조직 퇴사한 후 이전 직원의 전자 메일을 유지 해야 합니다. 조직의 보존 요구 사항에 따라 사서함 콘텐츠를 무기한 유지 하는 것이 해야할 수는 몇 개월 또는 고용 종료 된 후 연도나 있습니다에 대 한 사서함 콘텐츠를 보관 해야할 수 있습니다. 전자 메일을 보존해야 하는 기간에 관계없이 비활성 사서함을 만들어 이전 직원의 사서함을 유지할 수 있습니다.
비활성 사서함은 무엇입니까?
비활성 사서함은 퇴사 후 전 직원의 전자 메일을 보관하는 데 사용되는 일시 삭제된 사서함의 일종organization입니다.
직원이 organization을 떠나거나 장기 휴직을 하면 Microsoft 365 계정을 제거할 수 있습니다. 직원의 사서함 데이터는 계정이 제거된 후 30일 동안 보존됩니다. 이 기간 동안 계정 삭제를 취소하여 사서함 데이터를 복구할 수 있습니다. 30일이 지나면 데이터가 영구적으로 제거됩니다.
그러나 Microsoft 365 계정을 삭제하기 전에 사서함에 보류를 적용하면 사서함이 비활성 사서함으로 변환됩니다. 다음 섹션에서는 Microsoft 365 보존 및 eDiscovery 보류와 함께 적용할 수 있는 보류에 대한 정보를 제공합니다.
비활성 사서함은 organization에서 규제 또는 기타 이유로 이전 직원의 사서함 내용을 보존해야 하는 경우에 유용합니다. 이 문서에 나열된 모든 유형의 보류는 사용자 개체가 삭제될 때 사서함을 강제로 비활성 상태로 만들지만, Microsoft 365 보존 정책 또는 보존 레이블을 적용하여 이 작업을 수행하고 보류가 적용되었는지 확인한 다음 해당 Microsoft 365 계정을 제거하는 것이 좋습니다. 이 시점에서 비활성 사서함의 내용은 사용자 계정이 삭제되기 전에 지정된 보존 기간 동안 보존됩니다. 30일 동안 해당 사용자 계정을 복구할 수 있지만 30일이 지나면 보존 정책 또는 보존 레이블이 제거될 때까지 사서함이 Microsoft 365에 비활성 사서함으로 유지됩니다.
중요
앞에서 설명한 것처럼 Microsoft 365 보존을 사용하여 비활성 사서함을 만드는 것이 좋습니다.
Exchange 관리 센터의 In-Place 보류는 이제 사용 중지되었습니다. 2020년 7월 1일부터 Exchange Online에서 새 In-Place 보류를 만들 수 없습니다. 2020년 10월 1일부터 현재 위치 보류의 보류 기간은 더 이상 변경할 수 없습니다. In-Place 보류가 적용된 비활성 사서함은 In-Place 보류를 제거해야만 삭제할 수 있습니다. 보류 In-Place에 있는 기존 비활성 사서함은 보류가 제거될 때까지 계속 보존됩니다. In-Place Holds 사용 중지에 대한 자세한 내용은 레거시 eDiscovery 도구 사용 중지를 참조하세요.
소송 보존은 사서함의 콘텐츠를 보존하고 사용자 계정이 삭제된 후에도 사서함을 비활성 상태로 만드는 대체 방법으로 계속 지원됩니다. 그러나 이전 기술인 경우 Microsoft 365 보존을 대신 사용하는 것이 좋습니다.
동일한 콘텐츠에 대해 여러 보류가 있는 경우 보존 원칙이 적용 되고 콘텐츠가 가장 긴 기간 동안 보존됩니다.
사서함에 보류가 적용되었는지 확인
Microsoft 365 보존 정책, 보존 레이블, eDiscovery 보존, 소송 보존 또는 기존 In-Place 보존을 적용하는 경우 PowerShell을 사용하여 보류가 사서함에 성공적으로 적용되었는지 확인할 수 있습니다. 최근에 보류를 구성한 경우 사서함에 적용될 때까지 기다려야 할 수 있습니다.
실수로 또는 의도하지 않은 삭제를 방지하려면 사용자 계정을 삭제하기 전에 보류를 확인하는 것이 좋습니다. 보류가 적용되지 않으면 사서함이 비활성 사서함으로 변환되지 않습니다.
지침은 Exchange Online 사서함에 설정된 보류 유형을 식별하는 방법을 참조하세요.
보류는 또한 자동으로 적용될 수 있습니다. 사서함에서 보류를 제거한 후 Microsoft 365는 콘텐츠가 즉시 제거되지 않도록 지연 보류 를 적용합니다. 지연 보류가 있는 사서함은 여전히 보류 상태로 처리되므로 지연 보류가 제거되거나 만료될 때까지 비활성 사서함으로 유지됩니다. 자세한 내용은 지연 보류에 대한 사서함 관리 및 비활성 사서함에서 지연 보류 제거를 참조하세요.
