Автоматизация напоминаний при сборе задолженностей

Увеличьте эффективность сбора задолженностей за счет автоматизации процесса создания, выпуска и отправки напоминаний вашим клиентам. Автоматизация может значительно сократить время, которое вы потратите на сбор задолженностей, повысить прозрачность процесса и дать вам возможность полностью контролировать каждый его этап.

На странице Автоматизация напоминаний вы определяете отдельные действия (шаги). Вы можете объединить шаги по созданию, выпуску и отправке напоминаний или создать отдельную автоматизацию для каждого шага, если это больше подходит для ваших процессов сбора задолженностей. Автоматизации основаны на условиях напоминания и уровнях напоминания. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Настройка условий и уровней напоминаний. Вы можете установить фильтры для условий напоминаний для автоматизации в целом, а также установить фильтры для каждого действия в автоматизации. Вы также можете прикреплять неоплаченные счета к электронным письмам в виде PDF-файлов.

Автоматизация происходит через запись в очереди заданий. При настройке автоматизации используйте поле Периодичность, чтобы указать, как и когда она запускается. Если вы выберете Вручную, автоматизация запустится один раз при использовании действия Запустить. Вы также можете выбрать Еженедельно, Ежемесячно или Пользовательский, чтобы настроить более детальную периодичность. Если вы выберете Пользовательский, вам потребуется ввести формулу даты. Чтобы узнать больше о вводе формулы даты, перейдите в раздел Использование формул даты. Если вы выберете вариант, отличный от Вручную, автоматизация будет работать до тех пор, пока вы не приостановите ее. Если вы хотите уточнить время запуска, используйте действие Записи очереди заданий, чтобы открыть страницу Записи очереди заданий, и настройте периодичность, например, ежедневно или определенный день недели.

Автоматизация потока напоминаний

В следующих разделах описывается, как настроить автоматическое создание, выпуск и отправку напоминаний.

1. Выберите значок , введите Автоматизация напоминаний, затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите Создать, затем требуемым образом заполните поля на экспресс-вкладке Общее.
3. В поле Фильтр условий напоминания выберите условие или условия напоминания, для которых будет использоваться эта автоматизация.
4. В поле Периодичность выберите частоту запуска автоматизации.
5. На экспресс-вкладке Действия выберите Создать, затем выберите, будет ли система автоматизации создавать, выпускать или отправлять напоминания. Выберите ОК.
6. В зависимости от типа действия, которое выполняет автоматика, заполните необходимые поля на странице настройки. Чтобы узнать больше о настройках, перейдите в раздел Настройки действий напоминаний.
7. После настройки действий для автоматизации вы можете использовать действия Переместить вверх и Переместить вниз для настройки порядка, в котором они выполняются.

Настройки действий напоминаний

Параметры настройки для действий «Создать», «Выпустить» и «Отправить напоминание» различаются. В следующих разделах описано, как их использовать.

Создать

• Установите наивысший уровень во всех строках напоминаний.
• Создайте напоминания для операций, находящихся на удержании. Например, этот параметр полезен, если у вас продолжается спор с клиентом и вы хотите, чтобы он увидел общую картину.
• Создавайте напоминания обо всех неоплаченных счетах, а не только о просроченных. В отчете в отдельных разделах отображаются просроченные счета и те, которые просто не оплачены, но не просрочены.
• Установите фильтры, чтобы сделать напоминание более конкретным.

Выпустить

При выпуске напоминания в книге учета клиентов создаются записи, содержащие дату проводки и дату налогообложения. Используйте настройки на странице Настройка выпуска напоминаний, чтобы указать, следует ли заменять эту информацию в выпущенном напоминании информацией из созданного напоминания. Например, если вы создали напоминание вчера и выпустили его сегодня, срок выполнения сдвигается на один день.

Отправить

Заметка

Автоматизация отправки требует, чтобы вы настроили адрес электронной почты в Business Central. Чтобы узнать больше о настройке адреса электронной почты, перейдите в раздел Настройка электронной почты.

Содержимое электронных писем, такое как тексты вложений, основной текст электронного письма и язык, определяется настройками условий напоминания. Чтобы узнать больше о настройках адреса электронной почты, перейдите в раздел Настройка условий и уровней напоминаний.

Используйте настройки на странице Настройка отправки напоминаний для управления следующим:

• Общие параметры, такие как описание и количество отправок одного и того же напоминания.
• Настройки того, что включать в напоминание.
• Настройки для отслеживания напоминаний, которые вы отправляете путем создания взаимодействий, независимо от того, распечатываете ли вы напоминание или отправляете его по электронной почте, а также хотите ли вы прикреплять только просроченные счета, все счета или не прикреплять счета.

Доступ к истории напоминания

Business Central отслеживает каждый раз, когда запускается автоматизация. Вы можете получить доступ к истории, выбрав действие Записи журнала. Вы также можете использовать действие Выпущенные напоминания, чтобы получить доступ к списку отправленных вами напоминаний.

Обработка ошибок

На экспресс-вкладке Действия для каждого действия вы можете указать, хотите ли вы, чтобы автоматизация останавливалась, если в действии возникла ошибка. Если да, автоматизация не будет обрабатывать последующие действия. Чтобы включить или отключить эту функцию, используйте действия Установить остановку при ошибке или Снять остановку при ошибке.

Изменение настроек действий для автоматизации

Вы можете изменить настройки автоматизации в любое время. На экспресс-вкладке Действия выберите Настройка, затем внесите изменения.

См. также

Настройка условий и уровней напоминаний
Отправка напоминаний о задолженностях