Использование шаблонов Word для массовых сообщений
Шаблоны Microsoft Word могут упростить массовые сообщения в печатном виде или по электронной почте с такими сущностями, как контакты, клиенты и поставщики. Например, можно создавать:
- Брошюры для оповещения клиентов о кампании продаж
- Письма для информирования поставщиков о новой политике закупок
- Приглашения на предстоящее мероприятие для привлечения контактных лиц
Примечание
При настройке шаблонов Word необходимо использовать устройство с Microsoft Word 2019 или более поздней версии и с установленной операционной системой Windows.
Настройка источника данных
Используйте объекты в Business Central в качестве источника данных для шаблона и добавьте поля слияния, чтобы персонализировать документы для каждого объекта. Поля слияния берутся из сущности в Business Central. Когда вы применяете шаблон Word к сущности, данные из полей слияния вставляются в документ.
При создании нового шаблона на странице Шаблоны Word мастер настройки поможет вам пошагово выполнить следующие действия:
- Выберите один или несколько объектов для использования в качестве источника данных. Например, если вы хотите создать брошюру для кампании по продажам, вы, вероятно, выберете в качестве источника объект «Клиент».
- Выберите другие объекты в качестве дополнительных источников данных. Узнайте больше в разделе Добавление записей, связанных или несвязанных с объектом-источником.
- Загрузка пустого шаблона. Вы можете сразу настроить шаблон в Word или загрузить пустой шаблон и пройти мастер до конца. Когда ваш шаблон будет готов, используйте действие Загрузить на странице Шаблоны Word, чтобы заменить пустой шаблон готовым шаблоном. Узнайте больше в разделе Настройка шаблона в Word.
- Загрузите подготовленный шаблон.
- Введите код и имя, идентифицирующие шаблон.
При скачивании шаблона вы получаете ZIP-файл, содержащий два файла.
| Файл | Описание |
|---|---|
| DataSource.xlsx | Файл источника данных предоставляет поля, которые вы можете использовать в шаблоне. Не редактируйте файл источника данных. Вы можете использовать только файл шаблона Word и файл источника данных, которые вы скачали, и вы должны хранить эти файлы в одном и том же месте. |
| Шаблон Word | Файл DOCX для использования в качестве шаблона. |
Чтобы узнать о настройке шаблона в Word, перейдите к разделу Настройка шаблона в Word.
Добавление записей, связанных или несвязанных с объектом-источником
Вы также можете объединять данные из других объектов. Чтобы добавить другие объекты в качестве источников данных, используйте одно из следующих действий на странице Шаблоны Word или при использовании мастера настройки:
| Действие | Описание |
|---|---|
| Добавить связанную сущность | Вы можете использовать данные из объектов, связанных с объектом-источником. Например, данные объекта «Клиент» можно объединить с данными из объекта «Контакт». Объекты связаны, когда поле одного объекта ссылается на поле другого объекта. Поле в объекте «Клиент» ссылается на поле в объекте «Контакт», поэтому эти объекты связаны. Таким общим полем часто является какой-либо идентификатор, например имя, код или числовой идентификатор. |
| Добавить несвязанную сущность | Вы можете использовать данные из объектов, не связанных с объектом-источником. Пусть, например, вы создаете шаблон для объекта «Клиент». Вы можете добавить объект «Информация о компании», чтобы включить свои контактные данные. Главное преимущество состоит в том, что, если вы измените свою контактную информацию, она автоматически обновится и в вашем шаблоне. После добавления несвязанного объекта вы можете добавить связанные с ним объекты. |
Для несвязанных объектов вы должны выбрать конкретную запись. Поскольку вы можете добавить объект только один раз, для использования другой записи вы должны удалить объект и снова добавить его с новой записью.
Вы можете создать иерархию связанных и несвязанных объектов. Связи между объектами отображаются в виде древовидной структуры. Поле Связь объекта также показывает информацию о связи. Для несвязанных объектов в поле отображается запись, создающая связь.
