Exchange Online 대한 보존 정책 만들기

  • 아티클

참고

Microsoft 365에서 데이터 수명 주기 관리를 위해 사서함 콘텐츠를 사전에 보존하거나 삭제하려면 이 페이지에 설명된 메시징 레코드 관리 대신 Microsoft Purview 규정 준수 포털Microsoft 365 보존 정책 및 보존 레이블을 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 메시징 레코드 관리를 계속 사용하여 메시지를 보관 사서함으로 이동해야 합니다.

현재 MRM(메시징 레코드 관리)을 사용하는 경우 이 이전 기능은 Microsoft 365 보존 정책 및 보존 레이블과 함께 계속 작동합니다. 그러나 앞으로는 Microsoft 365 보존 정책 및 보존 레이블을 대신 사용하는 것이 좋습니다. Microsoft 365 전체에서 콘텐츠의 보존 및 삭제를 중앙에서 관리하는 단일 메커니즘을 제공합니다.

Exchange Online MRM(메시징 레코드 관리) 보존 정책을 사용하여 전자 메일 수명 주기를 관리할 수 있습니다. 보존 정책은 보존 태그를 만들고 태그를 보존 정책에 추가한 다음 해당 정책을 사서함 사용자에게 적용하여 적용됩니다.

보존 정책과 관련된 추가 관리 작업은 메시징 레코드 관리 절차를 참조하세요.

시작하기 전에 알아야 할 사항은 무엇인가요?

  • 이 작업의 예상 완료 시간: 30분

  • 이 항목의 절차는 특정 사용 권한이 필요합니다. 사용 권한 정보에 대한 각 절차를 참조하세요.

  • MRM 보존 정책 및 태그에 대한 구성은 Microsoft Purview 규정 준수 포털.

  • 이러한 보존 정책을 적용하는 사서함은 Microsoft 365에 있어야 합니다.

1단계: 보존 태그 만들기

이러한 절차를 수행하려면 먼저 사용 권한을 할당받아야 합니다. 필요한 권한을 보려면 Exchange Online 항목의 기능 권한에서 "메시징 레코드 관리" 항목을 참조하세요.

Purview 규정 준수 포털을 사용하여 보존 태그 만들기

  1. Microsoft Purview 규정 준수 포털 로그인하고 솔루션>데이터 수명 주기 관리>Exchange(레거시)>MRM 보존 태그로 이동한 다음+ 새 태그를 선택합니다.

  2. 태그를 적용하는 방법 정의 페이지에서 다음 옵션 중 하나를 선택한 다음, 다음을 선택합니다.

    • 전체 사서함에 자동으로(기본값) : 기본 정책 태그(DPT)를 만들려면 이 옵션을 선택합니다. DPT를 사용하여 사서함의 모든 항목에 적용되는 기본 삭제 정책 및 기본 보관 정책을 만들 수 있습니다.

      이 구성을 사용하여 음성 메일 항목을 삭제하는 DPT를 만들 수 없습니다. 음성 메일 항목을 삭제하는 DPT를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 이 페이지의 Exchange Online PowerShell 예제를 참조하세요.

    • 기본 폴더로 자동 지정: 받은 편지함 또는 지운 편지함과 같은 기본 폴더에 대한 RPT(보존 정책 태그)를 만들려면 이 옵션을 선택한 다음 폴더를 선택합니다.

      삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 보존 작업으로만 RT를 만들 수 있습니다.

    • 항목 및 폴더(개인)에 대한 사용자별: 개인 태그를 만들려면 이 옵션을 선택합니다. 이러한 태그를 사용하면 Outlook 및 웹용 Outlook(이전의 Outlook Web App 또는 OWA) 사용자가 부모 폴더 또는 전체 사서함에 적용된 설정과 다른 메시지 또는 폴더에 보관 또는 삭제 설정을 적용할 수 있습니다.

  3. 보존 설정 정의 페이지 제목 및 옵션은 선택한 태그 유형에 따라 달라집니다. 다음 필드를 완료한 다음 , 다음을 선택합니다.

    • 보존 기간: 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

      • 항목이 다음 연령(일)에 도달하면: 이 옵션을 선택하고 항목을 이동하거나 삭제하기 전에 보존할 일 수를 지정합니다. 일정 및 작업을 제외하고 지원되는 모든 항목에 대한 보존 기간은 항목을 수신했거나 만든 날짜부터 계산됩니다. 일정 및 작업 항목의 보존 기간은 종료 날짜부터 계산됩니다.

      • 사용 안 함: 절대 삭제하지 않거나 보관함으로 이동하지 않을 항목을 지정하려면 이 옵션을 선택합니다.

    • 보존 작업: 항목이 보존 기간에 도달한 후 수행할 다음 작업 중 하나를 선택합니다.

      • 삭제 및 복구 허용: 항목을 삭제하려면 이 작업을 선택하지만 Outlook 또는 웹용 Outlook 삭제된 항목 복구 옵션을 사용하여 사용자가 항목을 복구할 수 있도록 허용합니다. 항목은 사서함 데이터베이스 또는 사서함 사용자에 대해 구성된 삭제된 항목 보존 기간까지 보존됩니다.

      • 영구적으로 삭제: 사서함 데이터베이스에서 항목을 영구적으로 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.

        중요

        사서함 또는 항목은 Microsoft 365 보존 정책 또는 보존 레이블 또는 소송 보존과 같은 보존 대상이 되지만 영구적으로 삭제되지 않으며 eDiscovery 검색에서 계속 반환됩니다.

      • 항목을 보관으로 이동: 이 작업은 DPT 또는 개인 태그를 만드는 경우에만 사용할 수 있습니다. 항목을 사용자의 보관 사서함으로 이동하려면 이 작업을 선택합니다.

  4. 태그 이름 지정 페이지에서 이름 및 선택적 설명을 입력한 다음, 다음을 선택합니다.

    • 이름: 보존 태그의 이름을 입력합니다. 태그 이름은 표시 목적으로 사용되며 태그가 적용되는 폴더나 항목에는 영향을 미치지 않습니다. 사용자에게 프로비전한 개인 태그는 Outlook 및 웹용 Outlook에서 사용할 수 있습니다.

    • 설명: 이 선택적 필드를 사용하여 관리 메모 또는 메모를 입력합니다. 이 필드는 사용자에게 표시되지 않습니다.

  5. 검토 및 제출하여 선택한 구성으로 태그를 만듭니다.

Exchange Online PowerShell을 사용하여 보존 태그 만들기

New-RetentionPolicyTag cmdlet을 사용하면 보존 태그를 만들 수 있습니다. cmdlet에서 사용할 수 있는 다양한 옵션을 사용하면 다양한 유형의 보존 태그를 만들 수 있습니다. Type 매개 변수를 사용하여 DPT(모두 값), RPT(받은 편지함과 같은 기본 폴더 형식 지정) 또는 개인 태그(개인 값)를 만듭니다.

다음 예제에서는 7년(2,556일) 후에 사서함의 모든 메시지를 삭제하는 DPT를 만듭니다.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

다음 예제에서는 2년(730일) 이내에 모든 메시지를 In-Place 보관으로 이동하는 DPT를 만듭니다.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

다음 예제에서는 20일 후에 음성 메일 메시지를 삭제하는 DPT를 만듭니다.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

다음 예제에서는 30일 후에 정크 EMail 폴더에서 메시지를 영구적으로 삭제하는 RPT를 만듭니다.

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

다음 예제에서는 메시지를 삭제하지 않도록 개인 태그를 만듭니다.

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

2단계: 보존 정책 만들기

이러한 절차를 수행하려면 먼저 사용 권한을 할당받아야 합니다. 필요한 권한을 보려면 Exchange Online 항목의 기능 권한에서 "메시징 레코드 관리" 항목을 참조하세요.

Microsoft Purview 규정 준수 포털 사용하여 보존 정책 만들기

  1. Microsoft Purview 규정 준수 포털 로그인하고 솔루션>데이터 수명 주기 관리>교환(레거시)>MRM 보존 정책으로 이동한 다음 새 정책을 선택합니다.

  2. 정책 구성 페이지에서 보존 정책의 이름을 입력한 다음+ 태그 추가를 선택하여 이 보존 정책에 추가할 태그를 선택합니다.

    보존 정책은 보존 태그를 추가하지 않고도 만들 수 있지만, 이럴 경우 정책이 적용되는 사서함의 항목이 이동 또는 삭제되지 않습니다. 보존 태그는 보존 정책을 만든 후에 추가 및 제거할 수도 있습니다.

  3. 보존 태그 선택 페이지에서 원하는 태그를 선택한 다음, 추가를 선택합니다.

    보존 정책에는 다음과 같은 태그가 포함될 수 있습니다.

    • 보관 작업으로 항목 이동이 포함된 DPT 1개.

    • 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 작업이 있는 DPT 1개

    • 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 작업을 사용하여 음성 메일 메시지에 대한 DPT 1개

    • 항목을 삭제하기 위한 받은 편지함과 같은 기본 폴더당 한 개의 RPT.

    • 임의 개수의 개인 태그.

    참고

    보존 정책에 모든 개인 태그 번호를 추가할 수 있더라도 많은 개인 태그에 여러 보존 설정이 있는 경우 사용자에 혼란을 줄 수 있습니다. 10개 이하의 개인 태그를 보존 정책에 연결하는 것이 좋습니다.

  4. 검토하고 제출하여 구성을 사용하여 보존 정책을 만듭니다.

보존 정책은 보존 태그를 추가하지 않고도 만들 수 있지만, 이럴 경우 정책이 적용되는 사서함의 항목이 이동 또는 삭제되지 않습니다. 보존 태그는 보존 정책을 만든 후에 추가 및 제거할 수도 있습니다.

Exchange Online PowerShell을 사용하여 보존 정책 만들기

다음 예제에서는 보존 정책 RetentionPolicy-Corp 만들고 RetentionPolicyTagLinks 매개 변수를 사용하여 5개의 보존 태그를 정책에 연결합니다.

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

구문과 매개 변수에 대한 자세한 내용은 New-RetentionPolicy를 참조하십시오.

3단계: 사서함 사용자에 보존 정책 적용

보존 정책을 만든 후에 사서함 사용자에게 적용해야 합니다. 사용자 집합마다 다른 보존 정책을 적용할 수 있습니다. 자세한 지침은 사서함에 보존 정책 적용을 참조하세요.

작동 여부는 어떻게 확인하나요?

보존 태그를 만들고 보존 정책에 추가하고 사서함 사용자에게 정책을 적용한 후 다음에 MRM 사서함 도우미가 사서함을 처리할 때 보존 태그에서 구성한 설정에 따라 메시지가 이동되거나 삭제됩니다.

보존 정책을 적용했는지 확인하려면 다음을 수행합니다.

  1. <사서함 ID>를 사서함의 이름, 전자 메일 주소 또는 별칭으로 바꾸고 Exchange Online PowerShell 명령에서 다음 명령을 실행하여 단일 사서함에 대해 MRM 도우미를 수동으로 실행합니다.

    Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"

  2. Outlook 또는 웹용 Outlook 사용하여 사서함에 로그온하고 정책 구성에 따라 메시지가 삭제되거나 보관 파일로 이동되었는지 확인합니다.

팁

문제가 있습니까? Exchange 포럼에서 도움을 요청하세요. Exchange Online 또는 Exchange Online Protection 포럼을 방문하세요.