승인 워크플로: 시나리오(SharePoint Foundation 2010)

아티클
04/21/2016

적용 대상: SharePoint Foundation 2010

마지막으로 수정된 항목: 2011-03-10

대부분의 조직에서 가장 일반적인 휴먼 워크플로의 예는 다양한 형태의 승인입니다. 즉, 한 그룹의 사용자가 특정 문서를 승인 또는 거부해야 하며 이때 자신의 결정에 대한 설명을 추가할 수도 있습니다. 이 문서에서는 SharePoint Designer 2010 또는 Visual Studio 2010의 Workflow Designer에서 만들어진 다음 SharePoint Foundation 2010을(를) 사용하여 호스팅되는 승인 유형 워크플로가 어떻게 나타나는지 보여 줍니다. 이 예를 읽기 전에 서로 다른 사용자가 수행하는 역할을 정의하는 것이 유용합니다.

워크플로 제작자 워크플로 서식 파일을 만드는 개발자 또는 정보 근로자입니다.
SharePoint Foundation 2010 관리자 워크플로 서식 파일을 설치하고 이 서식 파일을 문서 라이브러리나 목록에 연결하는 사용자입니다.
워크플로 시작자 워크플로를 시작하여 특정 워크플로 연결에서 워크플로 인스턴스를 만드는 사용자입니다.
워크플로 참석자 워크플로 인스턴스와 상호 작용하여 워크플로 인스턴스에서 지원하는 비즈니스 프로세스를 완료하는 사용자입니다.

다음 섹션의 설명과 같이 이러한 각 역할을 맡은 사용자는 워크플로의 제작, 설치, 시작 및 사용에서 고유한 역할을 수행합니다.

워크플로 제작

Microsoft에서는 SharePoint Foundation 2010에서 워크플로를 만들 수 있는 두 가지 옵션을 제공합니다. 개발자는 Visual Studio 2010 및 Workflow Designer를 사용하는 반면에, 정보 근로자는 SharePoint Designer 2010에서 제공하는 규칙 기반 방식을 사용합니다. 두 경우 모두 SharePoint Foundation 2010을(를) 실행하는 서버에 배포해야 하는 워크플로 서식 파일을 만듭니다. 이 시나리오에서는 워크플로 서식 파일을 이미 만들어 두었다고 가정합니다.

워크플로 연결

워크플로를 사용하려면 먼저 SharePoint Foundation 2010을(를) 실행하는 서버에 워크플로 서식 파일을 설치한 다음 특정 문서 라이브러리, 목록, 콘텐츠 형식 또는 사이트(사이트 워크플로의 경우)와 워크플로를 연결해야 합니다. 그런 다음 해당 라이브러리나 목록의 모든 문서 또는 항목에서 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로를 콘텐츠 형식에서 명시적으로 시작할 수는 없지만 콘텐츠 형식과 연결된 워크플로는 해당 콘텐츠 형식이 연결되어 있는 문서 또는 목록 항목에서 시작할 수 있습니다. 워크플로는 항목과 문서에 대해 동일한 방식으로 작동하므로 워크플로 서식 파일은 일반적으로 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 연결될 수 있습니다. 또한 특정 목록 또는 라이브러리에만 연결할 수 있는 서식 파일을 만들 수도 있습니다.

SharePoint Designer 2010을 사용하여 배포되는 워크플로에 대해서는 설치와 연결이 모두 자동으로 수행됩니다. 그러나 Visual Studio를 사용하여 워크플로를 배포하는 경우에는 서버 관리자가 워크플로 서식 파일을 명시적으로 설치해야 합니다. 또한 사용자는 서식 파일을 라이브러리, 목록, 콘텐츠 형식 또는 사이트와 연결해야 합니다. 또한 누구든 이 연결을 만든 사람은 연결에 고유한 이름을 할당하여 사용자가 참조할 수 있도록 합니다. 필요한 경우, 워크플로 제작자는 연결을 만드는 사용자가 워크플로 동작에 대한 옵션을 설정(예: 항상 프로세스에 참석할 수 있는 사용자의 기본 목록)할 수 있도록 허용할 수 있습니다. 동일한 서식 파일을 여러 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식과 연결할 수 있으며, 필요에 따라 각 연결을 사용자 지정할 수 있습니다. 연결을 만들고 사용 가능한 모든 옵션을 설정한 후에는 다음 섹션의 설명대로 워크플로 시작자가 이 연결에서 워크플로 인스턴스를 만들 수 있습니다.

워크플로와 사이트 연결

사이트 워크플로는 사이트 자체에 연결됩니다. 워크플로 실행을 위해 항목을 시작할 필요는 없습니다.

