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Viva Engage 보존에 대해 알아보기

  • 아티클

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.

이 문서의 정보는 Viva Engage 관련된 정보를 가지고 있기 때문에 보존에 대해 자세히 알아봅니다.

다른 워크로드는 다음을 참조하세요.

팁

E5 고객이 아닌 경우 90일 Microsoft Purview 솔루션 평가판을 사용하여 조직이 데이터 보안 및 규정 준수 요구 사항을 관리하는 데 도움이 되는 추가 Purview 기능을 살펴보세요. Microsoft Purview 규정 준수 포털 평가판 허브에서 지금 시작하세요. 등록 및 평가판 조건에 대한 세부 정보를 알아봅니다.

보존 및 삭제에 포함된 항목

Viva Engage 사용자 메시지 및 커뮤니티 메시지는 Viva Engage 보존 정책을 사용하여 삭제할 수 있으며, 이러한 메시지의 텍스트 외에도 준수를 위해 다음 항목을 보존할 수 있습니다. 하이퍼텍스트 링크 및 다른 Viva Engage 메시지에 대한 링크.

참고

다음 섹션에서 설명하는 것처럼 사용자 메시지에는 개별 사용자에 대한 비공개 메시지와 해당 사용자와 관련된 모든 커뮤니티 메시지가 포함됩니다.

사용자 메시지에는 보존 정책에서 지원하는 스토리라인 게시물도 포함됩니다.

사용자 메시지에는 대화에 있는 모든 사람의 이름이 포함되며 커뮤니티 메시지에는 커뮤니티 이름과 메시지 제목(제공된 경우)이 포함됩니다.

이모티콘의 형태로 다른 사람의 반응은 Viva Engage 보존 정책을 사용할 때 유지되지 않습니다.

Viva Engage 사용하는 파일은 Viva Engage 대한 보존 정책에 포함되지 않습니다. 이러한 항목은 자체 보존 정책이 있습니다.

보존이 Viva Engage 작동하는 방식

이 섹션을 사용하여 백 엔드 스토리지 및 프로세스에서 규정 준수 요구 사항을 충족하는 방법을 이해하고 현재 Viva Engage 앱에 표시되는 메시지가 아닌 eDiscovery 도구에서 확인해야 합니다.

보존 정책을 사용하여 Viva Engage 커뮤니티 메시지 및 사용자 메시지의 데이터를 보존하고 이러한 메시지를 삭제할 수 있습니다. Exchange 사서함은 이러한 메시지에서 복사된 데이터를 저장하는 데 사용됩니다. Viva Engage 사용자 메시지의 데이터는 사용자 메시지에 포함된 각 사용자의 사서함에 있는 숨겨진 폴더에 저장되며 그룹 사서함의 유사한 숨겨진 폴더가 커뮤니티 메시지에 사용됩니다.

커뮤니티 메시지의 복사본은 사용자를 @멘션하거나 사용자에게 회신을 알릴 때 사용자 사서함의 숨겨진 폴더에 저장할 수도 있습니다. 이러한 메시지는 커뮤니티 메시지로 시작되지만 Viva Engage 사용자 메시지에 대한 보존 정책에는 종종 커뮤니티 메시지의 복사본이 포함됩니다. 따라서 사용자 메시지는 비공개 메시지로 제한되지 않습니다.

이러한 숨겨진 폴더는 사용자 또는 관리자가 직접 액세스할 수 있도록 설계되지 않지만 규정 준수 관리자가 eDiscovery 도구를 사용하여 검색할 수 있는 데이터를 저장합니다.

Exchange에 저장되더라도 Viva Engage 메시지는 Viva Engage 커뮤니티 메시지 또는 Viva Engage사용자 메시지 위치에 대해 구성된 보존 정책에만 포함됩니다.

