーザーのみを測定します。
組織の内訳 – 組織の内訳に表示されるグループは、Insights 管理者が管理するレポート階層に基づいています。各グループには、自分に報告するユーザーに直接または間接的に報告するユーザーが含まれます。分析情報は、グループのラベル付けに名前が使用されている場合でも、報告するユーザーだけでなく、グループのアクティビティを表します。

会社全体の分析情報を表示している Insight Business Leaders には、最上位のリーダーに報告する組織別の組織の内訳が表示されます。
ピア組織 – ピア組織には、レポート階層内の独自のグループに近いグループが含まれます。使用可能な場合、ピア組織には、上司に直接または間接的に報告するが、自分には報告しないユーザーが含まれます。このようなグループがない場合、または最小グループサイズを満たしていない場合、ピア組織には、スキップレベルのマネージャーまで直接または間接的に報告するユーザーが含まれますが、あなた次第ではありません。その定義を満たすユーザーが十分でない場合、ピア組織の分析情報は表示されません。

会社全体の分析情報を表示している Insights ビジネスリーダーには、ピア組織の分析情報も表示されません。
[前の期間 ] – 前の期間は、直近の期間の直前の期間です。通常は、最後に完了した週の前の週です。
レポート階層 – Insights 管理者がレポート階層を管理します。この階層は、会社全体のレポート関係 (マネージャーであるユーザーと、レポートを行うユーザー) を識別します。レポート階層は、Microsoft Entra ID または会社の人事情報システムからの手動アップロードから提供される場合があります。 Viva Insights では、この情報を使用して、組織内のユーザー、ピア組織、および自分に報告する可能性があるすべての組織を特定します。
組織 – 分析情報スコープセレクターに [組織] と表示されている場合、このグループには、直接または間接的に報告するすべてのユーザーが含まれます。このグループは、組織のレポート階層に基づいており、Insights 管理者が管理します。分析情報スコープセレクターに [会社名] と表示されている場合、このグループには、Insights 管理者が Premium Insights グループの一部として設定したすべてのユーザーが含まれます。

Insights 機能へのアクセスを制御する

適用対象: グローバル管理者

会議のコストと品質の機能など、特定の Insights 機能へのアクセスを制御するために、Microsoft グローバル管理者は Viva 機能アクセス管理プラットフォームを使用できます。このプラットフォームは、テナント、ユーザー、およびグループに対して複数のアクセスポリシーを使用して個々の Premium 機能を有効または無効にすることで、デプロイに柔軟なアプローチを提供します。

ポリシー設定は、ユーザーがサインインするたびに適用され、有効なすべての機能にユーザーがアクセスできるようになります。テナント、グループ、および個々のユーザーを対象とする複数のアクセスポリシーを設定できるため、ユーザーが複数のポリシーの影響を受ける可能性があります。個々のユーザーレベルとグループレベルのポリシーは、常にテナントレベルのポリシーよりも優先されます。手順については、「 Viva の機能へのアクセスを制御する」を参照してください。

Insights 機能	状態	説明
会議のコストと品質	有効	この機能を有効にすると、リーダーは Insights アプリで会議のコストと品質のレポートを表示でき、個々のユーザーは会議レビューカードと Outlook ナッジを表示し、大規模な会議と長い会議のコストと品質に関する分析情報を表示できます。
	無効	これらの機能は、Insights ユーザーには使用できません。

測定基準の定義

次の表に、組織の分析情報に関連するメトリックを示します。 Viva Insights の使用中にメトリック定義にアクセスすることもできます。組織の分析情報カードまたは組織の分析情報ページタイトルの横にある (i) アイコンを選択するだけです。