При добавлении объектов вы можете использовать поле Префикс поля, чтобы указать префикс для имен полей. Позже, когда вы будете добавлять поля в шаблон, префикс поможет отличать поля, происходящие из источника, от полей из других объектов.
Выбор полей для включения
Для каждого объекта вы можете указать поля, которые должны быть доступны для шаблона. Выберите число в столбце Количество выбранных полей, чтобы получить доступ к списку доступных полей. На странице Выбор полей используйте флажок Включить для указания полей. Для некоторых объектов поля, которые обычно используются предприятиями, включены по умолчанию. Вы можете отредактировать список, например, чтобы удалить поля по умолчанию. Вносимые вами изменения применяются только к шаблону, над которым вы работаете.
Примечание
Общее количество полей, которые вы можете добавить из всех объектов, составляет 250.
Примечание
Вы или ваш партнер Майкрософт можете добавлять к объектам настраиваемые поля. Когда вы это сделаете, мы добавим к именам полей префикс CALC и присвоим им тип поля Вычисляемое. Тип поля называется "вычисляемое", чтобы подчеркнуть, что поле может отображать значения разных типов, например текст, числа, даты и т. д.
Чтобы создать шаблон Word в Business Central
- Выберите значок
, значок введите Шаблоны Word, а затем выберите связанную ссылку. - Выберите Создать, затем Создать шаблон, а затем следуйте инструкциям в мастере настройки. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
Совет
Вы также можете создать шаблон прямо со страницы для сущности, выбрав действие Применить шаблон Word, чтобы открыть мастер настройки, а затем Создать шаблон. Когда вы это сделаете, источник данных будет выбран за вас в зависимости от типа сущности.
Настройка шаблона в Word
Когда вы настраиваете шаблон в Word, на вкладке Рассылки вы можете добавить поля слияния, выбрав Вставить поле слияния. Поля слияния берутся из файла источника данных, который вы скачали для объекта. Они действуют как заполнители, которые сообщают Word, где в документе разместить информацию о сущности.
Применение шаблона
Когда ваш шаблон Word будет готов, на странице Шаблоны Word вы можете выбрать Применить для создания документов. Когда вы применяете шаблон Word к сущности, данные из полей слияния вставляются в документ. Вы можете создать один документ, содержащий разделы для каждой сущности, или разделить, чтобы создать новый документ для каждой сущности.
Вы можете использовать действие Применить шаблоны Word для применения шаблонов к одному или нескольким объектам одного типа, например к клиенту, непосредственно в контексте страницы для этого объекта. Например, на страницах Клиент или Поставщик.
Использование шаблонов Word с электронной почтой
Вы можете использовать шаблоны Word для добавления содержимого в сообщения электронной почты. Когда вы составляете электронное письмо, вы можете выбрать действие Использовать шаблон Word для применения содержимого шаблона в сообщении. У вас должны быть созданы шаблоны для объекта. Вы можете использовать один шаблон за раз, и когда вы переключаетесь между шаблонами, сообщение изменяется, чтобы отразить содержимое из выбранного шаблона.
Кроме того, вы можете использовать действие Добавить файл из шаблона Word, чтобы прикрепить содержимое шаблона к электронному письму в виде файла. Файл будет использовать формат, который вы указали для выходных данных шаблона.
Редактирование шаблона Word
Вы можете внести следующие изменения в ваши шаблоны Word:
- Чтобы отредактировать основной текст или объединить поля, включенные в шаблон, используйте действие Скачать, внесите изменения, а затем используйте действие Загрузить
- Чтобы изменить источники данных, используйте действие Изменить связанные объекты
- Чтобы заменить шаблон Word новым шаблоном, используйте действие Загрузить
- Удаление шаблона
См. также
Управление макетами отчетов и документов
Настройка электронной почты