사이트 워크플로는 목록 항목 컨텍스트가 없는 프로세스에 사용할 수 있습니다. 예를 들어 워크플로가 시작되는 해당 SharePoint 목록 항목을 만들지 않고도 사이트에 대한 사용 권한을 요청하는 워크플로, 새 사이트를 요청하고 구축하는 워크플로 또는 SharePoint 사이트 외부에 저장되는 컨텍스트를 사용하는 워크플로를 만들 수 있습니다.

사이트 워크플로는 사이트 설정을 통해 사이트와 연결될 수 있고 사이트 자체에서 시작할 수 있습니다. SharePoint Designer 2010의 경우 사이트에 직접 사이트 워크플로를 배포할 수도 있습니다.

사이트 워크플로는 라이브러리나 목록의 문서 또는 항목에서 시작할 수 없다는 점 외에는, 이 문서의 앞부분에서 설명한 대로 목록 항목과 동일한 방식으로 작동합니다.

자세한 내용은 워크플로 연결 추가(SharePoint Foundation 2010)를 참조하십시오.

워크플로 시작

SharePoint Foundation 2010에서는 워크플로 인스턴스를 시작할 수 있는 세 가지 옵션을 제공합니다. 세 가지 옵션 모두 워크플로를 매번 처음부터 실행합니다. 특정 연결에서 만들어지는 워크플로의 인스턴스가 이미 특정 문서 또는 목록 항목에 대해 실행되고 있는 경우 동일한 문서 또는 항목에 대해 다른 워크플로 인스턴스를 시작할 수 없습니다. 워크플로를 시작하기 위한 옵션은 다음과 같습니다.

SharePoint Foundation 2010 사용자가 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다.
사용자가 문서 또는 항목을 만들 때 워크플로가 자동으로 실행되도록 구성할 수 있습니다.
사용자가 문서 또는 항목을 변경할 때 워크플로가 자동으로 실행되도록 구성할 수 있습니다.

예를 들어 Microsoft Word 사용자가 사이트의 문서 라이브러리에 새 문서를 업로드할 수 있습니다. 그러면 해당 라이브러리와 연결된 워크플로의 인스턴스가 시작됩니다.

이 시나리오에서는 이러한 세 가지 옵션 중 첫 번째 옵션을 사용하여 문서에 대한 승인 워크플로를 수동으로 시작합니다. 문서 라이브러리의 문서에서 워크플로 인스턴스를 시작하려면 SharePoint Foundation 2010 사용자가 다음을 수행합니다.

문서를 가리키고 드롭다운 메뉴에서 워크플로를 선택합니다.
시작할 워크플로를 선택합니다.

이 예에서는 승인을 위해 문서를 라우팅하는 워크플로를 만들었다고 가정합니다.

워크플로를 시작하면, 즉 워크플로 인스턴스를 만들면 사용자가 관련 정보를 지정할 수 있는 화면을 표시할 수도 있습니다. 승인을 위해 문서를 라우팅하는 워크플로의 경우 이 정보에는 문서를 승인해야 하는 각 사용자의 이름, 각 승인의 기한 표시 및 알림을 받아야 할 사용자의 목록이 포함될 수 있습니다. 이 정보가 제공된 후 사용자가 시작을 클릭합니다. 그러면 워크플로가 실행되기 시작하여 이 화면에 이름이 입력된 순서대로 각 참석자에게 이 문서 검토를 요청합니다.

워크플로를 시작하면 필요한 경우 워크플로를 시작한 사용자에게 전자 메일 메시지를 보낼 수도 있습니다. 마찬가지로, 워크플로를 완료하면 워크플로 제작자에게 전자 메일로 이를 알릴 수 있습니다. 또한 전자 메일을 통해 워크플로의 참석자(이 예에서는 문서를 승인하는 사용자)에게 워크플로와 관련하여 할 일을 알리도록 워크플로를 구성할 수도 있습니다.

워크플로와 상호 작용

작업의 개념은 실행 중인 워크플로와 사용자 간의 상호 작용을 모델링합니다. 작업은 개인에게 할당되는 일의 단위입니다. 이 예에서는 워크플로 승인 목록의 각 사용자에게 문서의 승인을 요청하는 작업이 할당됩니다. SharePoint Foundation 2010에는 모든 사이트에 대한 작업 목록이 있을 수 있으며, 실행 중인 워크플로는 각 작업에 할당되는 사용자를 지정하는 이 목록에 작업을 추가할 수 있습니다. 해당 사이트의 사용자는 웹 브라우저를 통해 자신의 작업 목록에 액세스하여 대기 중인 작업을 볼 수 있습니다. 필요한 경우, 자신의 워크플로 작업만을 위한 사용자 지정 작업 목록을 사용할 수도 있습니다.

