Настройка электронной почты

Примечание

Azure Active Directory теперь называется Microsoft Entra ID. Подробнее

Сотрудники предприятий ежедневно отправляют по электронной почте информацию и документы, такие как заказы на продажу и покупку и счета-фактуры. Администраторы могут подключить одну или несколько учетных записей электронной почты к Business Central, что позволяет отправлять документы, не открывая приложение электронной почты. Вы можете составлять каждое сообщение индивидуально с помощью основных инструментов форматирования, таких как шрифты, стили, цвета и т. д., и добавлять вложения размером до 100 МБ. Кроме того, макеты отчетов позволяют администраторам включать только ключевую информацию из документов. Подробнее см. в разделе Отправка документов по электронной почте.

Возможности электронной почты в Business Central предназначены только для исходящих сообщений. Вы не можете получать ответы, то есть нет страницы "Входящие".

Примечание

Вы можете использовать возможности электронной почты Business Central онлайн только с Exchange Online. Мы не поддерживаем гибридные сценарии, такие как подключение Business Central онлайн к локальной версии Exchange.

Если вы используете локальную версию Business Central, прежде чем вы сможете настроить электронную почту, вы должны создать регистрацию приложения для Business Central на портале Azure. Регистрация приложения позволит Business Central авторизовать и аутентифицировать вашего поставщика электронной почты. Подробнее см. в статье Настройка электронной почты для локальной версии Business Central. В Business Central Online мы сделаем это за вас.

Требования

Существует несколько требований, которые должны быть выполнены для настройки и использования функций электронной почты.

• Чтобы настроить электронную почту, у вас должен быть набор разрешений НАСТРОЙКА ЭЛ. ПОЧТЫ. Дополнительные сведения см. в разделе Назначение разрешений пользователям и группам.
• Каждый, кто будет использовать функции электронной почты, должен иметь полную лицензию на Business Central. Например, делегированные администраторы и гостевые пользователи не могут использовать учетную запись электронной почты арендатора.

Добавление учетных записей электронной почты

Вы добавляете учетные записи электронной почты через расширения, которые позволяют учетным записям разных поставщиков подключаться к Business Central. Стандартные расширения позволяют использовать учетные записи из Microsoft Exchange Online. Однако могут быть доступны и другие расширения, позволяющие подключать учетные записи других поставщиков, например Gmail.

Вы можете указать предопределенные бизнес-сценарии, в которых будет использоваться учетная запись электронной почты для отправки сообщений электронной почты. Например, вы можете указать, что все пользователи отправляют документы по продаже из одной учетной записи, а документы на покупку — из другой. Подробнее см. в статье Назначение сценариев электронной почты учетной записям электронной почты.

В следующей таблице описаны расширения электронной почты, доступные по умолчанию.

Расширение	Описание	Примеры того, когда использовать
Соединитель Microsoft 365	Все отправляют электронную почту из общего почтового ящика в Exchange Online.	Например, когда все сообщения происходят из одного отдела, ваша торговая организация отправляет сообщения из учетной записи sales@cronus.com. Для этого параметра необходимо настроить общий почтовый ящик в центре администрирования Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в разделе Общие почтовые ящики.
Соединитель текущего пользователя	Все отправляют электронную почту из учетной записи, с которой они входили в Business Central.	Разрешает общение из индивидуальных учетных записей.
Соединитель SMTP	Используется протокол SMTP для отправки сообщений электронной почты.	Разрешает связь через ваш почтовый сервер SMTP.

В расширениях Соединитель Microsoft 365 и Соединитель текущего пользователя используются учетные записи, которые вы настроили для пользователей в центре администрирования Microsoft 365 для вашей подписки Microsoft 365. Чтобы отправлять электронную почту с помощью расширений, у пользователей должна быть действующая лицензия на Exchange Online. Кроме того, в средах-песочницах эти расширения, включая расширение Outlook REST API, требуют, чтобы параметр Разрешить запросы HttpClient был включен. Чтобы проверить, включен ли он для этих расширений, перейдите на страницу Управление расширениями, выберите расширение, а затем выберите параметр Настроить.

Внешние пользователи, такие как делегированные администраторы и внешние бухгалтеры, не могут использовать эти расширения для отправки сообщений электронной почты из Business Central.

