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Microsoft Syntex 채택 추진 시작

  • 아티클

Microsoft Syntex 콘텐츠 처리 및 지식 추출을 자동화하기 위해 AI(인공 지능)를 적용하는 클라우드 기반 서비스입니다. 콘텐츠를 쉽게 검색, 분석 및 재사용할 수 있는 구조화된 데이터로 변환할 수 있습니다.

Microsoft Syntex 기업 내에서 콘텐츠 관리를 향상시키기 위한 다양한 사용 사례를 제공합니다. 다음은 적용할 수 있는 방법의 몇 가지 예입니다.

  • 일상적인 문서 자동 생성 - 콘텐츠 어셈블리를 사용하여 일상적인 유지 관리 보고서와 같이 정기적으로 생성해야 하는 파일에 대한 최신 템플릿을 만듭니다.

  • 대량으로 문서 생성 - 콘텐츠 어셈블리를 활용하여 instance 계약 갱신을 위해 많은 양의 유사한 문서를 생성합니다.

  • 들어오는 문서 처리 - Microsoft Syntex 사용하여 보험 양식, 비즈니스 확인 및 임대 계약과 같은 들어오는 비즈니스 문서를 관리하고 처리합니다.

  • 정보를 더 쉽게 찾을 수 있도록 만들기 - Microsoft Syntex 사용하여 정책 및 절차와 같은 문서 라이브러리에서 비즈니스 문서 및 직원 정보의 검색 가능성과 유용성을 향상시킵니다.

  • 콘텐츠 세부 정보 찾기 - Microsoft Syntex 사용하여 콘텐츠를 중앙 집중화, 구성 및 검색하여 특허 정보와 같은 특정 세부 정보를 보다 쉽게 검색할 수 있습니다.

  • 문서 준수 - Microsoft Syntex 활용하여 이벤트 또는 회의 파일을 비롯한 비즈니스 문서의 보존 및 민감도 요구 사항을 준수할 수 있습니다.

비즈니스 시나리오 식별

organization Microsoft Syntex 사용할 준비를 하려면 먼저 유용한 시나리오를 이해해야 합니다. "이유"는 가장 유용한 기능과 문서 처리가 필요한 경우 필요한 모델 유형을 결정하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 결과를 충족하기 위해 여러 Microsoft Syntex 기능을 결합하는 것이 유용할 수 있습니다. 예제 시나리오 및 사용 사례를 사용하여 organization Microsoft Syntex 사용하는 방법에 대한 아이디어를 프롬프트합니다.

콘텐츠는 organization 생명선입니다. organization 많은 사업부가 데이터 처리를 담당하고 있으며, 여러 단계를 포함하는 수동 또는 반자동 프로세스를 혼합하여 현재 작업을 수행할 수 있습니다. Microsoft Syntex 기능을 사용하면 다음을 포함하여 organization 콘텐츠 관리 사례를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

  • 검색 찾기 및 검색을 개선하기 위해 고급 검색 및 필터링을 제공합니다.

  • 문서를 쉽게 보고 필터링하도록 조건부 서식을 설정합니다.

  • 추출된 메타데이터를 사용하여 원클릭 Power BI 보고서를 생성합니다.

  • Power Automate를 통해 문서 라이브러리 또는 비즈니스 워크플로 내에서 규칙을 만듭니다.

  • 보존 및 민감도 레이블의 적용을 통해 규정 준수를 보장합니다.

콘텐츠 수명 주기 고려

콘텐츠가 만들어지고 다시 만들어지는 일반적인 콘텐츠 수명 주기에 대해 생각하면서 콘텐츠 이해 및 처리 및 콘텐츠 검색 및 검색에 이르기까지 비즈니스에 도움이 될 수 있는 Microsoft Syntex 내의 많은 기능이 있습니다.