すべての Viva Insights メトリック定義については、「メトリック定義」を参照してください。

測定基準	計算方法
コラボレーションの残業時間	勤務時間外のコラボレーションは、1 人のユーザーが構成された勤務時間外に会議、メール、Teams チャット、Teams 通話に 1 週間あたりで費やす時間を測定します。
中断のないフォーカス時間	中断のないフォーカス時間は、ユーザーが会議や Teams 通話に参加していないか、メールや Teams チャットを送信していない 1 時間を超える時間のブロックを測定します。
毎日の接続時間	毎日の接続時間は、1 日のうち、ユーザーが会議や Teams の通話、またはメールや Teams チャットの送信といったアクティビティを行った時間を 30 分単位で測定します。
コラボレーション時間	コラボレーション時間は、1 人のユーザーが会議、メール、Teams チャット、Teams 通話に費やす 1 週間あたりの合計時間を測定します。
会議時間	会議時間は、Outlook 予定表で受け入れられた会議に基づいて、会議に費やす 1 週間あたりの合計時間を測定し、予定など、会議以外の可能性がある予定表アイテムを除外します。
定時参加率	定時参加率は、ユーザーが会議予定開始時刻より早く、または 5 分以内に参加した Teams 会議の割合が測定されます。
定期的な会議の時間	定期的な会議時間は、Outlook 予定表で受け入れられた会議と、予定などの会議以外の可能性がある予定表アイテムを除外することに基づいて、ユーザーが定期的な会議に費やす 1 週間あたりの合計時間を測定します。
大規模および長時間の会議時間	大規模で長い会議時間は、1 時間を超える会議や 8 人以上の出席者がいる会議で 1 人が費やす 1 週間あたりの合計時間を測定します。
マルチタスク時間	マルチタスク時間は、1 人のユーザーが会議や Teams 通話と重複するメールやチャットに費やす時間の 1 週間あたりの合計を測定します。
マネージャーとの 1 対 1 の会議時間	マネージャー 1:1 の会議時間は、自分と直接のマネージャーだけで会議に費やす時間を測定します。これは週平均に基づいて計算されます。
内部ネットワークのサイズ	内部ネットワークのサイズは、そのユーザーに接続している同僚の数を測定します。接続は、過去 4 週間の少なくとも 2 つの相互作用に基づいています。ただし、非常に大規模で長い相互作用は除きます。
マネージャーの同席率	マネージャーの共同出席率は、会議時間の割合を、その人と直接のマネージャーの両方が測定します。

FAQ

Q1. 組織の分析情報の表示をオプトインまたはオプトアウトできますか?

組織の分析情報の表示をオプトアウトまたは再び行うには、Viva Insights 管理者がグループマネージャーのアクセス許可を有効または無効にする必要があります。これらのアクセス許可は、マネージャー設定の指示に従って有効にすることができます。

Q2. 組織の分析情報にアクセスするにはどうすればよいですか?

組織の分析情報の「サブスクリプション、ロール、アクセス」を参照してください。

Q3. 組織の分析情報カードが表示されますが、現在の週の値は "—" にすぎません。どうしたんですか。

Viva Insights では、1 週間で "アクティブ" な従業員 (Outlook または Teams で少なくとも 1 つのメッセージを送信したユーザー、または少なくとも 1 つの会議に参加したユーザー) のアクティビティについてのみレポートされます。この方法では、休暇中や休暇中など、長時間仕事を離れている人を除外することで、精度が向上します。

個々のプライバシーを保護するために、アクティブなグループメンバーの数が Insights 管理者セットの最小グループサイズを満たしている場合にのみ、組織の分析情報が表示されます。一部のグループでは、最小サイズに近いグループサイズが設定されている場合があります。このような場合、十分な人が仕事から離れ、アクティブなユーザーの数が最小値を下回ると、その週の組織の分析情報にアクセスできなくなります。ただし、[ ウェルビーイング]、[ 生産性]、[ チームワーク ] の各タブで傾向グラフを引き続き参照できます。これらのグラフは、アクティブなグループがプライバシーの最小しきい値を満たした前の週の結果を示しています。

Q4. 組織の分析情報は休日の数週間をどのように処理しますか?

一般に、組織の分析情報では、休日を埋め合わせて測定された結果が調整されないため、休日のある週の間のアクティビティが低くなります。従業員が休日の週に仕事を休んだ場合、測定結果から除外されます。週を休まない従業員の場合、Viva Insights は週の間に発生したアクティビティを測定します。

Q2 で説明したように、十分な数のグループが仕事から 1 週間を休み、アクティブなグループのサイズが最小プライバシーしきい値を下回ると、休日の週に結果が表示されないことがあります。

Q5. 組織の分析情報にピア比較を示すカードが表示されないのはなぜですか?

