Word 템플릿을 사용하여 표준화된 문서 만들기
Office Word 템플릿을 만들고 고객 참여 앱(Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing 및 Dynamics 365 Project Service Automation)으로 가져온 후 사용자는 한 번의 클릭으로 데이터로 자동으로 채워진 표준화된 문서를 생성할 수 있습니다. 이 기능은 Word 템플릿을 성공적으로 생성하기 위해 사용자가 알아야 하는 일부 특별 고려사항을 갖고 있습니다.
경고
Word에서 템플릿을 생성할 때 알려진 문제가 있습니다. 이 주제는 Word를 불안정하게 만들 가능성이 있는 상호 작용을 예방하는 방법에 대한 정보를 포함합니다. 중요! 알려진 문제와 그것을 피하는 방법 참조
다음은 지원되는 Word 버전들입니다.
| 지역 | Word 버전 |
|---|---|
| Word 템플릿 만들기 | 2013, 2016 |
| 고객 참여 앱에서 생성된 Word 문서 사용 | 2010, 2013, 2016 |
노트
매크로 사용 가능 Word 문서(.docm)는 지원되지 않습니다.
이 주제의 단계를 따라 고객 참여 앱에서 Word 템플릿을 성공적으로 만들어 사용하세요.
단계 1: Word 템플릿 만들기
이 단계에서 템플릿을 만들 수 있습니다
고객 참여 앱의 세 곳에서 Word 템플릿을 만들 수 있습니다.
설정 페이지에서. 설정>템플릿>문서 템플릿>새로 만들기(
)로 이동합니다. 설정 페이지에 액세스하려면 시스템 관리자 또는 시스템 사용자 지정자 같은 충분한 권한이 필요합니다.기록에서. 영업에서 계정 같은 기록을 엽니다. 영업>Client_Accounts>내 활성 계정으로 갑니다. 계정을 클릭하여 연 다음 기타(…) >Word 템플릿>Word 템플릿 만들기를 클릭합니다. 여기서 생성된 템플릿은 개인용이어서 템플릿을 생성한 사용자에게만 제공됩니다.
기록 목록에서. 예컨대, 영업>Client_Accounts>내 활성 계정으로 갑니다. 한 개의 계정을 선택한 다음 기타(…) >Word 템플릿>Word 템플릿 만들기를 클릭합니다.
팁
개인용 문서 템플릿을 삭제하려면 다음과 같이 하십시오:
- 고급 찾기(
)를 클릭합니다. - 찾기를 위해 개인용 문서 템플릿을 선택합니다.
- 결과 (!)를 클릭합니다.
- 삭제할 개인 문서 템플릿을 선택한 다음 삭제(
)를 클릭합니다.
템플릿을 업데이트하려면 템플릿을 삭제 한 다음 해당 템플릿의 업데이트 된 버전을 업로드하십시오.
Word 템플릿 만들기를 클릭한 후, 필터링할 엔터티를 선택한 다음 Word 템플릿>엔터티 선택을 클릭합니다.
관계 선택 페이지가 나타납니다.
1:N, N:1 및 N:N 관계란 무엇인가?
이 화면은 고객 참여 앱 데이터 구조에 대한 이해를 요구합니다. 관리자 또는 사용자 지정자가 엔터티 관계에 대한 정보를 제공할 수 있습니다. 관리 콘텐츠의 경우 엔터티 관계 개요를 참조하십시오.
계정 엔터티를 위한 관계의 예가 여기에 있습니다.
| 관계 | 설명 |
|---|---|
 |
계정은 여러 연락처를 가질 수 있습니다. |
 |
리드, 계정 또는 연락처는 여러 계정을 가질 수 있습니다. |
 |
계정은 여러 마케팅 목록을 가질 수 있습니다. 마케팅 목록은 여러 계정을 가질 수 있습니다. |
이 화면에서 선택하는 관계에 따라 향후 Word 템플릿을 정의할 때 사용할 수 있는 엔터티와 필드가 결정됩니다. Word 템플릿에 데이터를 추가하는 데 필요한 관계만 선택합니다.
노트
문서가 제때 다운로드할 수 있도록 각 관계에 대해 반환되는 관련 레코드 개수에 100개의 상한 한도가 설정되었습니다. 예컨대, 어떤 계정을 위한 템플릿을 내보내고 있는데 연락처 목록을 포함하기 원하는 경우, 문서는 계정의 연락처 중 많아야 100개를 반환할 것입니다.
템플릿 다운로드
엔티티 선택 페이지에서 템플릿 다운로드를 클릭하여 내보낸 엔티티가 XML 데이터로 포함된 Word 파일을 로컬 컴퓨터에 생성합니다.
중요
한 환경에서 다운로드한 문서 템플릿은 해당 환경 내에서만 사용할 수 있습니다. Word 또는 Excel 템플릿에 대한 환경 마이그레이션은 현재 지원되지 않습니다.
단계 2: 개발자 탭을 활성화합니다
Word 템플릿 파일을 엽니다. 이 시점에서 문서는 빈 것으로 보입니다.