비활성 사서함 및 Microsoft 365 보존
Microsoft 365 보존 정책이 사서함에 적용되거나 사서함에 있는 하나 이상의 전자 메일 항목에 보존 레이블이 적용된 다음 Microsoft 365 사용자 계정이 삭제되면 사서함이 비활성 사서함으로 변환됩니다. 비활성 사서함을 만들려면 다음을 수행합니다.
콘텐츠를 보존하거나 보존한 후 삭제하도록 보존 설정을 구성해야 합니다. 보존 작업이 콘텐츠만 삭제하도록 구성된 경우 사용자 계정이 삭제될 때 사서함이 비활성화되지 않습니다. 비활성 사서함의 경우 보존 후 삭제 옵션을 사용하는 것이 좋습니다.
보존 설정은 Exchange 사서함과 연결된 보존 위치에 적용해야 합니다.
- Exchange 전자 메일
- Microsoft 365 그룹
- 비즈니스용 Skype
- Exchange 공용 폴더
- Teams 채널 메시지
- Teams 채팅 및 Copilot 상호 작용
- Teams 비공개 채널 메시지
- Viva Engage 커뮤니티 메시지
- Viva Engage 사용자 메시지
Microsoft 보존에 대한 자세한 내용은 보존 정책 및 보존 레이블에 대한 자세한 정보를 참조하세요.
Microsoft 365 보존을 사용하여 비활성 사서함을 만드는 경우 보존 정책 또는 보존 레이블의 보존 설정이 비활성 사서함에 계속 적용됩니다. 즉, 보존 설정이 콘텐츠를 보존한 다음 삭제하도록 구성된 경우 보존 기간이 만료되면 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 이동된 후 결국 비활성 사서함에서 제거됩니다. 보존 설정이 항목을 삭제하도록 구성되지 않은 경우 사용자에 의해 영구적으로 삭제되지 않은 항목(사서함이 비활성으로 설정되기 전)은 복구 가능한 항목 폴더로 이동되지 않으며 사서함이 비활성 상태가 된 후에도 무기한으로 보존됩니다.
팁
ComplianceTagHoldApplied 속성을 사용하여 사서함에 콘텐츠 보존 또는 보존 후 삭제에 적용된 하나 이상의 보존 레이블이 있는 항목이 있는지 식별할 수 있습니다. 자세한 내용은 보존 레이블이 폴더나 항목에 적용되어 보류 중인 사서함 식별을 참조하세요.
적응형 정책 범위를 사용하여 비활성 사서함의 보존 관리
적응 정책 범위를 사용하면 특히 비활성 사서함에 보존 설정을 적용할 수 있습니다. 이 구성의 이점은 다음과 같습니다.
활성 직원과 이전 직원에 대해 서로 다른 보존 기간을 요구하는 organization의 규정 또는 정책을 충족할 수 있습니다.
이전 직원에 대한 organization의 요구 사항을 충족하는 데 필요한 기간 동안만 사서함 콘텐츠를 보존하도록 보존 설정을 구성할 수 있습니다.
organization의 비활성 사서함에 할당된 보존 정책을 빠르게 식별하여 필요한 경우 보존 설정을 쉽게 변경할 수 있습니다.
비활성 사서함의 특성 또는 속성에 따라 제외하도록 적응 scope를 구성하여 정책에서 제거할 수 있으므로 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하기가 더 쉽습니다. 그렇지 않으면 사서함을 삭제하기 전에 Exchange Online PowerShell을 사용해야 합니다.
참고
적응형 정책 scope의 구성에 따라 비활성 사서함이 포함되거나 포함되지 않을 수 있습니다. 적응 정책 scope에서 비활성 사서함을 구체적으로 대상으로 지정하거나 제외하려면 Exchange 전자 메일 및 Exchange 공용 폴더에 대한 구성 정보를 참조하세요.
정적 정책 범위 및 비활성 사서함 사용
적응 정책 범위를 사용하지 않고 대신 Microsoft 365 보존이 있는 정적 scope를 사용하는 경우 다음을 고려합니다.
정적 정책 범위에는 기본 모든 사서함 구성을 사용하는 경우 비활성 사서함이 포함되지만 특정 포함 또는 제외에 대해서는 지원되지 않습니다. 그러나 정책이 적용될 때 활성 사서함이 있는 받는 사람을 포함하거나 제외하고 나중에 사서함이 비활성화되면 보존 설정이 계속 적용되거나 제외됩니다. 이 시나리오에서는 특정 포함 및 제외 제한 이 계속 적용됩니다.
참고
또한 모든 사서함의 기본 선택에 적용되는 정적 scope를 사용하는 새 Microsoft 365 보존 설정에는 기존의 모든 비활성 사서함이 자동으로 포함됩니다.
특정 받는 사람을 포함하도록 모든 사서함 의 기본 선택을 변경하면 정책의 보존 설정이 이제 자동 삭제가 적용되는 비활성 사서함에 더 이상 적용되지 않습니다.
비활성 사서함에 적용된 보존 정책을 해제하려면 보존 정책 해제를 참조하세요.