참고

사용자가 Viva Engage 데이터를 보존하는 활성 보존 정책에 포함되어 있고 이 정책에 포함된 사용자의 사서함을 삭제하여 Viva Engage 데이터를 유지하면 사서함이 비활성 사서함으로 변환됩니다. 사용자의 이 Viva Engage 데이터를 보존할 필요가 없는 경우 사서함을 삭제하기 전에 보존 정책에서 사용자 계정을 제외합니다.

Viva Engage 메시지에 대해 보존 정책을 구성한 후 Exchange 서비스의 타이머 작업은 이러한 Viva Engage 메시지가 저장되는 숨겨진 폴더의 항목을 주기적으로 평가합니다. 타이머 작업의 실행은 7일까지 걸립니다. 이러한 항목의 보존 기간이 만료되면, 해당 항목은 영구적으로 삭제되기 전에 모든 사용자 또는 그룹 사서함에서 "일시 삭제됨" 항목을 저장하는 하나의 숨겨진 폴더인 SubstrateHolds 폴더로 이동됩니다.

중요

보존의 첫 번째 원칙과 Viva Engage 메시지가 Exchange Online 사서함에 저장되기 때문에 사서함이 다른 Viva Engage 영향을 받는 경우 SubstrateHolds 폴더에서 영구 삭제가 항상 일시 중단됩니다Viva Engage 법적 또는 조사적인 이유로 동일한 위치, 소송 보존, 지연 보존 또는 eDiscovery 보존이 사서함에 적용되는 경우 보존 정책입니다.

사서함이 해당 보존에 포함되어 있는 동안 삭제된 Viva Engage 메시지는 더 이상 Viva Engage 표시되지 않지만 eDiscovery를 사용하여 계속 검색할 수 있습니다.

Viva Engage 메시지에 대해 보존 정책을 구성한 후 콘텐츠가 수행하는 경로는 보존 정책이 보존 및 삭제, 보존만 또는 삭제할 것인지에 따라 달라집니다.

보존 정책이 보존 및 삭제하는 경우:

Viva Engage 메시지에 대한 보존 흐름 다이어그램

다이어그램의 두 경로:

  1. 보존 기간 동안 사용자가 Viva Engage 메시지를 편집하거나 삭제하면 원본 메시지가 즉시 복사되거나(편집된 경우) SubstrateHolds 폴더로 이동됩니다( 삭제된 경우). 이 메시지는 보존 기간이 만료될 때까지 저장된 다음 즉시 영구적으로 삭제됩니다.

  2. Viva Engage 메시지가 삭제되지 않고 편집 후 현재 메시지의 경우 보존 기간이 만료된 후 메시지가 SubstrateHolds 폴더로 이동됩니다. 이 작업은 만료 날짜로부터 최대 7일이 걸립니다. 메시지가 SubstrateHolds 폴더에 있으면 즉시 영구적으로 삭제됩니다.

참고

SubstrateHolds 폴더의 메시지는 eDiscovery 도구에서 검색할 수 있습니다. SubstrateHolds 폴더에서 메시지가 영구적으로 삭제될 때까지 메시지는 eDiscovery 도구로 검색 가능한 상태로 유지됩니다.

보존 기간이 만료되고 메시지를 SubstrateHolds 폴더로 이동하면 삭제 작업이 Viva Engage 서비스에 전달된 다음, 동일한 작업을 Viva Engage 클라이언트 앱에 릴레이합니다. 이 통신 또는 캐싱이 지연되면 짧은 시간 동안 사용자가 Viva Engage 앱에서 이러한 메시지를 계속 보는 이유를 설명할 수 있습니다.

보존 정책으로 인해 Viva Engage 서비스가 삭제 명령을 받는 이 시나리오에서는 대화의 모든 사용자에 대해 Viva Engage 앱의 해당 메시지가 삭제됩니다. 이러한 사용자 중 일부는 다른 조직의 사용자이거나 보존 기간이 더 긴 보존 정책이 있거나 할당된 보존 정책이 없을 수 있습니다. 이러한 사용자의 경우 메시지 복사본은 사서함에 계속 저장되며 다른 보존 정책에 의해 메시지가 영구적으로 삭제될 때까지 eDiscovery에서 검색 가능한 상태로 유지됩니다.