Примечание

Если вы используете аутентификацию между службами (S2S), соединители Microsoft 365 и «Текущий пользователь» не смогут аутентифицировать пользователя при отправке документа продажи или покупки по электронной почте. Когда кто-то отправляет документ, отображается следующее сообщение об ошибке:

«У вас нет прав на доступ к данному ресурсу: https://graph.microsoft.com/.default. Обратитесь к системному администратору».

Проблема вызвана привязанными действиями в API документов, которые отправляют электронную почту. Подробнее о привязанных действиях см. в статье Привязанные действия.

Если вы хотите использовать аутентификацию S2S и функции электронной почты, используйте вариант с соединителем SMTP.

Использовать SMTP

Если вы хотите использовать протокол SMTP для отправки сообщений электронной почты из Business Central, вы можете использовать расширение соединителя SMTP. При настройке учетной записи, использующей SMTP, важным полем является Тип отправителя. Если вы выберете Конкретный пользователь, сообщения электронной почты будут отправляться с использованием имени и другой информации из учетной записи, которую вы настраиваете. Однако, если вы выберете Текущий пользователь, сообщения электронной почты будут отправляться с учетной записи электронной почты, указанной для учетной записи каждого пользователя. Текущий пользователь похож на функцию «Отправить как». Дополнительные сведения см. в разделе Использование замещающего адреса отправителя в исходящих сообщениях электронной почты.

Важно!

Чтобы использовать OAuth для SMTP, все пользователи должны находиться в одном клиенте Microsoft Entra.

Вы должны создать регистрацию приложения на портале Azure, а затем запустить мастер настройки Настройка Microsoft Entra ID в Business Central, чтобы подключиться к Microsoft Entra ID. Дополнительные сведения см. в разделе Создание регистрации приложения для Business Central на портале Azure.

В Exchange Online использовать обычную аутентификацию для SMTP больше не рекомендуется. Это изменение не затронет арендаторов, которые в настоящее время используют SMTP AUTH. Однако мы настоятельно рекомендуем использовать последнюю версию Business Central и настроить аутентификацию OAuth 2.0 для SMTP. Мы не будем добавлять аутентификацию на основе сертификатов для более ранних версий Business Central, например версии 14. Если у вас нет возможности настроить аутентификацию OAuth 2.0, рекомендуем изучить сторонние альтернативы, если вы хотите использовать электронную почту SMTP в более ранних версиях.

Примечание

Когда вы копируете организацию, в которой используется учетная запись электронной почты SMTP для отправки электронных писем, пароль этой учетной записи не включается. Вам потребуется повторно ввести пароль на странице учетной записи SMTP в новой организации.

Использование мастера настройки "Настройка электронной почты"

Мастер настройки Настройка электронной почты поможет вам быстро начать работу с электронной почтой.

Примечание

У вас должна быть учетная запись электронной почты по умолчанию, даже если вы добавляете только одну учетную запись. Учетная запись по умолчанию будет использоваться для всех сценариев электронной почты, которые не назначены учетной записи. Подробнее см. в статье Назначение сценариев электронной почты учетной записям электронной почты.

1. Выберите значок , значок введите Настройка учетных записей электронной почты, а затем выберите связанную ссылку.
2. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

Назначение сценариев электронной почты учетной записям электронной почты

Сценарии электронной почты — это процессы, которые включают отправку документа. Например, заказ на продажу или покупку или уведомление, такое как приглашение внешнего бухгалтера. Определенные учетные записи электронной почты могут использоваться для определенных сценариев. Например, вы можете указать, что все пользователи всегда отправляют документы на продажу из одной учетной записи, документы на покупку из другой учетной записи, а складские или производственные документы — из третьей учетной записи. Вы можете назначать, переназначать и удалять сценарии в любое время. Сценарий может быть назначен только одной учетной записи электронной почты одновременно. Учетная запись электронной почты по умолчанию будет использоваться для всех сценариев, которые не назначены учетной записи.