콘텐츠 수명 주기를 보여 주는 다이어그램

콘텐츠 만들기 및 다시 사용

콘텐츠의 수명 주기 내에 콘텐츠 만들기를 자동화하는 데 사용하는 경우가 있을 수 있습니다. 특히 트랜잭션 또는 표준화된 콘텐츠 및 콘텐츠 어셈블리 가 유용할 수 있습니다. 콘텐츠 어셈블리는 계약서, 작업 명세서, 서비스 계약서, 동의서, 판매 피치 및 서신과 같은 표준 반복적인 비즈니스 문서를 자동으로 생성할 수 있습니다.

반복적인 문서 형식을 식별한 후에는 문서의 원본으로 사용할 수 있는 데이터 원본을 식별하려고 합니다. 문서를 채우는 목록 또는 데이터 원본을 사용하면 최신 템플릿을 만들고 해당 템플릿을 사용하여 문서를 생성하여 더 빠르고 일관되게 오류를 줄일 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 Microsoft Syntex 설정 내에서 Azure 구독을 구성해야 합니다.

콘텐츠 공동 작업

Microsoft Syntex 주석 기능은 직접 또는 다른 사용자와 공동 작업하기 위해 문서 라이브러리의 콘텐츠에 메모와 메모를 추가하는 데 사용됩니다. 주석 기능은 원래 파일을 수정하지 않고도 사용할 수 있으므로 원래 레코드는 유지됩니다.

주석 도구에는 현재 잉크 스트로크 및 이전 주석을 제거하기 위한 지우개와 함께 색을 선택할 수 있는 펜과 형광펜이 포함되어 있습니다. 테넌트에서 Microsoft Syntex Azure 구독을 구성하면 이 기능이 사용자에 대해 사용하도록 설정됩니다. 특히 문서를 크게 태그하거나 주석을 달 수 있는 비즈니스 그룹에 이 기능에 대한 세부 정보를 최종 사용자에게 제공하는 것이 좋습니다.

콘텐츠 이해 및 처리

Microsoft Syntex 사용하여 문서 처리 및 분류 태그 지정 또는 이미지 태그 지정 기능을 사용하여 콘텐츠에서 분류 및 데이터 추출을 자동화하면 오타 또는 누락된 정보의 위험을 최소화하면서 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

Microsoft Syntex 분류, 추출 및 키워드를 포함하여 콘텐츠 전체에서 다양한 유형의 작업을 수행할 수 있습니다. 다음 표에서는 이러한 작업 및 관련 기능을 보여 줍니다.

작업 설명 Microsoft Syntex 기능
분류 파일이 나타내는 콘텐츠 형식(예: 보고서, 청구서 또는 양식)을 식별합니다. 구조화되지 않은 문서 처리
추출 문서 내에서 엔터티를 기반으로 정보를 식별합니다. 구조적 문서 처리
자유형 문서 처리
미리 빌드된 문서 처리
광학 문자 인식
키워드 태그 지정 키워드를 사용하여 문서의 속성 또는 결정에 따라 정보를 제안합니다. 분류 태그 지정
이미지 태그 지정

콘텐츠 규정 준수

문서 처리 모델을 사용하여 민감 도 레이블 및 보존 레이블 을 문서 라이브러리에 추가된 콘텐츠에 적용하고 모델을 구성하여 규정 준수를 추가할 수도 있습니다.

문서 라이브러리에서 콘텐츠 형식 및 메타데이터를 사용할 수 있게 되면 비즈니스 사용자는 콘텐츠에 대한 새 보기 만들기, 보고서 작성, 규칙을 사용하여 존재하는 특정 정보에 따라 콘텐츠 이동, 승인을 위한 비즈니스 프로세스 워크플로 만들기, 다른 시스템에 데이터 추가, 작업 주문 생성 및 수동으로 수행되었을 수 있는 다른 많은 작업 등 데이터에 대한 많은 작업을 수행할 수 있습니다.