중요

Viva Engage 앱에 표시되는 메시지는 규정 준수 요구 사항에 대해 보존되거나 영구적으로 삭제되는지 여부를 정확하게 반영하지 않습니다.

보유 정책이 보유 전용 또는 삭제 전용인 경우 컨텐츠 경로는 보유 및 삭제의 변형입니다.

보유 전용 보존 정책의 컨텐츠 경로

  1. Viva Engage 메시지가 편집되거나 삭제된 경우: 원본 메시지의 복사본은 SubstrateHolds 폴더에 즉시 만들어지고 보존 기간이 만료될 때까지 유지됩니다. 그런 다음 즉시 SubstrateHolds 폴더에서 메시지가 영구적으로 삭제됩니다.

  2. Viva Engage 메시지가 수정되거나 삭제되지 않고 보존 기간 동안 편집한 후 현재 메시지에 대한 경우: 보존 기간 전후에는 아무 일도 일어나지 않으며 메시지는 원래 위치에 유지됩니다.

삭제 전용 보존 정책에 대한 콘텐츠 경로

  1. 보존 기간 동안 Viva Engage 메시지가 삭제되지 않은 경우: 보존 기간이 끝나면 메시지가 SubstrateHolds 폴더로 이동됩니다. 이 작업은 만료 날짜로부터 최대 7일이 걸립니다. 그런 다음 즉시 SubstrateHolds 폴더에서 메시지가 영구적으로 삭제됩니다.

  2. 해당 기간 동안 사용자가 Viva Engage 메시지를 삭제하면 항목이 즉시 SubstrateHolds 폴더로 이동되어 즉시 영구적으로 삭제됩니다.

보존 정책의 흐름 및 타이밍 예

다음 예제를 사용하여 이전 섹션에서 설명한 프로세스 및 타이밍이 다음 구성을 가진 보존 정책에 어떻게 적용되는지 확인합니다.

영구 삭제를 참조하는 모든 예제의 경우 보존 원칙으로 인해 메시지가 항목을 보존하기 위한 다른 보존 정책이 적용되거나, eDiscovery 보존이 적용되는 경우 이 작업은 일시 중단됩니다.

예제 1: 7년 동안 보존만

1일째에 사용자가 새 Viva Engage 메시지를 게시합니다.

5일 차에 사용자가 해당 메시지를 편집합니다.

30일 차에 사용자가 현재 메시지를 삭제합니다.

보존 결과:

  • 원본 메시지의 경우:

    • 5일 차에는 메시지가 SubstrateHolds 폴더에 복사되어 eDiscovery 도구를 사용하여 1일부터 최소 7년(보존 기간) 동안 계속 검색할 수 있습니다.

  • 현재 (편집된) 메시지의 경우:

    • 30일 차에는 메시지가 SubstrateHolds 폴더에 이동되어 eDiscovery 도구를 사용하여 1일부터 최소 7년(보존 기간) 동안 계속 검색할 수 있습니다.

사용자가 보존 기간이 아닌 지정된 보존 기간 이후에 현재 메시지를 삭제 한 경우 메시지는 여전히 SubstrateHolds 폴더로 이동됩니다. 그러나 이제 보존 기간이 만료되었으므로 메시지는 최소 1일 후에 영구적으로 삭제되고 일반적으로 1~7일 이내에 삭제됩니다.

예제 2: 30일 동안 보존한 다음 삭제

1일째에 사용자가 새 Viva Engage 메시지를 게시합니다.

10일 차에 사용자가 해당 메시지를 편집합니다.

사용자는 더 이상 편집하지 않고 메시지를 삭제하지 않습니다.