고객 참여 앱 XML 데이터를 보고 추가하려면 Word 개발자 탭을 활성화해야 합니다.
파일>옵션>리본 맞춤화로 가서 개발자를 활성화하십시오.
OK를 클릭합니다.
이제 Word 리본에 개발 도구 탭이 표시됩니다.
중요! 알려진 문제와 그것을 피하는 방법
고객 참여 앱 앱에서 생성된 Word 템플릿 및 Office Word에는 알려진 문제가 있습니다. 다음 섹션에서는 XML 콘텐츠 컨트롤 필드를 Word 템플릿에 추가할 것입니다.
경고
몇 가지 사항이 Word를 동결시킬 수 있어서 작업 관리자를 사용하여 Word를 중단시켜야 합니다.
- 사진 또는 일반 텍스트 이외의 콘텐츠 컨트롤을 삽입합니다.
- 콘텐츠 컨트롤에 대문자 변경 또는 텍스트 추가 같은 텍스트 변경을 합니다. 이러한 변경은 사용자 편집뿐만 아니라 자동 교정을 통해서도 할 수 있습니다. 기본적으로 Microsoft Word 자동 교정은 문장을 대문자화합니다. 콘텐츠 컨트롤 필드를 추가할 때 Word는 그것을 새 문장으로 간주하여 초점이 필드에서 전환될 때 그것을 대문자화합니다.
컨트롤 필드 관련 문제를 예방하려면 다음과 같이 하십시오:
일반 텍스트 또는 사진으로서의 필드만 추가합니다
XML 매핑 창을 사용하여 엔터티 필드를 Word 템플릿에 추가합니다. 반드시 일반 텍스트 또는 사진으로서의 필드만 추가하십시오.
추가된 콘텐츠 컨트롤에 텍스트 변경을 하지 마십시오
콘텐츠 컨트롤 필드에 텍스트 굵게 같은 형식 변경을 할 수 있지만 대문자 변경을 포함한 다른 텍스트 변경은 할 수 없습니다.
Word 동결 또는 성능 저하를 경험하는 경우에는 자동 교정 끄기를 시도하세요.
자동 교정 끄기
Word에서 템플릿 파일을 연 상태에서 파일>옵션>교정>자동 교정 옵션으로 갑니다.
스펠링 체커에서 문장의 첫 글자를 대문자로 변환과 제안 자동 사용의 선택을 해제합니다.
자동 형식 및 입력시 자동 형식 탭에서 하이픈 (--)과 대시 (-)의 선택을 해제합니다.
확인을 클릭합니다.
위의 권고를 따랐다면 Word 템플릿을 정의할 준비가 되었습니다.
3단계: Word 템플릿 정의하기
XML 매핑 창을 사용하여 Word 템플릿을 엔터티 필드로 정의하세요.
Word 템플릿에서 개발 도구>XML 매핑 창을 클릭합니다.
기본 XML 스키마가 선택됩니다.
XML 스키마를 선택하십시오. "urn:microsoft-crm/document-template/"로 시작하는 파일입니다.
중요
Word 동결 또는 성능 저하를 야기하는 빈번한 우발적 편집이 있는 경우에는 섹션: “알려진 문제와 그것을 피하는 방법”에 따라 자동 교정 옵션을 끄세요.
엔터티를 확장하고 마우스 오른쪽 버튼으로 엔터티 필드를 클릭한 다음 콘텐츠 컨트롤 삽입>일반 텍스트를 클릭합니다.
엔터티 필드가 Word 템플릿에 추가됩니다.
추가 엔터티 필드를 추가하고, 설명 레이블 및 텍스트를 추가하여, 문서를 서식화합니다.
완성된 템플릿의 모양:
입력하신 일부 콘텐츠 컨트롤 필드는 여러 행의 데이터를 가질 수 있습니다. 예컨대, 계정이 두 개 이상의 연락처를 갖고 있습니다. Word 템플릿에 모든 데이터를 포함하려면 콘텐츠 컨트롤 필드를 반복으로 설정하십시오.
콘텐츠 컨트롤 필드를 반복으로 설정하기
표 행에 반복 데이터 필드를 놓습니다.
템플릿에서 전체 표 행을 선택합니다.
XML 매핑 창에서 콘텐츠 컨트롤 필드가 들어있는 관계를 마우스 오른쪽 클릭한 다음 반복을 클릭합니다.
고객 참여 앱에서 Word 템플릿을 사용하여 문서를 생성하면 표가 여러 행의 데이터로 채워질 것입니다.
서식 파일이 원하는 필드와 형식으로 구성되면 이를 저장하여 고객 참여 앱에 업로드합니다.
4단계: 고객 참여 앱에 Word 템플릿 다시 업로드
Word 템플릿을 원하는 방식으로 만들었으면 고객 참여 앱에 업로드할 수 있도록 저장합니다.
새로 만든 Word 템플릿의 액세스는 업로드한 방식과 보안 역할에 부여된 액세스 권한에 따라 다릅니다. 보안 역할을 사용하여 템플릿 액세스 통제를 확인하십시오.
관리자는 설정 페이지를 사용하여 Word 템플릿을 고객 참여 앱에 업로드할 수 있습니다. 설정에서 업로드된 템플릿은 조직의 모든 사용자가 사용할 수 있습니다.
관리자용: 고객 참여 앱에 Word 템플릿 업로드
설정>템플릿>문서 템플릿으로 이동합니다.
템플릿 업로드를 클릭합니다.
Word 파일을 대화 상자로 끌거나 파일을 탐색합니다.
업로드를 클릭합니다.
비관리자 사용자는 기록 목록에서 자신이 사용할 템플릿을 업로드할 수 있습니다.
개인용 템플릿을 만들려는 비관리자 또는 관리자의 경우: 고객 참여 앱에 Word 템플릿 업로드
레코드 목록이 있는 페이지, 예를 들어 영업에서 고객 거래처 목록을 엽니다.
계정 같은 한 개의 항목을 선택한 다음 기타(…) >Word 템플릿>Word 템플릿 만들기를 클릭합니다.
Word 템플릿>업로드를 클릭합니다.
Word 파일을 대화 상자로 끌거나 파일을 탐색합니다.
업로드를 클릭합니다.
단계 5: Word 템플릿에서 문서 생성하기
사용자가 만든 Word 템플릿을 사용하려면 다음과 같이 하세요.
문서를 생성하기 원하는 정보가 들어 있는 기록을 엽니다. 예컨대, 영업에서 고객 계정 기록을 엽니다.
기타 (…) > Word 템플릿을 클릭한 다음, Word 템플릿 아래에서 만든 템플릿을 선택합니다.
만든 템플릿이 보이지 않는 경우, 다음 두 가지 가능성이 있습니다.
선택된 기록 타입(엔터티)을 위해 제작된 템플릿만 표시될 것입니다. 예컨대, 기회 기록을 연다면 계정 엔터티로 만든 템플릿은 보이지 않을 것입니다.
템플릿을 보려면 고객 참여 앱을 새로 고쳐야 합니다. 브라우저를 새로 고치거나 고객 참여 앱을 닫았다 다시 여십시오.
Word 템플릿을 선택하면 고객 참여 앱이 선택된 레코드에서 Word 문서를 생성합니다.
샘플 Word 템플릿 체험하기
고객 참여 앱에 포함된 5개의 Word 템플릿이 있습니다.
샘플 Word 템플릿은 특정 기록 타입(엔터티)으로 생성되었습니다. 동일한 레코드 종류의 레코드에만 템플릿을 적용할 수 있습니다.
| 이름 | 엔터티 |
|---|---|
| 영업 기회 요약 | 기회 (판매 영역) |
| 캠페인 요약 | 캠페인 (마케팅 영역) |
| 서비스 케이스 요약 | 케이스 (서비스 영역) |
| 송장 | 청구서 (판매 영역) |
| 거래처 요약 | Client_Account (판매, 서비스 및 마케팅 영역) |
샘플 Word 템플릿 적용하기
샘플 템플릿과 일치하는 엔터티 타입의 정보가 들어있는 기록을 엽니다. 예컨대, 판매에서 고객 계정 기록을 열어 계정 요약 템플릿을 적용합니다.
기타 (…) > Word 템플릿을 클릭한 다음, Word 템플릿 아래에서 샘플 템플릿을 선택합니다.
새로 생성된 Word 템플릿을 열어서 봅니다.
노트
고객 참여 앱에 포함된 템플릿을 검토할 수 있지만 편집할 수는 없습니다.
추가 고려 사항
보안 역할을 사용하여 템플릿 액세스 통제하기
관리자는 Word 템플릿 액세스를 세부적으로 통제할 수 있습니다. 예컨대, 판매원에게 Word 템플릿의 읽기 액세스 권한을 주지만 쓰기 액세스 권한은 주지 않을 수 있습니다.
설정>보안>보안 역할을 클릭합니다.
한 역할을 선택한 다음, 업무 관리 탭을 클릭합니다.
전체 조직이 사용할 수 있는 템플릿에 대한 액세스 권한을 설정하기 위한 문서 템플릿을 선택합니다. 개별 사용자들에게 공유되는 템플릿을 위한 개인용 문서 템플릿을 선택합니다.
액세스 권한 수준을 조정하기 위한 원을 클릭합니다.
생성된 문서의 목록들은 기록과 같은 순서가 아닙니다.
맞춤 템플릿으로 생성된 기록의 목록들은 Word 문서에서는 고객 참여 앱에서의 순서와 같은 순서로 나타나지 않을 수 있습니다. 기록들은 생성된 날짜와 시간의 순서대로 열거됩니다.
오른쪽에서 왼쪽으로 쓰는 언어 문제
오른쪽에서 왼쪽(RTL) 언어로 된 콘텐츠는 문서가 생성된 후 Word 파일에서 일부 서식 문제가 있을 수 있습니다.