На странице Назначение сценариев электронной почты можно выбрать действие Задать вложения по умолчанию для добавления вложений к сценариям электронной почты. Эти вложения будут доступны всегда, когда вы составляете сообщение электронной почты для документа, связанного со сценарием. Каждый сценарий электронной почты может иметь одно или несколько вложений по умолчанию. Вложения по умолчанию автоматически добавляются в сообщения для сценария электронной почты. Например, когда вы отправляете по электронной почте заказ на продажу, будет добавлено вложение по умолчанию, указанное для сценария "Заказ на продажу". Вложения по умолчанию отображаются в разделе Вложения в нижней части страницы Напишите сообщение. Вы можете вручную добавить в сообщение вложения, не предусмотренные по умолчанию.

Настройка политик просмотра

Вы можете управлять сообщениями электронной почты, которые пользователь может видеть на страницах «Исходящие сообщения» и «Отправленные сообщения».

В Политики просмотра электронной почты пользователя выберите пользователя, а затем выберите один из следующих параметров в поле Политика просмотра электронной почты:

• Просмотр собственных писем - Пользователь может просматривать только свои собственные сообщения электронной почты.
• Просмотреть все электронные письма - Пользователь может просматривать все сообщения электронной почты, включая электронные письма, отправленные другими пользователями.
• Просмотр при наличии доступа ко всем связанным записям — эта политика просмотра используется, если не указана никакая другая политика. Пользователь может просматривать сообщения электронной почты, отправленные другими пользователями, если у него есть доступ к отправленной записи и всем связанным с ней записям. Например, пользователь А отправил покупателю опубликованный счет-фактуру. Пользователь B может видеть сообщение электронной почты, если у него есть доступ как к счету, так и к клиенту.
• Просмотр, если доступ к любым связанным записям - Пользователь может просматривать сообщения электронной почты, отправленные другими людьми, если у него есть доступ хотя бы к одной записи, связанной с отправленной записью. Например, пользователь А отправил покупателю опубликованный счет-фактуру. Пользователь B может видеть сообщение электронной почты, если у него есть доступ к счету или к клиенту.

Примечание

Если вы оставите поле ИД пользователя пустым, а затем выберете действие Политика просмотра электронной почты, политика будет применяться ко всем пользователям.

Задание максимального количества сообщений, которое учетная запись может отправлять в минуту

Некоторые поставщики услуг электронной почты (интернет-провайдеры) ограничивают количество сообщений электронной почты, которые учетная запись электронной почты может отправить за один раз или в течение определенного периода времени (или и то, и другое). Эта практика, известная как регулирование электронной почты, помогает интернет-провайдерам контролировать трафик на своих серверах и предотвращать рассылку спама. Если учетная запись электронной почты превышает лимит, интернет-провайдер может заблокировать сообщения. Чтобы количество сообщений, отправляемых из Business Central, не превышало установленный вашим интернет-провайдером лимит, укажите лимит для каждой из своих учетных записей электронной почты.

По умолчанию лимит для учетных записей типа Microsoft 365 и «Текущий пользователь» составляет 30, что соответствует лимиту, установленному в Exchange Online.

Существует два способа задать лимит:

• При использовании мастера настройки «Настройка электронной почты» укажите лимит в поле Лимит отправки сообщений в минуту.
• Для существующих учетных записей электронной почты укажите лимит в поле Лимит отправки электронной почты в учетной записи.

Настройка многократно используемых текстов и макетов сообщений электронной почты

Вы можете использовать отчеты для включения ключевой информации из документов продаж покупок и сервиса в тексты сообщений электронной почты. Макеты отчетов определяют стиль и содержание текста в электронном письме. Например, содержание может включать такие тексты, как приветствие или инструкции, которые предшествуют информации о документе. Эта процедура описывает, как настроить отчет Счет продажи по разнесенным счетам продаж, но процесс аналогичен для других отчетов.

Примечание

Чтобы использовать макет для создания содержимого для сообщений электронной почты, вы должны использовать для макета тип файла Word.

1. Выберите значок введите Выбор отчета - продажи, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. На странице Выбор отчета - продажи в поле Использование выберите Счет.
3. В новой строке в поле Код отчета выберите, например, стандартный отчет 1306.
4. Установите флажок Использовать для содержания сообщения электронной почты.
5. Выберите поле Описание макета содержания сообщения электронной почты, а затем выберите макет из списка.
6. Чтобы просмотреть или изменить макет, на котором основан текст сообщения электронной почты, выберите макет на странице Пользовательские макеты отчетов, затем выберите действие Обновить макет. Если вы настраиваете макет, используйте действие Импортировать макет , чтобы отправить новый макет.