주의
Microsoft 365 보존을 사용하여 사서함을 비활성 상태로 만드는 경우 해당 사용자 계정을 삭제하기 전에 사서함의 UPN(사용자 계정 이름)을 변경하거나 제거하지 마세요. 또한 사서함을 비활성으로 설정하기 전에 기본 SMTP 주소(UPN에서 파생됨)를 변경하거나 사서함과 연결된 보조 SMTP 주소 목록에서 이 이메일 주소를 제거하지 마세요.
보존 설정이 적용될 때 사서함에 할당된 UPN 또는 전자 메일 주소를 변경한 다음 사용자 계정을 삭제하여 사서함을 비활성 상태로 만들면 더 이상 보존할 필요가 없는 경우 비활성 사서함을 삭제할 수 없습니다. 이는 보존 설정을 사서함에 처음 적용할 때 존재했던 것과 다른 UPN 또는 전자 메일 주소(비활성 사서함 식별)를 사용하여 정책에서 비활성 사서함을 제거할 수 없기 때문입니다. 비활성 사서함 삭제에 대한 자세한 내용은 Office 365에서 비활성 사서함 삭제를 참조하세요.
비활성 사서함 및 eDiscovery 사례 보류
eDiscovery 사례와 연결된 보류가 사서함에 배치된 다음 사서함 또는 사용자 계정이 삭제되면 사서함이 비활성 사서함이 됩니다. 그러나 사서함을 비활성으로 만들기 위해 eDiscovery 사례 보류를 사용하지 마세요. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. 어느 시점에서 법적 사건이 종료되고 사건과 관련된 보류가 제거되며 eDiscovery 사건이 종결될 수 있습니다. 실제로 비활성 사서함에 설정된 보류가 eDiscovery 사례와 연결된 다음 보류가 해제되거나 eDiscovery 사례가 종료(또는 삭제)되는 경우 비활성 사서함이 영구적으로 삭제됩니다. 또한 시간 기반 eDiscovery 보류를 만들 수 없습니다. 이 조건은 비활성 사서함의 콘텐츠가 영구적으로 또는 보류가 제거되고 비활성 사서함이 삭제될 때까지 보존됨을 의미합니다. 따라서 비활성 사서함에는 Microsoft 365 보존을 사용합니다.
중요
활성 eDiscovery 보류가 있는 사서함을 삭제하면 사서함 콘텐츠가 비활성 사서함으로 보존됩니다. 보류 또는 관련 사례가 활성 상태로 유지되는 한 콘텐츠는 eDiscovery에서 검색 및 내보낼 수 있습니다.
eDiscovery 보류와 Microsoft 365 보존 간의 차이점에 대한 자세한 내용은 보존 정책 및 보존 레이블 또는 eDiscovery 보류를 사용하는 시기를 참조하세요.
비활성 사서함 및 자동 확장 보관 파일
자동 확장 보관으로 구성된 비활성 사서함은 복구하거나 복원할 수 없습니다. 규정 준수를 위해 자동 확장 보관을 사용하여 비활성 사서함에서 데이터를 복구해야 하는 경우 콘텐츠 검색을 사용하여 사서함에서 데이터를 내보냅니다. 이 작업은 eDiscovery 목적으로만 지원되며 백업 솔루션으로 사용할 수 없습니다. eDiscovery를 위한 데이터 복구에 검색을 사용하는 지침은 eDiscovery에서 사례 검색 만들기를 참조하세요.
비활성 사서함과 Exchange MRM 보존 정책
Exchange 보존 정책(Exchange Online의 MRM(메시징 레코드 관리) 기능)을 적용해도 사용자 계정이 삭제될 때 비활성 사서함이 생성되지 않습니다.
그러나 이 MRM 보존 정책이 비활성 상태가 되기 전에 사서함에 적용된 경우 모든 삭제 정책( 삭제 작업으로 구성된 MRM 보존 태그)은 비활성 사서함에서 계속 처리됩니다. 즉, 보존 기간이 만료되면 MRM 삭제 정책으로 태그가 지정된 항목이 복구 가능한 항목 폴더 로 이동됩니다. 이러한 항목은 보존 기간이 만료 될 때 비활성 사서함에서 제거 됩니다. 를 비활성 사서함에 대 한 보존 기간을 지정 하지 않으면 복구할 항목 폴더에서 항목을 무기한 유지 됩니다.
반대로 비활성 사서함에 할당된 MRM 보존 정책에 포함된 모든 보관 정책( MoveToArchive 작업으로 구성된 MRM 보존 태그)은 무시됩니다. 즉, 보관 정책으로 태그가 지정된 비활성 사서함의 항목은 보존 기간이 만료되면 기본 사서함에 남아 있습니다. 보관 사서함으로 또는 보관 사서함의 복구 가능한 항목 폴더를 이동 하지는 합니다. 무기한 유지 됩니다.
다음 단계
사서함을 비활성 상태로 만들고 복구, 복원, 삭제와 같이 관리하려면 비활성 사서함 만들기 및 관리를 참조하세요.