보존 결과:

  • 원본 메시지의 경우:

    • 10 일에 메시지는 SubstrateHolds 폴더에 복사되며 eDiscovery 도구를 사용하여 검색 할 수 있습니다.
    • 보존 기간(1일부터 30일)이 끝나면 메시지는 일반적으로 최소 1일 후 1~ 7일 이내에 영구적으로 삭제된 다음 eDiscovery 검색과 함께 반환되지 않습니다.

  • 현재 (편집된) 메시지의 경우:

    • 보존 기간(1일부터 30일)이 끝나면 메시지는 일반적으로 1~7일 이내에 SubstrateHolds 폴더로 이동하며 eDiscovery 도구를 사용하여 검색할 수 있습니다.
    • 그리고 나서 메시지는 일반적으로 최소 1일 후 1~ 7일 이내에 영구적으로 삭제된 다음 eDiscovery 검색과 함께 반환되지 않습니다.
예제 3: 1일 후에 ​​삭제만

참고

1-7 일의 기간 내에 작동하는 이 구성 및 보존 프로세스의 짧은 1일 기간으로 인해 이 섹션에서는 일반적인 시간 범위 내에 있는 예제 타이밍을 보여줍니다.

1일째에 사용자가 새 Viva Engage 메시지를 게시합니다.

사용자가 메시지를 편집하거나 삭제하지 않은 경우 보존 결과의 예:

  • 5일(일반적으로 2일 보존 기간이 시작된 후 1~7일):

    • 메시지는 이 폴더로 이동하며 eDiscovery 도구로 검색할 수 있는 최소 1일 동안 이 폴더에 남아 있습니다.

  • 9일(일반적으로 SubstrateHolds 폴더에서 최소 1일 이후부터 1~7일):

    • 메시지가 영구적으로 삭제된 후 eDiscovery 검색에서 반환되지 않습니다.

이 예제에서 볼 수 있는처럼, 하루만에 메시지를 삭제하도록 보존 정책을 구성할 수 있습니다. 그러나 이 서비스는 규정 준수 삭제를 보장하기 위해 여러 프로세스를 진행합니다. 결과적으로 1일 후 삭제 작업은 메시지가 영구적으로 삭제되기 까지 16일이 걸릴 수 있으므로 eDiscovery 검색에서 더 이상 반환되지 않습니다.

메시지 및 외부 사용자

기본적으로 Viva Engage 사용자 메시지에 대한 보존 정책은 외부 사용자가 아닌 organization 모든 사용자에게 적용됩니다. 포함된 사용자에 대한 옵션 편집을 사용하고 해당 계정을 지정하는 경우 외부 사용자에게 보존 정책을 적용할 수 있습니다.

지금은 Azure B2B 게스트 사용자가 지원되지 않습니다.

사용자가 조직을 떠나는 경우

사용자가 organization 나가고 Microsoft 365 계정이 삭제되면 보존 대상이 되는 Viva Engage 사용자 메시지가 비활성 사서함에 저장됩니다. 이들 메시지는 비활성화 상태로 변경되기 전에 사서함에 적용된 보존 정책의 적용을 받으며, 콘텐츠 또한 eDiscovery 검색에서 사용될 수 있습니다. 자세한 내용은 비활성 사서함에 대해 알아보기를 참조하세요.

사용자가 Viva Engage 파일을 저장한 경우 SharePoint 및 OneDrive에 해당하는 섹션을 참조하세요.

제한 사항

Viva Engage 커뮤니티 메시지 및 사용자 메시지에 보존을 사용하는 경우 다음과 같은 제한 사항에 유의하세요.

  • Viva Engage 사용자 메시지 위치에 대해 편집을 선택하면 게스트 및 사서함이 아닌 사용자가 표시될 수 있습니다. 보존 정책은 이러한 사용자를 위해 설계되지 않았으므로 선택하지 마세요.

구성 지침

Microsoft 365에서 보존을 처음 구성하는 경우 데이터 수명 주기 관리 시작하기를 참조하세요.

Viva Engage 대한 보존 정책을 구성할 준비가 되었으면 보존 정책 만들기 및 구성을 참조하세요.