ピア組織の比較を示すために、Viva Insights は、自分に報告しないが、上司またはスキップレベルのマネージャーに報告するユーザーを探します。 Viva Insights では、ピア組織グループのサイズを最小グループサイズと照合して、個々のプライバシーを保護します。組織の分析情報にピア比較が表示されない場合は、ピア組織の定義を満たす人が不足しているためです。

[会社] ビューに表示されている場合、ピア比較分析情報は表示されません。比較対象の母集団に残っている人はいません。

Q6. 近似曲線のビジュアルにデータポイントがありません。どうしてでしょうか?

グループの平均が組織の分析情報に表示されたときに個々のプライバシーを保護するために、Viva Insights は、グループが最小グループサイズよりも大きいことを確認します。

測定されたグループは、週の間に Outlook または Teams でアクティブなユーザーのみをカウントするため、グループのサイズは他のグループよりも数週間低くなる可能性があります。たとえば、休暇中にグループのサイズが減少する可能性が高くなります。つまり、特定のグループの結果が 1 週間表示される可能性がありますが、グループのサイズが最小を下回った場合は、別の週には表示されません。その結果、壊れている傾向線や不完全な近似曲線が表示されることがあります。

Q7. 組織の内訳ビジュアルに、すべてのチームが報告しているわけではありません。どうしてでしょうか?

グループの平均が組織の分析情報に表示されたときに個々のプライバシーを保護するために、Viva Insights は、Outlook および Teams でアクティブな測定ユーザーの数が最小グループサイズよりも大きいことを確認します。最小グループサイズより小さいグループは表示されません。

傾向グラフには、最大 20 個のグループが表示され、ユーザーに報告されます。グループの最小サイズを超えるグループごとに、組織の分析情報が表示されます。

Q8. 近似曲線グラフにデータの最新の週が表示されないのはなぜですか?

Viva Insights では、毎週新しいデータが集計されます。通常、近似曲線のデータの最新の週には、最後の完全な週の最初の日のラベルが付けられます。たとえば、2022 年 10 月 5 日水曜日にデータを閲覧した場合、2022 年 9 月 25 日というラベルの付いたデータの最新の週が表示されます。このデータは、9 月 25 日から 10 月 1 日までのアクティビティを表します。

近似曲線のデータの最新の週に、最後の完了した週の最初の日より前にラベルが付いている場合は、次の理由が考えられます。

グループのサイズは、直近の週の最小値を下回っています。
週の早い時期であれば、新しいデータの処理と集計が若干遅れている可能性があります。

Q9. 以前よりも報告する人が少ない場合はどうなりますか?

ユーザーマネージャーではなく、直接または間接的に報告するユーザーがいない場合は、組織の分析情報にアクセスできません。

組織の傾向にアクセスするには、利用可能なデータの最新の週に特定の数の直接レポートと間接レポートが必要です。この数値は、管理者が設定した最小値を超える必要があります。

これは次の意味です。

直接レポートと間接レポートの 合計数 がこの設定の最小値を下回った場合、組織の分析情報は利用できません。この数値がエラーと思われる場合は、Insights 管理者が組織階層に対してグループを検証できます。

Viva Insights は、Outlook と Teams を積極的に使用してグループ内の従業員の数だけでなく、グループの合計サイズに関する組織の分析情報を表示する資格を基にしています。 Outlook と Teams を積極的に使用する直接レポートと間接レポートの数が直近の週の最小値を下回った場合でも、組織の分析情報にアクセスできます。分析情報には、アクティブなグループのサイズが最小を超えたときの最後の期間のデータだけが表示されます。アクティブなグループのサイズが最小を下回った週の分析情報は表示されません。 Outlook と Teams を積極的に使用する直接レポートと間接レポートの数が直近の週の最小値を下回った場合でも、組織の分析情報にアクセスできます。アクティブなグループのサイズが最小値を下回ると、数週間の分析情報は表示されません。

Q10. これらの機能に関するフィードバックを送信できますか?

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