콘텐츠 검색 가능성

Microsoft Syntex 문서 처리 기능을 사용하면 이제 콘텐츠에서 추출된 각 메타데이터를 검색할 수 있으므로 검색 환경을 개선할 수 있습니다. 콘텐츠 쿼리 기능을 사용하면 SharePoint 문서 라이브러리에서 특정 메타데이터 기반 쿼리를 수행할 수 있습니다. 단순히 키워드를 검색하는 것보다 특정 메타데이터 열 값을 기반으로 더 빠르고 정확한 쿼리를 만들 수 있습니다.

SharePoint 라이브러리에 추가된 콘텐츠에서 데이터를 분류하고 추출하는 것 외에도 organization 현재 찾기 어려운 이미지에 잠겨 있는 콘텐츠가 있을 수 있습니다. Microsoft Syntex OCR(광학 문자 인식) 서비스를 사용하면 이미지 및 문서에서 인쇄되거나 필기된 텍스트를 추출할 수 있습니다. 이미지의 예로는 포스터, 드로잉 및 제품 레이블이 있습니다. 문서의 예로는 문서, 보고서, 양식 및 청구서가 있습니다. 텍스트는 일반적으로 단어, 텍스트 줄, 단락 또는 텍스트 블록으로 추출되므로 스캔한 텍스트의 디지털 버전에 액세스할 수 있습니다. 추출된 정보는 검색에서 인덱싱되며 DLP( 데이터 손실 방지 )와 같은 규정 준수 기능에 사용할 수 있습니다.

시작 계획

Microsoft Syntex 시작할 때 콘텐츠 관리, 처리 및 분석과 관련하여 organization 현재 상태 및 요구 사항을 평가하려고 합니다. organization 그룹에서 사용하는 특정 주요 콘텐츠 리포지토리를 식별하고 해당 팀과 현재 비즈니스 프로세스 및 시나리오에 대해 논의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 현재 자동화할 수 있는 콘텐츠를 수동으로 관리하는 경우가 있나요? 여기에는 HR 문서 또는 구매 주문과 같은 표준 양식이나 문서의 섭취를 처리하는 경우 또는 제안서 또는 제안서와 같은 대규모로 반복 콘텐츠를 생성하는 경우가 포함될 수 있습니다. 또는 펜과 종이 또는 타사 애플리케이션을 통해 주석을 수행하는 영역 또는 기존 SharePoint 환경 내에서 이 작업을 수행할 수 있습니다.

고려해야 할 비즈니스 시나리오를 고려할 때 다음 질문을 스스로에게 묻습니다.

  • 실제 문제를 해결하나요?
  • 널리 사용되거나 광범위한 영향을 미치나요?
  • 얻을 수 있나요?
  • 성공을 측정할 수 있나요?

Microsoft 365 평가 도구의 Microsoft Syntex 명령은 Microsoft Syntex 기능을 활용할 수 있는 SharePoint 환경의 잠재적 영역을 식별하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르는 경우 Microsoft Syntex 설정하고 Azure 구독을 구성한 후 테넌트에서 사용할 수 있는 Microsoft Syntex 사이트 템플릿을 확인하는 것이 좋습니다. 이러한 템플릿은 모든 팀 사이트에서 사용할 수 있으며 미리 빌드되고 배포할 준비가 되었으며 사용자 지정할 수 있습니다. 이러한 템플릿을 사용하여 전문 사이트를 시작하여 여러 Microsoft Syntex 기능을 사용하여 organization 비즈니스 문서의 상태 관리, 처리 및 추적할 수 있습니다. 이러한 사이트는 기능이 계약 관리 및 회계와 같은 비즈니스 영역에 가치를 더할 수 있는 방법을 설명하여 비즈니스 팀에 기능을 데모하고 organization 대한 구상 및 시나리오 개발을 시작하도록 도울 수 있습니다.

