ユーザー パイロットを指導する

組織のブリーフィング メールを無効にした場合は、まずユーザーのサブセットを使用してパイロットを実行できます。 特に大規模な組織の場合、小規模なパイロットは、ユーザーの準備状況を検証し、問題を特定して軽減し、組織全体のロールアウトを成功させるために役立つ自然な最初のステップです。

最も現実的な結果を得るには、パイロットは実際のユーザーのグループを含め、定期的にコミュニケーションと共同作業を行う方法を模倣し、技術的なエクスペリエンスとユーザー エクスペリエンスの両方を確認する必要があります。 

パイロット ロジスティクスの概要

成功したパイロットには、次のものが含まれます。

  • 開始日と終了日を定義し、成功を測定するための明確に定義された目標。 これらの目標は、パイロットの完了後にロールアウトを計画するのに役立ちます。
  • パイロットを実行し、その影響を評価するのに十分な時間を確保します。これは、少なくとも 30 日間をお勧めします。
  • 必要に応じて、パイロット全体でより多くのユーザーを追加できることを知って、適切な利害関係者と参加者を含めます。
  • 小規模から開始し、一時停止、結果の評価、パイロットの調整に時間がかかります。

パイロット参加者の募集

パイロットを計画する際に最も重要なタスクは、参加者を慎重に選択することです。 現在、ブリーフィング メールには、メールで識別されたタスクや、今後の会議に関連するドキュメントなどの分析情報が表示されます。 パイロットに最適な参加者は、ブリーフィング メールを定期的に受け取り、毎日の作業アクティビティに使用することで最もメリットを得ることができるため、一貫したメールと予定表のアクティビティを持つユーザーです。

開始するのに最適な場所は、関係者や部門マネージャーに、ブリーフィング メールで提供される支援の恩恵を受けると思われるチームを尋ねることです。 また、パイロットは、IT、トレーニング、企業コミュニケーション、ヘルプ デスクの主要なユーザーにも拡張する必要があります。 これにより、組織内の主要なロールのユーザーは、ブリーフィング メールの機能について理解する機会を得ることができます。

ヒント

ブリーフィング パイロットのユーザー グループを選択する場合は、アダプティブ互換クライアントで電子メールを確認するユーザーを必ず含めます。 Adaptive バージョンを使用すると、ユーザーはメール内で開いているタスク、今後の会議、関連ドキュメント、推奨されるフォーカス時間を予約するためのリンクを使用して最適なエクスペリエンスを得ることができます。

次のいずれかの方法で、パイロットでブリーフィング メールを受信するユーザーを制御できます。

  • 管理センターを使用して、組織内のすべてのユーザーの既定の状態をオプトアウトとして設定します。その後、パイロット参加者に、Teams または Web のViva インサイト アプリでブリーフィング メールを受け取ることを選択するようアドバイスします。

  • PowerShell を使用して、パイロット以外のユーザーのブリーフィングを無効にし、パイロット ユーザーを有効のままにします。 管理センターで、すべてのユーザーに既定でオプトインを設定します。

    • 有効でオプトインされているユーザーには、ブリーフィング メールが届きます。
    • 無効でオプトインされたユーザーには、ブリーフィング メールは送信されません。 新しいユーザーをテナントにオンボードするときは、PowerShell を使用してブリーフィングを無効にする必要があることに注意してください。パイロットに参加させたくない場合は、それらのユーザーに対するブリーフィングを無効にする必要があります。

テスト計画とフィードバック調査を設計する

パイロット エクスペリエンスを成功させるには、参加者に、フィードバックを共有する方法と共に完了するタスクを明確に定義します。 ブリーフィング メールでユーザーが実行できる操作の例を次に示します。

  • クラウド ドキュメントが添付された会議出席依頼を整理または承諾します (招待自体のリンク、元の招待への返信、または関連するメール スレッドで送信できます)。
  • ブリーフィング メールにドキュメントが表示されたら、メールから直接開き、[完了] または [未関連] としてマークできます。
  • リンクされたソース メールを開き、タスクを [完了] または [タスクではない] としてマークすることで識別されるタスクを確認します。
  • 予定表で利用可能な場所でフォーカス時間を予約します。

