Бизнес процесін оңтайландыру

Енді бүкіл бизнес процесін тексерген кезде, оны оңтайландыруға әрекеттеніңіз. Процесті оңтайландыру қызметкерлерді таңқалдыратын немесе шатастыратын көптеген қадамдарды болдырмайды.

Процесті оңтайландырудың кейбір пайдалы жолдары:

• Мақсаттан бастаңыз. Бизнес процесі арқылы қол жеткізгіңіз келетін мақсаттарды анықтаңыз. Осы мақсаттар болашақ процесі үшін үміттеріңіздің жалпы көрінісін қамтамасыз етуі керек.

• Тиімдірек, арзан немесе жоғары сапалы болатын бірдеңені қарастырыңыз.

• Жақсы жұмыс істейтін және жақсартуды қажет ететін нәрсені анықтау үшін өнімділіктің негізгі көрсеткішін іздеңіз.

• Кері қадам жасап, процесс құжатын тобыңызбен бөлісу арқылы ақпарат алыңыз.

• Жоғары деңгейлі перспективаны алу үшін және процестегі әр қадам үшін мөлдір есептілікті қамтамасыз ету үшін процес құжатын басқармамен бөлісіңіз.

• Процеске одан пайда шығаратын пайдаланушы немесе тұтынушы көзқарасымен қарап, олардың тәжірибесі мен жалпы қанағаттануын жақсарту жолдарын қарастырыңыз.

Қойылатын кейбір негізгі сұрақтар:

• Тиімділікті немесе сапаны арттыру үшін немесе шығындарды азайту үшін процестен шығатын қалған әрекеттер бар ма?

• Егер жалпы бизнес үшін әрекетті шығару маңызды болса, оны бөлек бизнес процесінде өңдеуге бола ма?

• Мақсатқа жақсы жолмен қол жеткізу үшін қадамды жақсартуға бола ма?

• Қадамдар ретін қайта реттеуге бола ма?

• Қадамдарды біріктіруге бола ма?

• Бұл процестегі қадамдарды бір уақытта орындауға бола ма?

• Процесті орындауға қажетті адамдар санын азайтуға бола ма?

• Процестегі келесі адамды олар жылдам жауап беретіндей етіп хабарландыру жолын өзгертуге бола ма?

• Әрі қарай автоматтандыруға болатын процестің аспектілері бар ма? Мысалы:

  • Деректерді автоматты түрде түсіру және қолмен енгізу

  • Деректерге негізделген шешімдерді автоматтандыру

  • Орындалған әрекетті автоматтандыру

  • Адам назарын ауыстыру үшін AI үлгісін пайдалану

Ескерім

Тапсырма жұмыс үстелінде толығымен орындалса, процесті автоматты түрде оңтайландыру үшін Process Advisor бағдарламасын пайдалануға болады. Process Advisor бағдарламасының процесті талдау және оны процесс картасында визуалдау мүмкіндіктері бар. Процесс картасы аналитикалық есеп арқылы процесіңіз үшін кедергілер мен көрсеткіштерді көрсетеді.

Мысалы: шығыс есебі процесін оңтайландыру

Ағымдағы шығыс процесін қарастырып, жасайтын кейбір анық жақсартуларды таптық:

• Бүкіл процеске қағазсыз өтіңіз. (Біз үнемдеу мен қоршаған орта әсері, сондай-ақ жобаның артықшылығын атап өттік.)

• Мақұлдау үшін жіберілетін есепті қосу алдында барлық ықтимал сәйкестік тексерулерін орындаңыз. (Қосымша жұмысты және үздіксіз процесс уақытын айтарлықтай азайтады.)

• Шығыс есебі жіберілген кезде есеп кодтарын автоматты түрде іздеп, қосыңыз.

• Мақұлданған шығыстарды қаржылық жүйесіне ешқандай деректерді қайта енгізбей жылжыту үшін есепті қосыңыз.

• Апта сайынғы шығыс есептерін сандық деректерден автоматты түрде жасаңыз.

Шарлотта бюджетті қарап шығу процесін оңтайландырудың келесі жолдарын қарастыруда. Ал Ребекка жарты жылдық тексеру AI көмегімен оңтайландыру жолын зерттеуде.

Біздің ұсынған оңтайландырылған процесіміз келесі суретке ұқсайды.

Келесі қадам: ол осы процесті автоматтандыруға керек пе?

Ескерім

Сіз құжат тіліңіздің артықшылықтары туралы айта аласыз ба? Қысқа сауалнамаға қатысыңыз. (бұл сауалнама ағылшын тілінде екеніне назар аударыңыз)

Сауалнама шамамен жеті минут уақытыңызды алады. Жеке деректер жиналмайды (құпиялылық туралы мәлімдеме).