   Примечание

   Чтобы настроить макет стандартного отчета, например 1306, необходимо сделать копию отчета. Business Central поможет вам создать копию при импорте пользовательского макета для стандартного отчета. Имя вашего нового пользовательского макета отчета будет иметь префикс «Копия».

7. Если вы хотите, чтобы клиенты могли использовать платежную службу, например PayPal, вам необходимо настроить эту службу. После этого информация PayPal и ссылка вставляются в текст электронного письма. Дополнительные сведения см. в разделе Включение платежей клиентов через PayPal.
8. Нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда вы выбираете, например, действие Отправить на странице Учтенный счет продажи, содержание сообщения электронной почты будет включать информацию из отчета 1306, перед которой будет расположен стандартный текст в соответствии с макетом отчета, выбранном на шаге 5.

Использование замещающего адреса отправителя в исходящих сообщениях электронной почты

Если вы используете расширение соединителя SMTP, вы можете использовать возможности Отправить как или Отправить от имени из Microsoft Exchange для изменения адреса отправителя в исходящих сообщениях. Business Central будет использовать учетную запись SMTP для аутентификации в Exchange, но либо заменит адрес отправителя на указанный вами, либо добавит к нему "от имени".

Когда вы настраиваете учетную запись и хотите использовать возможности «Отправить как» или «Отправить от имени» из Exchange, в поле Тип отправителя выберите Конкретный пользователь.

Кроме того, вы можете выбрать Текущий пользователь, чтобы разрешить людям отправлять сообщения через соединитель SMTP. Сообщение будет выглядеть как отправленное с учетной записи электронной почты, указанной в поле «Контактный адрес электронной почты» в карточке пользователя для пользователя, под которым выполнен вход. Однако он будет работать аналогично функции «Отправить как» и будет отправлен с учетной записи, указанной в настройках соединителя SMTP.

Ниже приведены примеры того, как функции "Отправить как" и "От имени" используются в Business Central:

• Возможно, вы хотите, чтобы заказы на покупку или продажу, отправляемые вами поставщикам и покупателям, поступали с адреса noreply@yourcompanyname.com.
• Когда ваш рабочий процесс отправляет запрос на утверждение по электронной почте, используя адрес электронной почты запрашивающей стороны.

Примечание

Вы можете использовать только одну учетную запись для замены адресов отправителей. То есть, вы не можете иметь один замещающий адрес для процессов покупки, а другой — для процессов продажи.

Настройка профилей отправки документов

Вы можете сэкономить время, настроив предпочтительный способ отправки торговых документов для каждого из ваших клиентов. Вам не нужно будет выбирать вариант отправки, например, отправлять ли документ по электронной почте или в виде электронного документа, каждый раз, когда вы отправляете документ. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

(Необязательно) Настройка регистрации электронной почты в Exchange Online

Получите больше от общения между продавцами и вашими существующими или потенциальными клиентами. Вы можете отслеживать обмен сообщениями электронной почты, а затем превращать его в действенные возможности. Подробнее см. в статье Отслеживание обмена сообщениями электронной почты между продавцами и контактами.

(Необязательно) Отслеживание использования электронной почты и устранение сбоев электронной почты с помощью телеметрии

Администраторы могут включить функцию телеметрии в Business Central для получения данных об использовании и сбоях различных функций в системе. Для электронной почты в журнале регистрируются следующие операции:

• Сообщение электронной почты успешно отправлено
• Не удалось отправить сообщение электронной почты
• Аутентификация на SMTP-сервере успешно пройдена/не пройдена
• Подключение к SMTP-сервере успешно установлено/не установлено

Вы можете использовать эти данные для отслеживания использования электронной почты и устранения сбоев электронной почты. Подробнее см. в статье Анализ телеметрии электронной почты (для администраторов)

Настройка электронной почты для локальной версии Business Central

Business Central On-Premises может интегрироваться со службами, основанными на Microsoft Azure. Например, вы можете использовать Cortana Intelligence для более точного прогноза денежных потоков, Power BI для визуализации вашего бизнеса и Exchange Online для отправки электронной почты. Интеграция с этими сервисами основана на регистрации приложения в Microsoft Entra ID. Регистрация приложения предоставляет услуги аутентификации и авторизации для связи. Чтобы использовать возможности электронной почты в Business Central On-Premises, вы должны зарегистрировать Business Central как приложение на портале Azure, а затем подключить Business Central к регистрации приложения. В следующих разделах описано, как это сделать.