SharePoint Foundation 2010 사용자에게 대기 중인 작업의 목록은 또 다른 목록일 뿐입니다. 이 예에서 사용자는 팀 SharePoint 사이트로 이동하여 자신에게 할당된 작업 목록을 볼 수 있는 옵션을 선택합니다. 이 예에서 사용자는 작업 이름을 클릭하여 작업을 수행할 수 있습니다.

워크플로가 참석자와 상호 작용하는 방식은 다양할 수 있으므로 워크플로 자체에서 사용자에게 표시되는 화면을 정의합니다. 이 예의 워크플로에서는 문서를 승인 또는 거부할 수 있는 옵션과 참석자가 설명을 입력할 수 있는 텍스트 상자를 제공합니다.

사용자가 작업을 다른 사용자에게 다시 할당하거나 변경을 요청할 수 있는 다른 옵션도 사용할 수 있습니다. 여기에서 사용자는 설명을 입력한 다음 승인을 클릭할 수 있습니다. 그러면 워크플로에서 승인자 목록에 있는 다음 사용자의 작업 목록에 작업을 만듭니다. 모든 참석자가 응답하면 워크플로가 종료됩니다.

SharePoint Foundation 2010 워크플로에서는 다음과 같은 다른 옵션도 제공합니다.

워크플로의 시작자는 워크플로의 상태를 확인할 수 있습니다.

예를 들어 여기에 설명된 시나리오에서 시작자는 승인 프로세스의 진행률을 확인할 수 있습니다.
워크플로는 실행하는 동안 수정할 수 있습니다.

워크플로 제작자는 허용되는 수정 항목을 결정합니다(있는 경우). 예를 들어 승인 워크플로를 진행하는 동안 해당 워크플로에서 새 승인자 추가를 허용할 수 있습니다. 실행 중인 워크플로를 수정할 수 있는 기능은 사용자가 실제로 작업하는 방식을 반영하므로 중요합니다. 실제로 비즈니스 프로세스를 갑자기 변경하는 상황은 모든 비즈니스에서 일상적으로 발생하므로 SharePoint Foundation 2010 워크플로는 사용자가 이러한 상황을 처리할 수 있도록 디자인되었습니다.

프로세스 요약

워크플로 서식 파일이 사이트에 설치되고 문서 라이브러리, 목록, 사이트 또는 콘텐츠 형식과 연결되면 사이트 사용자는 워크플로의 인스턴스를 시작할 수 있습니다.

워크플로 시작자가 문서를 선택하고 워크플로 인스턴스를 시작하면 프로세스가 시작됩니다.
시작자가 이 연결에서 워크플로 인스턴스를 만듭니다.
사용자가 이러한 새 인스턴스를 사용자 지정하고 시작합니다.
실행 중인 워크플로 인스턴스가 참석자의 작업 목록에 작업을 추가합니다.

이 시나리오에서 사용되는 승인 워크플로는 이러한 작업을 순서대로 할당합니다. 그러나 한 번에 많은 참석자에게 작업을 할당하여 작업을 동시에 수행하도록 할 수도 있습니다.
워크플로의 참석자는 자신의 작업 목록을 확인하여 워크플로에서 자신에게 할당된 작업에 대해 알아볼 수 있습니다.
각 참석자가 실행 중인 워크플로 인스턴스와 상호 작용하여 할당된 작업을 완료합니다.

여기에 설명된 예에서는 이 상호 작용이 문서를 승인해야 하는 작업이지만 워크플로 제작자가 선택한 어떤 작업이든 상호 작용이 될 수 있습니다.

워크플로가 실행되는 문서 자체는 사용자 간에 전송되지 않습니다. 대신에 문서는 사이트에 남아 있고 각 워크플로 참석자에게는 해당 문서에 대한 링크가 제공됩니다. 실제로, 워크플로와 연결된 문서 또는 항목을 반드시 해당 워크플로에서 사용해야 할 필요는 없습니다. 1, 2 및 5단계에서 워크플로 시작자와 참석자에게 표시되는 내용은 SharePoint Foundation 2010 자체에서 정의합니다. 그러나 워크플로 제작자는 3단계와 6단계에서 사용되는 ASPX 웹 페이지를 정의하고 만들 수 있습니다. 따라서 제작자는 사용자가 워크플로를 사용자 지정하고 워크플로와 상호 작용하는 방식을 제어할 수 있습니다.

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