進行状況を追跡し、次のような結果を測定するためのオープン なフィードバック チャネルがあることを確認します。

  • パイロット結果を簡単にキャプチャして評価する方法として、定義済みのアンケートを使用します。 サンプル フィードバックアンケートを使用して作業を開始できます。
  • パイロット参加者が自分のエクスペリエンスに参加して共有するためのチームまたはチャネルを作成します。
  • パイロット ユーザーが質問し、フィードバックを送信できるセキュリティ グループを作成します。

コミュニケーション プランを作成する

パイロットの成功にとって重要なのは、パイロット参加者に対して、いつ、なぜ何が起こっているのか、そして何が期待されるかを教育することです。 興奮と最大限の参加を促進するには、バリュー メッセージングと、ユーザーがパイロット全体で追加情報を取得できるトレーニングとサポートへのリンクを必ず含めます。 パイロット通信プランの使用を開始するには、次のリソースを使用できます。

パイロット計画のヒント

次のヒントは、パイロットの成功を確実にするのに役立ちます。

  • ブリーフィング メールは、サポートされている言語でExchange Onlineメールボックスを持つすべてのユーザーに対して既定で有効になっていることを覚えておいてください。 PowerShell を使用して、ブリーフィング メールを最初に受け取るユーザーを選択できます。
  • パイロットを開始する前に、すべてのパイロット参加者がアクティブなExchange Online ライセンスを持っていることを確認します。
  • パイロット全体を通じて、プロジェクト関係者と会い、ユーザーのフィードバックとヘルプ デスク チケットを確認して、パイロットがスムーズに実行されていることを確認します。 必要に応じて調整を行います。

30 日間のパイロットのタイムラインの例を次に示します。

  • パイロット キックオフの 1 週間前 - 想定される内容とタイミングについて、パイロット ユーザーに最初の通信を送信します。 これは、ブリーフィングメールの使用方法に関するトレーニングを実施したり、トレーニング資料を共有したりする良い機会でもあります。 今すぐアンケートを送信して、パイロットの前後でユーザーのセンチメントを比較することもできます。
  • 1 日目 - キックオフ通信をパイロット ユーザーに送信します。
  • 14 日目 - パイロット ユーザーに中間点通信を送信し、必要に応じてアンケートを送信します。
  • 30 日目 - パイロット ユーザーに最後の通信を送信します。 彼らの経験に関する最終調査を実施する。
  • 31 日から 45 日 - パイロットの結果を評価し、次の手順を計画します。

学習を評価し、計画を立てる

パイロットが完了したら、すべてのフィードバック調査、サポート チケット、その他のメトリックを収集して目標を分析し、ロールアウトの計画を決定します。 分析は、組織がブリーフィングの広範な展開の準備ができているかどうか、またはより多くのユーザーにパイロットを拡張する必要があるかどうか、または懸念事項を特定して軽減した後にパイロットを再検討する必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。

結果が示されている場合:

  • パイロット目標が達成されました (ユーザー満足度など)。 ロールアウト フェーズを開始する準備ができました。 目標に応じて、次のいずれかを実行できます。

    • 最初のパイロット グループとは異なるロールまたは異なるコラボレーション パターンを使用して、パイロットを追加の参加者に拡張します。
    • 組織内の他の選択グループに対してブリーフィングを有効にします。
    • 組織内の他のすべてのユーザーに対してブリーフィングを有効にします。
  • パイロットが目標を達成しなかった - 少し時間をかけて計画を調整し、パイロットを見直してください。

ヒント

パイロット参加者をピア チャンピオンとして参加させ、ブリーフィングへの新しいユーザーの伝道とオンボードを支援します。 ピア チャンピオンは、他のユーザーと簡単に関連付け、自分の経験と学習を共有し、同僚にサポートとガイダンスを提供できます。