역할과 책임 확인

organization 누가 Microsoft Syntex 프로젝트에 참여해야 하는지 결정할 때 필요한 기능을 매핑하는 데 도움이 됩니다. 다음 표의 역할은 사용하기로 선택한 기능에 따라 관련될 수 있습니다.

예를 들어 문서 처리에 중점을 두는 경우 SharePoint 관리자 역할은 대규모 모델을 관리하는 데 필요한 콘텐츠 센터를 만들고 관리하는 데 핵심적인 역할을 합니다. OCR 및 규정 준수와 같은 기능에 중점을 두는 경우 Purview 규정 준수 관리자가 필요합니다. 분류 태그 지정을 진행하는 경우 회사 용어 저장소 관리를 이해하거나 콘텐츠 센터를 사용할지 여부를 결정하는 것이 중요합니다.

관리자 요구 사항 책무
Azure 구독 관리자 Microsoft Entra 역할 Azure 구독 설정 구성, Azure 데이터에서 Microsoft 비용 관리 검토
Purview 규정 준수 관리자 Microsoft Entra 역할 민감도 레이블, 보존 정책 및 OCR 설정과 같은 규정 준수 설정 계획
SharePoint 관리자 Microsoft Entra 역할 비즈니스 사용 사례 수집, 모든 사이트 또는 선택한 사이트에서 기능을 사용할 수 있는지 확인
콘텐츠 센터 및 권한 관리
모범 사례 설정 및 모델 분석 검토
파워 플랫폼 관리자 Microsoft Entra 역할 자유형 및 구조화된 모델에 대한 Dataverse 환경 구성(필요한 경우)
SharePoint Term Store 관리자 SharePoint 관리 센터에서 SharePoint 관리자가 구성 엔터프라이즈 용어 집합 관리, 최종 사용자가 특정 용어 집합을 수정할 수 있는지 확인
Microsoft Syntex 비즈니스 사용자(모델 관리, 콘텐츠 어셈블리 사용) 사이트 수준 또는 콘텐츠 센터에서 관리되는 권한
콘텐츠 입력 편집 권한
모델을 게시하거나 콘텐츠 어셈블리 기능을 사용하려는 SharePoint 관리 목록 권한		 비즈니스 사용 사례 수집
모델 만들기, 학습 및 적용

설정 및 구성 고려 사항

Microsoft Syntex 배포를 계획하려면 사용할 기능을 결정하고 Microsoft Syntex 비용 계산기를 사용하여 비용을 계획하여 특히 종량제 서비스의 출현과 함께 Microsoft Syntex 비용을 예측하는 데 도움이 됩니다. 이 도구를 사용하면 organization 사용 패턴과 예상 비용을 더 잘 이해할 수 있으므로 보다 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 Microsoft 365 평가 도구와 함께 정보 아키텍처를 분석하고 Syntex 기반 자동화의 이점을 얻을 수 있는 고객 콘텐츠 형식 및 확장 열을 사용하여 라이브러리를 강조 표시합니다.

준비 검사 목록

콘텐츠 이해를 위한 준비.

Microsoft Syntex 구현할 준비를 하려면 다음을 수행해야 합니다.

  1. 종료 상태 계획

    • 다음과 같은 영역에서 Microsoft Syntex 기능의 가치를 활용하기 위한 계획:
      • 검색
      • 서식 필터링 및 보기
      • 규정 준수
      • 자동화

  2. 식별

    • 기존 정보 아키텍처 및 콘텐츠 관리 기능 사용을 이해합니다.
    • 기존 콘텐츠 형식이 모델에 적합한 후보인가요?
    • 메타데이터로 개선될 기존 프로세스는 무엇인가요?
    • 얼마나 많은 콘텐츠를 처리할 것인가?

  3. Design

    • 정보 아키텍처, 관리되는 메타데이터 및 콘텐츠 형식에 대한 접근 방식을 디자인합니다.
    • 정의, 만들기 및 관리를 위한 프로세스를 디자인합니다.