Создание регистрации приложения для Business Central на портале Azure

Действия, которые необходимо предпринять для регистрации Business Central на портале Azure, описаны в статье Регистрация приложения в Microsoft Entra ID.

Примечание

Чтобы использовать функции электронной почты, при регистрации вашего приложения должна использоваться конфигурация с несколькими клиентами.

Параметры, относящиеся к возможностям электронной почты, представляют собой делегированные разрешения, которые вы предоставляете при регистрации приложения. В следующей таблице перечислены минимальные разрешения.

API / Имя разрешения	Тип	Описание
Microsoft Graph / User.Read	Делегировано	Вход в систему и чтение профиля пользователя.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Делегировано	Составление сообщений электронной почты.
Microsoft Graph / Mail.Send	Делегировано	Отправка сообщений электронной почты.
Microsoft Graph / offline_access	Делегировано	Сохранение согласия на доступ к данным.
Microsoft Graph / Mail.Send.Shared	Делегировано	Общий почтовый ящик

Если вы используете соединитель SMTP и хотите использовать OAuth 2.0 для проверки подлинности, разрешения немного отличаются. В следующей таблице перечислены разрешения.

API / Имя разрешения	Тип	Описание
Microsoft Graph / offline_access	Делегировано	Сохранение согласия на доступ к данным.
Microsoft Graph / openid	Делегировано	Вход пользователей.
Microsoft Graph / User.Read	Делегировано	Вход в систему и чтение профиля пользователя.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Делегировано	Отправка сообщений электронной почты из почтовых ящиков с помощью SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Делегировано	Вход в систему и чтение профиля пользователя.

При создании регистрации приложения, обратите внимание на следующую информацию. Она понадобится вам для подключения Business Central к регистрации вашего приложения.

• Код приложения (клиента)
• URI перенаправления (необязательно)
• Секрет клиента

Подробнее об общем порядке регистрации приложения см. в статье Краткое руководство. Регистрация приложения с помощью платформы удостоверений Майкрософт.

Примечание

Если у вас возникли проблемы с использованием протокола SMTP для отправки сообщений электронной почты после подключения Business Central к регистрации вашего приложения, это может быть связано с тем, что проверка подлинности SMTP AUTH не включена для вашего клиента. Мы рекомендуем вместо этого использовать соединители электронной почты Microsoft 365 и Текущий пользователь, поскольку они используют API-интерфейсы Microsoft Graph Mail. Однако, если вам необходимо использовать протокол SMTP, вы можете включить SMTP AUTH. Дополнительные сведения см. в разделе Включение или отключение отправки для аутентифицированного клиента SMTP (SMTP AUTH) в Exchange Online.

Подключение Business Central к регистрации приложения

После регистрации приложения на портале Azure в Business Central используйте страницу Регистрация приложения электронной почты в Microsoft Entra ID, чтобы подключить к нему Business Central.

1. В Business Central выберите введите Регистрация приложения электронной почты в Microsoft Entra ID, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

Совет

Также, если вы подключаетесь впервые, вы можете запустить мастер настройки Настройка электронной почты. В этом случае мастер также будет включать страницу «Регистрация приложения электронной почты в Microsoft Entra ID», позволяющую добавить информацию для подключения к регистрации вашего приложения.

См. также

Общие почтовые ящики в Exchange Online
Работа с Business Central
Настройка Business Central
Отправка документов по электронной почте
Настройка Business Central с помощью расширений
Использование Business Central в качестве рабочего почтового ящика в Outlook
Получение Business Central на мобильном устройстве
Получение Business Central на мобильном устройстве
Анализ телеметрии электронной почты (для администраторов)

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь