Совместное использование отчетов и панелей мониторинга Power BI с коллегами и другими пользователями

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Общий доступ — это самый простой способ предоставить пользователям доступ к отчетам и панелям мониторинга в служба Power BI. Вы можете поделиться с людьми внутри организации или за ее пределами.

Когда вы предоставляете общий доступ к отчету или панели мониторинга, пользователи, к которым вы предоставляете доступ, могут просматривать его и взаимодействовать с ним, но не могут изменять его. Получатели видят те же данные, что и в отчетах и панелях мониторинга. Они также получают доступ ко всей базовой семантической модели, если к ней не применяется безопасность на уровне строк (RLS). Сотрудники, которым вы предоставляете общий доступ, могут повторно делиться своими коллегами, если вы разрешаете им.

Некоторые пользователи не могут предоставлять общий доступ к отчетам и панелям мониторинга другим пользователям, так как у них нет необходимой лицензии или подписки. Однако они могут получать отчеты и панели мониторинга, которыми поделились коллеги. Дополнительные сведения см. в статье "Работа с содержимым, которым предоставлен общий доступ к вам".

Служба Power BI предлагает другие способы совместной работы и распространения отчетов и панелей мониторинга. Ознакомьтесь с способами совместной работы и совместного использования в Power BI , чтобы узнать, какой способ лучше подходит для ваших обстоятельств.

Видео

Sujata демонстрирует, как поделиться в служба Power BI.

Необходимые компоненты

• Вам нужна лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), совместное использование содержимого внутри организации или за ее пределами.
• Получатели также нуждаются в лицензиях Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), если содержимое не находится в емкости Premium.
• Если вы хотите разрешить получателям редактировать общий отчет, необходимо назначить пользователю роль рабочей области, которая разрешает редактирование. Дополнительные сведения о разрешениях на уровне ролей и назначении ролей см. в рабочих областях.

Примечание.

• Только PKU SKU и F SKU SKUF64 или более крупных размеров позволяют пользователям с бесплатной лицензией Microsoft Fabric, которая имеет роль средства просмотра в рабочей области, содержащей содержимое для использования приложений Power BI и общего содержимого в служба Power BI. Для использования содержимого Power BI требуется лицензия Pro для меньшего размера SKUF.
• Номер SKU F входит в состав Fabric. Дополнительные сведения о номерах SKU см. в лицензиях Microsoft Fabric.

Где можно поделиться

• Вы можете предоставлять общий доступ к отчетам и панелям мониторинга из моей рабочей области.
• Вы можете предоставить общий доступ из рабочих областей, отличных от моей рабочей области, если у вас есть роль Администратор или участника в рабочей области. Если у вас есть роль участника или средства просмотра, вы можете предоставить общий доступ, если у вас есть разрешения на повторное использование.
• Вы можете предоставить общий доступ из мобильных приложений Power BI.
• Вы можете предоставить общий доступ из Power BI Desktop с Помощью OneDrive и интеграции SharePoint.
• Отчеты из Power BI Desktop можно опубликовать в служба Power BI.

Предоставление общего доступа к отчету по ссылке

В списке отчетов или в открытом отчете выберите "Общий доступ ".

Затем в диалоговом окне "Отправить ссылку" вы увидите возможность скопировать ссылку на общий доступ или поделиться ею с помощью Outlook, PowerPoint и Teams, чтобы Люди в вашей организации:

Вы также можете изменить способ совместного использования этого отчета. Выберите Люди в организации со ссылкой, которая может просматривать и предоставлять общий доступ, а затем выбирать, какой вариант лучше всего подходит. Дополнительные сведения см. в разделе "Параметры ссылки" ниже.

Примечание.

Ваша организация может не позволить создавать общие ссылки на Люди в вашей организации. Дополнительные сведения об этом параметре клиента см. в документации по порталу администрирования.

При выборе ссылки "Копировать" автоматически создается и копируется ссылка, доступная для общего доступа, в буфер обмена:

Вы также можете напрямую отправить ссылку конкретным людям или группам (группам рассылки или группам безопасности). Просто введите имя или адрес электронной почты, при необходимости введите сообщение и нажмите кнопку "Отправить".

После нажатия кнопки "Отправить" Power BI отправляет ссылку по электронной почте получателям.

Когда получатели получают сообщение электронной почты, они могут выбрать "Открыть этот отчет" и автоматически получить доступ к отчету по ссылке для общего доступа.

Параметры ссылки

Вы можете выбрать, кому предоставляется ссылка на общий доступ и что они могут сделать с отчетом и связанными данными:

Люди в организации

Этот тип ссылки позволяет пользователям в организации получать доступ к отчету. Эта ссылка не будет работать для внешних пользователей и гостевых пользователей. Используйте этот тип ссылки, если:

• Вы хотите поделиться с кем-то в вашей организации,
• Вы комфортно с ссылкой, к которой предоставлен общий доступ другим пользователям в вашей организации,
• И вы хотите убедиться, что ссылка не будет работать для внешних или гостевых пользователей.

Люди с существующим доступом

Этот тип ссылки создает URL-адрес отчета, но он не предоставляет никакого доступа к отчету. Используйте этот тип ссылки, если вы просто хотите отправить ссылку кому-то, у кого уже есть доступ.

Конкретные люди

Этот тип ссылки позволяет определенным пользователям или группам получать доступ к отчету. Если этот параметр выбран, введите имена или адреса электронной почты пользователей, с которыми вы хотите поделиться. Этот тип ссылки позволяет предоставить общий доступ гостевым пользователям в идентификаторе Microsoft Entra в вашей организации. Вы не можете предоставлять общий доступ внешним пользователям, которые не являются гостями в вашей организации.

Параметры

Ссылки, предоставляющие доступ к Люди в организации или конкретные пользователи, всегда будут включать по крайней мере доступ на чтение. Однако можно также указать, нужно ли включить или исключить следующие разрешения.

• Повторное предоставление общего доступа (включено по умолчанию) — позволяет получателям предоставлять общий доступ к отчету другим пользователям.
• Разрешения на сборку (исключенные по умолчанию) позволяют получателям создавать собственные отчеты в других рабочих областях на основе данных, связанных с отчетом. Дополнительные сведения о создании отчетов на основе семантических моделей из разных рабочих областей.

Ссылки для Люди с существующим доступом не имеют других параметров, так как эти ссылки не предоставляют доступ к отчету.

Дополнительные рекомендации

• Пользователи не могут использовать ссылку, не предоставленную им напрямую для доступа к отчету. Однако отчет может быть предоставлен пользователю по другой ссылке или у него может быть прямой доступ к отчету с помощью роли рабочей области.
• Если администратор Power BI отключил ссылки на доступ к Люди в организации, вы можете копировать и делиться ссылками только с определенными людьми или Люди с существующим доступом.
• Если у вас есть разрешения на общий доступ к отчету, но у вас нет разрешений на общий доступ к базовым данным отчета, ссылки, доступные для общего доступа, не будут предоставлять доступ к базовым данным.
• Если у вас нет разрешений на общий доступ к отчету, вы можете копировать и делиться ссылками на Люди с существующим доступом.
• Кроме того, если у вас нет лицензии Power BI Pro, вы можете копировать и делиться ссылками на Люди с существующим доступом.

Управление разрешениями для отчета

Чтобы управлять разрешениями и управлять ссылками, которые предоставляют доступ к отчету, выберите дополнительные параметры (...) в правом верхнем углу диалогового окна общего доступа, а затем нажмите кнопку "Управление разрешениями".

Откроется область "Управление разрешениями" , где можно скопировать или изменить существующие ссылки или предоставить пользователям прямой доступ. Чтобы изменить указанную ссылку, выберите дополнительные параметры (...).

Чтобы предоставить пользователям прямой доступ к отчету, выберите значок плюса (+), введите имя или адрес электронной почты, при необходимости введите сообщение и выберите "Предоставить доступ".

Для получения дополнительных возможностей управления доступом выберите пункт "Дополнительно " в нижнем колонтитуле области "Управление разрешениями ". На открывающейся странице управления можно:

• Просмотр, управление и создание ссылок.
• Просмотр и управление пользователями с прямым доступом и предоставление пользователям прямого доступа .
• Просмотр запросов и приглашений в ожидании доступа и управление ими.
• Просмотр связанного содержимого и управление ими.
• Применение фильтров или поиска определенных ссылок или людей.

Примечание.

Каждый отчет не может содержать более 1000 ссылок на общий доступ. В маловероятном случае, если отчет достигает этого максимального ограничения, рекомендуется удалить ссылки, которые предоставляют доступ определенным пользователям и предоставляют этим пользователям прямой доступ.

Общий доступ к панели мониторинга

В списке панелей мониторинга или на открытой панели мониторинга выберите "Общий доступ".

Затем в диалоговом окне "Общий доступ к панели мониторинга " вы увидите параметр предоставления пользователям или группам прямого доступа к панели мониторинга:

Введите имя или адрес электронной почты пользователя или группы, при необходимости введите сообщение и выберите "Предоставить доступ".

Как и общий доступ к отчетам, можно указать, нужно ли предоставить пользователям следующие разрешения.

• Повторное предоставление общего доступа (включено по умолчанию) — позволяет получателям предоставлять доступ к панели мониторинга другим пользователям.
• Разрешения на сборку (включенные по умолчанию) позволяют получателям создавать содержимое с данными, связанными с панелью мониторинга.

Вы можете поделиться панелью мониторинга с гостевыми пользователями, адреса которых находятся за пределами организации, но гостевые пользователи не могут повторно предоставлять общий доступ к панелям мониторинга. Дополнительные сведения о совместном использовании за пределами организации см. в этой статье.

Примечание.

Поле ввода поддерживает не более 100 отдельных пользователей или групп. Ознакомьтесь с более чем 100 пользователями из этой статьи, чтобы поделиться с другими пользователями.

Управление разрешениями на панель мониторинга

Чтобы управлять разрешением на панель мониторинга, выберите меню "Дополнительные параметры " (.) в правом верхнем углу диалогового окна "Общий доступ " и выберите пункт "Управление разрешениями".

Откроется панель "Управление разрешениями" , где можно увидеть, кто имеет прямой доступ. Щелкните значок плюса (+), чтобы предоставить пользователям прямой доступ к панели мониторинга.

Для получения дополнительных возможностей управления доступом выберите пункт "Дополнительно " в нижнем колонтитуле области "Управление разрешениями ". На открывающейся странице управления можно:

• Просмотр и управление пользователями с прямым доступом и предоставление пользователям прямого доступа
• Просмотр запросов и приглашений в ожидании доступа и управление ими
• Просмотр связанного содержимого и управление ими
• Применение фильтров или поиск конкретных пользователей

Чтобы удалить доступ пользователя к панели мониторинга, выберите многоточие (...) рядом с разрешениями этого пользователя и нажмите кнопку Удалить доступ:

В диалоговом окне "Удаление доступа" определите, нужно ли также удалить доступ к связанному содержимому, например отчетам и семантической модели. Рекомендуется также удалить доступ к связанному содержимому; в противном случае связанное содержимое может не отображаться должным образом.

Общий доступ за пределами организации

При совместном использовании с людьми за пределами организации они получают сообщение электронной почты со ссылкой на общий отчет или панель мониторинга. Получатель должен войти в Power BI, чтобы просмотреть общий доступ. Если у них нет лицензии Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), они могут зарегистрироваться для получения лицензии при выборе ссылки.

После входа пользователи видят общий отчет или панель мониторинга в собственном окне браузера, а не на обычном портале Power BI. Внешние получатели должны закладывать ссылку, чтобы вернуться к этому отчету или панели мониторинга позже.

Только прямые получатели видят общий отчет или панель мониторинга. Например, если вы отправили сообщение электронной почты Vicki@contoso.com, отображается панель мониторинга только Vicki. Ни один другой не может видеть панель мониторинга, даже если Вики перенаправит их ссылку. Vicki должен использовать тот же адрес электронной почты для доступа к нему; Если Vicki входит с помощью любого другого адреса электронной почты, Vicki не будет иметь доступа к панели мониторинга.

Люди за пределами вашей организации не видят никаких данных, если безопасность на уровне ролей или строк реализована в локальных табличных моделях служб Analysis Services.

Используйте группу безопасности, а не группу рассылки, чтобы предоставить общий доступ к группе, включающей людей с внешними адресами электронной почты. Люди с внешними электронными письмами в группе рассылки не могут видеть содержимое, к которым вы предоставляете общий доступ, если только они не является гостевыми пользователями Microsoft Entra B2B. Дополнительные сведения о гостевых пользователях Microsoft Entra B2B.

Если вы отправляете ссылку из мобильного приложения Power BI пользователям за пределами организации, щелкнув ссылку, откроется панель мониторинга в браузере, а не в мобильном приложении Power BI.

Совместное использование с более чем 100 отдельными пользователями

В большинстве случаев вы можете поделиться с 100 пользователями или группами в одном действии общего доступа. Однако вы можете предоставить более 500 пользователей доступ к элементу. Примеры, как это сделать:

• Совместное использование нескольких раз путем указания пользователей по отдельности.
• Общий доступ к группе пользователей, содержащей всех пользователей.
• Создайте отчет или панель мониторинга в рабочей области, а затем создайте приложение из рабочей области. Вы можете поделиться приложением с множеством других пользователей. Дополнительные сведения о публикации приложений в Power BI.

Рекомендации и ограничения

Помните о совместном использовании отчетов и панелей мониторинга:

• Отчеты и панели мониторинга могут предоставляться пользователям с помощью прямого доступа; однако доступ к отчетам и базовым данным можно предоставить только через ссылки, предоставляющие доступ к отчету и базовым данным.
• Если у вас есть разрешения на общий доступ к базовой семантической модели, при предоставлении общего доступа к отчету или панели мониторинга коллегам также предоставляется общий доступ к базовой семантической модели. Ваши коллеги получают доступ ко всей семантической модели, если только безопасность на уровне строк (RLS) не ограничивает их доступ. Авторы отчетов могут настраивать пользовательские возможности при просмотре или взаимодействии с отчетами. Например, авторы могут скрыть столбцы или ограничить действия на визуальных элементах. Эти настраиваемые возможности пользователей не ограничивают доступ пользователей данных в семантической модели. Используйте безопасность на уровне строк (RLS) в семантической модели, чтобы учетные данные каждого пользователя могли определить, к каким данным они могут получить доступ.
• Все пользователи, с которыми вы успешно поделились панелью мониторинга, могут видеть ее и взаимодействовать с соответствующими отчетами в режиме чтения. Как правило, они не могут создавать отчеты или сохранять изменения в существующих отчетах. Однако если выбрать разрешить получателям создавать содержимое с данными, связанными с этой панелью мониторинга, они могут создавать собственные отчеты в других рабочих областях на основе семантической модели этой панели мониторинга.
• Хотя никто не может увидеть или скачать семантику модели, они могут получить доступ к семантической модели напрямую с помощью функции анализа в Excel. Администратор может ограничить возможность использования анализа в Excel для всех пользователей в группе. Однако ограничение предназначено для всех пользователей этой группы и для каждой рабочей области, к которой принадлежит группа.
• Все пользователи могут вручную обновить данные.
• Вы не можете предоставлять общий доступ к отчетам, распределенным для вас в приложении. Попросите владельца приложения добавить пользователя, с которым вы хотите предоставить общий доступ к отчету и повторно опубликовать приложение.
• Если вы используете Microsoft Exchange Online для электронной почты, вы можете ввести адрес электронной почты группы рассылки, чтобы поделиться своими участниками.
• Вы не можете использовать унифицированные группы Microsoft 365 для прямого общего доступа и подписок электронной почты. Если вы не хотите указывать пользователей, можно использовать группы рассылки с поддержкой электронной почты или группы безопасности для совместного использования несколькими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье "Использование псевдонимов электронной почты в подписках электронной почты для отчетов и панелей мониторинга в служба Power BI".
• Сотрудники, которые совместно используют ваш домен электронной почты и коллег, домен которых отличается, но зарегистрирован в одном клиенте, может совместно использовать панель мониторинга с другими пользователями. Например, предположим, что домены contoso.com и contoso2.com зарегистрированы в том же клиенте, а адрес электронной почты — konrads@contoso.comэто . gustav@contoso2.com Обе ravali@contoso.com панели мониторинга могут предоставлять общий доступ, если вы предоставляете им разрешение на общий доступ.
• Если у коллег уже есть доступ к определенному отчету или панели мониторинга, вы можете отправить прямую ссылку, скопировав URL-адрес, когда вы находитесь на панели мониторинга или отчете. Например: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.
• При совместном использовании отчетов или панелей мониторинга с помощью прямого доступа уведомление по электронной почте отправляется только отдельным пользователям, а не группам.

Связанный контент

• Как совместно работать с панелями мониторинга и отчетами?
• Общий доступ из Power BI Desktop
• Устранение неполадок с панелями мониторинга и отчетами общего доступа
• Общий доступ для пользователей с бесплатными лицензиями
• Запрос или предоставление доступа к общим панелям мониторинга или отчетам
• Совместное использование отфильтрованного отчета Power BI
• Вопросы? Попробуйте задать их в сообществе Power BI